Es kann schwierig sein, Mitarbeiter über eine Lösung zu vernetzen, da sie für alle zugänglich und einfach zu bedienen sein muss. Die Lösung muss auch die HR-Abteilung bei der Verwaltung von Prozessen und allen mitarbeiterbezogenen Daten unterstützen. Für viele Unternehmen kann dies aufgrund des Umfangs der anfallenden Arbeit schwierig sein. Noch schwieriger wird es, wenn das Unternehmen eine mobil zugängliche Lösung benötigt.
Das sei die größte Herausforderung für die HR-Abteilung der in Singapur ansässigen Fluggesellschaft Scoot gewesen, meint Theresa Tan, Vice President, Human Resources.
„Die meisten Mitarbeiter kommen nicht ein einziges Mal im Monat ins Büro. Angesichts der unregelmäßigen Arbeitszeiten des Kabinenpersonals standen wir vor der Herausforderung, eine Lösung zu finden, mit der wir sie ans Unternehmen binden können und über die sie Zugang zu den notwendigen Unternehmensprozessen haben, beispielsweise zu Anwendungen für das Abwesenheitsmanagement. Wir sind anders als die meisten Unternehmen. Die üblichen Lösungen unterstützen unser Geschäftsmodell einfach nicht“, sagt Tan.
Die Herausforderungen werden immer größer, je weiter sich das Geschäft entwickelt. Keith Ng, Head of People Operations and IR, Human Resources, bei Scoot, sagt: „Wir brauchten nicht nur eine HR-Lösung. Wir brauchten etwas, das flexibel genug ist, um unserem Wachstum, den sich entwickelnden Geschäftsprozessen und den damit verbundenen Herausforderungen gerecht zu werden.“
Wir versuchen immer, uns im Bereich der Automatisierung zu verbessern. Da Workday seine Anwendungen alle sechs Monate mit neuen Funktionen aktualisiert, von denen wir profitieren, fühlen wir uns umfassend unterstützt.
Head of People Operations – Asia Pacific
Die Suche nach einer zukunftssicheren HR-Lösung
Scoot wurde 2011 von Singapore Airlines gegründet und ist die Low-Cost-Tochtergesellschaft für Mittel- und Langstreckenflüge. Das Unternehmen begann mit weniger als 1.000 Mitarbeitern in Singapur und beschäftigt heute rund 2.200 Mitarbeiter an 6 Standorten im asiatisch-pazifischen Raum.
Als Start-up verfügte das Unternehmen nicht über ein Altsystem, sondern verwendete eine einfache Lösung, die eher für Finanzzwecke als für die HR-Abteilung bestimmt war. Sie umfasste lediglich die Speicherung grundlegender Personal- und Mitarbeiterdaten. „Viele andere Prozesse, wie Performance- oder Talentbewertungen, mussten immer noch manuell mit Excel-Tabellen durchgeführt werden“, sagt Ng.
Das ständige Wachstum des Unternehmens und der Mitarbeiterzahl veranlasste Scoot, nach einer anderen, praktikableren Lösung zu suchen. Selfservice und Digitalisierung standen ganz oben auf der Prioritätenliste. Damit sollten die Mitarbeiter die Möglichkeit erhalten, Informationen zu suchen, Urlaub oder Freistellung zu beantragen oder ihre eigenen Spesenabrechnungen zu verwalten, ohne sich an Dritte wenden zu müssen. All das sollte mit einem Mausklick zugänglich sein.
„Wir glauben, dass Eigenverantwortung sehr wichtig ist. Deshalb wollten wir eine Lösung mit einer Selfservicefunktion“, führt Tan aus. „Unsere Mitarbeiter sind sehr mobil und wir können nicht einfach mit ihnen in Kontakt treten. Unsere Priorität ist daher, dass alle Informationen und Prozesse für sie leicht zugänglich sind.“
Ng fügt hinzu: „Die Digitalisierung befreit uns von Asset-Management-Prozessen – welche Lösung wir auch immer verwenden: sie muss cloudbasiert sein. Die Benutzeroberfläche und die Informationen sind dann auch für die Mitarbeiter praktisch überall zugänglich und bieten ein hohes Maß an Sicherheit.“
Finanzwesen im Unternehmen
Nach fast zweimonatiger Suche entschied sich das Scoot-Team 2013 schließlich für die Workday-Lösung und hat dies seitdem nicht infrage gestellt.
