Colleges und Universitäten legen Wert auf Individualität. Jede Einrichtung ist anders, und alle enthalten Colleges und Fachbereiche mit eigenen Besonderheiten. Aber es gibt immer noch ein Streben nach Effizienz, insbesondere in Zeiten knapper werdender Ressourcen. Wie lassen sich die dezentralen Anforderungen einer Universität mit der notwendigen Effizienz bei der Arbeit in Einklang bringen?
Für die Cornell University sind Workday Human Capital Management und Payroll die Antwort.
„Wir sind mit sieben Undergraduate Colleges auf dem Campus in Ithaca und drei Professional Colleges eine der größten privaten Forschungsuniversitäten des Landes“, sagte Mary Opperman, Vice President of Human Resources and Safety Services.
„Eine Universität funktioniert nicht wie ein Unternehmen. Unsere Innovationen kommen von den Lehrkräften und der interdisziplinären Zusammenarbeit. Wir brauchen Verwaltungssysteme, die dem Rechnung tragen, sich sehr schnell anpassen können und die Lehrkräften nicht behindern“, erläutert sie. Die Verwaltungsfunktionen mussten optimiert werden, um Ressourcen für die Kernaufgaben der Universität freizusetzen.
„Wir sind sehr dezentralisiert und haben erkannt, dass wir aus sehr wichtigen Gründen unterschiedliche vorgehen“, fuhr sie fort. „Unsere Flexibilität muss unserer akademischen Tätigkeit entsprechen. Und mit Workday ist genau das möglich.“
Wir sind sehr dezentralisiert und haben erkannt, dass wir aus sehr wichtigen Gründen unterschiedliche vorgehen. Unsere Flexibilität muss unserer akademischen Tätigkeit entsprechen. Und mit Workday ist genau das möglich.
VP of Human Resources and Safety Services
Fit für die Zukunft mit Workday
Die Entscheidung für Workday war Teil eines größeren Projekts mit dem Titel „Reimagining Cornell“, was die Universität und ihre Verwaltungsfunktionen in ein neues Licht stellen sollte. Die Initiative bestand aus zwei Teilen: Erstens sollte sichergestellt werden, dass die Universität alles in ihrer Macht Stehende tut, um die Verwaltungsabläufe zu straffen. Zweitens sollten die Mitarbeiter und Ressourcen auf die langfristigen Ziele der Universität in den Bereichen Wissenschaft, Forschung und Dienstleistung ausgerichtet werden. In einem Teil der Verwaltungsüberprüfung schlug ein zukunftsorientiertes Team unter der Leitung des Dekans für Informationswissenschaften vor, die Cloud-Technologie für Verwaltungssysteme zu prüfen.
„Workday hat sich als die Lösung herausgestellt, die am besten zu unseren Geschäftsabläufen passt“, so Opperman. Da die Mitarbeiter und Manager von Cornell ihre eigenen Routinetransaktionen erledigen können, senkt das HR-Team seine Transaktionskosten und kann mehr Ressourcen für strategische HR-Arbeit einsetzen. Außerdem erleichtert besonders anwenderfreundliche Bedienoberfläche von Workday den Mitarbeitern die Arbeit. „Unsere Fachbereichsleiter haben sich die Desktop-Anwendung angeschaut und finden sie sehr intuitiv“, sagte sie.
Workday Payroll sorgt für mehr Effizienz
Für Cornell war die Kombination von Entgeltabrechnung und HR-System ein entscheidender Vorteil. „Es gibt viele Bereiche der Hochschulbildung, die sich sehr schnell entwickeln“, so Opperman. „Es ist nicht unbedingt offensichtlich, wie dynamisch die Mitarbeiter wirklich sind. Wenn wir zum Beispiel in unserem Forschungsbereich ein renommiertes Forschungsstipendium erhalten, müssen wir sehr schnell viele Mitarbeiter einstellen. Die Systeme müssen unbedingt miteinander verbunden sein, damit wir das Stipendium sehr, sehr schnell vergeben können“, fuhr sie fort.
„Wir haben schon frühzeitig beschlossen, dass die Entscheidung über Änderungen im HR-Entgeltabrechnungssystem von der Community getroffen wird“, so Opperman. „Es ist eine wichtige Entscheidung, und wenn wir es tun wollen, dann wollen wir es gemeinsam tun.“ Die Universität bat Fachbereichsleiter, Führungskräfte der Hochschulen, IT-Mitarbeiter, Lohnbuchhalter und wichtige Mitarbeiter der HR-Abteilung darum, das System zu überprüfen. Das Ergebnis? „Wir sind alle sehr gespannt darauf“, meinte Opperman.
Das Gleiche, aber anders
Mit Workday wird Cornell in der Lage sein, Genehmigungsprozesse zu automatisieren, sie aber dennoch spezifisch für einzelne Colleges und Fachbereiche zu gestalten. „Diese Funktion ist für uns ein enorm wichtiges Verkaufsargument“, so Opperman. „Im Moment arbeiten wir viel an den Geschäftsprozessen, um sicherzustellen, dass wir in Bereichen, wo wir gleich sein können, gemeinsam die Verpflichtung eingehen, gleich zu sein, denn das ist am effizientesten. Wo es aber für Hochschulen und Universitäten sinnvoll ist, unterschiedliche Genehmigungsprozesse oder -verfahren zu verwenden, ist es mit dem System auch möglich“, sagte sie.
Mit Workday können wir im Personalwesen viele Dinge tun, die wir bisher nicht tun konnten“, so Opperman weiter. „Ein großer Vorteil ist, dass wir schneller vorankommen können. Wir müssen uns nicht mit schwierigen und zeitaufwendigen Upgrades herumschlagen. In Workday kann die Universität bei jeder Aktualisierung selbst entscheiden, welche Funktionen aktiviert werden sollen.
„Es ist auch eine sehr effiziente Lösung, wenn es um den Kauf und den Betrieb geht“, sagte sie. Die Attraktivität der geringeren Wartungskosten und die geringere Komplexität waren für sie ausschlaggebend.