Texas A&M University System ist eines der sechs Hochschulsysteme des US-Bundesstaates Texas mit über 48.000 Mitarbeitern und 152.000 Studenten in 20 unabhängigen Einrichtungen. Das öffentliche Forschungssystem mit Hauptsitz in College Station, Texas, besteht aus 11 Universitäten, 7 staatlichen Behörden, einem Systembüro und einer juristischen Fakultät, die jeweils über eigene CFO-, CHRO-, Entgeltabrechnungs- und HR-Abteilungen verfügen.
Texas A&M System stand unter dem Druck des Bundesstaats, seine Technologie zu aktualisieren. Mark Stone, CIO von Texas A&M System, erklärt: „Der Gesetzgeber hat alle öffentlichen Einrichtungen im Bundesstaat Texas dazu gedrängt, möglichst von On-Premise- auf cloudbasierte Lösungen umzusteigen, von selbst entwickelten Lösungen auf Lösungen, die von einem Drittanbieter verwaltet werden. Alle Vorschriften der letzten vier Jahre schreiben vor, dass wir uns zuerst eine Cloud-Lösung ansehen müssen.“
Texas A&M System konnte es sich nicht leisten, langfristig an seinen bestehenden Entgeltabrechnungs- und HR-Lösungen festzuhalten, sowohl aus technologischer als auch aus ressourcenbezogener Sicht. Wesentliche Komponenten der Altsysteme basierten auf Großrechnern und waren bis zu 35 Jahre alt. Das erhöhte nicht nur das Risiko für die Organisation, sondern es wurde auch immer schwieriger, Mitarbeiter zu finden, die die Fähigkeiten oder den Wunsch hatten, die Legacy-Anwendungen zu programmieren.
Von fragmentierten Lösungen zur einheitlichen Erfahrung
Texas A&M System benötigte eine flinke Entgeltabrechnung. Jedes Mal, wenn Mitarbeiter in eine bisher nicht unterstützte staatliche oder lokale Steuerbehörde wechselten, musste die alte Entgeltabrechnungslösung (ein COBOL-Programm mit 35.000 Zeilen) geöffnet und geändert werden. „Damit waren wir enormen Risiken ausgesetzt“, sagt Stone. „Mit Workday werden die Besteuerungsregeln durch uns aktualisiert und das Texas A&M System muss nichts tun.“ Auch das Hinzufügen einer neuen Abzugsart in die alte Entgeltabrechnungslösung erforderte eine umfangreiche Neukodierung. „Bei Workday geht das einfach mit Konfiguration und Einrichtung.“
Texas A&M System hatte nicht nur mit der Belastung durch hochgradig angepasste und veraltete Systeme zu kämpfen, sondern auch mit den fehlenden Ressourcen, um sie funktionsfähig zu halten. Mark Schulz, Enterprise IT-Architekt bei Texas A&M System, erklärt: „Die für die Unterstützung dieser alten Entgeltabrechnungslösung erforderlichen Qualifikationen verschwinden auf dem Markt und viele unserer Mitarbeiter gehen in den Ruhestand. Wir meinten, dass wir sehr bald entweder nicht mehr in der Lage sein würden, die Ressourcen zu finden, oder dass die Kosten für den Erwerb der Ressourcen schließlich um 20 %, 50 %, 100 %, 200 % steigen würden.“
Warum Workday
Texas A&M System erkannte schnell, dass Workday die benötigte Standardisierung, Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit bietet. Schulz erklärt: „Wir standen unter Druck, auf eine gemeinsame HR-Lösung umzusteigen, und das war nur sinnvoll, wenn wir auch die Entgeltabrechnung mit einbeziehen würden.“ Mit einer einzigen Lösung für HR und Entgeltabrechnung hilft Workday Texas A&M System, manuelle Eingaben zu reduzieren und eine ganzheitliche Sicht auf den Betrieb zu gewinnen, um bessere Entscheidungen treffen zu können. Und da Workday ein echtes Cloud-System ist, kann Texas A&M System die Anforderungen des Bundesstaats erfüllen und seine IT-Ressourcen von der Verwaltung der Server und der Durchführung manueller Updates befreien.
