Oświadczenie o ochronie prywatności w procesie rekrutacji

Jakie dane osobowe zbieramy i przetwarzamy?

Informacje przekazane bezpośrednio przez osobę ubiegającą się o pracę, gdy:

• przedstawia się Workday podczas wydarzenia lub dołącza do Społeczności Kandydatów Workday, aby być branym pod uwagę w przypadku potencjalnych przyszłych stanowisk;

• tworzy konto kandydata w naszym portalu kariery; 

• aplikuje na stanowisko w Workday;

• uczestniczy w spotkaniach organizowanych przez Workday lub powiązanych wydarzeniach, w tym spotkaniach osobistych, rozmowach telefonicznych lub wideospotkaniach.

Informacje uzyskane z innych źródeł.

W trakcie procesu rekrutacyjnego nasze zespoły rekrutacyjne i systemy generują informacje dotyczące aplikacji oraz kandydatury.

Pozyskujemy informacje ze źródeł zewnętrznych, spoza Workday, podczas rozpatrywania aplikacji lub poszukiwania utalentowanych pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym z następujących źródeł: 

• Profesjonalnych platform zawodowych: na stanowiska w Workday można aplikować za pośrednictwem aplikacji i stron zewnętrznych, takich jak LinkedIn i SeekOut. Umożliwia to połączenie profilu z systemami Workday oraz procesem aplikacyjnym;

• Agencji rekrutacyjnych, instytucji akademickich, organizacji absolwenckich i podobnych podmiotów wspierających poszukiwanie pracy;

• Pracowników Workday, którzy polecają lub rekomendują kandydaturę;

• Dostawców usług w zakresie weryfikacji i sprawdzania przeszłości;

• Osób wskazanych jako referencje, w odpowiedzi na prośby o udzielenie referencji;

• Źródeł publicznie dostępnych, w tym wykorzystywanych platform zawodowych oraz innych istotnych informacji zawodowych dostępnych przez Internet, takich jak publikacje, wkład w badania naukowe lub podobne wzmianki;

• Spółek w przyszłości przyłączonych do grupy, które dołączą do globalnej struktury Workday w wyniku połączenia, przejęcia lub zakupu aktywów. 

Tabela 1 przedstawia podsumowanie typowych celów związanych z pozyskiwaniem talentów i rekrutacją, wraz z przykładami przetwarzanych danych osobowych oraz podstawą prawną, jeśli ma zastosowanie. 

Więcej informacji na temat „podstaw prawnych”, na których opieramy przetwarzanie danych osobowych, można znaleźć w Tabelach 3 i 4. 

Tabela 1: Dane osobowe, które gromadzimy i przetwarzamy

Informacje zbierane automatycznie

Podczas odwiedzania serwisu rekrutacyjnego Workday wykorzystujemy pliki cookie, piksele śledzące oraz skrypty. Więcej informacji na temat stosowanych przez nas technologii, celów ich wykorzystywania oraz sposobów kontrolowania tych technologii można znaleźć w Powiadomieniu dotyczącym plików cookie w serwisie rekrutacyjnym Workday.

Czy Workday przetwarza wrażliwe dane osobowe?

Tak, ale wyłącznie wtedy, gdy istnieją uzasadnione przyczyny biznesowe lub prawne.

Rozumiemy, że niektóre dane osobowe wymagają szczególnej ochrony. Znaczenie pojęć „wrażliwe dane osobowe” lub „szczególne kategorie danych osobowych” różni się w zależności od kraju, jednak zazwyczaj obejmuje informacje dotyczące pochodzenia rasowego lub etnicznego, poglądów politycznych, przekonań religijnych lub światopoglądowych, członkostwa w związkach zawodowych, danych biometrycznych, danych dotyczących zdrowia, orientacji seksualnej oraz historii karalności. W niektórych jurysdykcjach może to również obejmować treść komunikacji, której Workday nie jest zamierzonym odbiorcą, oraz dokładne dane dotyczące lokalizacji. 

