Mit mehr als 40 Jahren Erfahrung als einer der führenden australischen Anbieter von Hochschulbildung ist Deakin seit jeher innovativ und topaktuell. Die Universität bietet ihren 61.000 Studierenden hervorragende Einrichtungen, außergewöhnliche Lehrmethoden und flexibles Lernen, sowohl auf dem Campus als auch online.
Als Teil eines umfassenden Projekts zur Umgestaltung des Finanzwesens musste das alte ERP-System der Deakin University ersetzt werden. „Es war schon zehn Jahre lang kein Upgrade mehr durchgeführt worden“, erklärt Kerrie Parker, CFO. „Das ERP befand sich in einer komplexen Integrationsumgebung und wurde im Laufe von 20 Jahren stark angepasst.“
„Es war eine einmalige Gelegenheit, neu zu bewerten, was wir für das Finanzwesen bei Deakin wollten, und eine Lösung für die Zukunft zu entwickeln“, sagt Deputy CFO, Vanessa Evans. „Wir haben beschlossen, unser altes System durch eine moderne ERP-Lösung zu ersetzen.
„Unser Ziel war es, dass die Finanzabteilung eine bessere Geschäftspartnerschaft mit Deakin eingeht und schnellere und aufschlussreichere Analysen und Entscheidungshilfen anbietet. Wir wollten uns mehr Zeit für das Wesentliche nehmen und schnellere und effizientere Dienste anbieten, damit wir uns auf die Aufgaben konzentrieren können, die uns wirklich wichtig sind. Außerdem wollten wir Einheitlichkeit, Konsistenz und bewährte Verfahren voranbringen. Wir haben erkannt, dass ein neues System mehr Transparenz und Kontrolle ermöglichen würde.“
Warum Workday
„Letztendlich war es eine leichte Entscheidung. Workday erfüllte unsere Anforderungen mehr als jedes andere ERP-System, das wir evaluiert haben“, sagt Vanessa. „Wir wollten die neueste und beste Technologie. Besonders gefiel uns, dass sich Workday sehr gut konfigurieren lässt. Als Gesamtlösung war Workday im Hinblick auf unsere Anforderungen die beste Lösung. Unsere Mitarbeiter waren von der Benutzeroberfläche im Vergleich zu einigen älteren, unhandlichen Systemen beeindruckt.“
Amy Fuller, Program Director Finance, sagt, dass Workday Deakin eine solide Kernplattform für die Zukunft biete. „Wir wollten ein Produkt, das unserer Vision für die Zukunft entspricht, und wollten nicht mehr so viele Anpassungen vornehmen, damit das System nicht veraltet. Die Investitionen von Workday in Innovation und kontinuierliche Produktentwicklung hoben sich von den anderen Optionen ab, die wir in Betracht zogen. Beeindruckt waren wir auch von der Möglichkeit der Unterstützung durch das weltweite Netzwerk der Anwender-Community.“
Wir haben uns im Rahmen des Beschaffungsprozesses eine Woche mit Workday beschäftigt. Am Ende waren wir davon überzeugt, dass Workday am besten zu uns passt und für eine großartige langfristige Beziehung geeignet ist.
CFO
Zusatzleistungen
Seit der Einführung von Workday versteht die Finanzabteilung von Deakin viel besser, wie die Universität funktioniert. Mit einer Single Source of Truth für seine Finanzdaten kann Deakin seine Effizienz steigern, das Reporting verbessern und eine bessere Übersicht über eingehende Transaktionen und deren Bewegung durch die Geschäftsabläufe erlangen.
Transparenz und Kontrolle
„In Workday liefert uns das Foundation Data Model – der frühere Kontenplan – ‚multidimensionale Daten‘. Das heißt, Transaktionsdaten werden anhand bestimmter Attribute gekennzeichnet, sodass sowohl universitätsweit als auch innerhalb eines bestimmten Bereichs Analysen, Berichte und Pläne erstellt werden können.
„Es ist schwer zu begreifen, was das bedeutet, wenn man es nicht selbst benutzt. Aber für uns war es revolutionär. Wir begreifen jetzt erst langsam, was es uns wirklich bringt. Der Mehrwert ist absolut da.”
Enthusiastische Akzeptanz durch die Anwender
Vanessa sagt, dass andere Workday-Kunden dem Projektteam geraten haben, die Anwender so früh wie möglich einzubeziehen.
„Es erfordert ein gewisses Maß an Mut, andere Personen hinter den Vorhang blicken zu lassen. Wir hatten Bedenken, zu früh ein breiteres Publikum einzubeziehen – bevor wir das Gefühl hatten, bereit zu sein. Wir erkannten jedoch einen echten Vorteil darin, dass künftige Anwender nach und nach Wissen sammeln und verstehen, warum Entscheidungen getroffen wurden. Je mehr die Mitarbeiter eingebunden werden, desto besser sind sie beim Go-Live auf die Herausforderungen vorbereitet, die der Wandel mit sich bringen kann.“
„Unsere Mitarbeiter standen der neuen Technologie sehr aufgeschlossen gegenüber. Wir haben in unserer gesamten Community eine große Akzeptanz erfahren. Workday hat eine großartige Benutzeroberfläche, die sehr intuitiv ist.
„Allen gefällt, dass die Suchfunktion genauso wie Google ist.“
Wir sagen allen: ‚Wenn Sie im Internet einkaufen können, können Sie sich auch in Workday zurechtfinden.‘
Deputy CFO
Global Anwender-Community
Deakin ist die erste australische Universität, die Workday implementiert hat. Daher war das Team froh, auf die Unterstützung einer großen, weltweiten Anwender-Community zurückgreifen zu können.
„So etwas wie diese Community habe ich noch nie gesehen“, begeistert sich Vanessa. „Wir können sehen, welche Erfahrungen andere Kunden machen und von den Lösungen anderer lernen. Wir können an Konferenzen teilnehmen, bei denen sich Kunden austauschen. Wir sind gerade dabei, eine spezielle Anwendergruppe für Australien und Neuseeland zu gründen.“
Jacinta Savage, Manager Financial Systems, sagte, dass eine wichtige Erkenntnis sei, dass man sich früher mit der Anwender-Community interagieren müsse. „Es ist eine unglaubliche Ressource. Uns ist jetzt bewusst, dass wir während der Implementierung nicht genug Zeit mit der Community verbracht haben, um die Vorteile der Zusammenarbeit der Workday-Anwender umfassend genug zu nutzen. Beim nächsten Mal würde ich mich früher engagieren und sicherstellen, dass die Mitarbeiter während der Umsetzung komplett in die Community eingebunden sind.“
Kontinuierliche Verbesserungen
Jacinta Savage zufolge hat Deakin seit der Implementierung bereits zwei Upgrades durchgeführt, davon eines eine Woche nach dem Go-Live. „Es gibt keinen Stillstand. Workday hält uns auf dem Laufenden und zwingt uns dazu, unsere Denkweise entsprechend dem schnellen Wandel anzupassen.“
Anstatt ein Update alle paar Jahre wird bei Workday alle paar Wochen eine Pipeline mit neuen Funktionen implementiert. Es ist ein großartiger Wegbereiter für kontinuierliche Verbesserungen.
Program Director Finance