FP&A의 레거시 시스템 유지관리에서 발생하는 숨은 비용은 무엇인가요?
FP&A 팀은 오랫동안 레거시 시스템에 의존해 왔습니다. 그러나 유지관리 부담, 운영 비효율성 등 다양한 관련 비용이 증가하면서 재무 및 IT 부문의 많은 리더가 현 상황에 대한 인식을 전환하고 있습니다.
레거시 FP&A 시스템 이해
레거시 시스템은 제한적이고 신선하지 않은 데이터를 내놓고 정기적인 유지관리에도 많은 시간이 듭니다. 그렇다면 왜 이런 시스템을 계속 사용하고 있을까요? 불완전하고 낡은 레거시 시스템은 여러 가지 면에서 비용이 많이 듭니다. 하지만 많은 기업, 그리고 재무 계획 및 분석(FP&A)을 비롯한 다양한 부서에서는 여전히 레거시 시스템을 버리지 못합니다.
왜 그럴까요? 물론 관성과 익숙함도 이유가 될 수 있습니다. 한편으로는 재무 및 IT 리더들도 불안정하고 낡은 레거시 시스템의 문제점을 인식하고 있습니다. 레거시 시스템을 고수한다면 유지관리 및 업그레이드에 소요되는 비용, 시간, 그리고 오래된 보안 프로토콜 및 부정확한 보고와 관련한 재무 위험 등으로 많은 비용이 발생합니다.
실제로, IT 부서의 가치 실현을 가로막는 주요 문제점을 묻는 설문조사에서 많은 CFO가 (이기종 레거시 시스템 운영에 필요한 시간을 비롯한) 이른바 기술 부채(Technical Debt)를 특히 심각한 과제 중 하나로 꼽았습니다
레거시 시스템은 내부 시간과 예산만 소모하는 것이 아니며, 혁신과 유연성을 원할 때 많은 비용을 치르게 하는 장애물이 될 수도 있습니다.
여전히 스프레드시트를 주요 예산 책정 및 예측 도구로 사용하는 곳이 30%에 달합니다.
낡은 레거시 시스템은 비즈니스 요구사항에 필요한 자동화 및 인사이트를 제공하지 못하며, 많은 레거시 어플리케이션은 분석 및 모바일과 같은 기술과 통합하기 어렵습니다.
Forrester의 설문조사에 의하면, 금융 서비스 업계 CTO의 약 60%는 레거시 기술 스택이 너무 비싸고 최신 어플리케이션에 적합하지 않다고 생각합니다. 또 다른 Deloitte 설문조사에서도 비즈니스 리더의 57%가 레거시 시스템의 문제점으로 비즈니스 민첩성의 부족을 꼽았습니다.
CFO를 비롯한 C 레벨 경영진은 분석 및 의사결정에 도움이 되는 인사이트를 점점 더 많이 기대하고 있습니다. 이러한 정보를 제공하는 FP&A 팀이라면 불안정하고 낡은 레거시 시스템의 유지 비용을 결코 무시할 수 없습니다.
FP&A 레거시 시스템 이해
FP&A 팀이 사용하는 많은 레거시 시스템은 수십 년 전에 구축되었습니다. 따라서, 오늘날 팀에서 관리해야 하는 재무 데이터의 규모와 무결성에 적합하지 않으며, 현재 업무에 필요한 분석 기능을 처리하도록 설계되지도 않았습니다. 흔히 재무 부서에서는 레거시 시스템의 한계를 극복하기 위해 일회성 어플리케이션을 도입하고 별도의 분석 도구를 사용합니다. 결국 사일로화하고 파편화한 데이터를 부실하게 꿰맞추어야 하며, 이런 데이터를 탐색하는 데 상당한 시간과 주의가 필요할 수 있습니다.
스프레드시트는 흔히 재무 전문가들이 데이터를 정리하는 데 사용하지만, 오늘날의 복잡한 재무 환경에서는 가장 명확한 결과를 내놓지 못할 때도 있습니다. 실제로 여전히 스프레드시트를 주요 예산 책정 및 예측 도구로 사용하는 곳이 30%에 달하며, 이 비율은 2014년 이후 달라지지 않았습니다. 그러나 정적 스프레드시트는 실시간 협업에 방해가 될 뿐만 아니라 낡고 유효하지 않은 데이터를 사용할 위험까지 더하므로, 기본적으로 불안정한 도구입니다.
