L'économie allemande prospère grâce à des salariés très bien formés, compétents et technophiles. L'Allemagne peut se targuer du quatrième PIB au monde et ses exportations se classent au troisième rang mondial, derrière la Chine et les États-Unis. Les lois sur la protection des salariés du pays, qui régulent les salaires, les congés, la sécurité et d'autres droits des travailleurs, sont parmi les plus strictes au monde.
Comme toutes les entreprises allemandes, DATEV eG doit travailler en phase avec les comités d'entreprise qui veillent au respect de cette réglementation. Elle doit également préserver la confidentialité des données de chaque collaborateur, tel que prescrit par le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'Union européenne (UE).
Michael Goller est Technical Architect, Workday chez DATEV et connaît bien ces réglementations du travail. Une grande partie de sa mission consiste à veiller à la conformité de l'entreprise. Il doit aussi fournir un accès sécurisé et restreint aux données RH, qu'il s'agisse de données personnelles des collaborateurs ou de données d'entreprise que la direction peut utiliser pour appuyer les décisions organisationnelles. Il s'occupe également de garantir la confidentialité des données.
L'heure est à la modernisation
Auparavant, DATEV conservait ses informations RH dans des systèmes de stockage de données complexes, conçus il y a 20 ans. Pour combiner les données avec des informations d'autres systèmes en vue d'effectuer des analyses et générer des rapports, ces données devaient être transmises à un data warehouse selon un processus complexe d'extraction, de transformation et de chargement (ETL). « Nous avons choisi Workday pour moderniser notre système de données RH et faciliter l'accès aux données transverses, la gestion, l'analytics et le reporting », explique Michael Goller.
Malheureusement, DATEV s'est heurté à un obstacle majeur. « Tout ce qui nécessitait des données RH historiques était pratiquement impossible à réaliser, ou terriblement fastidieux et long, explique Michael Goller. Charger l'historique complet à partir de notre ancien logiciel HCM dans Workday aurait pris trop de temps. »
Aujourd'hui, toutes nos données historiques sont entièrement accessibles, et toutes les données pertinentes se trouvent au même endroit grâce à Workday Prism Analytics. Et nous avons également mis en place le self-service utilisateur avec Workday.Technical Architect
La facilité d'accès aux données RH historiques était essentielle à DATEV pour maintenir des profils de salariés complets, précis et conformes aux réglementations allemandes sur la protection des travailleurs. C'est alors que Michael Goller s'est intéressé à Workday Prism Analytics. Cette solution pouvait fournir à DATEV un data hub capable de rassembler de grands volumes de données historiques et opérationnelles diverses, ainsi que des données Workday fiables, en une source unifiée et sécurisée. « Nous avons résolu le problème majeur de l'accès à nos données RH historiques en ajoutant Prism Analytics à notre configuration Workday, précise-t-il. En fin de compte, nous avons démantelé l'ancien data warehouse, ce qui nous a fait gagner du temps et de l'argent. »
Noël en juillet
Peu après le déploiement de Workday chez DATEV, le compte à rebours a commencé pour Michael Goller chargé d'un projet particulièrement urgent : les primes de Noël. « À peine le déploiement terminé au début de l'été, nous devions déjà préparer le modèle de primes pour la fin du mois d'octobre, explique-t-il. Cela nécessitait des données provenant de nombreuses sources, y compris des données historiques, et impliquait des calculs uniques pour chaque collaborateur. Tout retard était exclus. Or nous avons pu respecter les délais grâce au data hub Workday Prism Analytics qui nous a permis de regrouper facilement toutes nos données en un seul endroit. »
Michael Goller cite également un consultant expert de Workday qui a aidé son équipe à bien démarrer et à optimiser l'utilisation de Prism Analytics. « Nous avons été opérationnels immédiatement, ce qui nous a permis de tenir les délais, dit-il. Nous avons ajouté facilement tous les éléments de données appropriés dans notre modèle, avons testé ce modèle avec succès, avant de l'intégrer sans problème dans notre système de production de la paie. »
Assurance insolvabilité : un pas vers le self-service
En Allemagne, les collaborateurs peuvent prendre un congé sabbatique de plusieurs années. DATEV offre la possibilité de prendre un congé pouvant aller jusqu'à trois ans. Pour obtenir ce congé, le collaborateur cumule au préalable une indemnité qu'il utilise pendant la période de congé. « Toutes les entreprises doivent assurer cette indemnité, ce qui peut représenter un poste important à surveiller de près par les auditeurs, comme c'est le cas chez DATEV, indique Michael Goller. En décembre, nous devons produire un rapport pour notre compagnie d'assurance, qui ajuste ses primes en fonction du montant total que nous avons alloué dans notre bilan. Nous devons également déclarer les montants à chaque collaborateur une fois par an. »
Nous avons pu enrichir nos processus de gestion bien plus que nous n'aurions pu le faire auparavant grâce aux rapports de données générés par Workday Prism Analytics.
Technical Architect
En utilisant le data hub Workday Prism Analytics pour rassembler des données disparates en vue de ces rapports, Michael Goller a pu fournir le rapport à la compagnie d'assurance et les rapports individuels aux collaborateurs en décembre, comme prévu. « Nous avions également besoin de données historiques issues de notre ancien système, et le chargement a été assez rapide, précise-t-il. Puisqu'il s'agit désormais d'un rapport Prism dont la plupart des traitements se font dans Workday, les salariés peuvent produire leurs propres rapports. Aujourd'hui, notre self-service donne à chacun un accès sécurisé à ses feuilles de temps, informations de paie et autres données personnelles. »
Michael Goller n'a plus à faire de transformations de données complexes pour créer divers rapports. « Je ne suis pas particulièrement à l'aise avec la technologie, donc les intégrations dans Workday avec le data hub de Prism Analytics me facilite grandement la tâche, dit-il. Vous générez un rapport dans Workday, exportez les données dans Prism, puis les combinez avec celles du système extérieur. Ensuite, vous compilez et intégrez les données. Et c'est tout. En cas d'erreur, elle est facile à corriger. »
Le RGPD garantit la confidentialité des données et la conformité
Les règles du RGPD de l'UE sont complexes et leur violation peut être coûteuse. L'une de ses exigences oblige les entreprises à supprimer les données d'un individu si elles ne sont plus nécessaires ou à la demande spécifique d'un collaborateur. « Nous pouvons établir des calendriers pour archiver ou supprimer des données RH spécifiques en utilisant Prism dans notre environnement Workday, conclut Michael Goller. Combinée aux fonctions intégrées de sécurité des données de Workday, cette fonctionnalité nous aide à protéger les données de nos collaborateurs et à assurer notre conformité au RGPD, deux éléments essentiels pour la direction et les comités d'entreprise de DATEV. »