Die Mission, die sich Duet gegeben hat, lautet: „Entwickeln. Vereinen. Motivieren. Gemeinsam.“ Und es ist offensichtlich, dass diese Mission von den Mitarbeitern der bürgernahen, gemeinnützigen Einrichtung gelebt wird, die zur Unterstützung von Kindern und Erwachsenen mit geistiger Behinderung und Entwicklungsstörungen gegründet wurde. Duet wurde 1968 dank einer Basisbewegung von Menschen mit Behinderungen, ihren Familien und besorgten Bürgern ins Leben gerufen. Es ist der erste bürgernahe Anbieter von Dienstleistungen für Menschen mit Entwicklungsstörungen in den USA. Duet bietet stationäre und Tagesbetreuung, Unterstützung bei der Arbeitssuche und Jobcoaching, bürgernahe Interessenvertretung, psychische Betreuung und andere Dienstleistungen. Es bietet Beschäftigungsmöglichkeiten durch drei Unternehmen: ein Recycling-Unternehmen, einen Vintage-Laden, der sich auf aufgearbeitete Möbel spezialisiert hat, und eine Sägewerkstatt, die Stangen für Bauunternehmen und Vermessungsingenieure herstellt. Darüber hinaus arbeitet Duet mit anderen Unternehmen zusammen, um Beschäftigungsmöglichkeiten an seinen Tagesbetreuungsstandorten anzubieten. Dank dieser Möglichkeiten hat jeder, der von Duet unterstützt wird, die Chance, Geld zu verdienen. Außerdem ergänzen die Einnahmen aus den einzelnen Geschäften die Finanzmittel, die Duet vom Staat Nebraska und aus Zuschüssen erhält.
Neue Wege, aber nicht in der IT
Laut der Deputy Director Sarah Graham war der Ansatz von Duet bahnbrechend. Die Einrichtung half Menschen, Einrichtungen zu verlassen und ihre Eigenständigkeit zu erlangen, sodass sie selbstbewusst in ihren Gemeinschaften leben, arbeiten und spielen konnten. Sie erläutert: „Da wir die erste Organisation waren, die in den USA bürgernahe Dienste anbot, mussten wir eine Menge Pionierarbeit leisten. Aber unsere täglichen Prozessen waren nicht auf dem neuesten Stand.“ Der bisherige Executive Director von Duet ging 2017 nach 40 Jahren in den Ruhestand. Zu diesem Zeitpunkt verfügte die Organisation über gerade einmal 50 Computer für 700 Mitarbeiter. Das Ergebnis? Die Prozesse und Workflows wurden meist manuell durchgeführt und waren papiergestützt. „Manchmal ging ein Blatt Papier durch die Hände von nicht weniger als 10 Personen“, sagt Graham. Dadurch war alles schwierig und zeitaufwendig – von der Bezahlung der Rechnungen und Mitarbeiter von Duet bis hin zur Bereitstellung von Betreuungsleistungen. Isolierte Systeme waren auch nicht hilfreich. „Unsere Finanz-, HR- und Entgeltabrechnungsteams bestehen jeweils nur aus wenigen Personen, aber sie unterstützen auch weitere 200 Mitarbeiter in unseren Schwesterorganisationen“, erläutert Graham. „Drei Gruppen von Personen gaben die gleichen Informationen immer dreimal ein. Dieser Prozess war mehr als mühsam.”
Wir haben die Zeiten für unsere monatlichen Abschlusszyklen mit Workday um zwei Drittel reduziert.