레거시 시스템은 보안 문제에 더 취약한 편이며, 호환성 관련 비용도 발생합니다.
많은 조직에서 CFO가 더 전략적인 포지션을 맡게 되면서 FP&A의 역할에 대한 기대도 커지고 있습니다. 그러나 레거시 FP&A 시스템은 전략적 도구가 아니라 병목 지점 및 장애물이 되는 경우가 많습니다.
기업에서 여전히 레거시 시스템에 의존하는 이유
레거시 시스템은 다양한 방식으로 살아남아 왔는데, 그럴 만한 이유가 있습니다. 이러한 시스템은 익숙하고 편안하며 정착한 상태입니다. 기업의 워크플로도 레거시 시스템에 맞춰 왔습니다. 누구나 레거시 시스템을 속속들이 잘 알고 있으며, 새로운 변화는 대처하기 힘들고 불필요하게 느껴질 수도 있습니다.
또한 많은 기업에서 최신 시스템으로 전환하는 데 드는 비용과 복잡성을 우려합니다. 그러나 미지에 대한 두려움은 조직의 발목을 잡기 마련입니다. 결과적으로 인사이트가 부실해지고 민첩성이 떨어지며 성장이 둔화하고 맙니다.
레거시 시스템 유지관리의 실제 비용
대개 레거시 시스템은 오래 사용할수록 경제적 비용과 운영 비용만 늘어날 뿐입니다. 이는 어떤 면에서 수요와 공급의 문제입니다. 새로운 시스템이 출시되면서 구형 시스템 운영에 필요한 스킬은 점점 찾기가 힘들어지고 투자해야 할 시간과 비용은 증가하기 때문입니다. Deloitte 설문조사에 의하면, IT 부서는 이미 기술 예산의 55% 이상을 비즈니스 운영 유지관리에 투입하고 있지만, 혁신적인 솔루션 개발에는 19%만 쓰고 있습니다.
또한 레거시 시스템은 보안 문제에 더 취약하고, 새로운 보안 업데이트로 시스템을 개조해야 하는 호환성 비용도 발생합니다. 기술이 호환되지 않으면 새로운 코드, 미들웨어, 커스텀 솔루션 등이 필요하며, 이 모든 것에는 비용이 따릅니다. 그리고 사이버 보안 침해 자체의 비용도 2023년 기준 445만 달러에 달하며, 이에 더해 평판 손상으로 인한 비용도 무시할 수 없습니다.
레거시 시스템에서는 생산성도 저하됩니다. 시스템이 오래될수록 더 긴 유지관리 시간과 다운타임이 필요하며, 직원들은 데이터 조정과 같은 일상적인 업무에 더 많은 시간을 소비해야 합니다. 최신 FP&A 시스템에서는 이러한 태스크가 자동화하므로, 직원들은 재무 분석과 같은 더 중요한 활동에 집중할 수 있습니다.
레거시 FP&A 시스템을 교체할 때 CTO가 간과하기 쉬운 문제 중 하나는 직원의 저항입니다.
고속 성장 중인 유럽의 e-헬스 서비스 업체인 Doctolib는 레거시 FP&A 시스템을 최신 솔루션으로 교체했습니다. 그후 데이터 거버넌스 및 EPM 매니저는 이렇게 설명했습니다. "이제 직원들은 데이터를 처리하는 시간을 훨씬 줄이면서 비즈니스 파트너십 및 인사이트 분석에 더 많은 시간을 보낼 수 있게 되었습니다." 이는 팀의 만족도뿐만 아니라 생산성을 획기적으로 높여 가시적인 비즈니스 성과로 이어집니다."
레거시 시스템에서 전환하는 방법
레거시 시스템을 대체하는 것이 어렵게 느껴질 수 있으나, 조직의 더 크게 성장하고 도약할 유의미한 기회가 되곤 합니다. 어떤 이유로 망설이더라도 현대화 프로세스에서 유념해야 할 사항을 지켜 신중을 기하는 것이 좋습니다.
레거시 시스템을 현대화하는 방법은 여러 가지가 있습니다. 어떤 기업은 모든 것을 한꺼번에 업데이트하며, 점진적으로 조정할 수 있는 단계적 방식을 선호하는 곳도 있습니다. 최적의 접근 방식은 필요성, 위험 허용 범위, 리소스 가용성 등에 따라 달라집니다. 과거 데이터를 안전하고 정확하게 이동하고 기존의 다른 엔터프라이즈 시스템과의 호환성을 보장하려면, 회사의 다른 리더들과 협력하여 데이터 마이그레이션 계획을 수립해야 합니다.
