In den ersten 100 Jahren ihres Bestehens in Australien war die Salvation Army (TSA) in zwei getrennten Gebieten tätig. Doch im Dezember 2018 fusionierten die beiden Gebiete zu einer nationalen Organisation mit mehr als 112.000 Amtsträgern (ordinierten Geistlichen), Mitarbeitern und Freiwilligen.
Bei der Planung dieser Umstellung stellte die TSA fest, dass sie 26 verschiedene Systeme für die Verwaltung ihrer Personalprozesse einsetzte. Es gab daher keine Single Source of Truth. Die Organisation wollte ihre 112.000 Mitarbeiter in eine einzige Lösung einbinden und einheitliche Prozesse einführen.
Die TSA wollte eine einheitliche Verwaltung ihrer Mitarbeiter, die Einführung landesweiter Prozesse und Richtlinien unter Verwendung cloudbasierter Technologie und die Unterstützung der Belegschaft durch ein landesweites HR-Team erreichen. Die derzeitigen manuellen, papierbasierten Prozesse sollten standardisiert und automatisiert werden. Mit der dadurch erreichten schlankeren Verwaltung sollten sich die Mitarbeiter stärker auf ihre Aufgaben konzentrieren können.
Um die richtige Technologielösung zu finden, beauftragte TSA einen Berater für Human Capital Management (HCM) mit der Erfassung der Geschäftsanforderungen, der Bewertung des Markts anhand des Gartner Magic Quadrant for Cloud HCM Suites und der Entwicklung des Business Case.
Besonders ins Gewicht fiel die Tatsache, dass Workday in den jährlichen Kundenzufriedenheitsumfragen stets 98 % erreichte. Damit war klar, dass dies eine Organisation war, die unsere Werte widerspiegelte.
HR Transformation Manager, The Salvation Army
Warum Workday
Die TSA war auf der Suche nach einer robusten, skalierbaren Lösung, die den gesamten Prozess von der Einstellung bis zum Ausscheiden unterschiedlicher Kategorien von Mitarbeitern verwalten konnte. Die Organisation benötigte ein System, mit dem sie die Bedürfnisse ihrer leitenden Mitarbeiter verwalten konnte, die alle 3 bis 5 Jahre einen anderen Posten erhalten. Der Prozess umfasst eine komplexe Personalverwaltung, einschließlich Mobilität, Karriereplanung, Nachfolgeplanung und Familienumzug. Catherine Valsinger, HR Transformation Manager, schrieb detaillierte Demonstrationsskripte, damit die Anbieter zeigen konnten, wie dieser einzigartige Prozess in ihrer Umgebung funktionieren würde.
„Als wir Workday evaluierten, waren unsere Anwender von der frischen, neuen Erfahrung begeistert“, sagt Catherine. „Sie schätzten die Handhabung der Lösung, ihre Flexibilität und die Möglichkeit, Informationen aus einer Hand zu erhalten. Noch wichtiger war jedoch die Skalierbarkeit der Lösung, als wir neue Prozesse wie das Talentmanagement einführten.“
Trotzdem war es eine echte Herausforderung, den Business Case über die Linie zu bringen. „Entscheidend war schließlich die Fähigkeit von Workday, die Compliance-Prüfungen für unsere Mitarbeiter zu verwalten. Die TSA muss nämlich sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter die Grundsätze des Kinderschutzes einhalten. Die Verwaltung der Arbeit mit Kindern und Polizeikontrollen wurden mit hohem manuellem Aufwand erledigt. Ein aktuelles Dashboard, das anzeigt, wer mit Kindern arbeitet und wann die Kontrollen validiert wurden, war ein großer Vorteil“, erklärt Catherine.
Ergebnisse
Nur fünf Monate nach der Inbetriebnahme konnte die TSA bereits erste Vorteile aus der Nutzung der landesweiten, einheitlichen, cloudbasierten HR-Lösung verbuchen. Die TSA stellte einen Beauftragten für die Realisierung von Vorteilen ein, um die 88 messbaren Vorteile zu verfolgen, die im Business Case für Phase 1 ermittelt wurden. In den ersten vier Monaten wurden 22 dieser Vorteile realisiert, der Rest wird bis Oktober 2020 erwartet.
