Mister Spex machte nach seinem Marktstart im Jahr 2008 als Omnichannel-Brillenhändler Furore. Wie viele schnell wachsende Einzelhändler stand das Unternehmen vor einer kritischen Herausforderung: Dezentralisierung.
Dazu erklärt Max Weber, Head of People, Workplace and Controlling bei Mister Spex: „Entscheidungen werden weit weg von der Unternehmenszentrale getroffen, die normalerweise Prozesse, Verfahren und das Qualitätsmanagement mit ihren Personal- und Finanzabteilungen steuert.“
Sicht auf den Arbeitsbedarf jeder einzelnen Filiale
„Dies erschwert das Qualitätsmanagement in unseren über 70 Filialen von Schweden bis zur Schweiz. Engpässe, die durch schnelles Wachstum in Bereichen wie Service und Personaleinsatzplanung entstehen, sind eine Herausforderung. Gleichzeitig gilt es, die Rentabilität durch verbesserte Prozesse zu steigern, was mit Kosten verbunden ist.“
Doch als Kunde von Workday hat Mister Spex Zugang zu einer hocheffizienten Lösung, die während des vergangenen Jahres wichtige Fortschritte ermöglichte. „Durch den Zugriff auf sämtliche Daten, die wir in Workday vorhalten, kennen wir den Personalbedarf jeder einzelnen Filiale in einer bestimmten Woche und können uns entsprechend vorbereiten“, erläutert Weber weiter. „Dies erwies sich im letzten Jahr als größter Werttreiber bei der Optimierung im Personalwesen.“
Wir können die Arbeitszeiten unserer Mitarbeiter optimal einteilen und genau berechnen, wann sie im Betrieb benötigt werden.
Max Weber, Head of People, Workplace and Controlling
Zeit sparen, Umsätze steigern…
Max Weber kann den Wertbeitrag auch quantifizieren, den Workday durch freiwerdende Zeit und Ressourcen schafft:
„Jede Woche sparen wir jedem Filialleiter etwa 40 Minuten an Zeit, die er sonst für personalbezogene Angelegenheiten aufwenden würde. Das entspricht in einem Jahr in etwa einem Filialleiter, der jetzt nicht zusätzlich gebraucht wird – oder eben mehr Zeit für umsatzrelevante Tätigkeiten.“
Und Weber hebt weitere Vorteile hervor, die Mister Spex durch die verbesserte Zeitplanung erzielt: „Wir können die Arbeitszeiten unserer Mitarbeiter optimal einteilen und genau berechnen, wann sie im Betrieb benötigt werden."
Dies bringt dem Unternehmen einen spürbaren finanziellen Vorteil. „Wir sprechen von einer sechsstelligen Summe, die wir jeden Monat einsparen und an zusätzlicher Rentabilität erzielen können. Das ist eines der überragenden Ergebnisse des Projekts."
Unternehmensweit Vorteile schaffen
Die generellen Vorteile der Workday-Implementierung bei Mister Spex sind in vielen Bereichen des Unternehmens sichtbar. Laut Weber reichen diese von der Zeiterfassung über die Personalbeschaffung bis hin zu Schulungen und Geschäftspartnerschaften.
„Der Gewinn, den wir durch eine bessere Zeitplanung erreichen, betrifft nicht nur den Einzelhandel, Daher haben wir den Einsatz unserer hoch optimierten Zeiterfassung auf die Logistik und Produktion ausgeweitet, wo viele ähnliche Herausforderungen auftreten können“, sagt Weber.
Daneben betont Weber noch weitere positiven Effekte, von denen das Unternehmen durch zusätzliche Workday-Lösungen profitiert. „Mit Workday Recruiting können wir Mitarbeiter durchgängig begleiten – von der Karriereseite bis zur Gehaltsliste. Das hat die Konvertierungsrate erheblich verbessert. Und wir nutzen zunehmend auch die Funktionen von Workday Learning. Damit erstellen unsere Experten, beispielsweise im Einzelhandel oder in der Produktion, Schulungsinhalte, die unsere Mitarbeiter effektiv fördern und stärken."
Ein weiterer wichtiger Bereich, in dem Verbesserungen vorgenommen wurden, ist das HR Business Partnering. Es geht weit über das reine Coaching der Manager im Unternehmen hinaus. „Wir haben vor kurzem Workday Peakon Employee Voice eingeführt. Diese Lösung hilft Managern zu verstehen, was ihre Mitarbeiter denken und wie sie sich fühlen“, fährt Weber fort. „Auf dieser Grundlage können Manager ihre eigenen Strategien formulieren und die Projekte identifizieren, die für ein besseres Mitarbeitererlebnis erforderlich sind.“
Mit Workday Recruiting können wir Mitarbeiter durchgängig begleiten – von der Karriereseite bis zur Gehaltsliste. Das hat die Konvertierungsrate erheblich verbessert.
Max Weber, Head of People, Workplace and Controlling
Freiräume für das Wesentliche
Ein Aspekt, der Weber ebenso begeistert wie viele andere, sind die zunehmenden Investitionen von Workday in Künstliche Intelligenz (KI), deren Ergebnisse Mister Spex unternehmensweit nutzt.
„Workday investiert seit einigen Jahren zielgerichtet in KI-Anwendungen, die für Geschäftsprozesse wirklich nutzbringend sind – Anwendungen, die wirklich Sinn machen. Das sieht man bei anderen Plattformen kaum", erklärt Weber.
„Durch den Einsatz von KI werden Anwender von 80 Prozent der Arbeit entlastet und sie können sich auf die 20 Prozent konzentrieren, die sie wirklich begeistern. Und das ist bei Workday deutlich zu sehen, das zeichnet Workday wirklich aus. Davon profitieren Unternehmen in jeder Entwicklungsphase, von einem relativ kleinen Betrieb bis hin zu einem großen Unternehmen.“
„Ein schnell wachsendes Geschäftsmodell erfindet sich oft selbst neu. Sie brauchen einen Partner, der sich ebenfalls regelmäßig neu erfindet. Wie gesagt, Workday ist eine gute Wahl.“