Als eine der besten Universitäten der Welt ist die Brown University in den Bereichen Bildung und Forschung eindeutig führend. Sie ist auch führend im Änderungsmanagement, das seinen 11.000 Mitarbeitern nicht nur neue Effizienzgewinne und Kosteneinsparungen, sondern auch neue Arbeitsmethoden ermöglicht. Der strategische Partner der Universität bei diesem mutigen neuen Ansatz für Humankapital und Finanzen ist Workday.
Dieses ehrgeizige Ziel ist der Grund dafür, warum sich die Brown University für die gesamte Workday-Anwendungssuite entschieden hat. Die Universität hat bereits Human Capital Management (HCM) eingeführt, einschließlich Zusatzleistungen, Abwesenheitsmanagement sowie Mitarbeiter- und Manager-Selfservice. Die Brown University erledigt auch Entgeltabrechnung und Zeiterfassung live. Workday Financial Management, Expenses und Procurement folgen demnächst.
Karen Davis, Vice President for Human Resources an der Brown University, ist sichtlich stolz auf ihre erstklassige Belegschaft, aber sie kennt auch die Mitarbeitererwartungen. Vor dem Einsatz von Workday nutzte die Brown University ein veraltetes Mainframe-System, das 1991 installiert worden war. Damals war es zwar ausreichend, aber jetzt ist es schon lange nicht mehr brauchbar.
„Wenn wir qualifizierte Mitarbeiter einstellen“, sagt Davis, „müssen wir ihnen Hilfsmittel an die Hand geben, die sie für die Arbeit an dieser großartigen Universität benötigen. Es war sehr schwierig, ohne gute Daten und ohne einfachen Zugang zu den Funktionen zu arbeiten, die eine moderne Lösung bietet.“
Ausgereiztes Altsystem
Roberta Gordon, Projektleiterin für Human Capital Management and Finance System Replacement an der Brown University, stimmt dem zu.
„Nach etwa 10 Jahren hatten wir das System ausgereizt“, sagt sie. „Wir brauchten es für Dinge, die es nicht leisten konnte.“ So konnte das System beispielsweise neue Compliance-Anforderungen nicht erfüllen. „Wir hatten alles so sehr ausgeschöpft, dass wir, als die EEO-Reportingkategorien von Herkunft und Geschlecht auf Herkunft, ethnische Zugehörigkeit und Geschlecht geändert wurden, keine Möglichkeit hatten, dieses zusätzliche Datenelement zu speichern.“
Das Altsystem war nur für wenige Personen zugänglich, sodass ein Mitarbeiter- oder Manager-Selfservice nicht möglich war. „Wahrscheinlich hatten weniger als 50 Mitarbeiter Zugriff darauf, und das waren die Personen, die die Daten in das System eingegeben haben“, bemerkt Gordon. „Heutzutage sind die Leute daran gewöhnt, Dinge selbst zu erledigen – Online-Banking, Einkäufe im Internet, alles online. Und unser HR-System hatte das nicht.“
Vor allem wollte die Universität einen einheitlichen Ansatz – konsistente Daten, die aus einer zentralen Quelle für handlungsorientierte Analysen und Reporting zugänglich sind. „Wir wollten eine einheitliche Verwaltungslösung, die nahtloses Reporting ermöglicht“, sagte Gordon. Mit dem Altsystem mussten sie Daten aus verschiedenen Quellen abrufen, sie in ein Data Warehouse einspeisen und dann ein anderes Reportingtool verwenden. „Das war nicht einfach“, sagt sie.
Beseitigung des Problems mit dem Rechenzentrum
Anfang 2011 entschied sich die Brown University dafür, die einheitliche Anwendungssuite von Workday einzuführen. Die Brown University war als Nutzer von Google Apps for Education der Cloud gegenüber bereits offen eingestellt. Die Mitarbeiter haben verstanden, dass es effizienter ist, wenn „alle an der gleichen Codezeile arbeiten“, wie es Gordon ausdrückt.
„Und uns gefiel der Gedanke, kein System vor Ort zu haben, das unserer Meinung nach die Last auf uns abwälzt“, sagt sie. „Stattdessen gibt es bei Cloud-Lösungen kein Rechenzentrum und keine IT-Infrastruktur, die verwaltet oder aktualisiert werden müssen.“ Folglich können die Mitarbeiter für strategischere Aufgaben eingesetzt werden.
Gordon meint dazu: „Wollen wir, dass unsere Mitarbeiter die Systeme warten, oder wollen wir, dass sie sich auf erfolgsentscheidende Aufgaben konzentrieren? Außerdem stellen wir bereits jetzt fest, dass sich unser IT-Personal auf Aufgaben wie Technologieunterricht und Forschungsinformatik konzentrieren kann. Wir sehen hier also bereits eine Verschiebung. Auch das Preismodell gefällt Gordons Team. „Wir zahlen nur für das, was wir nutzen und was wir brauchen.“
Der größte Anreiz war jedoch die Innovation von Workday durch regelmäßige Updates im Vergleich zu den kostspieligen und zeitaufwendigen Upgrades des Altsystems. Früher gab es an der Brown University „Schattensysteme“, weil das HCM-System nicht mithalten konnte. „Upgrades der Altsysteme wurden nur selten durchgeführt, sodass wir wegen des damit verbundenen Arbeitsaufwands ein Upgrade erst dann durchgeführt haben, als wir gar nicht anders konnten“, bemerkt Gordon. Doch jetzt erledigt Workday die Aktualisierung.
