Die im Jahr 2008 gegründete Omnichannel-Optikmarke Mister Spex stand vor einer kritischen Herausforderung, die viele schnell wachsende Handelsunternehmen betrifft: Dezentralisierung.
Dazu erklärt Max Weber, Head of People, Workplace and Controlling bei Mister Spex: „Entscheidungen werden weit weg von der Unternehmenszentrale getroffen, die normalerweise Prozesse, Verfahren und Qualitätsmanagement funktionsübergreifend (z. B. für HR und Finanzwesen) steuert.“
Analyse des filialspezifischen Personalbedarfs
„Das Qualitätsmanagement in unseren mehr als 70 Filialen von Schweden bis zur Schweiz stellt uns vor Herausforderungen“, so Weber. „Wir sind ständig damit beschäftigt, die Probleme hinsichtlich Unterversorgung und Personaleinsatzplanung zu beseitigen, die durch schnelles Wachstum entstehen. Gleichzeitig gilt es, die Rentabilität zu steigern und Prozesse zu verbessern, was mit einigen Kosten verbunden ist.“
Doch als Workday-Kunde hat Mister Spex Zugang zu einer hocheffizienten Lösung, die dem Unternehmen im Verlauf des letzten Jahres wichtige Vorteile verschafft hat. „Durch den Zugriff auf sämtliche Daten in Workday kennen wir den Personalbedarf jeder einzelnen Filiale in einer bestimmten Woche und können uns entsprechend vorbereiten“, führt Weber fort. „Dies erwies sich im letzten Jahr als größter Werttreiber bei der Optimierung unserer HR-Funktion.“
Wir können die Arbeitszeiten unserer Mitarbeiter optimal einteilen und genau berechnen, wann sie im Betrieb benötigt werden.
Max Weber, Head of People, Workplace, and Controlling
Zeit sparen, Umsätze steigern
Max Weber kann Zeit und Ressourcen quantifizieren, die durch den Einsatz von Workday eingespart werden:
„Woche für Woche entlasten wir jeden Filialleiter um etwa 40 Minuten, die ansonsten für personalbezogene Angelegenheiten aufgewendet würden. Das entspricht etwa einem Filialleiter pro Jahr, der nicht zusätzlich gebraucht wird – oder eben mehr Zeit für Umsatz generierende Aufgaben.“
Und Weber hebt weitere Vorteile hervor, die Mister Spex dank der verbesserten Zeitplanung erzielt: „Wir können die Arbeitszeiten unserer Mitarbeiter optimal einteilen und genau berechnen, wann sie im Betrieb benötigt werden."
Dies verschafft dem Unternehmen einen spürbaren finanziellen Vorteil. Weber dazu: „Wir können jeden Monat eine sechsstellige Summe einsparen und dadurch zusätzliche Rentabilität generieren. Das ist eines der fantastischen Ergebnisse des Projekts.“
Unternehmensweit Vorteile schaffen
Die allgemeinen Vorteile der Workday-Implementierung bei Mister Spex sind in vielen Bereichen des Unternehmens sichtbar. Laut Weber reichen diese von der Zeiterfassung über die Personalbeschaffung bis hin zu Schulungen und Business-Partnerschaften.
„Die Gewinne, die wir durch eine bessere Zeitplanung erzielen, reichen über unsere Handelsabteilung hinaus. Daher haben wir den Einsatz unserer hochgradig optimierten Zeiterfassung auf die Logistik und Produktion ausgeweitet, wo viele ähnliche Herausforderungen auftreten können.“
Daneben betont Weber die positiven Effekte durch weitere Workday-Lösungen, die das Unternehmen implementiert hat. „Mit Workday Recruiting können wir Mitarbeiter nahtlos begleiten – von unserer Karriereseite bis zur Entgeltabrechnung. Dadurch hat sich die Konvertierungsrate erheblich verbessert. Und wir nutzen zunehmend auch die Funktionen von Workday Learning. Damit erstellen unsere Experten, beispielsweise im Handel oder in der Produktion, Trainingsinhalte, die unsere vorhandenen Mitarbeiter effektiv fördern.“
Ein weiterer wichtiger Verbesserungsbereich ist das HR Business Partnering, das weit über das reine Coaching der Manager im Unternehmen hinausgeht. „Kürzlich haben wir Workday Peakon Employee Voice eingeführt. Diese Lösung hilft Managern zu verstehen, was ihre Mitarbeiter wirklich denken und wie sie sich fühlen“, so Weber. „Auf dieser Grundlage können die Manager ihre eigenen Strategien formulieren und die Projekte identifizieren, die für eine bessere Mitarbeiter-Experience erforderlich sind.“
„Mit Workday Recruiting können wir Mitarbeiter nahtlos begleiten – von unserer Karriereseite bis zur Entgeltabrechnung. Dadurch hat sich die Konvertierungsrate erheblich verbessert.
Max Weber, Head of People, Workplace, and Controlling
Freiräume schaffen für das Wesentliche
Ein Aspekt, der Weber begeistert, sind die verstärkten Investitionen von Workday in Künstliche Intelligenz (KI), die bei Mister Spex unternehmensweit zum Einsatz kommt.
„Workday investiert seit einigen Jahren zielgerichtet in KI-Anwendungen, die für bestimmte Geschäftsprozesse wirklich nützlich sind – Apps mit einem echten, praktischen Mehrwert. Das sieht man bei anderen Plattformen kaum", erklärt Weber.
„Durch den Einsatz von KI werden Anwender von 80 Prozent ihrer Arbeit entlastet und können sich auf die 20 Prozent konzentrieren, die sie wirklich begeistern“, fährt Weber fort. „Mit Workday ist das tatsächlich möglich, das ist das Besondere an Workday. Davon profitieren Unternehmen in jeder Entwicklungsphase, vom relativ kleinen Betrieb bis hin zum großen Konzern.“
„Ein schnell wachsendes Geschäftsmodell ist ständigen Veränderungen unterworfen. Deshalb brauchen Sie einen Partner, der mit diesem Wandel Schritt hält. Ich kann nur bekräftigen, dass Workday eine hervorragende Wahl ist“, so Webers Fazit.