Herausforderungen
Bei der Kansas City University (KCU) hatten die HR- und Finanzteams mit veralteten Lösungen zu kämpfen, da ihnen wichtige Funktionen fehlten. Dazu gehörten der direkte Zugriff auf Daten, die Integration mit Anbietern von Zusatzleistungen und dem Studenteninformationssystem, Echtzeit-Reporting und vieles mehr. Mit der Erweiterung der KCU um einen zweiten Campus in Joplin wurde die Notwendigkeit einer verbesserten Prozesseffizienz an beiden Standorten noch dringlicher.
Warum Workday
Die KCU wollte manuelle Aufgaben und den Verwaltungsaufwand reduzieren. Gleichzeitig sollte Mitarbeitern und Managern ein direkter Zugang ermöglicht und das Reporting sowie die Lösungsintegration sollten verbessert werden. Durch den Einsatz von Workday verfügt die KCU nun über ein verbessertes Benutzererlebnis. Aufgrund besserer Prozesse für die HR- und Betriebskostenkontrolle und das Onboarding hat die Universität eine höhere Effizienz auf beiden Campus realisiert.
Vorteile und Ergebnisse
Prozessautomatisierung und -konfiguration
Mit dem Business Process Framework und den Integrationsfunktionen von Workday können die HR- und Finanzteams von KCU mehr Ressourcen und Zeit für wichtige, wertschöpfende Aktivitäten aufwenden. Prozessabläufe für Onboarding, Entgeltabrechnung, Monatsabschluss, Zeiterfassung und Spesenmanagement sind nun straffer und effizienter gestaltet.
50 %
weniger Tage für Monatsabschluss und Entgeltabrechnung
416
eingesparte Stunden pro Jahr durch Wegfall der Dateneingabe für 1 Vollzeitäquivalent
Kontrollen
Da die KCU bisher über keine Beschaffungslösung verfügte, kam es zu einer langsamen, inkonsistenten Bearbeitung mit unzuverlässigen Informationen. Die Kontrolle der Ausgaben wird nun durch Verträge und eine leicht zugängliche Beschaffungshistorie verbessert. Validierungsregeln, Prozessschritte und Genehmigungen gewährleisten, dass die Transaktionen ordnungsgemäß eingegeben und leicht nachverfolgt werden können. Ein verbessertes Zusatzleistungsmanagement, eine präzisere Entgeltabrechnung, weniger Probleme bei der Zeiterfassung und ein besserer Überblick über die HR-Kosten sorgen für eine bessere Kontrolle.
37 %
weniger nicht verwaltete Ausgaben
90 %
mehr automatisierte Schlüsselkontrollen
Datenintegrität und Audits
Die reduzierte manuelle Eingabe und das Business Process Framework haben die Datenintegrität verbessert. HR- und Finanzabteilung können sich auf die Daten verlassen und die stets verfügbaren Audit-Funktionen von Workday nutzen, um Probleme schnell zu erkennen. Außerdem hat die KCU ihr externes Auditverfahren durch die Zuweisung von Sicherheitsberechtigungen für Auditoren optimiert.
30 %
kürzere Audit-Zeiten
60 %
höhere Journalgenauigkeit
Entscheidungsfindung
Die KCU kann nun mit Workday Studien erstellen, die eine Echtzeit-Einblicke in wichtige Informationen gewähren. Etwa Soll- und Ist-Zustand, durchschnittliche Ausgaben pro Abteilung, externe Mitarbeiter, Entgeltabrechnungsdaten, Urlaub/Abwesenheit und Zeiterfassung. Die Führungskräfte können leichter auf Informationen zugreifen und dadurch bessere und schnellere Entscheidungen treffen.
Verbesserte Erkenntnisse und Kontrolle der Ausgaben
Erhöhte Sichtbarkeit externer Mitarbeiter