Was ist Cloud-basierte HR Software?

HR in der Cloud: Eine moderne Grundlage für erfolgreiches Personalmanagement

Unternehmen verabschieden sich zunehmend von veralteten HR-Systemen. Diese traditionellen Systeme verfügen oft nur über begrenzte Benutzerlizenzen, verursachen hohen Wartungsaufwand für IT-Teams und isolieren wichtige Daten in Silos.

Cloud-basierte HR-Managementsysteme bieten eine effiziente Alternative. Diese webbasierten Plattformen beseitigen Hardwareprobleme und ermöglichen ortsunabhängigen Zugriff, automatische Updates und nahtlose Skalierbarkeit. Moderne Cloud-HR-Lösungen verbinden zuvor isolierte Prozesse zu einem integrierten System, das mit Ihrem Unternehmen wächst.

Das Wichtigste in Kürze:

Cloud-basierte HR Software liefert webbasierte Lösungen für das Personalmanagement und eliminiert so den Aufwand für Hardware und Wartung.
Diese Lösungen bieten Echtzeit-Zugriff, erhöhte Sicherheit, automatische Updates und kosteneffiziente Skalierung – ohne den Investitionsaufwand herkömmlicher Systeme.
Die Implementierung erfordert eine sorgfältige Planung, eine Datenmigrationsstrategie und Change Management, um die Akzeptanz der Anwender sicherzustellen.
Plattformen wie Workday bieten umfassende HR-Funktionen – vom Recruiting bis zum Ruhestand – in einer einzigen, einheitlichen Lösung.

„Workday führt alle [unsere] Daten in einer integrierten Plattform zusammen, sodass wir fundierte Entscheidungen treffen und unsere Ziele erreichen können.“

– Carl Duckinson, Chief Information Officer, Aurecon

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Was ist Cloud-basierte HR Software?

Cloud-basierte HR Software stellt über sichere Internetservices ultimative Personalmanagementlösungen bereit. Im Gegensatz zu herkömmlichen Systemen, die auf den Servern des Unternehmens laufen, wird eine cloudbasierte HR-Softwareplattform auf der Infrastruktur des Anbieters ausgeführt. Unternehmen erhalten damit die Flexibilität, standortunabhängig auf Services zuzugreifen.

Diese auch als SaaS-HR-Software bezeichneten Lösungen decken alle Prozesse von der Einstellung bis zur Rente auf einer einzigen Plattform ab. Ein cloudbasiertes HR-System integriert zentrale Funktionen wie:

Entgeltverarbeitung und steuerliche Compliance
Verwaltung von Mitarbeiterzusatzleistungen
Zeit- und Anwesenheitserfassung
Performance-Management
Talentakquise und Onboarding
Personalplanung und -analyse

Cloudbasierte Technologie verbindet diese Funktionen durch gemeinsam genutzte Daten und Workflows. Beispielsweise werden die Daten eines neuen Mitarbeitenden nur einmal in das System eingegeben, fließen aber automatisch durch die verschiedenen Module. Auf diese Weise werden redundante Dateneingaben vermieden und Fehler reduziert.

Die Evolution cloudbasierter HR-Systeme

Noch vor wenigen Jahrzehnten verwalteten HR-Fachkräfte Entgeltabrechnung, Zusatzleistungen und Einstellungsprozesse ausschließlich auf Papier und manuell. Mit dem Einzug von Computern konnten Unternehmen ihre veralteten Abläufe in digitale Workflows überführen. On-Premise-Computer-Netzwerke und Softwarepakete erforderten jedoch alle paar Jahre umfangreichen IT-Support und kostspielige Upgrades.

Anfang der 2000er-Jahre kamen die ersten webbasierten HR-Tools auf den Markt, denen es jedoch an Integrationsmöglichkeiten und mobilem Zugriff mangelte. Der Durchbruch des Cloud Computing in HR-Management-Software begann um 2010 – getrieben durch zunehmend verteilte Belegschaften und wachsende Erwartungen der Anwender an eine intuitive Bedienung.