„Als wir uns auf die Suche nach einer einzigen Lösung machten, sprachen wir mit vielen Anbietern“, so Tan. „Einige der Hauptkonkurrenten von Workday hatten erhebliche Kostenvorteile. Entscheidend war für uns, dass unsere Geschäftsprozesse und -bedürfnisse im Vergleich zu den meisten anderen Unternehmen einzigartig sind. Die von Workday inklusiv angebotenen Anpassungen hätten uns bei anderen Anbietern viel mehr gekostet.“
Viele Funktionen, viele Vorteile
Nachdem die Anpassungshürde genommen war, erwies sich Workday als genau das, was Scoot brauchte.
Ng dazu: „Die cloudbasierte Lösung für Human Capital Management-Anwendungen erfüllt unsere Selfservice-Anforderungen und ermöglicht die Flexibilität, Änderungen innerhalb dieser Anwendungen zu verwalten. Sie bietet auch ein hohes Maß an Konfiguration, sodass die Anwender Prozesse nach ihren Wünschen anpassen und ändern können.
„Wir können darüber hinaus viele Funktionen einbauen, auf die unsere Mitarbeiter über eine einzige Anmeldung zugreifen können. Jetzt können sie Anwendungen für Freizeit, Abwesenheit und Vergütung über eine einzige Suite abrufen, was für uns und für sie ein großer Vorteil ist. Durch den Wechsel zu Workday können unsere Mitarbeiter ihre Arbeitszeit viel produktiver nutzen“, meint Ng.
Und die Mitarbeiter sind mit der Lösung zufrieden, versichern Ng und Tan. Diese Wertschätzung für eine einfach zu bedienende Lösung wurde noch deutlicher, als die Mitarbeiter von Tiger Airways nach einer Fusion im Jahr 2016 zu Scoot wechselten.
„Die Mitarbeiter von Tiger Airways lieben die neue Lösung. Sie mögen die Bedienoberfläche und die einfache Navigation in der Lösung, um Informationen zu suchen“, sagt Ng.
Doch nicht nur die Mitarbeiter profitieren davon, sondern auch die Führungskräfte. Mit Workday HCM erstellen sie Berichte in Echtzeit, generieren sie mithilfe der Dashboards sogar selbst oder führen Analysen für das vorausschauende Reporting durch.
Mit Workday Talent Management vereinfachen Manager alle Berichte und Beurteilungen für Performance-Reviews und Nachfolgeplanung. „Früher musste ich das in Excel machen, aber jetzt sehe ich alles auf einem einzigen Bildschirm, einfach mit Drag-and-Drop. Das war der Grund, warum wir uns für Workday entschieden haben“, sagt Ng.
„Für die HR-Abteilung ist dies die beste Lösung, um unsere Talente im Unternehmen zu verwalten, unabhängig davon, wo wir gerade in der Region sind“, sagt Tan.
Positive Partnerschaftsentwicklung
Das gleichzeitige Deployment von Workday HCM und Expenses dauerte nicht lange und erforderte keine großen Ausfallzeiten. Es dauerte nur etwa drei Monate. Auch das Deployment erfolgte in Zusammenarbeit mit dem Scoot-Team, das durch den Prozess lernte, wie die Lösung in Zukunft ausgeführt und gewartet werden kann.
„Für größere Erweiterungen benötigen wir immer noch die Hilfe von Workday, und sie sind sehr schnell. Aber für kleinere Änderungen oder alle Funktionen, die wir schon kennen, hat unser Team jetzt das erforderliche Fachwissen, um sich darum zu kümmern“, sagt Ng. „Mit Workday tauschen wir uns regelmäßigen über die Performance der Anwendungen aus. Wir erörtern auch, wie diese weiter verbessert werden können, um unsere Geschäftsprozesse besser zu unterstützen.“
Workday geht auch auf die individuellen Geschäftsanforderungen seiner Kunden ein. Scoot verfügt über FlexiCredits, flexible Zulagen für seine Mitarbeiter. Zu Beginn der Partnerschaft zwischen Scoot und Workday gab es keine Anwendung, mit der man diese verfolgen konnte. Workday war jedoch in der Lage, Workday Expenses und Workday Compensation zu kombinieren, um diese Einschränkungen zu umgehen.
