EQ (vormals Equiniti) bietet ein breites Spektrum an Finanzdienstleistungen vom Aktienmanagement bis hin zur Verwaltung von Rentenplänen für Mitarbeiter. 30 Millionen Kunden in 3.000 Unternehmen nehmen die Dienstleistungen des Unternehmens in Anspruch. EQ unterstützt jährlich eine Vielzahl von Finanztransaktionen im Wert von mehreren Milliarden Pfund.
Das rapide globale Wachstum des Unternehmens führte dazu, dass sich seine Daten auf mehrere veraltete Systeme für Finanzen, HR und Entgeltabrechnung verteilten. Es war höchste Zeit für eine agilere Lösung – das wurde spätestens klar, als EQ ein größeres Unternehmen übernehmen wollte. Bis zur abschließenden Vertragsunterzeichnung mussten komplett neue Finanz- und HR-Prozesse implementiert werden – in gerade einmal 16 Wochen. Daher musste EQ dringend neue Anwendungen zum Einsatz bringen – erst in der übernommenen Firma und dann global.
Eine zentrale, abgesicherte Transaktions- und Personalbasis
EQ musste seine Daten in einer einzigen Lösung zusammenführen, um sie lückenlos protokollieren und abrufen zu können. Außerdem musste das Unternehmen eine schnelle Entscheidungsfindung im Einklang mit den behördlichen Finanzauflagen gewährleisten. Um diese Herausforderungen zu meistern, fiel die Wahl auf Workday Financial Management und Workday Human Capital Management: Damit wollte das Unternehmen jene zentrale, abgesicherte Datenbasis schaffen, die es benötigte, um seine Reporting-, Entscheidungs- und Planungsprozesse zu verbessern.
Erschwerend kam ein Mangel an standardisierten Datenstrukturen und eine Abhängigkeit von Spreadsheets hinzu, wobei die darin enthaltenen Daten oft voneinander abwichen, sodass es keine einfache Möglichkeit gab, die Daten zu aktualisieren oder zu aggregieren – ganz zu schweigen von einem Abgleich der Differenzen. Mit Workday kann sich EQ nun auf die Bereitstellung komplexerer Dienst- und Beratungsleistungen für seine Kunden konzentrieren. Alle Abteilungen haben einfachen Zugriff auf die dabei eingesetzten Daten.
Außerdem war es dem Unternehmen ein Anliegen, präzisere Prognosen und zuverlässigere Planungsprozesse zu schaffen. Workday Adaptive Planning ermöglicht es den Strategen des Unternehmens, Szenarien zu erstellen und Personalpläne für die wachsende internationale Komplexität und die verschiedenen Geschäftsbereiche vereinheitlichen. „Mit Workday können wir Prognosen in lokalen Währungen erstellen und sie unternehmensweit konsolidieren, wodurch wir die richtigen Informationen für die Planung erhalten“, sagt Jon Millam, Director, Group Financial Planning and Analysis. „Unser bisheriges Hauptbuch und die unterschiedlichen Entgeltabrechnungssysteme konnten das nicht leisten.“
Vorteile
Workday bietet EQ einen einzigen konsistenten Überblick über seine Finanz-, HR- und Entgeltabrechnungsdaten. Dies ermöglicht einen effektiveren Ressourceneinsatz und genauere Prognosen. So entsteht Mehrwert in komplett unterschiedlichen Bereichen wie Personalplanung einerseits und unternehmensweiter Erfassung bestimmter Skills und Kompetenzen andererseits. Als besonders wertvoll erwies sich dies während der COVID-19-Pandemie, als über 5.000 Mitarbeiter in fünf Ländern aus dem Homeoffice arbeiten mussten.
Unsere Organisation gleicht einem Mikrokosmos aus vielen verschiedenen Identitäten. Workday hilft uns, unsere Prozesse zu vereinfachen und unser Unternehmen durch einheitlichere Daten und Workflows zu managen.
