Als Heimat von Mount Rainier und Puget Sound ist Pierce County ein weit bekannter Ort im Bundesstaat Washington, der sich über fast 4.700 Quadratkilometer von der Cascade Range bis zum Pazifischen Ozean erstreckt. Seine natürliche Schönheit und die florierende Wirtschaft inspirieren die County-Mitarbeiter.
Mit mehreren Fortune-100-Unternehmen, einem bedeutenden Hafen im Nordwesten und dem größten Militärstützpunkt an der Westküste erbringt die Verwaltungsbehörde von Pierce County Hunderte von wichtigen Serviceleistungen, von der County-Verwaltung über die öffentliche Sicherheit und Justiz bis hin zur wirtschaftlichen Entwicklung und zur Verwaltung von Parks. Die County-Mitarbeiter setzen sich leidenschaftlich für die Unterstützung der Community, die Förderung einer starken Wirtschaft und die Erhaltung der natürlichen Schönheit der Region ein.
Pierce County ist bestrebt, kundenorientierte Behördendienste anzubieten, um die Lebensqualität im County zu verbessern. Technologische Spitzenleistungen, Effizienz und Wirtschaftlichkeit sind das Motto der County-Mitarbeiter.
Aus diesem Grund hat sich Pierce County an Workday gewandt, um die Entgeltabrechnung sowie das Management der Zusatzleistungen und der Zeiterfassung zu optimieren.
Wir waren nicht nur von den planmäßigen Updates beeindruckt, sondern profitieren auch von den Erfahrungen anderer Workday-Kunden mit der gleichen aktuellen Version.
Director of Budget and Finance
Langfristig planen
Mit mehr als 3.000 Mitarbeitern steht Pierce County oft vor ähnlichen Bedürfnissen und Herausforderungen wie jedes große Unternehmen. Da die County-Verwaltung aus 27 Abteilungen besteht, haben sie sehr unterschiedliche Geschäftsfaktoren und Personalbedürfnisse.
Das County hatte sein HR-System zuvor auf einem alten Großrechner betrieben, gepaart mit elektronischen Tabellenkalkulationen und manueller Zeiterfassung auf Papier. Für das alte System musste sehr viel manuell aufbereitet werden. Das führte häufig zu redundanter Dateneingabe und doppelten Datensätzen. Manager und Abteilungsleiter in der gesamten Organisation fanden es schwierig, Informationen in Echtzeit zu erhalten.
Das County führte eine Business-Case-Analyse durch und kam zu dem Schluss, dass es am sinnvollsten sei, das Mainframe-basierte System zu ersetzen. Ein Projektteam dokumentierte die Anforderungen, verfasste eine Ausschreibung und bewertete mögliche Anbieter. Für die Bewertung der neuen Lösung waren folgende Kriterien ausschlaggebend: Sie sollte die Kosten senken, die Produktivität steigern, die Servicebereitstellung verbessern und die Belegflut sowie den Papierverbrauch reduzieren. Kurz gesagt, Pierce County brauchte eine Lösung, die für die Ewigkeit gebaut war.
„Wir hatten ein älteres System“, sagt Larry Gezelius, Leiter der IT-Softwareentwicklung. „Außerdem waren wir dafür bekannt, unsere Systeme möglichst lange zu halten. Als wir uns nach einem Ersatz für unser Mainframe-System umsahen, suchten wir nach einer Lösung, die wir noch 15 bis 20 Jahre lang nutzen können.“
Das Team war zuversichtlich, dass es mit der Software-as-a-Service-Lösung (SaaS) von Workday etwas hatte, das dem County viele Jahre lang dienen würde. Workday bietet eine einzige, einheitliche Lösung für die Eingabe von Daten in den Bereichen Personalwesen, Entgeltabrechnung, Sozialleistungen und Zeiterfassung. Mit diesem Ansatz kann das County seine Geschäftspraktiken optimieren, den Integrationsaufwand verringern und Mitarbeitern und Managern Selfservice-Lösungen anbieten. Als cloudbasierter Service waren die Betriebskosten von Workday deutlich niedriger als die des Legacy-Systems. „Workday steht am Anfang eines langen technologischen Trends“, sagt Gezelius. „Andere Systeme stehen am Ende ihrer technischen Ära. Hätten wir sie gewählt, hätten wir bald wieder umsteigen müssen.“
Kosten sparen, Produktivität steigern
Die bisherigen Geschäftsprozesse von Pierce County waren besonders papierlastig, mit redundanter Dateneingabe und oft doppelten Datensätzen. Die Kombination von Workday Human Capital Management (HCM), Workday Payroll und Workday Time Tracking gibt Managern und Mitarbeitern mehr Kontrolle und Transparenz in den täglichen Prozessen und ermöglicht es Pierce County, Papierzeitkarten durch Selfservice der Mitarbeiter zu ersetzen und Zeit sowie Papier zu sparen.
