Comprendre les logiciels RH en mode Saas

Qu'est-ce qu'un logiciel RH en mode SaaS ?

Les logiciels RH en mode SaaS fournissent des outils essentiels de gestion des effectifs par le biais de services web sécurisés. Contrairement aux systèmes traditionnels hébergés sur les serveurs de l'entreprise, une plateforme logicielle RH en mode SaaS fonctionne sur l'infrastructure du fournisseur, ce qui donne aux entreprises la flexibilité d'accéder aux services où qu'elles se trouvent.

Également connues sous le nom de logiciels Cloud RH, ces solutions gèrent l'ensemble du parcours collaborateur, de l'embauche jusqu'à la retraite, dans une seule plateforme. Un système Cloud RH intègre des fonctions cruciales, telles que :

• Traitement de la paie et conformité fiscale

• Gestion des avantages sociaux

• Gestion des temps et des présences

• Gestion de la performance

• Recrutement et onboarding des talents

• Planification et analyses RH

La technologie Cloud relie ces fonctions grâce à des données et des workflows partagés. Par exemple, lorsqu'un nouveau collaborateur rejoint l'entreprise, ses informations ne sont saisies qu'une seule fois, mais circulent automatiquement entre les modules, ce qui élimine la saisie redondante de données et réduit les erreurs.

L'évolution des systèmes RH en mode SaaS

Il y a encore quelques décennies, les professionnels des RH géraient la paie, les avantages sociaux et les workflows d'embauche uniquement à l'aide de documents papier et de processus manuels. Avec l'arrivée de l'informatique, les entreprises ont pu moderniser et digitaliser leurs workflows. Mais les réseaux informatiques et les packages logiciels « on-premise » nécessitent un support IT important et des mises à jour coûteuses toutes les quelques années.

Le début des années 2000 a vu émerger les premiers outils RH basés sur le web, mais ceux-ci manquaient généralement de capacités d'intégration et d'accès mobile. L'essor du Cloud computing dans les logiciels de gestion des ressources humaines a véritablement commencé vers 2010, sous l'impulsion de plusieurs facteurs, notamment des effectifs de plus en plus distribués et des attentes croissantes en matière d'expériences utilisateurs de qualité grand public.

En 2020, la démocratisation fulgurante du travail à distance a rendu la technologie Cloud RH indispensable. Les entreprises ont découvert qu'elles ne pouvaient pas gérer efficacement les viviers de talents internationaux ou fournir des expériences collaborateurs unifiées avec des systèmes « on-premise » obsolètes qui nécessitaient un accès VPN et des ordinateurs physiques.

Le Cloud RH par rapport aux systèmes RH traditionnels

Le choix entre les systèmes Cloud RH et « on-premise » modifie fondamentalement votre approche de la gestion des talents. Les systèmes traditionnels stockent les données et les applications sur des serveurs appartenant à l'entreprise et protégés par un pare-feu, tandis qu'une plateforme Cloud RH fournit des services par le biais de connexions internet sécurisées et cryptées, accessibles depuis n'importe où.

Le passage au Cloud est également un choix stratégique. Les systèmes « on-premise » requièrent un investissement initial important et une maintenance continue, et fonctionnent mieux dans des environnements stables ne nécessitant pas de changements rapides. Les outils RH en mode SaaS offrent une grande flexibilité, soutenant les entreprises qui doivent s'adapter rapidement aux évolutions du marché et aux changements dans leurs effectifs.

Voici une comparaison des deux approches :

Les avantages d'un logiciel RH en mode SaaS

Selon l'étude Cloud and AI Business Survey 2024 de PwC, 74 % des entreprises les plus performantes ont amélioré leur rentabilité en passant aux services Cloud. En outre, 72 % d'entre elles ont constaté une augmentation de la productivité et 69 % ont noté une accélération de la mise sur le marché et une amélioration de l'expérience client après avoir investi dans ces outils.

Examinons quelques-uns des avantages des systèmes RH en mode SaaS.

Onboarding plus rapide et expérience unifiée pour les effectifs

Les collaborateurs s'attendent à des expériences technologiques de qualité grand public. Le Cloud RH offre des interfaces mobiles intuitives pour soumettre des demandes de congés, accéder aux informations sur la paie ou effectuer des tâches d'onboarding. Les nouvelles embauches peuvent remplir les formalités administratives avant leur date d'entrée en fonction et les chargés de recrutement peuvent suivre l'avancement de l'onboarding.

Par exemple, les clients qui utilisent l'outil de planification des entretiens Rooster avec Workday peuvent réduire de 30 % l'effort manuel requis pour les fonctions de planification et de 50 % le temps global nécessaire pour pourvoir les postes.

Innovation continue

Les systèmes RH traditionnels peuvent rester inchangés pendant des années entre deux mises à jour majeures, alors que les plateformes Cloud offrent régulièrement aux entreprises de nouvelles capacités, sans nécessiter de longs projets de mise en œuvre. Votre équipe peut profiter des dernières technologies de pointe, comme les analyses basées sur l'IA et le Machine Learning qui identifient les risques de départ ou les pipelines de recrutement optimisés.