레거시 FP&A 시스템을 교체할 때 CTO가 간과하기 쉬운 문제 중 하나는 직원의 저항입니다. 변화는 어려울 수 있고, 새로운 시스템은 부담스럽습니다.
망설이는 직원들에게 자신감을 심어주려면, 내실 있는 교육 프로그램을 마련하여 실습 교육, 쉽게 이용 가능한 문제 해결 가이드, 개별적 지원을 위한 열린 커뮤니케이션 채널 등을 제공하세요. 또는 새로운 시스템을 옹호하고 업스킬링 기회와 같은 이점을 알리는 '변화 홍보대사'를 임명하는 것도 좋습니다.
최신 FP&A 시스템으로 전환한 회사는 빠른 시일 안에 투자 수익(ROI)을 실현하는 경우가 많습니다. 영국의 다국적 안경 유통 체인, Specsavers는 새로운 FP&A 시스템을 완전히 구현하는 데 2개월밖에 걸리지 않았습니다. 이제 이 회사는 훨씬 더 짧은 시간에 60개 사업장 전체의 예산 편성을 완료합니다. 또한 리더는 다양한 비용 요인을 더 정확히 이해하여 회사의 성장 기회를 발굴하는 데 도움을 줄 수 있습니다.
ERP 및 회계 시스템 현대화
레거시 ERP 및 회계 시스템은 언제든 문제를 일으킬 수 있습니다. 스프레드시트는 20세기의 전화 시대에는 완벽한 솔루션이었지만, 오늘날 비즈니스 트랜잭션의 빠른 속도를 따라잡기에는 적합하지 않습니다.
최신 FP&A 도구는 레거시 시스템이 따라올 수 없는 독보적인 기능을 제공합니다.
이벤트가 발생하는 즉시 수집하고 분석하는 Workday Adaptive Planning과 같은 최신 시스템은 오늘날의 비즈니스 환경에 더 효과적으로 대응할 수 있습니다. 또한 기존 ERP 시스템보다 더 다양한 데이터 소스와 통합되므로 FP&A 팀과 경영진은 비즈니스를 더 종합적으로 파악할 수 있습니다.
레거시 시스템에서 전환하는 게 어려운 과제일 수 있지만, 일단 전환하면 업데이트가 더 수월해집니다. Workday 클라우드 기반 솔루션을 도입하면, 유연성과 확장성을 개선하고 진화하는 비즈니스 니즈에 더 쉽게 적응할 수 있습니다. 충분히 준비하고 최신 ERP 시스템에 투자한다면, 기대한 ROI를 달성하고 차츰 더 큰 가치를 누릴 것입니다.
FP&A의 미래: 레거시 시스템을 넘어서
최신 FP&A 도구는 실시간 분석, 클라우드 호환성, 사용자 친화적인 대시보드, 운영 효율성 등 레거시 시스템이 따라올 수 없는 독보적인 기능을 제공합니다. 현대화에서 중요한 것은 준비 과정입니다. 시작에 앞서 먼저 기존 FP&A 시스템을 감사하여 기능 격차에 특히 주의를 기울여야 합니다. 가장 시급한 FP&A 니즈를 해결할 대체 시스템을 찾았다면, 데이터 마이그레이션 및 기존 ERP 시스템과의 통합을 위해 안전하고 보안이 유지되는 프로세스를 마련하세요. 새 시스템의 고라이브에 앞서 새 시스템에서 데이터를 테스트해 보면 문제를 확인할 수 있습니다.
FP&A 시스템이 빠른 속도로 발전함에 따라 '가진 기업'과 '못 가진 기업' 간의 격차는 더욱 커질 것입니다. AI 혁신 때문에 이미 더딘 레거시 솔루션은 수명을 다하게 됩니다. 하지만 자신 있게 미래를 받아들이는 조직은 실시간 인사이트 및 예측 분석과 같은 획기적인 기술을 비롯해 비즈니스 전 부문을 혁신할 능력을 갖추게 될 것입니다.
레거시 시스템을 뒤로하고 FP&A 프랙티스를 혁신할 준비가 되셨나요? Workday와 함께 이 혁신의 여정에서 성공을 거둘 방법을 알아보세요.