SiteMinder ist die weltweit marktführende Plattform zur Kundengewinnung in der Hotelbranche. Mit seinen einfachen und intuitiven Lösungen zählt das Unternehmen zu den Technologiepionieren und ermöglicht es den Hoteliers, potenzielle Gäste überall und in jeder Phase ihrer Reise zu erreichen.
Nach fast zehn Jahren der schnellen Skalierung seines Software-as-a-Service-Geschäfts (SaaS) stellte SiteMinder fest, dass seine Systeme und Prozesse dem multinationalen, mehrere Produkte umfassenden Geschäftsmodell nicht mehr gerecht werden konnten. „Bei einem wachstumsintensiven, global expandierenden Unternehmen kann es passieren, dass jeder Standort seine eigenen Konten erstellt. Wir mussten mit einem unübersichtlichen Kontenplan mit mehr als 1.500 an den verschiedenen Standorten erstellten Konten arbeiten“, erklärt Global Finance Director Nick Glass.
Herausforderungen
Zusätzliche Probleme bereitete die manuelle Konsolidierung in Excel-Tabellen. Zudem gab es keinen Workflow für Spesengenehmigungen und Beschränkungen bei Codesegmenten verhinderten unternehmensweite Einblicke. „Währungsbedingte Verzerrungen konnten nur schwer herausgefiltert werden und standen einer objektiven Bewertung der Unternehmensperformance im Weg.“
Durch die zeitraubende manuelle Verarbeitung nahm der Monatsabschluss 20 Tage in Anspruch. Dies führte zu einer enormen Belastung für die talentierten Finanzexperten von SiteMinder, die sich verstärkt strategischen Aufgaben wie der Ermittlung von Umsatzpotenzial widmen sollten.
Die Folge: Ineffizienz, unzureichende Talentoptimierung und ein Mangel an Kostenverantwortung und Erkenntnissen hemmten das Wachstum und die Expansion des Unternehmens. Zusätzliche Sorge bereiteten Glass einzelne Fehlerstellen und die Tatsache, dass das Risiko- und Betrugspotenzial aufgrund fehlender Workflows zunahm. „Wir benötigten Automatisierung, Struktur und mehr Kontrolle.“
Warum Workday
Als SaaS-Unternehmen ging es SiteMinder bei der Wahl der Software nicht bloß um den Kauf eines Produkts, sondern um die Zusammenarbeit mit einem vertrauenswürdigen Unternehmen, das die Entwicklung in die richtige Richtung unterstützt. Glass begründet dies wie folgt: „SaaS-Lösungen bieten regelmäßige Updates. Es geht nicht so sehr darum, ob ein Unternehmen eine aktuell benötigte Funktion bietet, sondern ob es auch in Zukunft die richtigen Funktionen anbieten kann – und zwar genau dann, wenn man sie braucht. Wir benötigten Automatisierung, Struktur und mehr Kontrolle. Und Workday Financial Management bot uns genau das.“
„Wir waren überzeugt davon, dass wir mit Workday für Anpassungsfähigkeit, Wachstum und Innovationen sorgen können. Ich hatte bereits mit dem Unternehmen zusammengearbeitet und dabei die Erfahrung gemacht, dass man unsere Probleme ernst nimmt und sie umgehend mit den richtigen Leuten löst. Letztendlich gab die Möglichkeit, als Partner gemeinsam Probleme zu lösen und Projekte erfolgreich abzuschließen, den Ausschlag für Workday.“
Dank Workday sind wir äußerst agil und können das Unternehmen in unserem Tempo skalieren.
Global Finance Director
Fundierte Entscheidungsfindung
Mit den Selfservice-Lösungen von Workday können die Geschäftsbereiche von SiteMinder jetzt ihre eigenen Berichte erstellen und auf jedem beliebigen Gerät zur Verfügung stellen. Geschäftsanwender können Drilldowns vom Umsatz bis zur Rechnung durchführen und sich so umfassendere Einblicke in entsprechend aufbereitete Ertrags- und Rentabilitätsdaten verschaffen. Dashboards werden an die individuellen Anforderungen der Abteilungen angepasst und liefern somit besonders aussagekräftige und verwertbare Informationen. Was die Kontrolle angeht, so hat der CEO vollständigen Zugriff auf alle Zahlen, während die Manager der einzelnen Kostenstellen jeweils nur die für ihre Abteilung relevanten KPIs und Kennzahlen sehen.
Die neue Lösung hat die Budgetverantwortung erhöht und das Kostenmanagement optimiert. Budgets sind nun stärker an Ist-Zahlen geknüpft und ermöglichen fundiertere Ausgabenentscheidungen.
Das Finanzteam hat jetzt umfassende Kontrolle über seine Transaktionen mit mehreren Währungen und erzielt mit sieben verschiedenen Wechselkursen eine deutliche Effizienzsteigerung für das Unternehmen.
Wir nehmen kontinuierlich Verbesserungen beim Reporting vor, um den Anforderungen des Unternehmens am besten zu entsprechen und zunehmend präzisere Erkenntnisse zu gewinnen. Besonders positiv ist die Akzeptanz der Mitarbeiter, die Workday intuitiv nutzen und ihre eigenen Analysen durchführen.
Global Finance Director
Mehr Zeit und Kontrolle
Mit einem vereinfachten Kontenplan, Konsolidierung in Echtzeit und einer vollständig automatisierten Kreditorenbuchhaltung konnte SiteMinder den Zeitaufwand für Monatsabschlüsse von 20 Tagen auf die Hälfte reduzieren. Das Finanzteam muss Genehmiger von Spesenabrechnungen nicht mehr einzeln und manuell an ausstehende Aufgaben erinnern. Die Lösung ist vollständig automatisiert, d. h., Mitarbeiter laden Fotos ihrer Belege von ihren Smartphones hoch und können die eingereichten Dokumente verfolgen.
Die u. a. durch das Erstellen eigener Berichte in den einzelnen Geschäftsbereichen eingesparte Zeit wird vom Finanzteam genutzt, um das Unternehmen als strategischer Partner zu unterstützen.
Wir können jetzt unseren Monatsabschluss in der Hälfte der Zeit fertigstellen, zügig Kurskorrekturen vornehmen und schnell auf Erkenntnisse reagieren. Daraus ergibt sich ein Multiplikatoreffekt für das Unternehmen.
Global Finance Director
Umfassende Sicherheit und Audits
Workday hat Audits für SiteMinder revolutioniert. „Unsere Auditoren haben ihre eigenen Anmeldedaten und können selbst Informationen abrufen“, sagt Glass. Kontrollen und Governance-Funktionen sind integrale Bestandteile der Workday-Lösung und sorgen so für mehr Sicherheit und umfassendere Kontrolltests. Verbesserungen sind auch im Hinblick auf Kontrolle und Verantwortlichkeit zu verzeichnen, da Workday jede Genehmigung transparent und lückenlos mit einem Zeitstempel dokumentiert.