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Flexibilität und Agilität
An Workday überzeugte EQ vor allem, dass die Lösung dem Unternehmen einen agileren Betrieb ermöglichte, was sich während der COVID-19-Krise auch eindrucksvoll zeigte. Mitten in der Pandemie ging das Unternehmen global mit Workday Financial Management und Workday Human Capital Management live, meisterte seinen ersten Finanzabschluss per Remote-Verbindung, stellte die Entgeltabrechnung auf die neue Lösung um und nutzte Workday Prism Analytics, um wichtige Erkenntnisse zu gewinnen.
Weil große, komplexe Datensätze remote abgefragt werden mussten, konnte EQ mit Workday Prism Analytics innerhalb weniger Wochen nach Ausbruch von Corona mehr Erkenntnisse gewinnen als in den 18 Monaten zuvor. „Das lag nicht nur daran, dass wir es machen mussten“, sagt Robert Bloor, Group Financial Controller, „sondern auch daran, dass wir die notwendigen Datenbestände zur Verfügung hatten, mit denen wir interagieren konnten. Dies ermöglichte uns eine größere Kreativität bei der Nutzung dieser Daten zur Entscheidungsfindung.“
Durch die gesamte Transaktion vom einzelnen Mitarbeiter über die Entgeltabrechnung bis zum Finanzposten zieht sich ein roter Faden. All diese Informationen sind über eine einzige Ansicht abrufbar, nicht über eine Vielzahl von Einzeltransaktionen, die scheinbar wahllos miteinander verbunden sind.
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Klarheit in Bezug auf HR-Ressourcen
Da es keine zentralisierte, unternehmensweite HR-Lösung gab, waren selbst einfache Fragen – etwa wie viele Personen in einer Abteilung beschäftigt sind und über welche Kompetenzen sie verfügen – schwer bzw. teilweise gar nicht zu beantworten. Die Berichterstellung dauerte teilweise mehrere Wochen. Inzwischen sind all diese Informationen unmittelbar in Workday abrufbar, sodass Manager fundiertere Personalentscheidungen treffen und ihre Mitarbeiter wesentlich effektiver einsetzen können.
„Mit Workday hat das Unternehmen jede Menge Kontrolle und Transparenz hinzugewonnen, ebenso wie die Fähigkeit, fundierte Entscheidungen zu treffen“, so Steve Bush, Director of People Operations and Projects. „Das Wissen, an welchen Standorten sich unsere Mitarbeiter jeweils befinden, liefert uns während der Corona-Krise beispielsweise die nötigen Daten, um effektivere Personalentscheidungen zu treffen.“
Planung für die Zukunft
Workday Adaptive Planning erleichtert die Vorbereitung auf die Zukunft. So profitiert EQ nun von umfassenden und kontinuierlichen Planungsprozessen. Außerdem können sich die Entscheidungsträger darauf verlassen, dass die Prognosen auf genauen Informationen beruhen. Früher traf das Planungsteam des Unternehmens auf Herausforderungen, wenn es Änderungen an Prognosen vornehmen oder eine örtliche Prognose auf das gesamte Unternehmen übertragen wollte. Workday Adaptive Planning hat diese Aufgabe vereinfacht.
Auch Fragen in Bezug auf die Unternehmensstrategie sind laut Transformation Director Ed Watson jetzt einfacher zu beantworten. „Seit der Einführung von Workday konnten wir konkret miterleben, welche Vorteile es mit sich bringt, nicht mehr länger auf ein Dutzend verschiedener Zeiterfassungssysteme und eine davon isolierte Buchhaltungsplattform angewiesen zu sein“, so sein Fazit.
„Absolute Transparenz ist keine ferne Illusion mehr, sondern gelebte Realität“, fügt Watson hinzu. „Workday liefert uns eine zentrale Quelle aktueller, zuverlässiger, präziser Daten, die als Fundament für eine Fülle von Berichten dienen kann, durch die unser gesamtes Geschäft mit effektiven Entscheidungen untermauert wird.“
Wir müssen dynamisch bleiben und benötigen aktuelle Informationen, um hochkomplexe Datensätze zu analysieren. Workday hilft uns, diese Daten zu interpretieren und als Grundlage für unsere Investitionsentscheidungen zu nutzen.
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