Interesse für den neuen Weg
Da Gordon und ihr Team wussten, dass die Universitäts-Community Zeit brauchen würde, um sich an das neue System zu gewöhnen, begannen sie frühzeitig. Ein Jahr vor der Einführung veröffentlichte das Team die Nachricht „Workday in der Cloud in Ihrer Nähe“ und weckte damit Interesse und Neugier. Es folgten Sessions mit dem Titel „Willkommen Workday“, Mini-Demos und Treffen mit wichtigen Interessengruppen. Und die Mitarbeiter begannen, sich für die Lösung zu begeistern, noch bevor sie eingesetzt wurde.
„Wir haben den Vergleich gemacht, dass man Workday nutzen kann, wenn man in der Lage ist, ein Buch auf Amazon.com oder Schuhe auf Zappos zu bestellen“, sagt sie. Wie sah die Reaktion auf die Demos aus? Wie Gordon es ausdrückte: „Ist das alles? Das ist ja ganz einfach. Das kann ich auch.“
Dank Gordons Bemühungen und der außergewöhnlichen Benutzerfreundlichkeit von Workday waren die Mitarbeiter der Brown University sogar immer mehr gespannt auf die neue Herangehensweise. „Nachdem sie an unserer Weiterbildung teilgenommen hatten, sagten die Mitarbeiter: ‚Ich kann es kaum erwarten, bis es soweit ist. Es wird großartig.‘ Und das hatte einen enormen Einfluss auf die Akzeptanz bei den Anwendern.“
Einfacher Zugriff von allen Geräten
Schon wenige Monate nach dem HCM-Deployment konnten Gordon und ihr Team die Vorteile des Mitarbeiter- und Manager-Selfservice erkennen. Sie sagt: „Die Mitarbeiter der Brown University können jetzt von einem einzigen Ort aus ihre Zusatzleistungen, ihren Urlaub, ihre Postadressen und ihre Notfallkontakte einsehen. Es ist wirklich benutzerfreundlich.“
„Früher“, sagt sie, „hatten wir diese Formulare, die man mit den entsprechenden Unterlagen ausfüllen musste, und wir mussten sie von diesem Gebäude an der Brown University zu jenem Gebäude an der Brown University bringen – egal ob in der Sommerhitze und mitten im Winter. Workday hat also einen stark papiergestützten, manuellen und arbeitsintensiven Prozess optimiert.“
Und was bringt es den Managern? „Workday gibt ihnen Einblicke in ihre Teams, die sie vorher nicht hatten“, so Gordon. Früher hatten nur wenige Personen Zugriff auf das HR-System. Jetzt können die Manager ihre Teams sehen und fundiertere Entscheidungen über Einstellungen, Personalausstattung, Neuzuweisungen, Nachfolgeplanung und Karriereentwicklung treffen.
„Die Möglichkeit, von mobilen Geräten aus auf die Lösung zuzugreifen, hatte für uns einen großen Wow-Effekt“, so Gordon weiter. „Wir haben mehr als 250 Gebäude. Die Mitarbeiter sind überall verstreut und müssen Dinge genehmigen. Jetzt können sie einfach von ihrem Mobilgerät aus auf Workday zugreifen und alles erledigen. Das geht wirklich schnell.“
Ein weiterer beliebter Aspekt ist die Workflow-Funktion von Workday, mit der das System eine Benachrichtigung senden kann, wenn Maßnahmen erforderlich sind. „Ich erhalte eine E-Mail, in der steht, dass ich etwas zu genehmigen habe, und es gibt einen Link, der mich direkt zu Workday bringt. Das ist direkt in meinem Workflow. Ich klicke auf ‚Genehmigen‘ und melde mich in weniger als drei Sekunden wieder ab“, erklärt Gordon.
Wichtig ist auch die Unterstützung von Workday für Section 508, worin Universitäten und öffentliche Einrichtungen verpflichtet werden, behindertengerechte Software einzusetzen (in diesem Fall für Sehbehinderte). „Das kam wirklich sehr gut an“, betont Gordon. „Mitarbeiter, die die Sprachausgabe benutzen, sind mit den Ergebnissen und der Benutzerfreundlichkeit der Anwendung sehr zufrieden.“
Neue Rolle für die HR-Abteilung
Workday hat eine Vielzahl zeitaufwendiger, papierbasierter Prozesse beseitigt, mit denen sich die HR-Abteilung der Brown University zuvor befassen musste. Mit Workday lassen sich beispielsweise die Anforderungen von Gewerkschaftsverträgen, wie z. B. stufenweise Gehaltserhöhungen, die früher manuell vorgenommen wurden, leicht nachverfolgen. „Wir haben eine Reihe verschiedener Tarifklassen und Hunderte von Gewerkschaftsmitarbeitern“, sagt Gordon. „Jetzt erledigen wir das alles in Workday. Workday war auch eine Hilfe bei der Einhaltung des Fair Labor Standards Act (FLSA). „Wir finden das großartig und alle Mitarbeiter werden dadurch gleich behandelt“, sagt Gordon. Eine weitere Zeitersparnis ist die Integration von Abwesenheitsmanagement und Zeiterfassung. „Wenn ich einen Urlaubstag einreiche, wird er automatisch auf meinem Stundenzettel eingetragen“, sagt sie. „Das ist wirklich eine schöne Sache.“
Nachdem so viele Aufgaben automatisiert wurden, haben die Mitarbeiter der HR-Abteilung begonnen, Ihre Arbeitsweise vollständig umzustellen. Acht Personen, die zuvor mit der Dateneingabe betraut waren, arbeiten jetzt in der Datenanalyse. „Durch den Wegfall der manuellen Dateneingabe können diese Mitarbeiter auf einer höheren Ebene arbeiten und stattdessen Daten-Audits durchführen“, so Gordon. „Ihre Rolle hat sich von der Dateneingabe zur Datenauswertung gewandelt.“