Na czym polega planowanie zatrudnienia i jaki ma wpływ na firmy
Firmy często zmagają się z kosztowną rotacją pracowników lub nieoczekiwanymi lukami w zatrudnieniu. Przewidywanie przyszłych potrzeb w zakresie zatrudnienia może być trudne, a błędy w tym obszarze mogą negatywnie wpływać na działalność. Warunki biznesowe zmieniają się bardzo szybko, czasem z dnia na dzień.
Kiedy firmy angażują się w planowanie zatrudnienia, łatwiej jest im dostosować strategie talentów do celów biznesowych. Planowanie zatrudnienia eliminuje zgadywanie i pozwala organizacjom zapewniać dostępność odpowiednich talentów na miarę zapotrzebowania.
Przyjrzyjmy się różnym rodzajom strategii planowania zatrudnienia oraz ich zaletom i praktycznym sposobom wdrażania.
Czym jest planowanie zatrudnienia w dzisiejszym rozumieniu?
Znaczenie terminu „planowanie zatrudnienia” jest dość proste – to proces analizowania, prognozowania i planowania podaży oraz popytu na talenty w organizacji.
Nie musi to wcale oznaczać ciągłego utrzymywania pracowników w gotowości, aby w razie potrzeby mogli od razu wkroczyć do akcji. Polega to raczej na zapewnieniu niezbędnych zasobów do wykonywania wszystkich codziennych zadań, niezależnie od nieoczekiwanych potrzeb.
Długoterminowe planowanie zatrudnienia to proces strategiczny, który przyczynia się do rozwoju firmy lub realizacji innych celów. Krótkoterminowe planowanie zatrudnienia ma charakter bardziej doraźny, a jego celem jest zaspokojenie potrzeb operacyjnych. Łącząc długoterminowe strategie planowania zatrudnienia z krótkoterminowymi praktykami operacyjnymi, firmy mogą proaktywnie zaspokajać wszelkie bieżące i przyszłe potrzeby kadrowe.
Jednak aby strategiczne planowanie zatrudnienia zakończyło się sukcesem, należy uwzględnić kilka kluczowych elementów. Dotyczy to również krótkoterminowych celów operacyjnych firmy. Kompleksowa strategia planowania zatrudnienia opiera się na ocenie potrzeb i analizie luk w celu opracowania planu działania. Te same dane odgrywają kluczową rolę w realizacji strategii i monitorowaniu jej skuteczności.
Strategie planowania zatrudnienia w firmie Telstra wpłynęły na jej wyniki finansowe: „Obniżyliśmy koszty o 2,7 miliarda dolarów i osiągnęliśmy wysoki poziom zaangażowania pracowników. Ponad 17 000 osób w organizacji stosuje teraz zwinne podejście, przeszło 90% z nich osiągnęło trzeci poziom dojrzałości zwinnej, a wszystko to umożliwia nam Workday”.
Strategiczne a operacyjne planowanie zatrudnienia
Planowanie strategiczne obejmuje długoterminowe cele organizacji, a operacyjne planowanie zatrudnienia skupia się na bieżących potrzebach firmy. Na przykład sprzedawcy detaliczni mogą być zmuszeni do zwiększenia liczby pracowników w szczycie sezonu i do jej zmniejszenia w okresach mniejszego ruchu.
Dzięki strategicznemu planowaniu zatrudnienia firmy są gotowe sprostać sezonowemu zapotrzebowaniu i zmniejszyć zatrudnienie w okresie spowolnienia sprzedaży. Oszczędności na kosztach operacyjnych mogą być ogromne, a firma jest zawsze gotowa sprostać nieoczekiwanym wymaganiom.
Jakie są zatem horyzonty czasowe dla różnych strategii planowania zatrudnienia? W końcu przedsiębiorstwa nie chcą borykać się z niedoborami kadrowymi ani płacić za większy zespół, niż organizacja faktycznie potrzebuje.
