Podstawy: czym jest system informacji o studentach w szkolnictwie wyższym?
Dowiedz się, jak nowoczesny system informacji o studentach w szkolnictwie wyższym pozwala liderom edukacji wspierać sukcesy studentów, rozwijać skuteczniejsze procesy biznesowe, zyskiwać lepszy wgląd w organizację i utrzymać stabilną pozycję w dynamicznie zmieniającym się środowisku.
Instytucje szkolnictwa wyższego mierzą się z rosnącą presją. Zapisy na uczelnie spadają od dekady. Liczba studentów studiów licencjackich spadła o 15% w latach 2010–2021.
Studenci coraz częściej szukają innych opcji edukacyjnych, na przykład ścieżek kariery wykraczających poza tradycyjne kursy i naukę na kampusie. A ponieważ mniej osób zapisuje się na studia tuż po szkole średniej, uczelnie będą musiały przemyśleć swoją strategię rekrutacji i tradycyjne modele biznesowe.
„Już wcześniej wiedzieliśmy, że trendy demograficzne wpłyną na rekrutację na uczelnie i zmienią strukturę studentów. A potem nadeszła pandemia” – mówi Joellen Shendy, dyrektorka ds. strategii produktu w Workday Student. „Teraz obserwujemy nie tylko przyspieszenie trendów, ale także zmianę oczekiwań. Wprowadziliśmy rozwiązania, takie jak nauczanie hybrydowe i całodobowy dostęp do usług. Przyszłość to nowa elastyczność”.
Instytucje szkolnictwa wyższego muszą więc działać z najwyższą wydajnością, aby zapewnić satysfakcję studentów, stabilność finansową i zdolność do dostosowania się do przyszłych potrzeb.
Teraz bardziej niż kiedykolwiek uczelnie muszą być elastyczne. Zwinność pomaga nie tylko lepiej zarządzać rozwojem, ale także daje im szybki wgląd w informacje o studentach, wykładowcach i operacjach.
Czym jest system informacji o studentach w szkolnictwie wyższym?
Chociaż instytucje edukacyjne używają różnych programów i technologii, określenie oprogramowanie dla szkolnictwa wyższego zazwyczaj odnosi się do systemu informacji o szkolnictwie wyższym lub systemu informacji o studentach (SIS). Są to programy pomagające instytucjom zarządzać danymi i procesami na ścieżce edukacyjnej studenta. Obejmują m.in. rekrutację, zapisy, wyniki w nauce, doradztwo akademickie, zarządzanie programem nauczania czy pomoc finansową.
Można na to spojrzeć inaczej: firmy używają systemów HR do zarządzania „cyklem życia pracownika”, który obejmuje takie procesy jak zatrudnianie, wdrażanie, rozwój umiejętności i nie tylko. Podobnie uczelnie wyższe potrzebują systemu do kompleksowego zarządzania edukacją studentów, która obejmuje drogę od rekrutacji i przyjęcia aż po ukończenie studiów i kolejne etapy.
Dlaczego instytucje szkolnictwa wyższego potrzebują systemu informacji o studentach?
Większość uczelnianych systemów wdrożono, zanim poczta elektroniczna, media społecznościowe i Internet stały się codziennością. Z tego powodu instytucje muszą stale aktualizować swoje oprogramowanie edukacyjne, aby integrować je z nowymi technologiami. Jednak te często niespójne systemy hybrydowe znajdują się pod szczególną presją. Jest to związane ze zmieniającymi się potrzebami cyfrowymi studentów, w tym studentów nietradycyjnych, a także z nowymi formami kształcenia.
Instytucje szkolnictwa wyższego dostrzegają, że zwinność organizacyjna jest kluczem do ciągłego rozwoju i innowacji cyfrowych.
Ponieważ trendy w nauczaniu i demografia studentów stale się zmieniają, uczelnie będą coraz częściej starały się angażować studentów przez cały okres studiów i potrzebowały dostępu do informacji, aby dopasować studentów do kursów, zajęć dodatkowych, doradców czy mentorów. Płynne doświadczenia studentów to priorytet. Mając wszystkie dane w jednym miejscu, instytucje i studenci mogą uzyskać dostęp do informacji wtedy, gdy ich potrzebują.