Toutes les versions et mises à jour logicielles sont incluses dans l'abonnement Workday et fournies immédiatement. Workday propose des mises à jour de services chaque semaine, et des mises à jour de fonctionnalités majeures deux fois par an.

Rentabilité

Les logiciels RH en mode SaaS offrent des fonctionnalités de niveau entreprise sans coûts initiaux. Les modèles d'abonnement transforment des dépenses conséquentes en coûts d'exploitation prévisibles. En outre, ils incluent des mises à jour automatiques afin que les entreprises puissent accéder aux dernières fonctionnalités et mises à jour de conformité.

PwC a constaté que 65 % des entreprises les plus performantes ont réduit leurs coûts en investissant dans des plateformes Cloud.

Automatisation de la conformité internationale

Les logiciels de gestion des RH dans le Cloud intègrent automatiquement l'évolution des règles fiscales, des réglementations en matière de confidentialité et des exigences en matière de reporting grâce à des mises à jour régulières, afin d'éviter aux équipes RH de devoir constamment faire des recherches et mettre à jour les workflows manuellement. Cela réduit considérablement les risques de non-conformité tout en permettant une expansion rapide sur de nouveaux marchés sans avoir à construire des systèmes distincts pour chaque pays.

La société internationale Cognizant utilise le logiciel RH en mode SaaS de Workday pour rationaliser le traitement de la paie et la conformité de ses effectifs. L'entreprise a réduit son temps de traitement de la paie de 9 à 2 jours grâce à Workday, tout en maintenant la conformité dans tous les pays où elle est présente. « Grâce à ses logiciels dédiés à l'Australie, notamment Single Touch Payroll, Workday s'assure que chaque cycle de paie se produit sans erreur », a déclaré Mitch Collins, Consulting Director de Workday.

Insights en temps réel pour de meilleures décisions

Un système de gestion des RH basé dans le Cloud offre une visibilité en temps réel sur les indicateurs de gestion des effectifs grâce à des tableaux de bord personnalisables et des analyses en self-service. Vous accédez sans délai aux informations dont vous avez besoin, ce qui n'est pas le cas avec de nombreux systèmes RH traditionnels. Les dirigeants peuvent voir instantanément les tendances du turnover, les benchmarks de rémunération ou les écarts de compétences pour prendre des décisions data-driven qui améliorent les performances organisationnelles.

Workday a aidé DATEV à connecter ses données historiques à son nouveau système Workday basé dans le Cloud pour un reporting actualisé à l'aide de Workday Prism Analytics. « Vous générez un rapport dans Workday, exportez les données dans Workday Prism Analytics, puis les combinez avec celles du système externe. Ensuite, vous rassemblez et intégrez les données, et votre rapport est terminé », explique Michael Goller, architecte technique pour Workday chez DATEV.

Obstacles courants à l'adoption d'un système RH en mode SaaS

Le parcours de mise en œuvre d'un logiciel de RH et de paie en mode SaaS est souvent semé d'embûches. Comprendre les obstacles fréquemment rencontrés peut donner à votre équipe la vision nécessaire pour développer des stratégies d'atténuation et fixer des attentes réalistes.

Complexité de la migration des données

Des obstacles techniques peuvent empêcher de transférer des années de dossiers de collaborateurs, de données historiques et de configurations personnalisées à partir de systèmes obsolètes. Votre entreprise peut également découvrir des problèmes de qualité des données lors de la planification de la migration. Une transition réussie nécessite une évaluation et une épuration approfondies des données, ainsi qu'une migration par étapes plutôt que d'essayer de tout transférer en une fois.

Résistance à la conduite du changement

Même les plateformes Cloud RH les plus conviviales obligent les collaborateurs et les managers à se familiariser avec de nouvelles interfaces et de nouveaux workflows. En l'absence d'une communication et d'une formation adéquates, le personnel peut se montrer réticent au changement. Les entreprises leaders s'attaquent à ce problème en impliquant les utilisateurs finaux dès le début du processus de conception et en désignant des responsables de service pour soutenir leurs collègues pendant la transition.

Intégration dans les systèmes existants

La plupart des entreprises ont besoin que leur logiciel Cloud RH se connecte aux fournisseurs de paie, aux plateformes de formation, aux systèmes d'avantages sociaux et aux applications financières. Chaque intégration ajoute une nouvelle couche de complexité et de points de défaillance potentiels. Les entreprises qui font l'inventaire de leurs systèmes et créent une roadmap d'intégration peuvent trouver un équilibre entre leurs besoins immédiats et leurs objectifs d'architecture à long terme.