Im Jahr 2020 wurde cloudbasierte HR-Technologie durch die Zunahme der Remote-Arbeit unverzichtbar. Unternehmen erkannten, dass sie mit veralteten On-Premise-Systemen, die VPN-Zugang und physische Rechner voraussetzten, weder globale Talentpools effektiv managen noch eine nahtlose Mitarbeitererfahrung bieten konnten.

Cloud-HR vs. traditionelle HR-Systeme

Ob cloudbasiert oder On-Premise: Die Wahl Ihres HR-Systems bestimmt Ihren Ansatz für das Talentmanagement. Herkömmliche Systeme speichern Daten und Anwendungen auf firmeneigenen, durch Firewalls geschützten Servern, während eine cloudbasierte HR-Plattform Services über sichere, verschlüsselte Internetverbindungen für standortunabhängigen Zugriff bereitstellt.

Der Wechsel in die Cloud ist auch eine strategische Entscheidung. On-Premise-Systeme erfordern hohe Anfangsinvestitionen und kontinuierliche Wartung. Sie funktionieren am besten in stabilen Umgebungen, die keine schnellen Änderungen erfordern. Cloudbasierte HR-Tools hingegen punkten durch Flexibilität und unterstützen Unternehmen, die sich schnell an Marktschwankungen und Veränderungen in der Belegschaft anpassen müssen.

Hier ein Vergleich:

Cloud-basierte HR-Systeme

Pay-as-you-go-Abonnementmodell
Automatische Updates mit minimalen Unterbrechungen
Überall mit Internetverbindung zugänglich
Schnell skalierbar bei wachsender Belegschaft
Vom Anbieter gemanagte Sicherheit und Wartung
Für den mobilen Einsatz optimiertes Design für die moderne Belegschaft

Traditionelle HR-Systeme

Hohe Anfangsinvestitionen
Manuelle Updates mit Beteiligung der IT
Nur im Büronetzwerk oder per VPN zugänglich
Kapazitätsbeschränkungen, die Hardware-Upgrades erfordern
Interne Verantwortlichkeit für Sicherheitspatches
Desktop-orientiert, mit begrenzten mobilen Möglichkeiten

Schon gewusst?

72 % der leistungsstärksten Unternehmen haben eine vollständig cloudbasierte Technologie implementiert – im Vergleich zu 33 % der anderen Unternehmen (PwC, 2024).

Die Vorteile Cloud-basierter HR-Software

Der Studie „2024 Cloud und AI Business Survey“ von PwC zufolge konnten 74 % der leistungsstärksten Unternehmen ihre Rentabilität durch den Umstieg auf Cloud-Services steigern. Zusätzlich berichteten 72 % nach der Investition in diese Tools über eine höhere Produktivität und 69 % über kürzere Markteinführungszeiten sowie ein besseres Kundenerlebnis.

Hier nun einige Vorteile Cloud-basierter HR-Systeme.

Schnelleres Onboarding und eine nahtlose Mitarbeitererfahrung

Mitarbeitende erwarten heute Technologie mit einer einfachen Bedienung. Cloudbasierte HR-Lösungen bieten intuitive mobile Oberflächen für die Übermittlung von Urlaubsanträgen, den Zugriff auf Abrechnungsinformationen oder das Erledigen von Onboarding-Aufgaben. Neu eingestellte Mitarbeitende können Unterlagen schon vor ihrem Startdatum ausfüllen, während Manager den Fortschritt jederzeit verfolgen können.

Ein Beispiel: Kunden, die das Interview-Planungstool Rooster zusammen mit Workday einsetzen, senken den manuellen Aufwand für Terminplanungen um 30 % und besetzen Stellen um 50 % schneller.

Kontinuierliche Innovation

Während traditionelle HR-Systeme oft jahrelang unverändert bleiben, bieten Cloud-Plattformen Unternehmen regelmäßig neue Funktionen – ohne langwierige Implementierungsprojekte. Ihr Team profitiert dabei von Technologien wie KI-gestützten Analysen und Machine Learning, die Risiken bei der Mitarbeiterbindung oder Optimierungspotenzial in Recruiting-Pipelines früh aufzeigen.