Co do zasady nie przetwarzamy wrażliwych danych osobowych dotyczących danej osoby, chyba że jest to wymagane lub dozwolone na mocy obowiązujących lokalnych przepisów prawa. W określonych sytuacjach możemy być zobowiązani do gromadzenia lub możemy poprosić o podanie wrażliwych danych osobowych na zasadzie dobrowolnego ujawnienia, np.

• Równe szanse dla wszystkich: informacje dotyczące pochodzenia rasowego lub etnicznego, płci, tożsamości płciowej, orientacji seksualnej oraz niepełnosprawności, gromadzone w celu oceny równego traktowania i przeciwdziałania dyskryminacji, a także tworzenia i wspierania inkluzywnego środowiska pracy, w tym – gdy jest to wymagane:

  • w celu spełnienia obowiązków związanych ze sprawozdawczością dotyczącą równych szans zatrudnienia lub realizacją określonych celów, a także wymogów wynikających z przepisów dotyczących przeciwdziałania dyskryminacji oraz obowiązków sprawozdawczych wobec właściwych organów; 

  • w celu wzmocnienia inicjatyw Workday na rzecz wartości, inkluzywności, przynależności i równości za wyraźną zgodą, jeżeli wymagają tego obowiązujące przepisy prawa.

• Wsparcie: Informacje dotyczące stanu fizycznego lub psychicznego w celu zapewnienia dostosowań związanych z pracą, na przykład w ramach rozmowy dotyczącej zdolności do pracy. Osoba kandydująca może również przekazać wrażliwe informacje dostawcom świadczeń zdrowotnych i ubezpieczeniowych, których Workday organizuje, jeśli aplikacja zakończy się powodzeniem.

Jeśli będziemy musieli gromadzić wrażliwe dane osobowe, zrobimy to w sposób zgodny z prawem, poinformujemy o tym oraz wyjaśnimy, jak będziemy je wykorzystywać.

Workday z dumą tworzy miejsce pracy zapewniające równe szanse. Workday nie wykorzystuje wrażliwych danych osobowych do podejmowania decyzji dotyczących rekrutacji ani zatrudnienia. Co do zasady można odmówić podania wrażliwych danych osobowych, jeśli osoba kandydująca nie chce ich ujawniać. Brak podania takich informacji nie będzie miał negatywnego wpływu na żadną aplikację.

Jak długo Workday przechowuje dane osobowe?

Workday bezpiecznie przechowuje dane osobowe przez okresy niezbędne do realizacji uzasadnionych celów biznesowych, w tym celów opisanych w niniejszym Oświadczeniu o ochronie prywatności, oraz zgodnie z obowiązującymi lokalnymi przepisami prawa. Podsumowując, przechowujemy dane osobowe: 

• Po zakończeniu procesu rekrutacyjnego i podjęciu decyzji o zatrudnieniu, aby móc rozpatrywać i odpowiadać na potencjalne zapytania, skargi oraz kwestie prawne lub związane z zapewnieniem zgodności dotyczące działań rekrutacyjnych Workday;  

• Aby informować o przyszłych ofertach pracy, jeśli wyrażona została taka wola, oraz utrzymywać aktualne informacje dotyczące preferencji w zakresie kontaktu. 

Można w dowolnym momencie zaktualizować swoje preferencje dotyczące przyszłych kontaktów, jednak należy pamiętać, że Workday będzie musiał zachować inne informacje, jeżeli w momencie otrzymania takiego wniosku będzie istniała podstawa prawna oraz określony cel ich dalszego przetwarzania.  