Problèmes de sécurité et de conformité

Les acteurs impliqués peuvent s'inquiéter des risques de cybersécurité liés au stockage des données sensibles des collaborateurs dans des environnements Cloud, en particulier dans les secteurs très réglementés. Cependant, les fournisseurs de systèmes Cloud garantissent souvent des mesures de sécurité plus robustes que les équipes IT internes. Répondez aux préoccupations organisationnelles en évaluant les processus de sécurité des fournisseurs et les accords de résidence des données avant de choisir une suite logicielle.

Comment mettre en œuvre un système RH en mode SaaS

Une planification rigoureuse et une responsabilisation claire vous aideront à mettre en œuvre le Cloud RH. Voici une roadmap étape par étape pour vous guider dans votre passage d'un système traditionnel à un logiciel RH en mode Saas.

1. Définissez votre stratégie et votre vision

Déterminez en quoi consiste la réussite pour votre entreprise. Cette vision vous servira de guide tout au long de la mise en œuvre.

• Identifiez les points de friction spécifiques créés par votre système actuel et classez par ordre de priorité les fonctionnalités indispensables.
• Créez des objectifs menant aux résultats souhaités et mesurables (par exemple, réduire de 30 % le délai de recrutement, ou réduire de moitié le temps administratif des RH).

2. Choisissez le bon partenaire et la bonne plateforme

Évaluez les fournisseurs en fonction des exigences de votre stratégie. Vous devez regarder les fonctionnalités, mais également explorer plus en profondeur ce qui fait que telle ou telle plateforme conviendra à votre entreprise.

• Demandez des démonstrations en utilisant vos scénarios réels.
• Vérifiez les références d'entreprises de taille similaire dans votre secteur.
• Tenez compte de l'aide à la mise en œuvre, des modèles de services continus et de la manière dont la plateforme évoluera avec votre entreprise dans les trois à cinq prochaines années.

3. Planifiez votre approche de la migration des données

Réalisez un audit approfondi des données en identifiant les éléments à migrer, à corriger, à archiver ou à laisser de côté.

• Établissez des règles de transformation des données, normalisez les formats des champs et décidez de la manière de traiter les enregistrements incomplets.
• Créez une stratégie de validation pour vérifier l'intégrité des données après la migration.
• Prévoyez un fonctionnement parallèle des systèmes pendant les périodes de transition critiques afin de minimiser les interruptions d'activité.

4. Favorisez la conduite du changement et l'adoption

Développez une formation basée sur les rôles qui se concentre sur les tâches quotidiennes de chaque poste, afin d'aider les collaborateurs à se sentir à l'aise dans le nouveau système.

• Créez un réseau de super-utilisateurs dans les différents services, qui pourront aider leurs collègues.
• Utilisez plusieurs canaux de communication pour sensibiliser les utilisateurs avant le lancement.
• Planifiez des célébrations pour les étapes clés afin de maintenir la dynamique et de mettre en avant vos réussites.

5. Mesurez le succès et optimisez en continu

Identifiez les indicateurs qui fournissent les insights les plus précieux pour votre entreprise afin d'évaluer l'impact du nouveau système Cloud RH.

• Contrôlez les taux d'adoption du système, les tickets transmis au service d'assistance, ainsi que les principales améliorations de processus.
• Prévoyez des examens réguliers de l'optimisation, afin d'identifier les possibilités d'amélioration.
• Documentez les enseignements tirés afin de les appliquer aux futures initiatives technologiques de votre entreprise.

Comment Workday participe à la transformation Cloud des RH

Workday propose une véritable solution Cloud RH de bout en bout, conçue spécifiquement pour répondre aux défis dynamiques et actuels de la gestion des effectifs. Contrairement aux systèmes fragmentés nécessitant des intégrations complexes, la plateforme unifiée Workday relie toutes les données sur les collaborateurs dans un système intelligent et fusionné.

Principales fonctionnalités de Workday :

• Des expériences collaborateurs personnalisées grâce aux assistants conversationnels
• Des workflows configurables qui s'adaptent sans nécessiter de personnalisation coûteuse
• Une innovation continue grâce à des mises à jour automatiques semestrielles
• Analyses des talents et plans de succession basés sur l'IA
• Cadres de conformité mondiaux couvrant 240 pays
• Reporting en self-service sans dépendance à l'IT
• Pensé dès le départ pour la mobilité, pour une gestion des effectifs où que vous soyez
• Intégration unifiée avec les systèmes financiers pour une visibilité complète de l'entreprise

Workday élimine les données fragmentées et automatise les tâches courantes afin de donner aux équipes RH plus de temps pour les initiatives stratégiques, et aux entreprises l'agilité nécessaire pour répondre à l'évolution de leurs besoins.

Consultez nos ressources RH qui vous aideront dans votre parcours

Les systèmes RH statiques ne peuvent pas suivre le rythme de la complexité croissante des effectifs et des attentes des talents. Le moment est peut-être venu de passer au Cloud si votre entreprise espère attirer, développer et fidéliser les talents nécessaires à sa croissance future. Workday pose les bases de l'innovation continue et de la flexibilité pour vous permettre de vous développer sereinement en sachant que vous serez prêt quoi qu'il arrive.