Planowanie operacyjne zajmuje zazwyczaj do 18 miesięcy. Pamiętaj, że ta krótkoterminowa strategia pozwala uniknąć luk kadrowych. Dobrym przykładem jest sklep detaliczny, który przygotowuje się do sezonu świątecznego lub specjalnego wydarzenia.
Ta sama zasada dotyczy długoterminowych strategii zatrudnienia. Celem jest zapewnienie gotowości na wszelkie zmiany w działalności. Ponieważ firma dąży do realizacji celu długoterminowego, nie powinno dziwić, że dopracowanie strategii może zająć od dwóch do ponad pięciu lat.
Na przykład, jeśli placówka służby zdrowia planuje otworzyć specjalistyczne centrum chirurgiczne w ciągu dwóch lat, trzeba odpowiednio zaplanować działania związane z poszukiwaniem, zatrudnieniem i przeszkoleniem wyspecjalizowanych techników medycznych, pielęgniarek i lekarzy.
Oba podejścia mogą pomóc w stworzeniu kompleksowej strategii poprzez uwzględnienie krótko- i długoterminowych celów związanych z zatrudnieniem. Podejście strategiczne pomaga zapewnić gotowość na wzrost popytu, a połączenie go ze strategią operacyjną pozwala zaspokajać codzienne potrzeby biznesowe i zapobiegać potencjalnym przeoczeniom.
W jaki sposób metody planowania zatrudnienia łączą techniki ilościowe i jakościowe?
Skuteczne metody planowania zatrudnienia opierają się na połączeniu metod ilościowych i jakościowych. Skuteczne techniki ilościowe obejmują m.in. analitykę zatrudnienia, modelowanie predykcyjne i planowanie scenariuszy.
Nie zapominaj o metodach jakościowych, które pomagają zapobiegać brakowi talentów. Zazwyczaj obejmują one przeprowadzanie regularnych przeglądów talentów, zasięganie opinii ekspertów i planowanie sukcesji. Nawet wieloletni członkowie zespołu mogą z czasem odejść z różnych powodów, a strategia planowania zatrudnienia powinna uwzględniać też taką ewentualność.
Planowanie zatrudnienia obejmuje prognozowanie przyszłych potrzeb organizacji w zakresie talentów w celu zapewnienia wydajności operacyjnej. Kierownictwo szuka wskazówek dotyczących wyboru odpowiednich metodologii planowania zatrudnienia w zależności od sytuacji. Tymczasowe nieobecności, takie jak urlopy, wymagają zwykle krótkoterminowych rozwiązań taktycznych, a nie kompleksowego planowania strategicznego.
Z kolei reagowanie na trwałe zmiany kadrowe wynikające z przejścia na emeryturę wymaga dokładniejszego i długoterminowego podejścia do pozyskiwania i rozwoju talentów.
Korzyści z planowania zatrudnienia pomagają zwiększyć elastyczność
Korzyści płynące z planowania zatrudnienia mogą być zaskakujące. Kiedy odpowiednie osoby znajdują się na właściwym miejscu, organizacje mogą odnotować znaczny wzrost produktywności w dążeniu do realizacji celów. Firmy mogą zaobserwować spadek nadmiernych kosztów zatrudnienia i nadgodzin. Maleją także koszty podwykonawców, ponieważ nie ma już potrzeby zatrudniania kosztownej pomocy tymczasowej.
Zgodność z przepisami branżowymi ma kluczowe znaczenie bez względu na rodzaj działalności. Planowanie zatrudnienia pomaga wyeliminować ten potencjalny problem poprzez ograniczanie ryzyka związanego z pracownikami. Personel otrzymuje szkolenia z najlepszych praktyk obowiązujących w Twojej organizacji. Pomagasz również wyeliminować poważne braki w umiejętnościach w swoim zespole. Usprawnienie procesów rekrutacji, rozwoju i retencji pracowników przyczynia się do poprawy ogólnego zarządzania talentami.