Pierce County schätzt, dass Workday dem County mindestens 100.000 USD pro Jahr einsparen wird.
Workday steigert nicht nur die Produktivität erheblich, sondern eliminiert auch viele Kosten, die typischerweise mit On-Premise-Software verbunden sind, einschließlich Upgrades, Backups und Recovery-Support.
„Dank Workday mussten wir keine Infrastruktur für den Betrieb der Lösung aufbauen“, erklärt Gezelius. „Das hätte einen Aufwand von etwa drei Monaten erfordert, nur um die Umgebung aufzubauen, noch die Mitarbeiter geschult, getestet oder genutzt werden konnten.“
Durch die Entscheidung für Workday konnte das County teure und zeitaufwändige Upgrades des Legacy-Systems vermeiden. Wir waren nicht nur von den planmäßigen Updates beeindruckt, sondern profitieren auch von den Erfahrungen anderer Workday-Kunden mit der gleichen aktuellen Version“, Gary Robinson, Director of Budget and Finance.
Vorteile einer einheitlichen Lösung
Eine einheitliche Workday-Lösung gibt Pierce County Flexibilität und Kontrolle über die Entgeltabrechnung und die Berechnung der Sozialleistungen. Das ist etwas, was die frühere Entgeltabrechnung nicht leisten konnte.
„Wir sind immer wieder beeindruckt von der modernen Architektur, der eleganten Benutzeroberfläche und den anwenderfreundlichen Selfservice-Funktionen von Workday Payroll“, sagt Robinson. „Mit Workday kann das County seinen Mitarbeitern etwa die Möglichkeit bieten, sich per Selfservice für Sozialleistungen anzumelden und diese Abzüge automatisch in die Entgeltabrechnung einfließen zu lassen.“
Als die Lösung den Mitarbeitern der Personal- und Finanzabteilung vorgestellt wurde, die für die Entgeltabrechnung und die Berechnung der Sozialleistungen zuständig sind, war die Gruppe beeindruckt, wie gut Workday Verwaltungsaufgaben automatisiert und die Mitarbeiter in die Lage versetzt, sich auf wichtigere Aufgaben wie die Datenanalyse zu konzentrieren.
Bei der Workday Payroll-Demo waren etwa 50 Anwender im Raum. Sobald sie die Oberfläche sahen, waren alle von der veränderten Umgebung begeistert.
Pierce County kann es nicht erwarten, die Vorteile der Analysefunktionen von Workday zu nutzen. Das Reporting der alten Lösungen war weder intuitiv noch integriert. Die Leistungsfähigkeit der Analysefunktionen von Workday war daher schon zu Beginn des Auswahlprozesses offensichtlich. Die Anwender können es kaum erwarten, Drilldown-Berichte zu erstellen, die schnell und schmerzlos zum Kern der Sache vordringen.
Sicherheit und Compliance ohne viel Aufwand
Das Team von Pierce County suchte zwar nach einer modernen Anwendung, nahm aber die Sicherheits- und Compliance-Funktionen von Workday genau unter die Lupe. Für Kommunalverwaltungen gelten strenge Sicherheitsanforderungen und die Verwaltung öffentlicher Unterlagen kann eine Herausforderung sein. Workday hatte alle richtigen Antworten.
„Wir hatten die üblichen Bedenken gegenüber Cloud-Anbietern“, gibt Gezelius zu. „Sind ihre Lösungen sicher? Bieten Sie Hochverfügbarkeit? Ist die Performance gewährleistet? Workday hatte perfekte Antworten auf all diese Fragen.“
Bessere öffentliche Serviceleistungen
Robinson findet, dass Workday die ideale Mischung aus Standardisierung und Konfigurierbarkeit bietet, die das County benötigt. „Unsere Anforderungen sollten nicht nur erfüllt sein, sondern dies sollte auch ohne Anpassungen erfolgen können“, sagt er. „Wir haben den Eindruck, dass sich Workday einem neuen Standard-Geschäftsprozess annähert.“
„Wir streben eine stärkere Standardisierung an, aber angesichts der Vielfalt der Funktionen, die wir innerhalb der County-Verwaltung haben, wissen wir, dass wir andere Prozesse haben als Nichtregierungsorganisationen“, sagt Robinson. „Workday hat uns einerseits die Standardisierung ermöglicht, gleichzeitig aber auch die Möglichkeit gegeben, die Abläufe auf eine Weise zu konfigurieren, die unseren individuellen Bedürfnissen entspricht.“
Das Fazit für Robinson? Die Bürgerinnen und Bürger werden die Vorteile sofort spüren, da sich die Mitarbeiter des Countys auf wichtige Serviceleistungen statt auf Verwaltungsaufgaben konzentrieren können.
Er geht davon aus, dass Pierce County viel besser auf die Einwohner eingehen kann, weil die Mitarbeiter dank Workday nun zusätzliche Kapazitäten haben, um sich um sie zu kümmern.