Man Group dysponowało starzejącą się infrastrukturą systemów finansowych i kadrowych (HR). Aktualizacje funkcji tych aplikacji były problematyczne i generowały wysokie koszty testowania. Ponadto dostarczanie danych do działów operacyjnych wymagało niekiedy stosowania długotrwałych i skomplikowanych rozwiązań tymczasowych. Pracownicy regularnie pracowali przy użyciu licznych arkuszy kalkulacyjnych do zarządzania planowaniem finansowym, co prowadziło do opóźnień i wymagało czasochłonnych, ręcznych kontroli w celu usunięcia niespójności danych.
Ujednolicone globalne procesy biznesowe w jednym systemie
Man Group chciał odejść od arkuszy kalkulacyjnych i rozproszonych systemów, aby zyskać czas na bardziej strategiczne działania i zwiększyć wartość dla firmy. Grupa poszukiwała technologii, która umożliwiłaby realizację standardowych procesów na poziomie globalnym, wspierała jej rozwój i dostarczała innowacje.
Zespół oceniający rozpoczął poszukiwania, wychodząc z założenia, że konieczne będzie pozyskanie dwóch odrębnych systemów – dla finansów i działu HR. Jednak podczas analizy Workday zespół był pod wrażeniem jego możliwości integracji danych w jednym środowisku. Było jasne, że Workday może znacząco zmienić sposób, w jaki Man Group wykorzystuje technologię do zarządzania procesami finansowymi i kadrowymi.
Zespół był pod szczególnym wrażeniem wizji technologicznej Workday oraz faktu, że nasze oprogramowanie zostało od podstaw opracowane w chmurze. Połączenie finansów i HR w środowisku chmurowym otworzyło przed obydwoma zespołami znaczące możliwości modernizacji ich obszarów działania i nawiązania nowej jakości współpracy.
Zintegrowany system wspiera restrukturyzację i precyzyjne budżetowanie
Man Group połączyło swoje procesy finansowe, planowania finansowego i HR w jednym bezpiecznym systemie. Jednolity przepływ danych przez wszystkie procesy przyspiesza i zwiększa dokładność raportowania oraz podejmowania decyzji.
Zaledwie trzy miesiące po wdrożeniu Workday Man Group zakończyło restrukturyzację, reorganizując struktury własności i procesy operacyjne. Elastyczność systemu Workday sprawiła, że transformacja przebiegła szybko i sprawnie.
Firma musi także opracowywać precyzyjne budżety i prognozy, zachowując przy tym elastyczność przez cały rok finansowy. Dostęp do wszystkich istotnych danych w jednym systemie znacząco ułatwia i zabezpiecza te procesy w porównaniu z do czasów, kiedy informacje były rozproszone w różnych systemach i arkuszach kalkulacyjnych.
Zespół ds. partnerstwa biznesowego aktywnie korzysta z Workday, aby otrzymywać dokładnie te informacje, których potrzebuje.
Właściciel produktu Workday w dziale finansowym
Koniec z ręcznymi procesami
Integracja systemów finansowych i HR z innymi systemami operacyjnymi w Man Group stanowiła jeden z kluczowych sukcesów wdrożenia Workday. Tim Perkins, dyrektor ds. technologii korporacyjnych w Man Group, stwierdza: „Workday dysponuje rozbudowaną strukturą integracyjną. Dzięki temu zautomatyzowaliśmy szereg kluczowych interakcji biznesowych, które wcześniej były przeprowadzane ręcznie, a także zwiększyliśmy aktualność informacji zarządczej i niezawodność kluczowych procesów”.
Widzimy, że Workday jest zbudowany na solidnych i aktualnych fundamentach technicznych. To daje nam pewność, że produkt będzie nadal dynamicznie się rozwijać.
Dyrektor ds. technologii korporacyjnych
Duże zaangażowanie użytkowników dzięki bezpośredniemu dostępowi do danych
W przeszłości pracownicy mieli ograniczony dostęp do informacji w systemach finansowym i HR firmy Man Group, ale dzięki Workday zaangażowanie użytkowników znacznie wzrosło.
Zatrudnieni mają teraz bezpośredni dostęp do systemu, a nawet członkowie zespołów finansowych i HR, którzy nie mają wiedzy technicznej, mogą tworzyć własne raporty, zamiast czekać na ich przygotowanie przez specjalistów IT. Thomas Rees, właściciel produktu Workday w dziale finansowym Man Group, wyjaśnia: „Jedną z ogromnych zalet Workday jest to, że osoba nie posiadająca absolutnie żadnego doświadczenia w programowaniu lub IT może szybko nauczyć się analizować zbiory danych i pozyskiwać z nich istotne informacje”.