Stosujemy procedury umożliwiające usunięcie informacji związanych z rekrutacją w okresie od sześciu miesięcy do czterech lat od dnia niepomyślnego zakończenia procesu rekrutacyjnego. Okres ten różni się w zależności od lokalnych przepisów prawa i wytycznych obowiązujących w lokalizacji prowadzenia rekrutacji. W celu ustalenia odpowiedniego okresu przechowywania danych osobowych w naszych zasobach uwzględniamy wiele czynników istotnych dla działalności Workday oraz procesu rekrutacyjnego, w tym:

• nasze obowiązki prawne i regulacyjne oraz wszelkie dostępne wytyczne; 

• ryzyko związane z potencjalnymi roszczeniami oraz obowiązujące okresy przedawnienia;  

• aktualne uzasadnione potrzeby biznesowe;

• ilość, charakter i poziom wrażliwości danych osobowych; 

• potencjalne ryzyko naruszenia praw i wolności wynikające z nieuprawnionego wykorzystania lub ujawnienia danych osobowych, z uwzględnieniem stosowanych przez nas technicznych środków bezpieczeństwa; 

• możliwość realizacji określonych celów innymi dostępnymi sposobami.

Jakie prawa przysługują kandydatowi w zakresie ochrony prywatności?

Mogą przysługiwać określone prawa wynikające z przepisów prawa w odniesieniu do danych osobowych, które przechowujemy. Prawa te różnią się w zależności od lokalizacji prowadzenia rekrutacji i lokalizacji stanowiska, jednak co do zasady mogą obejmować możliwość:

• Dostępu, sprostowania i usunięcia: można zażądać kopii danych osobowych przetwarzanych przez nas, sprostowania nieprawidłowych danych osobowych oraz usunięcia tych danych. 

• Sprzeciwu wobec przetwarzania danych przez Workday: można wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych, jeżeli podstawą prawną tego przetwarzania są nasze prawnie uzasadnione interesy. 

• Ogranicz przetwarzanie: Możesz poprosić nas o tymczasowe ograniczenie przetwarzania Twoich danych. 

• Żądania przeniesienia danych: jeżeli przetwarzamy dane osobowe na podstawie zgody lub umowy, można zażądać ich kopii w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i nadającym się do odczytu maszynowego formacie, aby można było łatwo przenieść je do innego podmiotu. 

• Wycofania zgody w dowolnym momencie: jeżeli udzielono nam zgody na przetwarzanie danych osobowych, można ją później wycofać. Wycofanie zgody nie wpłynie na przetwarzanie przeprowadzone przed jej wycofaniem ani na przetwarzanie prowadzone na innej podstawie prawnej.

• Niepodlegania decyzjom podejmowanym wyłącznie w sposób zautomatyzowany (w tym profilowaniu), które wywołują skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływają na osobę. Zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony prywatności możemy wykorzystywać narzędzia działające wyłącznie w sposób zautomatyzowany, które wywołują skutki prawne lub podobnie istotne skutki w ramach naszych procesów rekrutacyjnych, wyłącznie w określonych okolicznościach i przy zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń. Przykładowo, jeżeli udzielono nam zgody na takie działanie, jest ono niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy z daną osobą albo jesteśmy do tego upoważnieni na mocy przepisów prawa.  W takich przypadkach można skontaktować się z naszym zespołem ds. pozyskiwania kandydatów i zażądać weryfikacji przez człowieka.

• Złożenia skargi i ubiegania się o zadośćuczynienie. W przypadku zastrzeżeń dotyczących sposobu przetwarzania informacji lub podejrzenia naruszenia lokalnych przepisów dotyczących ochrony prywatności można:

  • złożyć skargę do spółki Workday prowadzącej rekrutację;

  • złożyć skargę do właściwego lokalnego organu nadzorczego ds. ochrony danych; 

  • wnieść sprawę do właściwego lokalnego sądu lub podobnego organu sądowego.

     

Jak Workday rozpatruje prośby i skargi?

Workday nie będzie dyskryminować żadnej osoby z powodu skorzystania z przysługujących jej praw w zakresie ochrony prywatności. Wyjaśnimy, jak poszczególne prawa stosuje się w danej sytuacji, w tym na przykład: 

• Jeśli prawo jest inne w Twojej lokalizacji lub ze względu na podstawę prawną przetwarzania danych

• czy Workday ma nadrzędne potrzeby związane z przetwarzaniem danych oraz jakie one są; 

• jak prawa innych osób lub podmiotów wpływają na rozpatrzenie konkretnego wniosku. 

