Die 1929 gegründete Iowa Hospital Association (IHA) verfügte über Verträge, die in „digitalen Datensilos“ bei verschiedenen Teams, Partnern und Standorten gespeichert waren. Es gab eine Zeit, da waren bei IHA fünf Anwälte und Mitarbeiter damit beschäftigt, die große Anzahl an Verträgen zu prüfen und zu aktualisieren. Heute besteht das IHA-Team aus zwei Personen. Der neue Chief Legal Officer, Abhay Nadipuram, suchte nach einer Lösung, die das Vertragsmanagement der IHA optimieren und so die Effizienz und Compliance steigern konnte. Und da Nadipuram bereits positive Erfahrungen mit dem Anbieter Evisort (jetzt Workday) gemacht hatte, entschied man sich für Workday Contract Lifecycle Management, Powered by Evisort AI.
Abbau von Datensilos durch zentrale Vertragserfassung
Das Team übernahm schnell die Workflow-Funktionen von Workday zur Verwaltung von Routinevorlagen und zur Zentralisierung des Vertragsprozesses. Durch die Vertrags-KI und den Datenerhebungsprozess von Workday konnten alle Vereinbarungen der IHA nahtlos in einem einzigen intelligenten Repository zusammengefasst werden. Dies war von entscheidender Bedeutung für die Organisation, die ihre Betriebsabläufe modernisieren und optimieren wollte. Nadipuram erklärt: „Mithilfe der Lösung ist es uns gelungen, wirklich alle unsere Verträge zu erfassen.“
Die IHA besteht seit fast 100 Jahren, aber wir hatten keine zentrale Lösung für unsere Verträge.
Chief Legal Officer
Exzellentes Preis-Leistungs-Verhältnis
Workday umfasst Analysefunktionen, die über das hinausgehen, was andere CLM-Lösungen bieten. Kelly Spong, Director of Legal Operations, beschreibt es so: „Die Lösung sammelt Informationen, was keines der anderen Tools, die ich bisher verwendet habe, konnte. Diese waren eher eine Art virtuelles Lager.“ Workday führt tatsächliche Datenanalysen durch, was den ROI maximiert.
„Ich erhalte damit nicht nur ein Workflow-Ticketsystem, sondern ich sehe auch, wie viele meiner Verträge tatsächlich umgesetzt werden“, so Spong weiter. „Wie viele Verträge haben wir im vergangenen Jahr bearbeitet? Wie viele davon waren Sprechervereinbarungen, wie viele Lieferantenvereinbarungen? Diese Daten erhalten Sie normalerweise nur, wenn jemand in mühsamer Kleinstarbeit alle Verträge durchforstet.“
KI-gestützte Workflows verbessern Transparenz und Effizienz
Laut Spong ermöglicht das KI-gestützte Vertragsmanagement von Workday es der Organisation, „einen Vertrag anzusehen und tatsächlich durchzulesen“, ohne jedoch das Aufsetzen eines neuen Vertrags für die Mitarbeiter zu verlangsamen.
Als übergeordnete Instanz hat Spong umfassende Einsicht in alle Dokumente im System, doch einzelne Teams wie HR-Abteilung, Weiterbildung und Kommunikation können nur ihre eigene Dokumentation einsehen. Die Workday-Plattform stellt sicher, dass sie bei Bedarf auf die benötigten Vereinbarungen zugreifen können. Spong erklärt: „Noch nie habe ich jemanden sagen hören: ‚Ich kann dieses Dokument einfach nicht finden, obwohl ich weiß, dass es existiert. Kannst du es mir zusenden?‘ Der Übergang verlief absolut reibungslos.“
Sie können einfach ein Formular ausfüllen und alle Daten werden korrekt in die entsprechende Vertragsvorlage eingegeben. Das ist großartig.
Director of Legal Operations
Unschlagbarer Kundensupport
Sowohl Nadipuram als auch Spong bewerten den Kundensupport als herausragend. Nadipuram sagt: „Ich musste nie länger als einen Tag auf die Antwort eines Mitarbeiters warten. Und als ich Kelly einarbeiten wollte, war der Kundensupport sofort zur Stelle, um alles einzurichten. Eine Sache weniger, um die ich mich kümmern musste.“
„Der Support ist einfach unschlagbar“, so Spong. „Niemals dauert es mehrere Tage oder gar eine Woche, bis wir eine Antwort vom Kundensupport erhalten. Die Mitarbeiter antworten immer. Und ich habe einen Großteil der Weiterbildung alleine absolviert. Es gibt also über den Kundenservice hinaus auch Schulungsressourcen.“