Was ist ein Finanzmanagementsystem (FMS)?

Wie funktionieren traditionelle Finanzmanagementsysteme?

Finanzmanagementsysteme wurden konzipiert, um Buchhaltungsaufgaben zu erleichtern und die Erstellung regelmäßiger Finanzberichte zu fördern. Dieser Prozess folgte früher einem strengen und klar definierten Ablauf, der mit der Erfassung von Transaktionen begann und mit der Aktualisierung des Hauptbuchs endete. Bei der buchhalterischen Verarbeitung von Transaktionen werden bestimmte Details entfernt und mit zusammengefassten Eingaben die Salden aktualisiert. Diese Systeme bieten lediglich die Möglichkeit, Finanzberichte anhand der anfänglich eingerichteten Buchhaltungssegmente zu erstellen.

Um aussagekräftigere Einblicke und ein detaillierteres Finanzmanagement-Reporting bereitzustellen, werden zusätzlich zu diesen FMS Data Warehouses, Business-Intelligence-Lösungen und Reporting-Tools benötigt. Dieser Ansatz, bei dem ergänzende Software nachträglich aufgesetzt wird, erfordert die Entwicklung und Verwaltung kostspieliger Integrationen. Häufig müssen Daten erst aufwendig abgestimmt werden, was ein vermeidbares Fehlerrisiko für die Unternehmen bedeutet. Oft entstehen durch diesen Ansatz letztlich starre Silos mit isolierten Daten und ungenauen Finanzaufstellungen. 

Separate Lösungen für Buchhaltung, Konsolidierung, Abstimmung, Einkauf, Umsatz, Compliance und andere Funktionen machen die FMS-Umgebung noch komplexer. Fragmentierte Systeme stehen Echtzeit-Einblicken, Wachstum und Anpassungsfähigkeit im Weg. Für Unternehmen ist die Skalierung oder Modifizierung solcher Systeme mit einem erheblichen Zeit- und Kostenaufwand verbunden und in einigen Fällen kaum realisierbar.

Was machen cloudbasierte Finanzmanagementlösungen anders?

Cloudbasierte Finanzmanagementlösungen sind darauf ausgelegt, die starren Prozesse zu beseitigen, die Finanzberichte anhand zusammengefasster Transaktionen generieren.

Eine Lösung wie Workday Financial Management bewahrt die umfangreichen Geschäftsinformationen der Transaktionen und bildet sie unmittelbar im Finanz-, Management- und operativen Reporting ab. Zusätzliche Vorteile bietet die integrierte KI, die für Automatisierung sorgt, intelligente Prognosen ermöglicht und Datenschutz gewährleistet. 

Mit einer einheitlichen cloudbasierten Lösung, in der alle Transaktionen erfasst und grundlegende Kernprozesse unterstützt werden, erhalten Finanzteams Echtzeit-Zugriff auf alle genehmigten Geschäftsinformationen. Mit einer Single Source of Truth für Geschäftsdaten können Unternehmen Planung, Umsetzung und Analyse in einer zentralen Lösung zusammenführen.

Warum ist ein cloudbasiertes Finanzmanagementsystem wichtig?

Die Finanzabläufe eines Unternehmens sind ausschlaggebend für seinen Erfolg – und von Finanzteams wird immer öfter verlangt, sich an Entscheidungsprozessen zu beteiligen. Ein cloudbasiertes FMS versetzt Finanzabteilungen in die Lage, bessere Entscheidungen zu treffen und Erkenntnisse für unternehmensweite Stakeholder bereitzustellen – von Marketing und Vertrieb bis hin zu Produkt und Abläufen. So wird die strategische Entscheidungsfindung gefördert und Kontext zu den Auswirkungen neuer Geschäftsprozesse auf das Unternehmensergebnis geliefert.

Damit das gelingt, müssen Workday zufolge zwei Voraussetzungen erfüllt sein: einfacher Zugriff auf aktuelle Finanz- und Mitarbeiterdaten und die Fähigkeit, verschiedene Datenquellen zusammenzuführen, um mehrdimensionale Berichte und Analysen zu ermöglichen. 

Nicht-finanzielle Daten – insbesondere Informationen aus operativen Systemen – erweitern den Kontext zu den Zahlen und liefern umfassendere Einblicke in die zugrunde liegenden Performance-Treiber. In der Bestandsverwaltung und im Cashflow-Management ist das Verständnis des „Warum“ hinter den Daten unerlässlich für effektive Entscheidungen.

Wie wirkt sich Technologie auf die Finanzprozesse aus?