   

Jak można zgłosić pytanie lub skorzystać z praw przysługujących w zakresie ochrony prywatności?

Można skorzystać z przysługujących praw w zakresie ochrony prywatności, samodzielnie lub za pośrednictwem osoby upoważnionej do działania w imieniu danej osoby, składając wniosek za pośrednictwem naszego formularza dostępnego przez Internet. Można również skorzystać z danych kontaktowych wskazanych w akapicie „Jak się z nami skontaktować?” W niektórych przypadkach możemy poprosić o potwierdzenie tożsamości.

Przekazanie szczegółowych informacji dotyczących zgłaszanego zagadnienia może ułatwić Workday sprawniejsze udzielenie odpowiedzi. W każdym przypadku dołożymy starań, aby rozpatrzyć wniosek i udzielić odpowiedzi w rozsądnym terminie, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Będziemy dążyć do zapewnienia bieżących informacji o postępie sprawy. Zwykle udzielamy odpowiedzi w terminie jednego miesiąca od otrzymania wniosku, jednak w przypadku złożonych spraw termin ten może zostać przedłużony.

Jeżeli nie będziemy w stanie rozwiązać zgłoszonej skargi, można skontaktować się z organem nadzorczym ds. ochrony danych lub sądem właściwym dla miejsca zwykłego pobytu lub pracy albo dla siedziby administratora danych.

W akapicie „Dodatkowe informacje dotyczące poszczególnych regionów” jest więcej informacji na temat lokalnych organów nadzorczych. Można również zwrócić się o potwierdzenie właściwego organu nadzorczego ds. ochrony danych, korzystając z danych kontaktowych wskazanych w akapicie „Skontaktuj się z nami”.

Jeżeli nie rozwiążemy w sposób satysfakcjonujący zgłoszonych zastrzeżeń dotyczących ochrony prywatności lub wykorzystywania danych, można również skontaktować się z naszym zewnętrznym podmiotem zajmującym się rozstrzyganiem sporów (bezpłatnie) za pośrednictwem tego formularza: https://feedback-form.truste.com/watchdog/request .

System transgranicznych zasad ochrony prywatności APEC

Praktyki Workday w zakresie ochrony prywatności opisane w niniejszym Oświadczeniu o ochronie prywatności są zgodne z systemem transgranicznych zasad ochrony prywatności APEC („CBPR”). System APEC CBPR zapewnia ramy umożliwiające organizacjom zapewnienie ochrony danych osobowych przekazywanych pomiędzy uczestniczącymi gospodarkami APEC. Więcej informacji na temat ram APEC można znaleźćtutaj.

W jaki sposób Workday chroni dane osobowe?

W celu ochrony danych osobowych stosujemy szereg zabezpieczeń. Powyższe obejmuje wdrażanie technicznych, organizacyjnych i umownych zabezpieczeń mających na celu ochronę danych osobowych przed przypadkową utratą, zniszczeniem lub innymi zdarzeniami i zagrożeniami.

Wymagamy również od dostawców stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa, uwzględniających ryzyko związane ze świadczonymi przez nich usługami oraz rodzajem przetwarzanych przez nich danych osobowych. Środki te uzupełniają wszelkie obowiązki prawne, dotyczące ochrony prywatności i bezpieczeństwa, które spoczywają na tych podmiotach na mocy obowiązujących przepisów prawa.

Należy pamiętać, że nie da się w pełni zagwarantować bezpieczeństwa danych przesyłanych przez internet. Odpowiedzialność za zachowanie poufności hasła lub innych metod uwierzytelniania wykorzystywanych do uzyskiwania dostępu do zabezpieczonych lub chronionych hasłem obszarów dowolnej strony internetowej lub procesu rekrutacyjnego Workday spoczywa na użytkowniku. Dostęp do zabezpieczonych i/lub chronionych hasłem obszarów dowolnych stron internetowych lub procesów rekrutacyjnych Workday oraz korzystanie z nich są ograniczone wyłącznie do upoważnionych użytkowników.