Dzięki wdrożeniu zaawansowanych zautomatyzowanych procesów samoobsługowych, uniwersytet Macquarie University zlikwidował 23 różne formularze i skonsolidował 3 oddzielne rozwiązania do ewidencji czasu pracy.
Ponieważ planowanie zatrudnienia pozwala firmom szybciej reagować na zmieniające się warunki rynkowe, organizacje zyskują przewagę konkurencyjną już dzięki samej optymalizacji talentów.
Skuteczne planowanie zatrudnienia pomaga przewidywać wzrost
Ramy planowania zatrudnienia nie muszą być skomplikowane. Jeśli jednak chcesz wiedzieć, jak wdrożyć planowanie zatrudnienia, warto przyjąć ustrukturyzowane podejście. Użycie szablonu do planowania zatrudnienia w programie Excel może ułatwić opracowanie podejścia korzystnego dla Twojej organizacji.
Kroki, które należy uwzględnić w modelu planowania zatrudnienia to m.in.:
- Dostosowanie strategii biznesowej i analiza popytu
- Ocena obecnych możliwości w zakresie zatrudnienia (analiza podaży)
- Analiza luk i modelowanie przyszłej kadry pracowniczej
- Opracowanie planu działań w celu wyeliminowania luk
- Wdrażanie i zarządzanie zmianą
- Pomiary, ocena i udoskonalanie.
Chcąc stworzyć skuteczne ramy planowania zatrudnienia dla różnych typów organizacji, zacznij od dopasowania kluczowych etapów planowania.
Określone cele strategiczne organizacji, tempo operacyjne i dynamika branży zapewniają, że złożoność i horyzont czasowy są dostosowane do rozmiaru i dojrzałości firmy.
Następnie należy wdrożyć spersonalizowane wskaźniki pomiaru i procesy oceny, odzwierciedlające unikalne kluczowe wskaźniki wydajności każdego typu organizacji – szybko rozwijających się start-upów, firm o ugruntowanej pozycji, agencji sektora publicznego czy organizacji non-profit.
Praktyczne wdrożenie planowania zatrudnienia
Wdrożenie strategii planowania zatrudnienia zaczyna się od zebrania odpowiedniego zespołu. Zazwyczaj obejmuje to kadrę kierowniczą, kierowników operacyjnych, a także działy finansów i HR.
Po zebraniu danych niezbędnych do stworzenia skutecznej strategii planowania zatrudnienia, dział HR zaczyna opracowywać model oparty na istniejących i brakujących umiejętnościach. Dzięki temu dowiesz się, czym dysponujesz, a czego potencjalnie brakuje w Twojej organizacji.
Pokonywanie codziennych wyzwań może być zniechęcające. Możesz napotkać trudności w dokładnym prognozowaniu potrzeb związanych z planowaniem zatrudnienia. Uzupełnianie luk w umiejętnościach może stanowić kolejne wyzwanie, zwłaszcza wtedy, gdy gromadzenie danych odbywa się w sposób ręczny, a nie zautomatyzowany. Większość z tych wyzwań można jednak rozwiązać na etapie początkowego planowania, zachęcając interesariuszy do otwartej komunikacji.
Najlepsze praktyki w zakresie zrównoważonego planowania zatrudnienia obejmują priorytetowe traktowanie dobrostanu pracowników, rozwijanie umiejętności pozwalających dotrzymywać kroku zmieniającym się warunkom w miejscu pracy oraz dostosowanie strategii kadrowej do długoterminowych celów biznesowych.
Korzystanie z narzędzi i technologii do planowania zatrudnienia
Organizacje nie muszą samodzielnie tworzyć szablonu do planowania zatrudnienia. Mogą korzystać z oprogramowania do planowania zatrudnienia, takich jak Excel. Dla mniejszych organizacji szablony do planowania zatrudnienia w programie Excel są łatwe i wygodne w użyciu. Wystarczy użyć arkusza kalkulacyjnego, aby wymienić kluczowe etapy planowania i wdrażania. Program Excel świetnie sprawdza się również w zarządzaniu danymi.
