Verschlankung aller Geschäftsprozesse ist für Southern Cross Health Insurance eine strategische Priorität. Ein komplexer Bereich, den die Organisation verbessern wollte, war die HR-Abteilung. Hier wurden über Jahrzehnte gängige Programme eingesetzt, die nicht miteinander kommunizierten.
Die Beherrschung von Personaldaten zur Unterstützung der Planung und Entscheidungsfindung war eine der wichtigsten Prioritäten. Separate Lösungen wurden für Personalbeschaffung, Entgeltabrechnung, Weiterbildung und Leistungsmanagement eingesetzt. Dazu kamen manuelle Tabellenkalkulationen für Prozesse wie die Entgeltüberprüfung. Selbst einfache Berichte verursachten damit einen hohen Verwaltungsaufwand. Führungskräfte hatten keinen einfachen Zugang zu den benötigten Daten, um ihre Teams effektiv zu führen.
Während der Pandemie war Workday entscheidend daran beteiligt, dass wir den Geschäftsbetrieb ohne Unterbrechung aufrechterhalten konnten. Die Umstellung auf Remote-Arbeit verlief nahtlos.
Chief People & Strategy Officer
Einfache Implementierung und Integration, hohe Sicherheit und starker Support
Laut Vicki Caisley, Chief People & Strategy Officer, entschied sich Southern Cross Health Insurance für Workday aufgrund der einfachen Konfiguration, Implementierung und Integration, des laufenden Supports, der Sicherheit sowie der Betriebs- und Implementierungskosten. Wichtig waren auch lokal verfügbare Personen im Support und Daten.
„Wir waren auf der Suche nach einem One-Stop-HR-Shop – einer kompletten End-to-End-Lösung. Außerdem sollte sich die Anwendungssuite problemlos in unsere bestehende Entgeltabrechnungslösung integrieren, das von einem externen Anbieter betrieben wird. Wir führten Validierungen durch und hatten unser eigenes Sicherheits- und Digitalteam im Auswahlgremium. „Wir haben erkannt, dass die Selfservice-, Daten-, Analyse- und Dashboard-Funktionen von Workday für die Verwaltung unserer Belegschaft wirklich nützlich sind.“
Effizientes und schlagkräftiges HR-Team
Fleur Elliot ist Head of People and Culture. Sie erklärt, dass Workday den Zeitaufwand des HR-Teams für die Verwaltung drastisch reduziert hat. „Wenn ich nur an mein Team denke, da gibt es einen ganzen Stapel von Berichten, die wir nicht mehr sehen. Alle Berichte, die früher manuell für die Finanz- und IT-Abteilung erstellt werden mussten, laufen jetzt wie von Zauberhand im Hintergrund ab. Außerdem haben wir nur noch wenig mit der Entgeltabrechnung zu tun. Dadurch konnten wir viele Stunden einsparen.“
„Auch für die Weiterbildung und Personalentwicklung hat Workday große Veränderungen gebracht. Wir können jetzt ganz einfach erfassen, wer die Compliance-Module abgeschlossen hat. Unser gesamtes Onboarding-Learning erfolgt automatisch. Die Teilnehmer können die Module sogar auf ihrem Handy durcharbeiten, während sie pendeln. Diesen Prozess richten wir einmal ein und lassen ihn dann laufen, ohne uns darum kümmern zu müssen.“
Daten und Analysen unterstützen Entscheidungen der Führungskräfte
Die Daten und Analysen von Workday bieten eine Single Source of Truth in Echtzeit. Sie liefern die Art von Erkenntnissen, mit deren Hilfe Führungskräfte Entscheidungen treffen, die zu besseren Resultaten führen. „Das Dashboard-Reporting erweist sich als äußerst nützlich“, erklärt Vicki.
„Aufgrund von COVID-19 hat sich zum Beispiel unser jährlicher Urlaubsverbrauch verlangsamt. Die Rückstellungen nahmen zu und wir hatten zum Jahresende das 2-3-fache unserer normalen Urlaubsrückstellungen in der Bilanz. Dank Workday konnten wir dieses Problem schnell und einfach in den Griff bekommen. Gemeinsam mit den Führungskräften sorgten wir dafür, dass Mitarbeiter ihren Urlaub planen und buchen konnten. Wir konnten in Echtzeit überwachen, wie viele Stunden Urlaub wir am Ende des Jahres haben würden. Früher hätte die Erstellung eines einzigen Berichts über ausstehende Urlaubstage bei mehreren beteiligten Personen bis zu sechs Stunden gedauert. Heute kann ich diese Informationen jederzeit auf Knopfdruck abrufen.“
Die Sichtbarkeit der Belegschaft unterstützt die Agilität des Betriebsmodells
Während Southern Cross Health Insurance seine Innovationen vorantreibt, werden laufend Änderungen am Betriebsmodell umgesetzt. „Vor Workday haben wir Organigramme manuell aktualisiert und hatten keine Echtzeitversion unserer Struktur“, sagt Vicki.
Als wir im letzten Jahr unser Geschäftsmodell neu aufstellten, machte Workday all diese Informationen für das HR-Team verfügbar. „Innerhalb kürzester Zeit hatten wir einen vollständigen Überblick über unsere offenen Stellen. Mithilfe von Workday für die Rekrutierung und das Onboarding konnten wir sie schnell besetzen. Ich kann mich erinnern, dass ich bei früheren Änderungen bis spät in den Abend hinein über Organigrammen gearbeitet und versucht habe, Querverweise zwischen den Mitarbeitern zu finden, um sicherzustellen, dass wir alle erfasst haben. Seit Workday sind diese Zeiten vorbei.“