Czy Workday przekazuje dane osobowe do innych krajów?

Tak. Workday ma siedzibę główną w Stanach Zjednoczonych i prowadzi działalność jako globalna organizacja. Przekazujemy, przechowujemy, uzyskujemy dostęp do oraz przetwarzamy dane osobowe w różnych lokalizacjach na świecie, w tym w krajach:

• w których osoba ubiega się o stanowisko lub jest rozważana jako kandydat;

• poza jurysdykcją kandydata; 

• w krajach, w których Workday lub dostawcy zewnętrzni zaangażowani przez Workday, klienci albo inni właściwi odbiorcy zewnętrzni prowadzą działalność.

Certyfikaty

Workday przestrzega zasad ram ochrony danych UE–USA (EU-U.S. Data Privacy Framework), rozszerzenia dotyczącego Wielkiej Brytanii do ram ochrony danych UE–USA (UK Extension to the EU-U.S. Data Privacy Framework) oraz ram ochrony danych Szwajcaria–USA (Swiss-U.S. Data Privacy Framework), zwanych łącznie „DPF”, ustanowionych przez Departament Handlu Stanów Zjednoczonych. Workday opiera się na DPF jako podstawie prawnej do przekazywania danych osobowych do Stanów Zjednoczonych. Więcej informacji można znaleźć w naszym Oświadczeniu dotyczącym ram ochrony prywatności danych tutaj.

Wdrażamy również dodatkowe zabezpieczenia w celu zapewnienia odpowiedniej ochrony danych osobowych przy ich przekazywaniu za granicę. Więcej informacji można znaleźć w akapicie „Międzynarodowe przekazywanie danych osobowych.”

Czy Workday będzie wprowadzać zmiany do niniejszego Oświadczenia o ochronie prywatności?

Możemy okresowo aktualizować niniejsze Oświadczenie o ochronie prywatności, aby uwzględnić zmiany w naszych obowiązkach prawnych i regulacyjnych, a także w praktykach rekrutacyjnych, biznesowych i technologicznych.

Sposób informowania o zmianach: podejmiemy odpowiednie działania, aby poinformować o istotnych zmianach. 

Dostęp do aktualnej wersji: informację o tym, kiedy niniejsze Oświadczenie o ochronie prywatności zostało ostatnio zaktualizowane, można znaleźć, sprawdzając datę „ostatniej aktualizacji” wyświetlaną na początku tego Oświadczenia o ochronie prywatności.

Jak się z nami skontaktować?

Kto jest administratorem danych? 

Spółka z grupy Workday prowadząca rekrutację jest administratorem danych odpowiedzialnym wobec danej osoby. Listę podmiotów powiązanych z Workday wraz z dodatkowymi danymi kontaktowymi można znaleźć tutaj („Lokalny podmiot powiązany Workday”). W niektórych lokalizacjach spółka Lokalny podmiot powiązany Workday dzieli obowiązki w zakresie ochrony danych z innymi podmiotami z grupy Workday oraz centralą, które wspierają działania i strategie rekrutacyjne. Więcej informacji, jak Workday zapewnia ochronę danych w ramach grupy, oraz „współadministratorów” można znaleźć poniżej.

Jak można zgłaszać pytania dotyczące ochrony prywatności?

Formularz internetowy: W przypadku pytań dotyczących niniejszego Oświadczenia o ochronie prywatności, naszych praktyk w zakresie ochrony prywatności w procesie rekrutacji lub chęci skorzystania z przysługujących praw w zakresie ochrony prywatności, wniosek należy złożyć za pośrednictwem naszego formularza internetowego.

Pocztą:

Pytania dotyczące danych osobowych można kierować do podmiotów powiązanych Workday w kraju, w którym osoba ubiegała się o stanowisko lub uczestniczyła w procesie rekrutacji.

Niezależnie od miejsca pobytu oraz sposobu kontaktu z nami, zobowiązujemy się do przestrzegania lokalnych przepisów dotyczących ochrony prywatności oraz ochrony danych osobowych.