Wie viele andere Unternehmen hatte auch NetApp Schwierigkeiten, schnell und effizient Erkenntnisse aus seinen Verträgen zu gewinnen. Projekte wurden aus Notwendigkeit an Rechtsdienstleister ausgelagert. Dabei kamen manuelle Lösungen und Prozesse zum Einsatz, wodurch es dem Team kaum möglich war, Vertragsdaten den geschäftliche Anforderungen entsprechend zu analysieren. Anfänglich mochte das Team ein bestimmtes Ziel vor Augen haben, doch während der Lösungssuche führten neue Informationen unweigerlich in eine andere Richtung, durch die die Komplexität zunahm. Um das gewünschte Ergebnis zu erzielen, mussten die Prozesse daher ständig modifiziert werden. Wann immer eine umfassende Prüfung neue Informationen ans Licht brachte, musste das Team wieder bei Null anfangen.
Der COVID-Katalysator
Insbesondere während der Corona-Pandemie geriet die Rechtsabteilung von NetApp unter Druck, KI effektiv einzusetzen, um den plötzlichen Unterbrechungen der Lieferkette entgegenzuwirken. Die Pandemie führte bei NetApp zu Lieferengpässen. Vor diesem Hintergrund mussten die Verantwortlichen herausfinden, welche Kunden bereit waren, Teillieferungen zu akzeptieren, und welche Ansprüche man gegenüber globalen Lieferanten geltend machen konnte. Aus Perspektive des Vertragsmanagements stellte dies ein Problem dar: Der Begriff „Teillieferung“ tauchte in den Verträgen nicht auf. NetApp musste Zehntausende Verträge prüfen, um die Vielzahl neuer Eventualitäten zu berücksichtigen. Gelang dies nicht, so könnte dies zu Rechtsstreitigkeiten, Kundenunzufriedenheit und vor allem zu Umsatzeinbußen führen.
Vor der Pandemie hätte sich niemand träumen lassen, dass wir als Branche einmal in eine Situation geraten würden, in der wir die Klauseln zu höherer Gewalt für fast alle Lieferantenverträge überprüfen und dabei Ergebnisse nahezu in Echtzeit generieren müssten.
Vice President Law, Technology, and Operations
Die Rechtsabteilung als Umsatztreiber
Mithilfe des KI-gesteuerten Text Mining von Workday Contract Intelligence, Powered by Evisort AI, bei dem alle Verträge einer Google-ähnlichen Suche unterzogen werden, konnte NetApp schnell bestimmte Bestimmungen finden, die es dem Unternehmen ermöglichten, Teillieferungen in Rechnung zu stellen und gleichzeitig die Kundenzufriedenheit aufrechtzuerhalten. Mithilfe der Workday-Plattform konnte das Team von NetApp sein KI-Tool innerhalb einer Woche trainieren und eine Suche nach Teillieferungen im gesamten Vertrags-Repository durchführen. So konnte innerhalb weniger Tage die Anzahl der Verträge von 24.000 auf 600 reduziert werden – mit 90 verschiedenen Varianten von Teillieferungsklauseln.
„Bei der Suche nach Teillieferungen gingen wir zunächst davon aus, dass wir nach bestimmten Begriffen suchen mussten. Doch wir stellten fest, dass einige Kunden abweichende Formulierungen verwendeten“, so die Vice President Law, Technology, and Operations. „KI ermöglichte es uns, uns auf relevante Formulierungen und zentrale Bestimmungen zu konzentrieren, die an unerwarteten Stellen in komplexen Rechtsvereinbarungen versteckt waren.“ Durch die Verknüpfung von Ablauffristen mit Teillieferungsklauseln konnte das funktionsübergreifende Team auch Verträge herausfiltern, die innerhalb der nächsten 90 Tage erneuert werden mussten. Verträge mit schlechteren Bedingungen konnten dadurch teilweise neu verhandelt werden.
Impuls für ein neues Mindset
Bei jeder neuen Technologie ist das Change Management der schwierigste Aspekt. Wenn Sie allerdings nach jeder erdenklichen Bestimmung suchen können, ohne dafür Gelder oder Personal aufbringen zu müssen, geht dieser Prozess schneller vonstatten. Dazu erklärte die Vice President Law, Technology and Operations: „Durch den intuitiven Prozess stellt sich wesentlich schneller und konfliktfreier ein neues Mindset ein.“ Seit der Corona-Pandemie hat NetApp über 90.000 Verträge analysiert und sich dabei mit verschiedenen Projekten befasst, darunter Rechtsträgerwechsel, Aktivitäten infolge von Fusionen und Übernahmen sowie Datenschutzanalysen. Dank der hochmodernen KI zur Vertragsextraktion und der Technologie für automatisierte Workflows konnten Tausende Arbeitsstunden und mehrere Millionen Dollar bei einer Reihe wichtiger Unternehmensinitiativen eingespart werden.
Wenn Sie diese KI-gestützte Vertragssuchfunktion einmal ausprobiert haben, können Sie nicht mehr ohne sie leben und sehen überall neue Anwendungsfälle.
Vice President Law, Technology, and Operations