Als Workday-Kunde sind alle Software-Releases und -Updates in Ihrem Abonnement enthalten und werden sofort bereitgestellt. Workday bietet wöchentliche Service-Updates und halbjährlich größere Feature-Updates.

Kosteneffizienz

Cloud-basierte HR-Software bietet leistungsstarke Funktionen ohne Vorlaufkosten. Durch Abonnementmodelle werden Großausgaben zu planbaren Betriebskosten. Zudem profitieren Unternehmen von automatischen Updates und erhalten stets Zugang zu den neuesten Features und Compliance-Standards.

Laut PwC konnten 65 % der leistungsstärksten Unternehmen ihre Kosten durch Investitionen in cloudbasierte Plattformen senken.

Automatisierung der globalen Compliance

Cloud-basierte HR-Software berücksichtigt durch regelmäßige Updates automatisch sich ändernde Steuerregeln, Datenschutzvorschriften und Reportinganforderungen und erspart HR-Teams die manuelle Recherche und Aktualisierung von Workflows. Dadurch werden Compliance-Risiken drastisch reduziert und eine schnelle Expansion in neue Märkte ermöglicht, ohne dass für jedes Land eine eigene Lösung entwickelt werden muss.

Das globale Unternehmen Cognizant nutzt die Cloud-basierte HR-Software von Workday, um seine Entgeltverarbeitung und Compliance-Prozesse in Bezug auf das Personal zu optimieren. Mit Workday verkürzte das Unternehmen die Verarbeitungszeit der Entgeltabrechnung von neun auf zwei Tage und gewährleistet gleichzeitig die Einhaltung aller länderspezifischen Vorschriften. „Mit der speziell für Australien entwickelten Software – einschließlich Single Touch Payroll (STP) – stellt Workday sicher, dass unsere Entgeltabrechnung auf Anhieb korrekt ist“, erklärt Mitch Collins, Consulting Director bei Workday.

Echtzeit-Einblicke für bessere Entscheidungen

Ein Cloud-basiertes HR-Management-System bietet mit individuell anpassbaren Dashboards und Selfservice-Analysen Echtzeit-Einblicke in Personalkennzahlen – statt sie erst zu liefern, wenn Sie sie konkret benötigen, wie es bei vielen HR-Legacy-Systemen der Fall ist. So können Führungskräfte Fluktuationtrends, Vergütungs-Benchmarks oder Kenntnislücken sofort erkennen und datengestützte Entscheidungen treffen, die die Unternehmens-Performance verbessern.

Mit Unterstützung von Workday gelang es DATEV, historische Daten in die neue cloudbasierte Workday-Lösung einzubinden, um mit Workday Prism Analytics ein aktuelles Reporting zu realisieren. „Wir generieren einen Bericht in Workday, laden die Daten in Workday Prism Analytics und kombinieren sie dann mit Daten aus dem externen System. Anschließend werden die Daten zusammengeführt und integriert, und fertig ist der Bericht", erklärt Michael Goller, Technical Architect für Workday bei DATEV.

Häufige Hürden bei der Einführung Cloud-basierter HR-Lösungen

Die Implementierung Cloud-basierter HR- und Entgeltabrechnungssoftware verläuft selten ohne Hindernisse. Ein gutes Verständnis der typischen Hürden verschafft Ihrem Team die nötigen Einblicke, um Strategien zur Risikominimierung zu entwickeln und realistische Erwartungen zu setzen.

Komplexität der Datenmigration

Technische Hürden können die Übertragung der in vielen Jahren angesammelten Mitarbeiterdatensätze, historischen Daten und benutzerdefinierten Konfigurationen aus veralteten Systemen erschweren. Oft zeigen sich während der Migrationsplanung auch Probleme mit der Datenqualität. Ein erfolgreicher Umstieg erfordert eine gründliche Bewertung und Bereinigung der Daten, gefolgt von einer schrittweisen Migration – statt des Versuchs, alle Daten auf einmal zu übertragen.

