Die Flinders University verfügte in den Bereichen Personal- und Finanzwesen über uneinheitliche Altsysteme, darunter ein altes System für die Entgeltabrechnung sowie mehrere Systeme und Anwendungen, die zur Unterstützung der HR-Abteilung zusammengeschustert wurden. Aufgrund zahlreicher komplexer und manueller Prozesse war die Erstellung von Berichten umständlich und zeitaufwendig, was zu einer schlechten Mitarbeitererfahrung führte. Noch schlimmer war, dass die Universität keinen Überblick über ihre Mitarbeiter hatte und dass es Probleme mit der Datenintegrität und Datenfehler gab. Die Manager verbrachten zu viel Zeit mit Verwaltungsaufgaben. Die Universität benötigte dringend eine moderne, für die Cloud optimierte HR-Lösung.
Workday steht auf den Schultern von Riesen. Diese Plattform sorgt für nahtloses Arbeiten. Mit ihr können Sie Ihre Produkte bei der Arbeit genauso verwenden, wie Sie es zu Hause tun würden.
Chief Information Officer
Starke Ausrichtung auf die Kundenzufriedenheit und eine ausgezeichnete Partnerschaft
Flinders entschied sich für Workday, nachdem die Universität die in die engere Wahl gekommenen Anbieter gebeten hatte, das Produkt in einer Sandbox-Umgebung mit einer Fokusgruppe für Anwender zu testen. „Es ging hierbei nicht einfach nur um einen Produkttest. Wir haben auch die Lieferantenbeziehung getestet. Wir wollten herausfinden, welche Art von Verhalten wir in der Mitte eines Projekts erwarten können. Wir haben dabei festgestellt, dass Workday seine 98 % Kundenzufriedenheit sehr am Herzen liegen. Das hat sich wirklich gezeigt – sowohl in der Sandbox als auch bei einem frühen Test unserer Beziehung während der Integration. Das gesamte Team hat sich große Mühe gegeben, um uns zu helfen und diese wirklich schwierige Zeit mit uns gemeinsam zu meistern“, sagt Chief Information Officer Kerrie Campbell.
Flinders gefiel auch die Tatsache, dass Workday ein echter SaaS-Service ist. „Häufig wird behauptet, dass es sich um einen SaaS handelt, dabei ist es in Wirklichkeit ein Thick Client, der in einen Thin Client umgewandelt wurde. Workday hingegen ist ein Service, der von Anfang an für die Cloud entwickelt wurde.“
Universelle, optimierte Geschäftsprozesse
Flinders nutzte die Gelegenheit, seine Geschäftsprozesse zu optimieren und zu automatisieren, um die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern und zeitraubende Verwaltungsvorgänge abzuschaffen. „Von unseren 93 neuen Geschäftsprozessen benötigten 90 nicht mehr als zwei Mausklicks. Bei den anderen drei Vorgängen, die drei Klicks erforderten, handelte es sich um Finanzvorgänge. Wir haben also unsere Geschäftsprozesse wirklich verschlankt“, so Kerrie.
Die Mitarbeiter der Universität waren umständliche Verfahren gewöhnt, bei denen sie Formulare von Hand ausfüllen und an die zuständige Abteilung faxen mussten. Nach der Einführung von Workday entfiel diese mühsame Arbeit. 25 Formulare wurden überflüssig. Außerdem rangierte das Projektteam allein im Entgeltabrechnungssystem 14 verschiedene Anwendungen aus.
Mit Workday können wir jetzt unsere Mitarbeiterdaten effektiver sichern, verwalten und nutzen. Außerdem haben wir viele Möglichkeiten eröffnet, einschließlich weiterer technologischer Veränderungen in den kommenden Monaten.
Chief Information Officer
HR-Abteilung übernimmt strategischere Rolle
Für Kerrie liegt einer der wichtigsten Vorteile darin, was die Mitarbeiter mit der durch Workday gewonnenen Zeit anfangen. „Unsere Mitarbeiter haben jetzt eine zentrale Informationsquelle und können so ihre Arbeit viel leichter erledigen. Jetzt haben diese Mitarbeiter deutlich mehr zusätzliche Arbeitszeit, in der sie höherwertige Aufgaben erledigen können. Sie arbeiten weiter oben in der Wertschöpfungskette des Unternehmens, was bedeutet, dass sie nützlichere Aufgaben für das Unternehmen erledigen, statt nur Papierunterlagen herumzureichen.“
Mitarbeiter begeistert von digitaler Transformation
Kerrie freut sich auch darüber, dass die Reaktion auf Workday das Universitätspersonal von einer positiven Sicht auf die digitale Transformation überzeugt hat. „Mit der Einführung von Workday haben wir die Sichtweise der Mitarbeiter wirklich verändert. Wir sind von der überholten Denkweise auf diese wirklich moderne Plattform umgestiegen, sodass die Mitarbeiter jetzt diese Erwartung auch an unsere anderen Systeme stellen. Die Mitarbeiter sagen immer wieder: ‚Warum kann das denn nicht so wie Workday funktionieren?‘ Das ist gut so, denn es bedeutet, dass sie bereit sind, mit uns zu gehen. Wir haben uns die Möglichkeit eröffnet, auch andere neue Produkte einzuführen.“
Wir haben uns für die Implementierung entschieden, obwohl wir uns in einer schwierigen Phase befanden, weil die Einführung von Workday für Flinders eine sehr einschneidende Erfahrung war.
Chief Information Officer