Natixis ist der internationale Geschäftsbereich der Groupe BPCE, der zweitgrößten Bankengruppe Frankreichs, für Corporate und Investment Banking, Asset Management, Versicherungen und Finanzdienstleistungen.
In Asien beschäftigt Natixis Corporate and Investment Banking (CIB) rund 700 Mitarbeiter.
„Wir haben in den letzten Jahren durch Investitionen und Entwicklungen in Asien sehr stark expandiert und verzeichnen jedes Jahr ein Wachstum von etwa 10 %“, erzählt Magdalen Tsang, Leiterin der Personalabteilung für den asiatisch-pazifischen Raum mit Sitz in Hongkong.
Neben Hongkong als regionaler Drehscheibe für Natixis CIB Asia Pacific ist die Bank auch in Australien, Beijing, Indien, Indonesien, Japan, Korea, Malaysia, Shanghai, Singapur und Thailand tätig.
„Asien ist eine der Regionen, in die wir verstärkt investieren wollen, weil wir hier große Chancen sehen. Wir wollen uns auch stärker auf unsere Kunden konzentrieren und ihnen bessere Lösungen anbieten“, sagt Tsang.
Die Expansionspläne der Bank in Asien wurden jedoch durch veraltete und manuelle Bearbeitungssysteme behindert.
Der lange Weg zur Automatisierung
Vor zehn Jahren begann die Bank mit dem Ausbau ihres Asiengeschäfts. „Wir hatten damals ein altes System in Verwendung. Aber mit der steigenden Anzahl an Mitarbeitern war es einfach nicht mehr machbar, unsere Prozesse weiterhin manuell zu verwalten“, sagt Tsang.
Das Unternehmen kaufte daraufhin ein einfaches System, das seinen Bedürfnissen entsprach. Das neue System war nicht auf HR-Prozesse spezialisiert und diente lediglich als HR-Datenbank mit einigen zusätzlichen Funktionen, wie z. B. der Urlaubsverwaltung. Es automatisierte einige der Prozesse der Bank, aber nicht viele.
Mit dem halbautomatischen System konnte Natixis grundlegende Informationen wie die Notfallkontakte eines Mitarbeiters eingeben. Die Mitarbeiter konnten ihren Urlaub selbst verwalten. Abgesehen davon wurden aber immer noch Papierformulare verwendet.
Tsang erinnerte sich an die zahlreichen Anpassungen, die am neuen System vorgenommen wurden, als die Bank expandierte und sich ihre Anforderungen änderten. Dadurch wurden aber nur mehr Probleme geschaffen als gelöst.
Die Anpassung war notwendig, um den sich ändernden Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden. Das galt beispielsweise für die neuen Vorschriften und Regelungen in Bezug auf Mitarbeiterinformationen und personenbezogene Daten. Durch diese Anpassungen wurde das System jedoch sehr anfällig und fiel häufig aus.
„Manchmal war die Störung nur geringfügig, aber gelegentlich auch schwerwiegend. Da das System auf einem physischen Server basierte, war unser IT-Team ständig damit beschäftigt, es zu reparieren und Probleme zu beheben“, sagt Tsang.
Irgendwann konnte das IT-Team von Natixis oder der Anbieter des Systems die Probleme, die mit den Ausfällen einhergingen, nicht mehr beheben. Keiner wusste, wie die Probleme behoben werden konnten.
„Wir konnten es nicht reparieren – und wir konnten es nicht ändern“, sagt Tsang. „Deshalb war eine neue Lösung dringend erforderlich.“
Das war im Jahr 2013. Bei der Suche nach verschiedenen Lösungen stieß Natixis auf Workday, das auf dem Markt immer bekannter wurde. Nachdem Natixis New York gerade eine Partnerschaft mit Workday begonnen hatte, begann Natixis Asia Pacific mit Überlegungen, einen globalen Vertrag mit Workday auszuhandeln.
Natixis sah in Workday viele potenzielle Vorteile. „Wir fanden viele Funktionen für Geschäftsprozesse, die wir nutzen konnten“, sagt Tsang. „Workday hilft beispielsweise bei der Erstellung von Organigrammen, was normalerweise eine sehr komplizierte und administrative Aufgabe ist. Wir könnten auf den Organigrammen selbst verschiedene Arbeitsabläufe einrichten, die auf hierarchischen Genehmigungen basieren.“
Schnelles und einfaches Deployment
Natixis nutzt derzeit zwei Workday-Anwendungen: Workday Human Capital Management wurde 2015 und Workday Learning im September 2017 eingeführt.