„Die geänderte Workday Compensation-Anwendung für Scoot verfügt jetzt über ein Vergütungselement, das ähnlich wie unsere frühere FlexiCredit-Lösung funktioniert. Workday hatte dafür bisher nichts im Angebot; daher sind wir dankbar für die Bemühungen“, sagt Tan.
Workday hat Scoot auch geholfen, als das Unternehmen mit der Funktion des Gehaltserhöhungsprozesses in Schwierigkeiten war. Scoot hat bei einer Aktualisierung der Lösung einige Details in den Versionshinweisen übersehen. Das führte zu technischen Problemen und dazu, dass die Gehaltserhöhungen nicht an die Mitarbeiter freigegeben werden konnten. Scoot eskalierte die Fehlerbehebung über die Standard-Kundensupport-Kanäle, aber die Zeitzonenunterschiede an den entfernten Support-Standorten bedeuteten, dass die Lösung dieser Probleme eine Weile dauerten.
Ein Fall für das engagierte Workday-Serviceteam. „Dank des Teamgeists, der bei Workday herrscht, sprangen die Kundenbetreuer, Berater und Ausbilder ein, um zu helfen, auch wenn es nicht ihre Pflicht war“, sagt Tan. „Wir konnten das Problem ziemlich schnell lösen, sodass wir die Zuschläge ohne große Verzögerung an unsere Mitarbeiter auszahlen konnten.“
Scoot fügt derzeit Workday Recruiting in seine Lösung ein. Workday verfügte bisher nicht über eine Anwendung, die als Applicant Tracking System (ATS) eingesetzt werden konnte. Jetzt wurde die Anwendung aber mit der Funktion aufgerüstet und kann die Komplexität der Prozesse von Scoot unterstützen. Die HR-Abteilung kann mithilfe dieser Anwendung personenbezogene Daten potenzieller Bewerber übertragen, während sie den Einstellungsprozess durchlaufen. Dadurch wurden die Verwaltungsaufgaben erheblich vereinfacht.
„Workday hat die gleiche Denkweise und Ausrichtung wie wir. Vor Kurzem haben wir sogar über Chatbots als mögliche Funktion gesprochen und herausgefunden, dass auch daran gearbeitet wird. Chatbots sind noch relativ neu in der Branche; wir werden sie prüfen und bewerten, ob wir sie bald einsetzen können“, sagt Ng.
Ein Partner für Wachstum
Für das kommende Geschäftsjahr strebt Scoot eine aggressive Weiterentwicklung von Workday an und geht davon aus, dass Workday das Unternehmen bei der Steigerung der Effizienz seiner Mitarbeiter unterstützen kann. „Wir haben nicht vor, die Zahl der Mitarbeiter zu reduzieren, sondern die Rollen der einzelnen Mitarbeiter durch die Lösung effizienter zu gestalten“, sagt Tan.
Workday-Anwendungen entwickeln sich mit dem Tempo des Geschäftslebens weiter und bieten neue Möglichkeiten für Scoot. „Wir sind stets bemüht, uns im Bereich der Automatisierung zu verbessern“, sagt Ng. „Das ist ein fortlaufender Prozess. Da Workday seine Anwendungen alle sechs Monate mit neuen Funktionen aktualisiert, von denen wir profitieren, fühlen wir uns umfassend unterstützt.“
Uns gefällt auch die Tatsache, dass Workday sehr realistisch ist. Das Unternehmen sagt uns von Anfang an, dass wir flexibel sein sollten, weil nicht alle Workflows in der Workday-Lösung konfiguriert werden können“, sagt Tan. „Die Ehrlichkeit gilt auch, wenn es darum geht, uns zu sagen, ob Workdays-Anwendungen unsere geschäftlichen Anforderungen unterstützen können. Das Unternehmen ist ein echter Partner. Es verkauft nicht nur die eigentliche Lösung, sondern sucht ständig nach Möglichkeiten, unser Unternehmenswachstum zu unterstützen."