Deputy Director
Zeit für eine Modernisierung der IT und Automatisierung der Prozesse
Als Debbie Herbel Executive Director von Duet wurde, machte sich die Organisation daran, die IT zu modernisieren und die Prozesse und Workflows der Agentur durch Automatisierung effizienter zu gestalten. „Wir haben viele verschiedene Softwareangebote beurteilt, aber je mehr wir uns damit beschäftigten, desto klarer wurde, dass Workday die Plattform ist, die wir brauchen“, sagt Graham. „Wir haben beschlossen, alle unsere neuen Workday-Lösungen gleichzeitig einzuführen. Hierbei unterstützte uns der Workday-Partner Avaap, der uns bei jedem Schritt begleitet hat.“ Die Umstellung von papierbasierten auf digitale Workflows war für die Mitarbeiter von Duet eine Herausforderung. „Wie die meisten gemeinnützigen Organisationen übernehmen auch unsere Mitarbeiter mehrere Rollen. Die meisten arbeiten schon seit Jahrzehnten bei uns und haben noch nie technische Hilfsmittel bei ihrer Arbeit eingesetzt“, erläutert Graham. „Wir hatten bei unseren Mitarbeitern eine steile Lernkurve, aber das intuitive Design von Workday hat die Akzeptanz beschleunigt. Dank der Zeitersparnis können wir uns jetzt mehr auf die Erbringung von Dienstleistungen konzentrieren.“ Workday vereinheitlichte auch die Finanz-, Personal- und Entgeltabrechnungssysteme von Duet. „Jetzt müssen unsere kleinen, aber leistungsstarken Finanz-, HR- und Entgeltabrechnungsteams weniger Daten eingeben und können mehr wertvolle Arbeit leisten, wie z. B. die Analyse und Hochrechnung von Daten, die viel zuverlässiger sind, weil sie aus einer einzigen Quelle stammen“, sagt Graham. „Wir haben den Zeitaufwand für unsere monatlichen Abschlusszyklen mit Workday um zwei Drittel reduziert. Das Reporting ist jetzt auch viel einfacher.“
Wir hatten bei unseren Mitarbeitern eine steile Lernkurve, aber das intuitive Design von Workday hat unsere Akzeptanz beschleunigt. Dank der Zeitersparnis können wir uns jetzt stärker auf die Erbringung von Dienstleistungen konzentrieren.
Deputy Director
Mehr Transparenz senkt Überstunden um bis zu 30 %
Normale Mitarbeiter nutzen die Zeiterfassung von Workday am häufigsten, und das zeigt, wie Workday die Transparenz in der Organisation von Duet verbessert hat. Das Genehmigungsverfahren für Urlaubsanträge ist ein Beispiel dafür. Mitarbeiter, die Urlaub beantragten, klagten manchmal über Bevorzugung, wenn jemand anderes an diesen Tage frei bekam, sie aber nicht. „Jetzt genehmigen wir die Anträge anhand der Reihenfolge des Eingangs. Da Workday sie mit einem Zeitstempel versieht, haben wir hier kein Problem mehr. Tatsächlich haben die Online-Urlaubsanträge viele Mitarbeiter von Workday überzeugt“, so Graham. „Wir können mit Workday auch Überstunden aufschlüsseln, was dazu geführt hat, dass wir diese um bis zu 30 % reduzieren konnten.“
Der Online-Remote-Zugriff auf die cloudbasierte Workday-Lösung war für die Geschäftsprozesse bei Duet besonders nach Ausbruch der Pandemie im Jahr 2020 von großer Bedeutung. „Wir haben alle unsere Tagesdienste und Büros vom Frühjahr bis zum Hochsommer geschlossen“, sagt Graham. „Unser Geschäftsbetrieb wäre mit unseren vorherigen Systemen zum Erliegen gekommen. Aber mit Workday, vor allem mit dem Selfservice, gab es keine Unterbrechungen.“ Die Funktionen von Workday Grants Management haben sich ebenfalls als vorteilhaft erwiesen, berichtet Graham. Eine der gemeinnützigen Schwesterorganisationen von Duet bezahlt viele Mitarbeiter durch Fördermittel. „Jetzt können sie mit Workday jede einzelne Arbeitsstunde mit einem bestimmten Fördermittel verknüpfen“, erklärt sie. „Das ist völlig neu.“
Wir können mit Workday auch Überstunden aufschlüsseln, was dazu geführt hat, dass wir diese um bis zu 30 % reduzieren konnten.
Deputy Director