Widerstand gegen Change-Management

Selbst die benutzerfreundlichsten cloudbasierten HR-Plattformen erfordern von Mitarbeitern und Managern, dass sie sich in neue Oberflächen und Workflows einarbeiten. Ohne transparente Kommunikation und geeignetes Training reagiert das Team möglicherweise ablehnend auf die Veränderung. Führende Unternehmen setzen hier auf einen anderen Weg: Sie binden Endanwender schon früh in den Design-Prozess ein und bestimmen Verantwortliche aus den Fachabteilungen, die ihre Kollegen während des Umstiegs unterstützen können.

Integration mit vorhandenen Systemen

Die meisten Unternehmen müssen ihre cloudbasierte HR-Software nahtlos mit Entgeltabrechnungsanbietern, Learning-Plattformen, Zusatzleistungssystemen und Finanzanwendungen verknüpfen. Jede zusätzliche Integration erhöht jedoch die Komplexität und potenziellen Fehlerquellen. Unternehmen, die eine Bestandsaufnahme ihrer Systeme durchführen und eine Roadmap für die Integration entwickeln, können ihre unmittelbaren Anforderungen mit den langfristigen Architekturzielen in Einklang bringen.

Sicherheits- und Compliance-Bedenken

Gerade in stark regulierten Branchen sorgen sich Stakeholder häufig über Cybersicherheitsrisiken bei der Speicherung sensibler Mitarbeiterdaten in Cloud-Umgebungen. Jedoch verfügen Cloud-Anbieter oft über robustere Sicherheitsmaßnahmen als interne IT-Teams. Diese Bedenken lassen sich ausräumen, wenn Unternehmen vor der Auswahl einer Software-Suite die Sicherheitsprozesse der Anbieter sowie die Vereinbarungen zur Speicherung von Daten prüfen.

Schon gewusst?

Weniger als ein Viertel (24 %) der HR-Mitarbeitenden geben an, dass die HR-Führungskräfte ihres Unternehmens das Potenzial von HR-Technologien voll ausschöpfen (Gartner, 2024).

So implementieren Sie eine cloudbasierte HR-Lösung

Sorgfältige Planung und klare Verantwortlichkeiten sind die Basis für eine erfolgreiche Einführung von cloudbasierter HR. Im Folgenden finden Sie eine Roadmap, die Sie Schritt für Schritt auf dem Weg von Altsystemen zu einer Cloud-basierten HR Software begleitet.

1. Definieren Sie Ihre Strategie und Vision.

Bestimmen Sie, was Erfolg für Ihr Unternehmen bedeutet. Diese Vision ist Ihr Leitfaden für die gesamte Implementierung.

Ermitteln Sie die spezifischen Probleme, die Ihr aktuelles System verursacht, und priorisieren Sie die Funktionen, die Sie unbedingt benötigen.
Definieren Sie messbare Ziele, die zu den gewünschten Ergebnissen führen, wie z. B. eine Verkürzung der Zeit bis zur Einstellung um 30 % oder eine Halbierung des Verwaltungsaufwands in der Personalabteilung.

2. Wählen Sie den richtigen Partner und die richtige Plattform.

Bewerten Sie die Anbieter anhand dem, was Ihre Strategie erfordert. Features sind hilfreich, doch sollten Sie außerdem ermitteln, wie eine Plattform auf einer tieferen Ebene für Ihr Unternehmen funktioniert.

Fordern Sie Demonstrationen unter Verwendung Ihrer realen Szenarien an.
Prüfen Sie Referenzen von Unternehmen ähnlicher Größe in Ihrer Branche.
Erwägen Sie Unterstützung bei der Implementierung sowie kontinuierliche Service-Modelle und berücksichtigen Sie, wie sich die Plattform in den nächsten drei bis fünf Jahren mit Ihrem Unternehmen entwickeln wird.

3. Planen Sie Ihren Ansatz für die Datenmigration.

Führen Sie ein gründliches Datenaudit durch und ermitteln Sie, was migriert, korrigiert, archiviert oder vernachlässigt werden soll.

