Aluminium begegnet uns nahezu überall: in Lebensmittel- und Getränkedosen, Fahrrädern, Smartphones, Booten, Zügen, Fahrgestellen und unzähligen anderen Produkten. Um der dynamischen Nachfrage nach diesem allgegenwärtigen Metall gerecht zu werden, baut Alcoa Bauxit in Minen rund um den Globus ab und liefert das Gestein in reiner sowie weiterverarbeiteter Form, etwa als Aluminiumoxid, an Unternehmen auf der ganzen Welt. Um reibungslose Abläufe zu gewährleisten, fungieren Bedarfsplaner als Bindeglied zwischen Vertriebsteams und Kunden von Alcoa, den Betreibern der Produktionsanlagen.
Wir haben unsere Verarbeitungszeit um die Hälfte reduziert und sind jetzt fast doppelt so produktiv wie vorher. Mit Workday Adaptive Planning haben wir die Effizienz der Bedarfsplanung um das Vierfache gesteigert.
Global Director of Supply Chain and Commercial Operations
Effizienzverluste durch lineare Workflows von Perth bis Pennsylvania
Noch bis vor Kurzem hielten sich die globalen Bedarfsplanungs- und Vertriebsteams von Alcoa auf vier Kontinenten zu lange mit der manuellen Dateneingabe und -analyse auf. „Es war sehr mühsam“, so Roberto Martin Garcia, Global Director of Supply Chain and Commercial Operations bei Alcoa. „Jeden Monat mussten die globalen Prognosetabellen aktualisiert werden. Der Prozess begann im Osten und setzte sich dann langsam nach Westen hin fort – ein Land bzw. Bundesstaat nach dem anderen: von Perth über Singapur, Saudi-Arabien, Europa und die südamerikanischen Länder bis nach Pennsylvania und Tennessee in den USA.“ Bei jeder Dateiänderung musste eine aktualisierte Tabelle an alle Beteiligten gesendet werden. Nach der abschließenden Bearbeitung und Überprüfung aller Tabellen verbrachten die Bedarfsplaner einen weiteren Tag damit, die Daten manuell in das System hochzuladen. Anschließend generierte das IT-Team anhand der Daten begrenzte statische Berichte. Dies nahm vier weitere Tage in Anspruch.
Alcoa entscheidet sich für eine anpassungsfähige Lösung ohne Einschränkungen
Im Anschluss an die Evaluierung verschiedener Technologien zur Verbesserung der Bedarfsplanung fiel die Wahl des Unternehmens auf Workday Adaptive Planning. „Bei den anderen Produkten, die wir uns angeschaut haben, hätten wir unsere Geschäftsabläufe an die Software anpassen müssen. Workday Adaptive Planning hingegen konnten wir so konfigurieren, dass es die Anforderungen unserer globalen Teams erfüllt“, erläutert Martin Garcia. „Auch die kürzere Einführungszeit und die schnellere Wertschöpfung mit Adaptive Planning sprachen für Workday.“
Bessere Kontrolle über das Betriebskapital
Inzwischen sind die globalen Teams von Alcoa nicht mehr auf manuelle Prozesse, isolierte, tabellenbasierte Informationen und Prognosen ohne Regions- und Finanzangaben angewiesen. Stattdessen verfügen sie über eine zentrale Quelle für Prognose-, Finanz- und Trenddaten rund um Kunden, Produkte und alle weltweiten Standorte des Unternehmens. „In unserem früheren System lagen uns nur die Informationen für Europa und Nordamerika vor. Außerdem waren die Istzahlen nicht nachvollziehbar“, so Martin Garcia. „Durch den Einsatz von Workday Adaptive Planning für das Debitoren- und Kreditorenmanagement konnten wir die Planungstransparenz verbessern. Nun haben wir einen vollständigen Überblick über unser Betriebskapital und können proaktive Maßnahmen ergreifen, um das Inkasso zu maximieren bzw. Zahlungsverpflichtungen aufzuschieben, wo dies von Vorteil ist.“
Die Zusammenhänge zwischen globalen Prognosen, Umsätzen, Beständen sowie Forderungen und Verbindlichkeiten sind jetzt unmittelbar sichtbar.
Global Director of Supply Chain and Commercial Operations
Verfolgbarkeit aktueller globaler Aluminiumproduktionsdaten durch Prognosen
Wichtige geschäftliche Entscheidungen können nun auf aktuelle Prognosen, statt auf Monate alte Daten gestützt werden. „Es ist wichtig, dass wir uns auf unsere Prognosen verlassen können. Mit Adaptive Planning erstellen wir daher jede Woche aktualisierte Prognosen, um die Entwicklung der Annahmen im Vergleich zu den Istzahlen innerhalb eines Monats oder darüber hinaus zu demonstrieren. Außerdem sind wir so über den aktuellen Stand unserer Pläne informiert“, betont Martin Garcia. Öffentliche Dashboards bieten den Mitarbeitern eine einfache Möglichkeit, Prognosen abzurufen, anhand von Vorlagen eigene benutzerdefinierte Berichte zu erstellen und What-If-Szenarien zu generieren, um bei Unsicherheiten und Prognoseänderungen den Kurs wechseln zu können. Dies war beispielsweise hilfreich, als die Kundennachfrage bei Ausbruch der Pandemie praktisch über Nacht einbrach und die Produktion zum Erliegen kam.
Adaptive Planning erleichtert unsere Arbeit enorm. Wir können jetzt wesentlich mehr Aspekte analysieren und Trends viel schneller korrigieren.
Global Director of Supply Chain and Commercial Operations
4-fache Effizienzsteigerung bei der Aluminiumbedarfsplanung
Durch die Reduzierung manueller Dateneingaben konnten die globalen Vertriebsteams sowie das Bedarfsplanungsteam mindestens zwei Tage pro Monat einsparen. Zusätzlich erhalten sie Prognosen jetzt zwei Tage schneller. „Wir haben unsere Verarbeitungszeit um die Hälfte reduziert und sind jetzt fast doppelt so produktiv wie vorher. Mit Adaptive Planning haben wir die Effizienz der Bedarfsplanung um das Vierfache gesteigert“, so Martin Garcia. „Das heißt auch, wir können unsere Wettbewerbsfähigkeit verbessern, weil wir jetzt mehr Zeit haben, um beispielsweise unsere Beschaffungsstrategien für Rohmaterialien zu analysieren und unsere Margen zu erhöhen, oder auch um potenzielle Preisänderungen oder Streiks vorherzusehen. Wir sind also immer für unerwartete Situationen gerüstet.“