McMillan Shakespeare Limited (MMS) ist Australiens größter Anbieter von Entgeltpaket- und Novated-Leasing-Dienstleistungen und ein führender Anbieter von Flotten- und Vermögensmanagement sowie von Verbraucher- und Flottenfinanzierung. MMS hatte ein Jahrzehnt der schnellen Expansion und Diversifizierung durch Übernahmen hinter sich. Deshalb arbeitete das Unternehmen mit Tabellenkalkulationen und einer veralteten Entgeltabrechnungslösung. Durch manuelle Prozesse wurden Vorgänge doppelt und dreifach bearbeitet. MMS hatte keine Single Source of Truth für Daten und konnte nur schwer auf die dynamischen Geschäftsanforderungen reagieren. Das Unternehmen benötigte bessere Daten und mehr Flexibilität, um seinen internen Kunden einen außergewöhnlichen Service zu bieten. Außerdem musste es die Compliance in den verschiedenen Märkten erfüllen, in denen es tätig war.
Warum Workday
MMS war der Meinung, dass Workday in vielerlei Hinsicht geeignet ist. Als Abonnementservice würde die Plattform das IT-Team des Unternehmens entlasten. Aufgrund der cloudbasierten Plattform von Workday konnten die MMS-Mitarbeiter jederzeit und überall flexibel darauf zugreifen und erhielten intuitive Lösungen zur Unterstützung des Selfservice. „Wir erkannten auch, dass es die Kompetenzen und Entscheidungsprozesse innerhalb des HR-Teams ausbauen würde, um unsere Arbeitsprozesse besser unseren Anforderungen anzupassen“, sagt Suzanne Shepherd, Group Executive, Human Resources.
Workday sollte auch mit den anderen Lösungen von MMS zusammenarbeiten, sodass der gesamte Lebenszyklus der Mitarbeiter in die Lern-, Finanz- und IT-Systeme integriert werden kann. „Das Potenzial einer effektiveren und effizienteren Verwaltung des Reportings zwischen IT und Finanzabteilung zur Unterstützung der Finanzdaten unseres Unternehmens hat uns begeistert, da wir nun eine Single Source of Truth für unsere Mitarbeiter haben“, sagt Suzanne.
Erhebliche Zeiteinsparungen
Vor der Umstellung auf Workday wurden alle Formulare und Prozesse von MMS manuell über Tabellenkalkulationen, Word-Dokumente und E-Mails abgewickelt. Nach der Live-Schaltung konnten die Führungskräfte dank der Automatisierung die Mitarbeiterprozesse – Einstellung, laufende Karrieremöglichkeiten, Zeitmanagement, Leistung, Abwesenheit und Kündigung – in einem Bruchteil der Zeit abwickeln.
„Zu den weiteren großen Vorteilen von Workday gehörte die Möglichkeit, Korrekturen und Aktualisierungen vorzunehmen und Dinge selbst zu ändern“, sagt Belinda Marshall-Clayton, Head of Reward, Policy & HRIS. „Wir mussten in der Vergangenheit alles per E-Mail direkt an die Entgeltabrechnung schicken, damit diese etwas aktualisieren oder korrigieren konnte. Sowohl für das Unternehmen als auch für das Entgeltabrechnungsteam haben wir eine Menge Zeit gespart.“
Workday hat dem Unternehmen Einsparungen von über 600.000 Dollar beschert, weil wir dadurch effizienter geworden sind.
Group Executive, Human Resources
Schnelle Investitionsrendite
Die langfristige Rentabilität von Workday bestand für Suzanne darin, dass MMS ein sehr komplexes Geschäft weiter ausbauen konnte, ohne dass die Zahl der Mitarbeiter stieg. Die Lösung hat sich jedoch schon lange vor dem Eintreten dieses strategischen Vorteils bezahlt gemacht. „Dank der Automatisierung und der implementierten Prozesse konnten wir innerhalb des zweiten Jahres nach der Live-Schaltung 600.000 Dollar für das Unternehmen einsparen“, sagt sie.
„Besonders erfreulich ist, dass wir vor allem bei den Einstellungskosten sparen konnten. Dank der Effizienzsteigerungen durch Workday konnte ich mein Fachwissen im Bereich der Talentakquise intern viel intelligenter und wertschöpfender einsetzen. Wir sind jetzt nur noch in sehr geringem Maße auf Agenturen angewiesen.“
Besonders wichtig war für uns die Zeitersparnis, die die Führungskräfte bei der tatsächlichen Ausführung der Prozesse erzielen konnten.
Head of Reward, Policy & HRIS
Umfangreiches und zeitnahes Reporting.
Einen erheblichen Einfluss hatte die Tatsache, dass die HR-Abteilung jetzt die Datenanforderungen des Unternehmens in Bezug auf die Compliance, das Finanz-Reporting und die HR-Modellierung erfüllen kann. Auch bei der Corona-Reaktion von MMS erwies sich diese verbesserte Fähigkeit als entscheidend. „Was wir derzeit bewältigen, hat gezeigt, warum Workday ein so gutes Produkt ist“, sagt Belinda. „Bei Ausbruch der Pandemie wussten wir nicht nur, in welchem Bundesstaat sich die Mitarbeiter befanden, sondern auch, in welchem Büro und auf welchem Stockwerk. Mit Workday können wir jetzt verfolgen, ob Mitarbeiter in den Ruhestand gehen oder Jahresurlaub nehmen, was für unser Vollzeitäquivalent-Reporting entscheidend ist.“
Ohne Workday wären wir bei Ausbruch der Corona-Krise nicht agil genug gewesen, um der Unternehmensleitung die benötigten Daten zur Verfügung zu stellen. So aber konnte sie rasche Personalentscheidungen treffen.
Head of Reward, Policy & HRIS