Erhebliche Verringerung des Verwaltungsaufwands nach Abschaffung manueller Prozesse und uneinheitlicher Systeme
Personal kann sich auf wertschöpfende Tätigkeiten und den Auftrag der Organisation konzentrieren
Reduziertes Risiko der Organisation
Besseres Reporting hilft Führungskräften und Managern, faktengestützte Entscheidungen zu treffen
Verbesserte Fähigkeit zur Verwaltung der Karriere von Mitarbeitern über die gesamte Laufzeit
Automatisierte Compliance-Prüfung
Zur Unterstützung der Compliance-Prüfung hat Workday eine Integration mit fit2work entwickelt, einer Lösung von Drittanbietern, die es der TSA ermöglicht, die Zeugnisse und Qualifikationen der Bewerber schnell und einfach zu überprüfen.
Im Gegensatz zum alten manuellen Verfahren, das ein ständiges Hin und Her zwischen Mitarbeitern und Bewerbern erforderte, sendet das System den Bewerbern nun automatisch einen Link zum Ausfüllen einer polizeilichen Überprüfung, wobei die Ergebnisse automatisch an die TSA zurückkommen.
„Bei 112.000 Beschäftigten ist es ein enormer Aufwand, die nationalen und internationalen polizeilichen Überprüfungen manuell auf dem neuesten Stand zu halten. Das Gleiche gilt für die Organisation und Verfolgung der Überprüfungen zur Arbeit mit Kindern, wenn jemand in eine Rolle mit Kinderkontakt wechselt“, erklärt Catherine.
All diese Dinge sind jetzt mit Workday möglich und ganz einfach. Die gesteigerte Effizienz und das verbesserte Risikomanagement gehören zu den größten Vorteilen, die wir bisher realisieren konnten.
HR Transformation Manager, The Salvation Army
Verfolgung, Überwachung und Verwaltung von medizinischen Behandlungskosten
Als Teil eines einzigartigen Vergütungspakets für leitende Mitarbeiter übernimmt die TSA die medizinischen Kosten für sie und ihre Familien. Die TSA verwendet jetzt das Workday Expense-Modul, um medizinische Kosten automatisch zu verfolgen, zu überwachen und zu erstatten.
„Früher wurde alles manuell erledigt“, erinnert sich Catherine. „Jetzt machen wir das über Workday, und das ist fabelhaft. Die Führungsleute sind begeistert. Sie haben sich von einem wirklich lächerlichen, veralteten, manuellen Verfahren auf die Beantragung von Krankheitskosten per Telefon umgestellt und erhalten die Kosten innerhalb eines Tages erstattet. Es war ein großer Erfolg.“
Bessere Sichtbarkeit des Risikos
Da Workday die Kontrolle den Managern zuweist, wurden bei der Implementierung zahlreiche Fälle aufgedeckt, in denen Manager Berechtigungen an administrative Assistenten weitergegeben oder Entscheidungen außerhalb des genehmigten Budgets getroffen hatten.
Bei der Umsetzung wurde auch deutlich, dass in manuellen Systemen Umgehungslösungen verwendet wurden. So füllten die Mitarbeiter beispielsweise Formulare nicht korrekt aus und überließen es den Koordinatoren, Fehler bei der manuellen Dateneingabe zu korrigieren.
„Die Mitarbeiter haben das System früher ständig auf manuellem Wege oder über Umwege umgangen. Aber jetzt ist die Compliance in das System integriert“, erläutert Catherine. „Wir wussten nichts davon, bis wir live gingen und plötzlich all diese Dinge aufgedeckt wurden, die wir vorher nicht gesehen hatten. Workday hat uns auch auf eklatante Probleme mit unseren Daten aufmerksam gemacht, die sich seit Jahren angehäuft hatten.“
Leistungsfähiges Werkzeug zur Datenanalyse im Krisenfall
In der Praxis hat Workday der TSA inmitten der Corona-Pandemie neue Möglichkeiten eröffnet:
Identifizierung von Mitarbeitern mit Kundenkontakt, die über 65 Jahre alt sind, und ihre Versetzung in andere Funktionen
Bestimmung der Anzahl der gelegentlichen Mitarbeiter mit mehr als 12 Monaten Betriebszugehörigkeit, um die Anspruchsberechtigung für JobKeeper-Kurzarbeitszahlungen zu verstehen
Hinzufügung neuer Zulagen zur Verwaltung der Verteilung staatlicher Zahlungen
Hinzufügung der Überprüfung von Redeployment-Pools in Recruiting-Vorgängen
In den nächsten Jahren werden Workday und The Salvation Army gemeinsam wachsen. Wir haben bisher schon eine wunderbare Partnerschaft mit Workday erlebt – und freuen uns darauf, dass sie weitergeht.
HR Transformation Manager, The Salvation Army