Das Broward College bietet seinen 68.000 Studierenden den Zugang, den sie brauchen, um ihre Bildungs- und Karriereziele zu erreichen. „Wir können den Studierenden Zugang zu ihrem gesamten Bildungsprozess bieten“, sagt J. David Armstrong, Präsident des Colleges.
Das Engagement des Broward College für den Zugang beschränkt allerdings sich nicht auf die Studierenden. Seit der Einführung von Workday haben die Verwaltungsmitarbeiter Zugriff auf die Lösungen und Daten, die sie für eine strategischere Arbeitsweise benötigen. Im Gegenzug konnte die Hochschule mehr Ressourcen für ihr wichtigstes Ziel einsetzen: den Erfolg der Studierenden.
Mit Workday können wir unsere Ressourcen auf die Studierenden und den Lernerfolg konzentrieren und müssen uns weniger um die Technologie kümmern.
Executive Director for HR
Ein besserer Weg für Veränderung und Anpassung
„Wir sind studentenorientiert und eine sehr akademische Einrichtung“, so Armstrong. „Aber im Grunde genommen verwalten wir immer noch Menschen. Wie überall, haben auch wir HR-Probleme. Vor Workday arbeiteten wir mit einem veralteten ERP-System, das zusammen mit einer Reihe anderer Hochschulen entwickelt worden war. Und wir wussten schon seit einiger Zeit, dass wir eine effizientere Lösung brauchen.“
Vormals hatte die Hochschule mehr als 40 verschiedene Softwareprodukte im Einsatz. Das alte System war so schwierig zu bedienen, dass es, laut Armstrong, nur etwa von einem Drittel der Mitarbeiter tatsächlich benutzt werden konnte.
„Das System stammt aus den späten 1980er und frühen 1990er Jahren“, so Dr. Denese Edsall, Executive Director for Human Resources and Equity. „Es war sehr transaktional, und es gab nicht viele Möglichkeiten, Berichte zu erstellen oder Daten für Managemententscheidungen zu nutzen.“ Das Broward College erkannte, dass sich ein schnelles Wachstum nur durch Veränderungen erzielen ließ.
Die Hochschule begann mit der Suche nach einem neuen cloudbasierten Produkt. Es sollte sich flexibel an künftige Veränderungen anpassen lassen, die gemeinsame Nutzung von Informationen erleichtern und mit Mobilitätsfunktionen den ultimativen Zugriff bieten, sodass Transaktionen von jedem Gerät aus durchgeführt werden können. All das fand sie in Workday.
Die IT-Abteilung war besonders an einer Lösung interessiert, die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit bietet. „Wir waren auf der Suche nach einer wirklich konfigurierbaren Lösung, über die wir auch ohne große Anpassungen die Kontrolle haben würden“, so Patti Barney, Vice President of Information Technology an der Hochschule. Als sie sich Workday ansah, war sie von den integrierten Analyse- und den Kontrollmöglichkeiten beeindruckt.
„Die Anwendungen basieren auf Geschäftsprozessen. Für uns war entscheidend, dass wir diese Geschäftsregeln offenlegen und dabei flexibel sein können. Wir wollten ein cloudbasiertes Produkt, das wir konfigurieren können, sodass wir keine Programmierer einstellen oder viel Zeit mit dem Schreiben von Code verbringen müssen“, erklärt sie.
„Der Gesetzgeber erlässt ständig neue Vorschriften, und wir müssen uns anpassen. Wir müssen uns schnell umstellen, und das war in unserem Altsystem natürlich nicht einfach. Workday hat das für uns geändert“, sagt sie. „Außerdem suchen wir im Rahmen unserer Technologiestrategie nach Möglichkeiten, den Aufwand zu verringern, indem wir zu einem einzigen Anbieter wechseln, damit wir uns nicht mehr um Anpassungen und die Entwicklung von Anwendungen kümmern müssen.“
Nutzung von Daten zur Unterstützung der Mission
Das Team am Broward College sieht mehrere Vorteile im Zugriff auf Echtzeit-Finanz- und Personalinformationen in einer einheitlichen Datenbasis.
„Da Workday ein integriertes Echtzeitsystem ist, können wir jederzeit Daten erfassen“, so Tom Olliff, Senior Vice President of Administration an der Hochschule. „Wir können nicht nur sehen, wo wir im vergangenen Quartal standen, sondern auch, wo wir heute stehen. Da wir für die Anpassungen nicht auf den Ablauf einer bestimmten Frist warten müssen, können wir sie jederzeit vornehmen. Falls die Anmeldungen ausbleiben oder aber noch deutlich mehr eingehen, können wir die erforderlichen Anpassungen sofort vornehmen.“
Im vergangenen Jahr konnte das Broward College dank der mit Workday Financial Management gewonnenen Erkenntnisse erhebliche Ressourcen für seine Studierenden umverteilen. „So konnten wir uns die im Laufe des Jahres nicht verbrauchten Mittel ansehen und produktiveren Bereichen zuweisen“, so Olliff. „Infolgedessen konnten wir im vergangenen Jahr fast 9 Millionen Dollar aus dem Verwaltungsbereich der Hochschule abziehen und dem akademischen Bereich zukommen lassen. Dadurch konnten wir viel mehr Ressourcen in unsere Initiativen für Studienerfolg investieren.“
Workday Financial Management hilft der Hochschule auch beim Umgang mit den typischerweise knappen staatlichen Budgets. „Dank der von Workday bereitgestellten Einblicke können wir uns gezielt auf Bereiche konzentrieren, in denen wir das Budget verringern mussten, sodass wir sicherstellen konnten, dass der Erfolg der Studierenden davon nicht beeinträchtigt wird“, sagt er.
