Rolls-Royce ist eines der anspruchsvollsten Unternehmen der Welt und in so komplexen Märkten wie der zivilen Luft- und Raumfahrt, der Verteidigung und der Energietechnik technologisch führend.
Diese Größe und Vielfalt hat ihren Preis: 42 verschiedene Entgeltabrechnungen gibt es im weltweiten Unternehmen. Dies hat lange Zeit zu Problemen bei der Analyse der tatsächlichen Personalkosten geführt. Daher wurden Durchschnittswerte anstatt genauer Daten herangezogen. Dies wiederum bedingte erhebliche Abweichungen zwischen geschätzten und tatsächlichen Kosten.
Entscheidend wurden präzise Kostendaten jedoch, als die Auswirkungen der Corona-Pandemie auf die Märkte des Unternehmens durchschlugen und zu einer umfassenden Umstrukturierung führten. Mit „Was-wäre-wenn“-Szenarien konnte nicht mehr weiter gearbeitet werden. Präzision war gefragt.
Workday ist bei Rolls-Royce viel mehr als ein HR-System. Es ist eine Geschäftslösung, um das Unternehmen zu informieren, Einblicke zu geben und einige unserer Signaturprozesse zu verwalten.
Transformation Director, Global Business Services
Sichtbarkeit ist der Schlüssel zu gutem Management
Marcus Millership, Leiter für die Transformation bei Global Business Services, der zentralen Strategie- und Finanzfunktion von Rolls-Royce, erklärt: „Die Mitarbeiter stellen den größten Kostenanteil für das Unternehmen dar. Eine vollständige Transparenz ist daher der Schlüssel zur Steuerung der Organisation.“ Millership und sein Team prüften als Verantwortliche für die Suche nach einer Lösung für höhere Genauigkeit der HR-Daten viele Lösungen, bevor sie sich für Workday Prism Analytics entschieden.
Das vollautomatische Reporting über den Personalbestand und die Gesamtpersonalkosten sorgt jetzt nicht nur für absolute Genauigkeit und eine Reduktion der Budgetabweichungen um Millionen von Pfund. Es bewirkte auch eine noch nie dagewesene Zusammenarbeit zwischen der Personal- und der Finanzabteilung. Diese ging so weit, dass die Finanzabteilung Workday Prism Analytics für ihre eigenen Zwecke implementierte.
„Unsere bisherigen Erfahrungen zeigen deutlich, dass wir mit Workday Prism Analytics die richtige Wahl getroffen haben“, so Millership. Die Bewältigung der Corona-Krise wäre ohne diese Lösung viel schwieriger gewesen. Die neuen Fähigkeiten, die wir damit erhalten, sind wirklich beeindruckend.”
Neue Präzision beseitigt Budgetabweichungen
Die Möglichkeit, Daten von mehreren Entgeltabrechnungen und Tausenden von Arbeitnehmern in vielen Ländern zu integrieren, hat die Abweichungen bei der Berechnung von Budgets für den Personalbestand massiv verringert. So können die Manager nun den Daten vertrauen, auf die sie ihre Entscheidungen stützen.
Marcus Millership erklärt: „Die Annahmen, mit denen unsere Budgetierungsprozesse in der Vergangenheit arbeiten mussten, sind nicht mehr notwendig. Jetzt können wir reale Kosten in Workday einlesen, mit unseren Organisationsebenen vergleichen und viel genauer und präziser nutzen. Dies ist besonders wichtig in der gegenwärtigen Situation, in der wir versuchen, die Kosten zu senken.“
Vertrauenswürdige Daten sind für die Umstrukturierung unerlässlich
Den verwendeten Daten vertrauen zu können, war besonders wichtig für den Umstrukturierungsprozess, aus dem Rolls-Royce nach der schwierigen Corona-Zeit als agilere Organisation hervorgeht, die jetzt Chancen für zukünftiges Wachstum besser erkennen und nutzen kann.
Millership dazu: „Es war sehr wichtig, einen vollständigen Überblick über unsere Kostenbasis zu erhalten, indem wir genaue, in einer Lösung konsolidierte Daten nutzen und diese sehr schnell und einfach aktualisieren oder extrahieren. Eine vollständige Transparenz unserer Belegschaft und unserer Budgetplanung ist von großer Bedeutung. Genau das haben wir erreicht.“
Finanz- und Personalwesen arbeiten gemeinsam an Erkenntnissen und Maßnahmen
Die Finanzabteilung sagt jetzt: „Workday ist Single Source of Truth für Personaldaten und wir müssen diese Datenquelle nutzen, um die Personalkostenbasis zu verwalten“, sagt Millership.
„Das ist großartig: Die Ausrichtung auf eine einzige Datenquelle ist der Schlüssel für den Weg in eine nachhaltige Zukunft, die auf neuen Technologien basiert und in der es unerlässlich sein wird, Daten aus dem gesamten Unternehmen in einer einzigen Lösung zu nutzen.
„Unser Schwerpunkt liegt daher jetzt darauf, die Plattform strategischer zu nutzen.“