Legen Sie Datentransformationsregeln fest, standardisieren Sie Feldformate und entscheiden Sie, wie mit unvollständigen Datensätzen umgegangen wird.
Erstellen Sie eine Validierungsstrategie zur Verifizierung der Datenintegrität nach der Migration.
Planen Sie den parallelen Betrieb von Systemen während kritischer Übergangsphasen ein, um Betriebsunterbrechungen zu minimieren.

4. Fördern Sie Change-Management und Akzeptanz.

Entwickeln Sie rollenspezifisches Training, das sich auf die täglichen Aufgaben jeder Rolle konzentriert, damit sich Mitarbeitende im neuen System sicher fühlen.

Schaffen Sie ein Netzwerk von Superusern in allen Abteilungen, die Peer-Support leisten können.
Nutzen Sie mehrere Kommunikationskanäle, um vor dem Launch Aufmerksamkeit zu schaffen.
Planen Sie Feiern für wichtige Meilensteine, um die Dynamik aufrechtzuerhalten und schnelle Erfolge hervorzuheben.

5. Messen Sie den Erfolg und optimieren Sie kontinuierlich.

Entscheiden Sie, welche Kennzahlen die wertvollsten Erkenntnisse für Ihr Unternehmen liefern, um die Auswirkungen des neuen cloudbasierten HR-Systems zu bewerten.

Überwachen Sie Systemakzeptanzraten, Helpdesk-Tickets und wichtige Prozessverbesserungen.
Planen Sie regelmäßige Optimierungsanalysen, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.
Dokumentieren Sie gewonnene Erkenntnisse, um sie auf zukünftige Technologieinitiativen in Ihrem Unternehmen anzuwenden.

„Angesichts der aktuellen Größe unseres Unternehmens ist die [Workday-]Plattform möglicherweise umfangreicher als derzeit nötig – aber sie bietet eine skalierbare Lösung, die mit uns wachsen und unsere zukünftige Expansion unterstützen kann.“

– Ingrid Marcelis, Chief Human Resources Officer, Duvel Moortgat

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Wie Workday die Transformation cloudbasierter HR unterstützt

Workday bietet eine echte End-to-End-Lösung für cloudbasierte HR, die speziell für die dynamischen Herausforderungen des modernen Personalmanagements entwickelt wurde. Im Gegensatz zu fragmentierten Systemen mit komplexen Integrationen verbindet die einheitliche Workday-Plattform alle Mitarbeiterdaten in einer intelligenten, integrierten Lösung.

Zentrale Workday-Funktionen:

Personalisierte Mitarbeitererfahrungen mit interaktiven Assistenten
Konfigurierbare Workflows, die sich ohne kostspielige Anpassungen kundenspezifisch gestalten lassen
Kontinuierliche Innovation durch halbjährliche automatische Updates
KI-gestützte Talentanalysen und Nachfolgeplanung
Globale Compliance-Frameworks für 240 Länder
Selfservice-Reporting ohne IT-Abhängigkeit
Für den mobilen Einsatz optimiertes Design für standortunabhängiges Personalmanagement
Nahtlose Integration mit Finanzsystemen für umfassende Transparenz im Unternehmen

Workday beseitigt fragmentierte Daten und automatisiert Routineaufgaben, damit HR-Teams mehr Zeit für strategische Initiativen haben und Unternehmen die nötige Agilität gewinnen, um auf wechselnde geschäftliche Anforderungen zu reagieren.

Entdecken Sie HR-Ressourcen zur Unterstützung Ihrer Journey

Statische HR-Systeme können mit der zunehmenden Komplexität der Belegschaft und den Erwartungen von Talenten nicht Schritt halten. Wenn Ihr Unternehmen die für zukünftiges Wachstum benötigten Talente gewinnen, entwickeln und binden möchte, ist jetzt möglicherweise der richtige Zeitpunkt für den Wechsel in die Cloud. Workday bietet eine solide Basis für kontinuierliche Innovation und die Flexibilität, sich an Ihr wachsendes Unternehmen anzupassen – damit Sie optimal auf zukünftige Herausforderungen vorbereitet sind.