Ostatecznie oprogramowanie dla szkolnictwa wyższego musi wspierać sukces studenta. W tym celu administracja, wykładowcy i studenci potrzebują systemu równie intuicyjnego i łatwego w obsłudze, co inne technologie, z których korzystają na co dzień.
Jakie korzyści płyną z nowoczesnego systemu informacji o studentach w szkolnictwie wyższym?
Starsze systemy w szkolnictwie wyższym są niespójne, przestarzałe i nie odzwierciedlają dzisiejszego sposobu funkcjonowania instytucji edukacyjnych. Wiele ważnych funkcji, które są częścią współczesnych uczelni wyższych, po prostu nie istniało 20 czy 30 lat temu, kiedy powstawały obecne systemy.
Co więcej, instytucje szkolnictwa wyższego dostrzegają, że zwinność organizacji jest kluczem do zapewnienia długoterminowego rozwoju i innowacji cyfrowych. Nie oznacza to jednak, że świat szkolnictwa wyższego czeka egzamin z cyfrowej transformacji. Według globalnego badania Workday, „Zamykanie luki transformacyjnej: W drodze do zrównoważonej transformacji cyfrowej”, 60% liderów szkolnictwa wyższego twierdzi, że tempo transformacji cyfrowej spadło w porównaniu z ubiegłym rokiem, albo spodziewają się jego spowolnienia w przyszłości.
Badania sugerują, że wiele uczelni wyższych zmaga się z wyzwaniami transformacji cyfrowej, które dodatkowo nasiliła pandemia, i nie jest w stanie odpowiednio rozwijać swoich strategii. Chcąc rozwiązać ten problem, a także wyeliminować istniejące luki w strategii cyfrowej, instytucje muszą najpierw podjąć bardziej fundamentalny krok. Oznacza to opracowanie i wdrożenie strategii dotyczącej danych. Możliwość podejmowania trafnych inwestycji w zakresie cyfryzacji zależy jednak od dostępu do właściwych danych, które stanowią podstawę podejmowania decyzji.
Jak system informacji o studentach pomaga w zarządzaniu danymi?
Kampusy i uczelnie przypominają małe miasta. Składają się z wielu ruchomych elementów, które wzajemnie na siebie wpływają. Szczegółowe zrozumienie operacji uczelni i studentów wymaga dokładniejszych analiz i monitorowania, a to zaczyna się od danych. Uzyskanie wartościowych danych na wymaganym poziomie szczegółowości przy użyciu arkuszy kalkulacyjnych jest trudne i czasochłonne. Nawet jeśli system jest nieco nowocześniejszy, wyzwaniem pozostaje wydobycie danych z wielu odrębnych źródeł. W najlepszym przypadku liderzy szkolnictwa wyższego otrzymują dane z opóźnieniem.
Modernizując infrastrukturę technologiczną uczelni, liderzy szkolnictwa wyższego zyskują dostęp do dokładnych danych w czasie rzeczywistym. Wymaga to zastąpienia rozproszonych, przestarzałych systemów platformą, która płynnie i bezpiecznie łączy dane w całej instytucji.
Szkolnictwo wyższe musi przekształcić dane w strategiczny zasób, aby instytucje mogły jak najlepiej zaspokajać potrzeby studentów, budżetów, kadry naukowej i infrastruktury – teraz i w przyszłości.
Kompleksowy obraz danych pozwala instytucjom określić, które programy generują koszty, a które przychody. Następnie można analizować te dane według kierunków studiów.
Dzięki zwinnej platformie edukacyjnej liderzy mogą wspierać sukcesy studentów, rozwijać skuteczniejsze procesy biznesowe, zyskać lepszy wgląd w organizację i utrzymać stabilną pozycję w dynamicznie zmieniającym się środowisku.