Aber die enormen technologischen Fortschritte waren nicht der einzige Grund, warum sich Texas A&M System für Workday entschieden hat. Das Unternehmen erkannte auch an, dass Workday sich verpflichtete, die spezifischen Herausforderungen im Hochschulbereich zu verstehen und mit führenden Institutionen zusammenzuarbeiten, um die Prozesse für Lehrkräfte überall zu verbessern. „Es gibt eine Anwendergruppe für höhere Bildung, die sich einmal im Monat trifft und uns die Möglichkeit gibt, mit anderen Mitgliedern in Kontakt zu treten, die sich in ähnlichen Situationen befinden. Das gab es bei unserer vorherigen Lösung überhaupt nicht. Das Netzwerk war daher für uns von großer Bedeutung und hilft uns, die besten Prozesse zu entwickeln“, erklärt Brad Blair, HCM-Projektmanager bei Texas A&M System.
Eine einfachere, schnellere und mobile Lösung
Texas A&M System hat die Einführung von Workday pünktlich und unter dem Budget abgeschlossen. Die Lösung ist mit allen 20 Systemmitgliedern gleichzeitig und in einem einzigen Mandanten in Betrieb gegangen. Alle Mitglieder können nun auf die gleiche Art arbeiten und die Prozesse rationalisieren, ohne dabei die Freiheit zu verlieren, selbständig zu arbeiten. Das Ergebnis: mehr Transparenz bei den HR-Daten, gesteigerte Betriebseffizienz und überall und jederzeit Zugriff auf wichtige Informationen.
„Allein die Möglichkeit, 50.000 Mitarbeiter und 20 Mitglieder in einem einzigen Mandanten zu verwalten, ändert unsere Arbeitsweise erheblich“, sagt Schulz.
Mit Workday Payroll war Texas A&M System in der Lage, den Prozess der Entgeltabrechnung drastisch zu beschleunigen. Blair erklärt: „In den ersten Wochen dauert die neue Entgeltabrechnung 10 bis 12 Stunden. Jetzt haben wir sowohl einen zweiwöchentlichen als auch einen monatlichen Zahlungslauf und sind in weniger als drei Stunden fertig.“
Auch die mobilen Funktionen haben sich für das Unternehmen als wegweisend erwiesen. „Für die mobilen Funktionen haben wir viel positives Feedback bekommen. Das war etwas, was wir vor Workday nicht hatten“, erzählt Schulz. Texas A&M System hatte schon immer Probleme mit der rechtzeitigen Genehmigung von Arbeitszeiten durch die Manager. Jetzt aber jetzt hat sich das Problem rundum verbessert: Die Manager können die Arbeitszeiten einfach von einem mobilen Gerät aus genehmigen. Die intuitive, mobile Bedienoberfläche ist auch ein großer Erfolg für Mitarbeiter, die Workday hauptsächlich für grundlegende Aufgaben wie die Aktualisierung von Adressen nutzen. Stone sagt: „Diese Anwender fühlen sich damit wie Fische im Wasser. Es ist einfach, es ist benutzerfreundlich – sie mögen die mobile App.“
Und schließlich ist das IT-Team von Texas A&M System nicht mehr mit Lösungsupgrades überfordert und kann seine Zeit für wichtigere Projekte nutzen. Es muss nicht mehr über den Kauf von Hardware entscheiden oder darüber, ob Software-Upgrades durchgeführt werden sollen oder nicht. Mit diesem Schritt sollte das Unternehmen von internen Ressourcen unabhängiger werden. Das war ein wichtiges strategisches Ziel. Texas A&M System konnte damit einen größeren Prozentsatz seiner Gelder und Ressourcen für Projekte einsetzen, die wirklich wichtig sind, beispielsweise Initiativen zur Cybersicherheit, um wertvolle Daten zu schützen.
Obwohl dies ein großer Schritt und ein noch größerer Erfolg für das Unternehmen war, ist dies erst der Anfang. Schulz erklärt: „Wir haben es mit der Entgeltabrechnung geschafft, wir haben es mit der HR-Abteilung geschafft, und jetzt sind wir dabei, unseren Kurs mit den Finanzen zu bestimmen.“