Das Deployment war schnell abgeschlossen. "Wir begannen unseren Design-Workshop mit Workday Human Capital Management Ende Februar 2015 und gingen im Juli in Betrieb – sehr schnell für ein völlig neues HR-System. Auch Workday Learning war ähnlich“, erinnert sie sich.
Die Anwendungen wurden in den 12 Niederlassungen von Natixis Asia Pacific gleichzeitig eingeführt. „Die Personalabteilungen nutzten es zunächst zum Hochladen von Daten. Dann wurde es für die übrigen Mitarbeiter freigegeben“, sagt Tsang. „Ich habe die Schulungen für beide Anwendungen durchgeführt und von Anfang an waren alle total begeistert. Sie waren sehr beeindruckt von den Möglichkeiten, die wir mit Workday im Vergleich zu unseren früheren Systemen hatten.
Da die Lösungen so benutzerfreundlich sind, gab es bei Natixis nach dem Deployment kaum Probleme. Eventuelle Rückfragen, die sie erhielten, wurden fast sofort gelöst.
Mehrfacher Nutzen für alle Prozesse
Mit Workday HCM kann Natixis Asia Pacific auf einfache Weise Berichte mit verschiedenen Dashboards erstellen. Sie enthalten Informationen wie die Anzahl der Mitarbeiter, Nationalitäten, das Geschlechterverhältnis, die Anzahl der Neuzugänge und Abgänge und vieles mehr.
Mithilfe dieser Dashboards verschaffen sich die Führungskräfte einen Überblick über das Unternehmen. Mit dem Freizeitkalender können sich Manager beispielsweise ein vollständiges Bild von den Terminen ihrer Mitarbeiter machen, um ihre Einsätze zu steuern.
Die Lösung automatisiert auch mehrere Prozesse für das Unternehmen. „Prozesse laufen jetzt supereinfach ab, beispielsweise für die Einholung einer physischen Unterschrift. Mit Workday können wir diesen Unterschriftslauf verfolgen und wissen, wessen Genehmigung noch aussteht. Das spart viel Zeit und Mühe bei der manuellen Nachverfolgung“, sagt sie.
Verfahren zur Genehmigung des Haushalts oder zur Einstellung von Personal wurden ebenfalls vereinfacht. „Wir expandieren und die Einstellung von Mitarbeitern ist daher ein wichtiger Prozess für uns„, sagt Tsang.
Alle Manager eines Geschäftsbereichs haben den Überblick darüber, wie viele Stellen sie besetzen müssen und welches Budget für jede Stelle vorgesehen ist. Sobald sie einen geeigneten Kandidaten gefunden haben, reichen die Manager über das System eine Bedarfsanforderung ein, die an den Landesleiter, die Geschäftsleitung usw. weitergeleitet wird und den gesamten Prozess durchläuft.
Die Manager können diese Anforderung dann in der Lösung verfolgen. Sie wissen, in welchem Stadium sich die Genehmigung befindet, oder können einfach verfolgen, wie lange es dauert, bis die Genehmigungen vorliegen“, sagt Tsang.
Die Einholung von Empfangsbestätigungen für neue Richtlinien und die Ausstellung von Fragebögen und Dokumenten sind ebenfalls Aufgaben, die über Workday abgewickelt werden können.
„Mit dieser neuen HR-Lösung geht Workday auf innovative Art wirklich auf unsere Bedürfnisse ein“, sagt Tsang.
Aber nicht nur die HR-Prozesse haben sich mit Workday verbessert.
