Altrad ist durch weltweite Übernahmen gewachsen. So konnte das Unternehmen seine Führungsposition in zahlreichen Märkten behaupten und sein Angebot in mehreren Sektoren, Regionen und Servicebereichen diversifizieren. Diese Strategie bot zwar Schutz vor konjunkturellen Schwankungen, führte aber auch dazu, dass für die mehr als 100 Niederlassungen des Unternehmens jeweils eigene Finanzsysteme betrieben werden mussten. Dadurch erhöhte sich nicht nur das Risiko für Fehler und Verzögerungen, sondern auch das Geschäftstempo, sodass es immer schwieriger wurde, mitzuhalten.
Jetzt sind wir flexibler, unsere Fristen sind kürzer und auch in anderen Geschäftsbereichen ist eine Effizienzsteigerung festzustellen.Financial Controller
Datenzentralisierung für mehr Präzision, Geschwindigkeit und Kosteneffizienz
Die Finanzabteilung von Altrad wollte die Daten aus sämtlichen Niederlassungen in einer einzigen Lösung standardisieren, um präzise und aktuelle Daten an einem zentralen Ort zu gewährleisten. Darüber hinaus können die Organisationen mit der außergewöhnlich benutzerfreundlichen Workday Adaptive Planning-Lösung Pläne für jedes Szenario erstellen und sich rasch an Veränderungen anpassen. Vor allem aber wurde die Lösung an das Altsystem angebunden, die Altrad zur Konsolidierung gesetzlich vorgeschriebener Berichte verwendet. So entstand ein einziger, integrierter Analyse-Hub.
Dadurch war es auch möglich, fragmentierte Reportinginformationen aus den weltweiten Niederlassungen einfach und kosteneffizient zu zentralisieren, ohne die rund 40 verschiedenen Informationssysteme, die in der Gruppe zum Einsatz kommen, zu modifizieren.
Komplexität mühelos meistern
Früher waren das Extrahieren und Zentralisieren von Daten zu Fluktuation, Gewinnspanne und anderen Kennzahlen komplexe und zeitraubende Vorgänge, zumal das Finanzteam angesichts von über 100 kleinen Excel-Dateien nie zu 100 % sicher sein konnte, dass alle Verknüpfungen funktionierten.
Heute erzielt das Team enorme Verbesserungen bei Geschwindigkeit, Effizienz und Datensicherheit, sowohl aus praktischer als auch operativer Sicht. Daten lassen sich im Handumdrehen konsolidieren und das mit Dateneingaben und komplexen Excel-Formularen verbunden Fehlerrisiko ist Geschichte.
Da der Zeitaufwand zum Erstellen von konsolidierten Budgets, Plänen und Berichten reduziert wurde, kann das Finanzteam nun differenzierte Performance-Analysen durchführen. Dies umfasst die Entwicklung eines integrierten Finanzmodells zur Liquiditätsbewertung. Dadurch ist Altrad nun in der Lage, die Finanzen der 100 Niederlassungen einfach und intuitiv zu verwalten und dabei Datenintegrität zu gewährleisten.
Best-Practice-Reporting
Durch die Effizienzgewinne mit Workday konnte die Finanzabteilung fast einen ganzen Tag pro Monat beim Reporting einsparen und gleichzeitig zuverlässigere, aktuellere und detailliertere Informationen für bessere Entscheidungen liefern.
Der aktuelle Finanzplanungs- und Analyseprozess bei Altrad ist wesentlich effizienter als dies ausschließlich mit Tabellenkalkulationen möglich war. Wenn früher als Vorbereitung für einen Bericht eine Datei erstellt werden musste, nahm die Konsolidierung einen ganzen Tag in Anspruch. Jetzt dauert dieser Schritt nur noch zwei Stunden, sodass mehr Zeit für Analyse und Unterstützung bleibt.
Finanzfunktion als zuverlässiger Partner im Unternehmen
Seit der Einführung von Workday Adaptive Planning ist das Vertrauen in die Finanzabteilung in der gesamten Gruppe deutlich gestiegen. Altrad hat inzwischen auch Workday Workforce Planning zum Einsatz gebracht. Mithilfe der Lösung hat das Finanzteam eine GuV-Vorlage erstellt, um sich einen umfassenden Überblick über die Organisation zu verschaffen.
„Beim Erstellen neuer Berichte profitieren wir deutlich von größerer Transparenz und Flexibilität“, so Elsa Meallares, Financial Controller bei Altrad. „Wenn wir jetzt gebeten werden, neue Daten vorzulegen – z. B. zu den Auswirkungen von COVID-19 –, können wir diese schneller liefern als zuvor.“
Dadurch kann die Gruppe wiederum schneller und konstruktiver auf Veränderungen reagieren, was die Position der Finanzabteilung als wichtiger und zuverlässiger strategischer Partner im Unternehmen stärkt.
Mit einer kollaborativen integrierten Lösung kann Altrad nun analysieren, wie sich Zahlungsschwierigkeiten bei Kunden auf das Betriebskapital auswirken. Außerdem kann die Finanzabteilung jetzt auch die finanziellen Auswirkungen von Teilzeitbeschäftigung messen und ermitteln, inwiefern der Betriebskapitalbedarf angepasst werden muss.
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