Firma Polpharma, jeden z największych producentów farmaceutycznych w Europie Środkowo-Wschodniej, na nowo zdefiniowała swoje operacje HR dzięki Workday. Spółka z siedzibą w Starogardzie Gdańskim zatrudnia tysiące osób w Polsce i za granicą, działając w szerokim zakresie obszarów biznesowych – w tym w produkcji, badaniach i rozwoju (R&D), sprzedaży oraz wsparciu.
Fundament zintegrowanej przyszłości
Przed 2016 rokiem procesy HR w Polpharmie opierały się głównie na arkuszach kalkulacyjnych, wiadomościach e-mail i niespójnych narzędziach. „Kiedy dołączyłam do firmy ponad 10 lat temu, byłam odpowiedzialna za przygotowywanie danych i raportów dla całej grupy” – wspomina Ewelina Bogdal, Kierowniczka ds. Systemów HR. „Nie mieliśmy żadnej centralnej bazy danych, więc musiałam rozsyłać pliki Excel do partnerów w innych krajach, aby zebrać informacje na temat zatrudnienia i nieobecności. To było niezwykle czasochłonne”.
To fragmentaryczne podejście spowalniało procesy takie jak rekrutacja, przeglądy wynagrodzeń i raportowanie oraz narażało je na błędy. Rozwijająca się firma potrzebowała ujednoliconej platformy, aby zarządzać zróżnicowanym zespołem, wspierać zgodność z przepisami (takimi jak RODO czy nadchodząca unijna dyrektywa w sprawie przejrzystości wynagrodzeń) oraz umożliwić podejmowanie decyzji HR w większym stopniu opartych na danych.
Budowa ujednoliconej platformy HR.
Pomysł wdrożenia jednego systemu HR dla całej grupy zmaterializował się w 2016 roku, kiedy Polpharma wybrała Workday po ocenie kilku globalnych i lokalnych dostawców. „Zaawansowanie tego systemu było jego największą zaletą” – mówi Ewelina. „Struktura organizacyjna była na przykład niesamowita w porównaniu do innych rozwiązań i od razu zrobiła duże wrażenie na naszym prezesie”.
Wdrożenie połączyło kluczowe rozwiązania, w tym Workday Human Capital Management, Recruiting, Compensation oraz Workday Adaptive Planning, całkowicie zmieniając sposób, w jaki dział HR wspiera biznes. „Moja rola łączy zarządzanie systemem z dopasowaniem go do strategii firmy” – wyjaśnia Ewelina Bogdal. „Postrzegam siebie jako tłumacza potrzeb biznesu i HR na język IT. Workday pomaga mi przekształcać potrzeby biznesowe w rozwiązania systemowe, które na te potrzeby odpowiadają”.
Procesy, które wcześniej wymagały miesięcy ręcznej koordynacji, są teraz realizowane znacznie szybciej. Jedna z największych zmian zaszła w procesie przeglądu wynagrodzeń. „Przed wdrożeniem Workday przeglądy wynagrodzeń były przygotowywane ręcznie w plikach Excel, rozsyłane mailowo i gromadzone ponownie” – mówi Ewelina. „Obecnie proces ten zajmuje około sześć tygodni, wliczając w to wszystkie akceptacje. Wszystko jest gotowe na czas, a my możemy wypłacać pracownikom nowe kwoty wynagrodzeń zgodnie z planem. To dla nas niesamowite osiągnięcie”.
Rekrutacja stała się również bardziej wydajna. Dedykowani rekruterzy zarządzają teraz zatrudnieniem w ramach zintegrowanego procesu, podczas gdy Partnerzy Biznesowi HR (HRBP) koncentrują się na strategicznym planowaniu zatrudnienia i rozwoju zespołu. „To zupełnie inna sytuacja niż kilka lat temu” – zauważa Ewelina.
„Dzięki Workday przeszliśmy od ręcznej koordynacji do zoptymalizowanych, opartych na danych procesów, które pozwalają działowi HR skupić się na tym, co najważniejsze, czyli na wspieraniu naszych pracowników”.
Kierowniczka ds. Systemów HR
Wspieranie zgodności z przepisami i zwinności
Wspieranie zgodności z przepisami i elastyczności, działając w wielu krajach, Polpharma musi zachować równowagę między lokalnymi wymogami prawnymi a globalną spójnością. „Jednym z najlepszych przykładów złożoności przepisów w Polsce jest zarządzanie nieobecnościami” – mówi Ewelina Bogdal. „Jeśli potrafimy poradzić sobie z zarządzaniem nieobecnościami tutaj, poradzimy sobie z tym w każdym innym miejscu na świecie”.
Workday pomaga również firmie zapewnić zgodność z RODO. „System jest bardzo pomocny przy dbaniu o zgodność z RODO” – dodaje. „Mamy wdrożone procesy automatycznego usuwania danych kandydatów i zapewnienia pełnej zgodności z przepisami”.
Firma Polpharma korzysta z Workday Adaptive Planning od około pięciu lat, co całkowicie zmieniło sposób zarządzania procesem budżetowania. „W przeszłości również przygotowywaliśmy wiele plików Excel, co oznaczało mnóstwo ręcznej pracy” – wyjaśnia Ewelina Bogdal. „Teraz wszystkie dane pochodzą bezpośrednio z Workday, wszystko znajduje się w jednym systemie, a jeśli dział controllingu chce coś zmienić, przeliczenia trwają minuty, a nie dni”.
„Workday łączy wszystko – od zgodności z przepisami po planowanie. Pozwala nam to zarządzać złożonymi wymogami lokalnymi przy zachowaniu globalnej spójności oraz podejmować szybsze i mądrzejsze decyzje w całej firmie”
Kierowniczka ds. Systemów HR
Wspieranie rozwoju poprzez innowacje
Biznes nadal dynamicznie się rozwija, przejmując nowe spółki i wchodząc na nowe rynki. Organizacja wdraża Workday w swoich oddziałach w Hiszpanii, Szwajcarii i Niemczech oraz w nowo przejętej firmie w Polsce, zapewniając spójne procesy HR i pełny wgląd w dane we wszystkich podmiotach.
Rozwój pracowników pozostaje kluczowym filarem strategii HR firmy. Polpharma rozważa wdrożenie nowych funkcji, takich jak Workday Career Hub i Skills Cloud, aby wspierać rozwój kariery i mobilność wewnętrzną, a także Workday Peakon Employee Voice w celu wzmocnienia zaangażowania.
Choć sztuczna inteligencja nie jest jeszcze wykorzystywana, zespół uważnie obserwuje rozwój Workday w tym obszarze. „W przyszłości planujemy wykorzystać AI, szczególnie do rozwoju kariery, aby pokazywać pracownikom potencjalne ścieżki rozwoju w firmie” – mówi Ewelina Bogdal.
Podsumowując transformację, dochodzi do wniosku: „Największą satysfakcję daje obserwowanie, jak narzędzia cyfrowe ułatwiają codzienną pracę naszych ludzi. Nie chodzi tylko o technologię, to rzeczywiste wsparcie dla pracowników”.
„Największą wartością rozwiązania Workday jest sposób, w jaki łączy wszystkich naszych pracowników i procesy w różnych krajach, tworząc spójność, transparentność i nowe możliwości rozwoju”
Kierowniczka ds. Systemów HR