Für ein zukunftsfähiges Finanzsystem ist eine moderne Backend-Technologie unverzichtbar, um zentrale Features wie Transaktionen, Reporting und Analysen an einem zentralen Ort zu vereinen. So kann das Finanzteam planen, Transaktionen durchführen, analysieren und Berichte zu Daten generieren, ohne das System zu verlassen. Eine cloudbasierte Finanzmanagementlösung hilft dabei, all dies zu ermöglichen.

Durch die Kombination von Transaktionen und Analysen in einer einzigen Lösung ist die unmittelbare Verarbeitung, Konsolidierung sowie das Reporting der im FMS hinterlegten Finanzdaten möglich. Diese Lösung unterstützt die parallele Verarbeitung von Transaktionen und Analysen und bietet Echtzeit-Zugriff auf Finanzdaten. Sobald eine Transaktion erfolgt, steht sie sofort für Reporting und Analysen zur Verfügung.

Finanzteams können täglich konsolidierte Berichte für mehrere Geschäftseinheiten und Währungen erstellen, was den Zeitaufwand für die Debitorenbuchhaltung und Finanzabschlüsse reduziert. Automatisierte Workflows ermöglichen es Unternehmen, Prozesse ohne großen Aufwand zu erstellen oder zu verändern, sodass sie mit Branchenänderungen oder -vorschriften Schritt halten können.

Kurz gesagt sollte ein FMS:

• umfassende und präzise Echtzeit-Einblicke in Ihre Unternehmensdaten bereitstellen

• Führungskräften relevante, kontextbezogene Geschäftseinblicke liefern

• CFOs und ihre Teams in die Lage versetzen, organisatorische, Prozess- und Reportingänderungen ohne Betriebsunterbrechungen vorzunehmen

Wie ermöglicht ein cloudbasiertes FMS Finanzteams, wechselnde Herausforderungen zu meistern?

In den letzten Jahren hat sich die Rolle des CFO von der eines Buchhalters oder Zahlenjongleurs zu einem strategischen Partner des Unternehmens entwickelt, der für die Wertschöpfung verantwortlich ist. CEOs erwarten detaillierte, zukunftsorientierte Erkenntnisse von der Finanzfunktion, damit sie neue Chancen erkennen, Risiken managen und wirtschaftliche Schwankungen sowie Volatilität auffangen können. Aktueller und zukünftiger Unternehmenswert sind nun miteinander verknüpft und beide hängen von der Qualität dieser Erkenntnisse ab.

Die Finanzfunktion steht vor der Aufgabe, Einblicke für eine größere Zielgruppe und in einem zunehmend dynamischen Geschäftsumfeld bereitzustellen. Der Finanzbereich muss hier aufholen und Technologie als Chance begreifen, um eine stärker strategischere Rolle im Unternehmen zu spielen.

Zu diesem Zweck sollten Finanzteams Einblicke bieten, die über die Zahlen aus dem Hauptbuch hinausgehen – ein Punkt, ab dem Legacy-Systeme nicht mehr mithalten können.

Doch viele Finanzteams sind dieser Aufgabe nach wie vor nicht gewachsen. Der Schwerpunkt ihrer Arbeit liegt noch immer auf der Transaktionsverarbeitung. Da sie den Großteil ihrer Zeit damit verbringen, Daten zusammenzutragen, bleibt kaum Zeit für die Analyse, die nötig wäre, um sich als der strategische Partner zu positionieren, den das Unternehmen eigentlich bräuchte. Mit fragmentierten oder veralteten Finanzsystemen ist es schwer, wenn nicht unmöglich, die benötigten Daten dann zu bekommen, wenn sie gebraucht werden.

Häufig lagern wertvolle Daten unerreichbar in Altsystemen – oder sogar Spreadsheets –, sowie in unternehmensweiten Silos. Das bedeutet, dass Unternehmen nicht auf diese Daten zugreifen und sie auf einfache Weise mit externen Datenquellen kombinieren können. Daran scheitert dann auch die Entwicklung von Datenmodellen und die Erstellung von Prognosen, die nötig wären, um das Unternehmen fit für die Zukunft zu machen.

Durch die Zusammenführung der unterschiedlichen Datenströme moderner Unternehmensorganisationen in einem Enterprise Resource Planning-System (ERP) können sowohl finanzielle als auch nicht finanzielle Daten erfasst, analysiert und in Berichten ausgewertet werden, um einen Mehrwert für die Stakeholder zu schaffen. (Ein ERP-System bezeichnet eine Suite von betriebsrelevanten Softwareanwendungen – z. B. für Finanzwesen, Personalmanagement, Lieferkette, Customer Relationship Management und Bestandsverwaltung – in einer einzigen Lösung.)