Das Wichtigste ist, dass mehr Studierende einen Abschluss machen, erfolgreich einen Arbeitsplatz finden und die Lehrkräfte weniger Zeit mit Verwaltungsaufgaben verbringen und mehr Zeit und Talent in den Unterricht investieren können“, erklärt er. „Broward hat es sich zur Aufgabe gemacht, das Leben der Studierenden zu verändern. Die durch Workday gewonnenen Einblicke und Kennzahlen werden uns das sicher besser ermöglichen.“
President Armstrong stimmt dem zu und meint, dass Workday strategische Entscheidungen des Colleges erleichtert. „Ich glaube, dass der Erfolg einer Organisation zum Teil davon abhängt, dass der Zugriff auf Informationen jederzeit möglich ist und gute Managemententscheidungen getroffen werden können. Auf höchster Ebene leistet Workday immer mehr für unsere Organisation und versetzt uns in die Lage, dank größerer Informationsmengen auch schnellere Entscheidungen zu treffen.“
Workday leistet zunehmend mehr für unsere Organisation und versetzt uns in die Lage, anhand größerer Informationsmengen schnellere Entscheidungen zu treffen.“
President
Design von Workday Student
Das Broward College nutzt nicht nur Workday-Anwendungen für seine Lehrkräfte und Mitarbeiter, sondern ist auch Entwicklungspartner für Workday Student und arbeitet an der Entwicklung eines speziellen Studenteninformationssystems in der Cloud mit, was nach Ansicht von Armstrong längst überfällig ist. „Seit über 15 Jahren wurde kein neues Studenteninformationssystem mehr entwickelt. Sie können sich vorstellen, dass die vorhandenen Altsysteme nicht das leisten konnten, was wir heute für unsere Studierenden brauchen“, betont er.
„Ich kenne niemanden sonst, der ein brandneues Produkt entwickelt, mit dem wir unsere Studierenden besser ansprechen, mit ihnen interagieren und sie besser betreuen können, und das unseren Studenten außerdem hilft, ihr eigenes Leben zu meistern, z. B. ihre Kurse zu planen und dabei ihr berufliches oder akademisches Ziel nicht aus den Augen zu verlieren“, sagt er. „Das ganze Land konzentriert sich auf die Frage, wie wir mehr Studierenden helfen können, ihre akademischen und schulischen Ziele zu erreichen. Diese Lösung wird unseren Studierenden zu mehr Erfolg verhelfen.“
Workday Student umfasst eine Recruiting-Lösung, Workday Student Recruiting, und eine Zulassungslösung, Workday Student Admissions, die beide die mobilen Funktionen von Workday nutzen. „Vor der Implementierung von Workday bestand unser Recruiting-Paket aus Papier, Bleistift und Excel-Tabellen“, so Armstrong. Er fährt fort: „Jetzt können unsere Recruiter ihre Handheld-Geräte oder Laptops mit in die Schule nehmen und bei Schülergesprächen die zuvor importierten Daten nutzen.“
Förderung von Wachstum und Erfolg der Studierenden
Edsall ist beeindruckt, wie Workday die Hochschule bei der Bewältigung von Wachstumsanforderungen unterstützt hat. „Obwohl unsere Hochschule wächst, haben wir keine weiteren HR-Fachleute eingestellt. Das habe ich Workday zu verdanken, denn ich glaube, wenn wir bei dem alten System geblieben wären, dann hätte ich jetzt um mehr Mitarbeiter gebettelt. Wir wären nicht in der Lage gewesen, diese Mengen zu bewältigen“, sagt sie.
„Mit der Einführung von Workday wollten wir den Campusstandorten einen Teil der Last abnehmen, beispielsweise die Einstellung von Mitarbeitern, die Organisation ihrer Geschäftsreisen und Erfüllung ihrer Beschaffungsanforderungen –, damit sie sich mehr auf den Erfolg der Studenten konzentrieren können, denn darum geht es dem Broward College letztendlich. Und wir glauben, dass das tatsächlich geschehen ist“, sagt sie.
„Wir konnten unser Unternehmen beim Reporting und bei der Verwendung von Kennzahlen zur Entscheidungsfindung um 15 Jahre voranbringen. Das alles gehört zu den Erfahrungen, die wir mit Workday gemacht haben.“
President Armstrong stimmt dem zu. „Mit Workday, und insbesondere mit Workday Student, können wir mehr Studierende erreichen und sie auf einen erfolgreichen Karriereweg zu bringen. Aber noch wichtiger ist, dass es Menschen überall in ganz Amerika hilft, eine College- oder Universitätsausbildung zu erhalten, die ihnen gute Karrierechancen ermöglicht.“
Ähnliche Inhalte