Czym jest system informacji o studentach (SIS) Workday Student?
Oprogramowanie Workday dla szkolnictwa wyższego to Workday Student – ujednolicony system chmurowy współpracujący z rozwiązaniami Workday Human Capital Management i Workday Financial Management. Dzięki Workday uczelnie mogą przenieść cały kampus na jedną nowoczesną platformę zapewniającą zwinność i łatwą obsługę.
Workday stworzył oprogramowanie dla szkolnictwa wyższego z myślą o współczesnych uczniach. Według partnerów Workday z sektora edukacyjnego obecne systemy informacji o studentach są niespójne, przestarzałe i nie odzwierciedlają sposobu pracy współczesnych uczelni. Rozwiązanie Workday Student powstało ze świadomością tych potrzeb. Administracja, wykładowcy i studenci potrzebują systemu, który jest tak samo intuicyjny i wygodny, jak inne technologie, których używają na co dzień.
Workday stworzył system SIS, który zapewnia studentom nowoczesne doświadczenia. Zarówno uczniowie, jak i pracownicy administracji zyskują swobodę wykonywania zadań w dowolnym miejscu i czasie – czy to na laptopie w bibliotece, czy na smartfonie na plaży.
Workday Student to system zbudowany we współpracy z partnerami projektowymi. Bazując na ich wiedzy, chcieliśmy stworzyć nowoczesny system informacji o studentach – jedyny kompleksowy produkt tego typu posiadający już aktywnych klientów.
Czym Workday Student różni się od innych systemów informacji o studentach?
Większość instytucji korzysta z systemów SIS mających co najmniej 20 lat, czyli więcej niż wielu studentów. Uczelnie zmagają się z przestarzałymi systemami i chcą przejść na rozwiązanie chmurowe, które oferuje spójne i przyjazne dla użytkownika doświadczenie cyfrowe. Studenci mogą dzięki niemu zapisywać się na zajęcia, śledzić godziny pracy w ramach studiów, zarządzać dofinansowaniem i umawiać się na konsultacje na urządzeniu przenośnym. Wychodzenie naprzeciw potrzebom studentów jeszcze nigdy nie było tak ważne, a my naprawdę jesteśmy w stanie to zrobić.
W Workday wierzymy, że podstawą nowoczesnego oprogramowania edukacyjnego jest pełny wgląd w dane – dotyczące finansów, HR i studentów – w jednym chmurowym systemie, który umożliwia pełną analizę i łatwy dostęp do informacji.
Mając wszystkie dane w jednym miejscu, instytucje i studenci mogą uzyskać dostęp do informacji wtedy, gdy ich potrzebują.
Dzięki nowoczesnemu systemowi zarządzania dla szkolnictwa wyższego, takiemu jak Workday Student, pracownicy uczelni mogą korzystać z pulpitów nawigacyjnych, aby monitorować trendy rekrutacyjne, sprawdzać popyt na poszczególne kursy, zarządzać wolnymi stanowiskami wykładowców, śledzić przychody z czesnego według kierunku studiów oraz analizować wybór kursów w oparciu o dane rekrutacyjne, aby zapewnić terminowe obsadzenie stanowisk.
Studenci mogą używać pulpitów, aby zapisywać się na zajęcia online, otrzymywać powiadomienia o terminach i potwierdzenia zapisu na zajęcia czy śledzić swoją ścieżkę akademicką. Wykorzystując bogate dane z profili studentów, Workday Student może polecać programy wsparcia akademickiego, które wzbogacają doświadczenia studentów.
Kompleksowy obraz danych pozwala instytucjom określić na przykład, które programy generują koszty, a które przychody. Następnie można analizować te dane według kierunków studiów. Dzięki Workday Student uczelnie zyskują bazujące na danych informacje dotyczące takich obszarów, jak stan puli kandydatów, trendy wśród studentów czy popyt na konkretne kierunki studiów, To pozwala im podejmować jak najbardziej świadome decyzje – teraz i w przyszłości.
Dowiedz się więcej o oprogramowaniu Workday Student Management