Die Bedeutung von Echtzeit-Daten im Finanzmanagement

Täglich fließen riesige Datenmengen durch die Unternehmen. Wo es gelingt, diese Daten zu nutzen und effektiv zu analysieren, können schneller bessere Entscheidungen getroffen werden.

Beispielsweise können Unternehmen mithilfe von Analysen in Echtzeit ermitteln, welche Kunden den größten Gewinn einbringen – eine Erkenntnis, für die normalerweise eine separate Analyselösung außerhalb des FMS nötig wäre.

Funktionen wie Marketing setzen Daten ein, um das Kundenerlebnis zu transformieren und stärker zu personalisieren. Führende Unternehmen erschließen neue Umsatzquellen, indem sie zusätzlich zu Produkten datengestützte Services anbieten. Der ausschlaggebende Unterschied liegt jedoch in der Schnelligkeit, mit der cloudbasierte, automatisierte Finanzmanagementsysteme Führungskräften ermöglichen, Erkenntnisse zu generieren und Mehrwert zu schaffen.

Ausgereifte Datenanalysen ermöglichen komplexere und präzisere Umsatzprognosen. Die Kombination von Finanzdaten mit Informationen aus anderen Bereichen (z. B. Verbraucherdaten oder Daten aus anderen operativen Systemen) führt zu neuen Erkenntnissen. Dies kann sogar zur Entwicklung neuer, moderner und zweckmäßigerer KPIs beitragen. 

Aussagekräftige, in der Cloud gespeicherte Geschäftsdaten können auch über Finanz-Scorecards und -Dashboards abgerufen werden, die über mobile Endgeräte zugänglich sind. Führungskräfte erhalten einen Snapshot der Geschäftsentwicklung in Echtzeit, sodass Sie die wichtigsten Kennzahlen mühelos verfolgen können. So werden unliebsame Überraschungen vermieden – sowie verzögerte Reaktionen auf Marktveränderungen.

Was sind die wesentlichen Features eines cloudbasierten Finanzmanagementsystems?

Eine moderne Finanzmanagementlösung sollte CFOs und ihre Teams in die Lage versetzen, konkrete Erkenntnisse zu liefern, statt lediglich Finanzkontrollen und -transaktionen zu verwalten. Erkenntnisse, die das Unternehmen transformieren und Mehrwert generieren können. 

Workday hat das Finanzmanagement mit einer einzigen cloudbasierten Lösung für alle Finanzprozesse revolutioniert, die Unternehmen folgende Vorteile bietet:

Erkenntnisgestützte Unternehmensführung: Die native cloudbasierte Lösung mit In-Memory-Objektdatenmodell erfasst Transaktionen in Echtzeit, unterstützt grundlegende Kernprozesse und befähigt Finanzteams, Geschäftsentscheidungen schneller zu treffen.

Sichere Konsolidierung und Abschlüsse: Die cloudbasierte Architektur von Workday eliminiert komplexe und aufwendige lineare Prozesse und bietet stattdessen einen schnelleren, agileren und präziseren Ansatz. Konsolidierte Einblicke in das Unternehmen sind nicht erst am Monats-, Quartals- oder Jahresende, sondern zu jedem beliebigen Zeitpunkt abrufbar. So können Unternehmen auf einen Zero-Day Close hinarbeiten.

Zukunftsorientierte Planung und Vorbereitung: Workday kombiniert Finanz- und Personaltransaktionen mit Reporting- und Planungsfunktionen, sodass Daten nicht mehr hin- und hergeschoben und abgestimmt werden müssen. So wird ein effizienter und leicht reproduzierbarer Prozess auf der Basis von Ist-Daten geschaffen.

Proaktives und effektives Risikomanagement: Workday bietet mehr als einfaches Transaktionsmonitoring. Denn sämtliche Änderungen werden in einem lückenlosen Audit-Trail dokumentiert. Die Unternehmen können Genehmigungslimits verwalten, beaufsichtigen und konfigurieren, Grenzwerte festlegen und Aufgabenbereiche trennen. Auf diese Weise hilft Workday ihnen, Betrugsversuche und Risiken zu reduzieren.

Veränderungen als Chance: Der Wandel ist ein ständiger Prozess. Daher sind Änderungen und Neukonfigurationen in Workday jederzeit möglich. Außerdem werden einmal konfigurierte Änderungen umgehend auf alle beteiligten Organisationen, Transaktionen und Berichte in den Bereichen Finanzen, Personal und Planung angewendet.

Mit dem richtigen cloudbasierten FMS sind Unternehmen nicht nur in der Lage, Finanztransaktionen zu verfolgen, sondern können auch die unternehmensweite Agilität steigern, Planungs- und Prognoseprozesse beschleunigen und sich besser auf zukünftige Herausforderungen in einer Welt im Wandel vorbereiten.