Chociaż Excel to świetna opcja, organizacje prawdopodobnie wolą nie używać standardowego arkusza kalkulacyjnego. Mogą znaleźć darmowe szablony u dostawcy programu Excel, firmy Microsoft, lub skorzystać z oferty dostawcy zewnętrznego.
Pulpit do planowania zatrudnienia to kolejna opcja. Masz dużą swobodę w wizualizacji i monitorowaniu strategii planowania zatrudnienia. Większe organizacje mogą skłaniać się ku bardziej rozbudowanym rozwiązaniom, takim jak platformy do zaawansowanej analizy kadr. Zaawansowane funkcje ułatwiają śledzenie dużych ilości danych w wielu działach lub lokalizacjach geograficznych.
Jeśli kluczowe znaczenie mają funkcje planowania zatrudnienia i płynna integracja, Workday Workforce Planning oferuje to i znacznie więcej. Dzięki szablonowi Workday do planowania zatrudnienia wszyscy interesariusze są ze sobą powiązani i zaangażowani w zapewnienie realizacji wszystkich zadań operacyjnych, nawet w obliczu zwiększonego popytu.
Wybór odpowiedniej technologii dostosowanej do potrzeb organizacji to najlepszy sposób na stworzenie i wdrożenie skutecznego rozwiązania do planowania zatrudnienia.
Wskaźniki KPI i mierniki skuteczności planowania zatrudnienia
Firmy muszą zwracać uwagę na wskaźniki KPI dotyczące zarządzania pracownikami, aby śledzić skuteczność swojej strategii planowania zatrudnienia. Wśród tych, na które należy zwracać uwagę, znajduje się m.in. wskaźnik utrzymania pracowników w kontekście luk w umiejętnościach. Pozwala on zorientować się, jak długo pracownicy pozostają w firmie i czy strategia planowania zatrudnienia powinna uwzględniać ogólny dobrostan personelu.
Wskaźniki związane z kosztami są równie ważne. Pozwalają sprawdzić, ile czasu zajmuje średnio obsadzenie wolnego stanowiska, jakie są koszty rotacji pracowników i ile wydajesz na każdą nowo zatrudnioną osobę. Bez tych wskaźników KPI trudno jest opracować skuteczną strategię planowania zatrudnienia, a nawet ustalić, czy realizowane są cele operacyjne, takie jak koszty zatrudnienia.
Organizacje powinny monitorować wpływ planowania kadrowego na swoją działalność. Od produktywności po przychody generowane przez jednego pracownika – te wskaźniki KPI pozwalają ocenić, czy strategia przynosi firmie korzyści, czy też zwiększa koszty operacyjne.
Wszystkie firmy, niezależnie od wielkości, powinny zaplanować wdrożenie pulpitu do planowania zatrudnienia, który wyświetla wszystkie wskaźniki w tym obszarze, zapewniając kierownictwu wgląd w te dane.
Strategiczne planowanie zatrudnienia pozwala przygotować się na przyszłość
Niektóre z pojawiających się trendów w zakresie dynamicznego planowania zatrudnienia polegają na zapewnieniu, że strategia pomoże firmie sprostać wyzwaniom przyszłości. Sztuczna inteligencja i analityka predykcyjna są częścią prognozowania zatrudnienia. Planowanie oparte na umiejętnościach zyskuje przewagę nad bardziej tradycyjnym podejściem opartym na rolach.
Zamiast skupiać się wyłącznie na tym, co zazwyczaj wchodzi w zakres obowiązków pracownika, przyszłość planowania zatrudnienia wykracza poza nazwę stanowiska. Strategiczne planowanie zatrudnienia nie pomija także pracowników dorywczych. Przyszłość wymaga bardziej elastycznego podejścia do kwestii zatrudnienia.
Czy chcesz zoptymalizować zatrudnienie i uzupełnić luki w talentach? Przyjmij ustrukturyzowane podejście, aby ocenić kolejne kroki planowania zatrudnienia.
Postaw na ciągły rozwój HR