„Wir haben eine Regel, nach der die Mitarbeiter entweder Anspruch auf ein Firmenhandy oder einen Zuschuss haben. Früher wurde dies manuell von unserer IT-Abteilung verwaltet, die eine Anfrage per E-Mail erhielt und sie zur Genehmigung an die Führungskraft weiterleitete. Die Aufzeichnungen wurden manuell geführt und nur begrenzt kontrolliert“, sagt Tsang. "Jetzt wird das ebenfalls über Workday erledigt.“
Weiterbildung der Mitarbeiter unterstützen
„Workday speichert nicht nur Daten, sondern ist eine umfassende, zentrale Lösung, mit der Sie alle Aufgaben erledigen können. Schulungen sind Teil unserer Weiterbildung und unserer kontinuierlichen Entwicklung. Wir wollten eine einzige Lösung, die dies bewältigen kann. Aus diesen Gründen haben wir uns entschieden, Workday Learning in unser System zu integrieren“, sagt Tsang.
Das Unternehmen verfügt über ein von der Zentrale bereitgestelltes E-Learning-System. Es enthält jedoch keine Aufzeichnungen über Einschreibungen, Schulungen, Anmeldungen oder die von den Mitarbeitern absolvierten Kurse. Früher wurden für die Verwaltung Excel-Tabellen und E-Mails verwendet, und es gab keine andere Möglichkeit, die Daten zu erfassen.
Heute nutzt Natixis Workday Learning als Schulungsplattform und bietet seinen Mitarbeitern darüber Weiterbildungsmöglichkeiten an. „Schließlich geht es bei der Personalverwaltung nicht nur um Human Capital Management, Personaldaten, Sozialleistungen oder Kommerzialisierung. Die Weiterbildung gehört ebenfalls dazu. Mit Workday Learning fördern wir die Weiterbildung nicht nur für die HR-Abteilung, sondern für alle unsere Mitarbeiter“, sagt sie.
Eine leistungsfähige Partnerschaft
Workday gibt Natixis das Gefühl, nicht nur ein Kunde, sondern ein echter Partner zu sein. „Sie verstehen unsere Bedürfnisse und bieten uns bei Bedarf Lösungen an. Wir hatten Anfragen für Funktionen gestellt, die Workday zu diesem Zeitpunkt noch nicht hatte, aber sie haben uns trotzdem geholfen, jede Herausforderung zu meistern“, sagt Tsang.
Zur besonderen Unternehmenskultur bei Natixis gehört der „Blockurlaub“, das sind aufeinanderfolgende Urlaubstage, die die Mitarbeiter nehmen müssen. Workday verfügte jedoch über keine Funktion, die dies aufzeichnen konnte. Dennoch machte Workday Vorschläge, die zwar nicht genau dem entsprachen, was Natixis zu diesem Zeitpunkt suchte, aber dennoch den Anforderungen entsprachen.
„Mit Workday steht uns auch die Workday Community offen. Es gibt viele verschiedene Foren, in denen Sie sich mit anderen Nutzern austauschen oder mehr über deren Erfahrungen erfahren können. Interessant sind auch die hilfreichen Tipps und Empfehlungen. Wir sehen, dass Workday diese Meinungen verfolgt und berücksichtigt, um bestehende Lösungen zu verbessern. Sie hören wirklich auf die Stimme ihrer Kunden“, sagt sie.
Durchgehender Support
Natixis möchte seine Partnerschaft mit Workday fortsetzen. „Wir haben unsere eigene Workday-Lösung seit der Einführung leicht verändert“, sagt Tsang. „Da die Lösung so benutzerfreundlich ist, haben unsere HR- und IT-Teams erfolgreich ein paar eigene Geschäftsprozesse in Workday integriert. Natürlich brauchen wir immer noch die Unterstützung von Workday, aber nur in geringem Ausmaß. Wir haben noch einige Prozesse, die wir automatisieren werden.“
Der größte Vorteil für das Unternehmen ist die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit der Lösung. „Ich finde, es ist wichtig für die langfristige Entwicklung einer HR-Lösung, dass sie benutzerfreundlich und leicht zu aktualisieren ist“, sagt Tsang.
„Für uns ist ein absolutes Plus, dass die Lösung In der Cloud lebt und wir nicht auf einen physischen Server angewiesen sind. Aktualisierungen werden automatisch bei der Anmeldung durchgeführt. Sie brauchen nichts zu tun. Vor allem aber konnte die Bank damit die HR-Prozesse als Ganzes betrachten. Es geht nicht nur um die Recruiting. Nicht nur um Entgeltabrechnung. Nicht nur um Zusatzleistungen. HR-Lösungen sind ein Mittel für einen durchgängigen HR-Prozess. Und Workday liefert das.“