Qu’est-ce que la prévision en continu?

En quoi consistent les prévisions en continu?

Les prévisions en continu élargissent les horizons de votre entreprise en mettant régulièrement les projections à jour, généralement chaque mois ou chaque trimestre. Au lieu d’être associée à une période fixe, comme dans un exercice financier traditionnel, une prévision en continu maintient une fenêtre temporelle constante (par exemple 12, 18 ou 24 mois) en ajoutant des périodes supplémentaires au fur et à mesure que les plus anciennes se terminent.

Un cycle budgétaire continu garantit que les prévisions reflètent toujours les réalités actuelles de l’entreprise, offrant ainsi une vision précise et dynamique de l’avenir. En remplaçant les hypothèses statiques, qui deviennent souvent rapidement obsolètes, par des données en temps réel et des perspectives tournées vers l’avenir, les prévisions en continu permettent aux entreprises de planifier efficacement et de réagir de manière proactive aux changements.

Éléments clés des prévisions en continu.

Les prévisions en continu sont puissantes, car elles fournissent une vision dynamique et prospective de l’avenir financier de votre entreprise. Contrairement aux budgets statiques, les prévisions en continu s’adaptent en permanence en intégrant de nouvelles données et en se concentrant sur les facteurs les plus importants. Pour mettre en œuvre efficacement les prévisions en continu, il est essentiel de comprendre les éléments clés qui les rendent si précieuses :

Planification en fonction des facteurs déterminants.

Les prévisions en continu donnent la priorité aux principaux facteurs opérationnels (les indicateurs qui influencent directement les performances financières) plutôt qu’aux éléments statiques. En se concentrant sur ces variables critiques, les organisations peuvent s’assurer que leurs prévisions sont flexibles et pertinentes, et qu’elles reflètent bien la dynamique du monde réel.

En pratique :

• Une entreprise dont le modèle économique repose sur les abonnements devrait mettre l’accent sur des mesures comme le coût d’acquisition de clients, la fidélisation des clients et le revenu moyen par utilisateur.

• Une entreprise de fabrication pourrait prioriser la capacité de production, le coût des matériaux et le taux de rotation des stocks.

La planification en fonction de facteurs déterminants réduit la complexité des prévisions, tout en assurant leur relation directe avec les facteurs qui influencent réellement les résultats. Cette méthode renforce la capacité à prendre les bonnes décisions pour s’adapter rapidement aux changements.

Mises à jour fréquentes.

L’une des caractéristiques déterminantes des prévisions en continu est la capacité d’effectuer des mises à jour régulièrement. Contrairement aux budgets annuels qui sont fixés pour un exercice financier complet, les prévisions en continu sont actualisées mensuellement ou trimestriellement pour tenir compte des données les plus récentes et des fluctuations du marché.

Avantages des mises à jour fréquentes :

• Ajustements en temps opportun : les entreprises peuvent réagir rapidement aux changements, notamment aux variations de la demande des clients, aux perturbations de la chaîne d’approvisionnement et à l’augmentation des coûts.

• Précision accrue : les mises à jour périodiques réduisent le risque de s’appuyer sur des hypothèses obsolètes, ce qui donne lieu à des prévisions qui sont proches de la réalité.

Prenons l’exemple d’une entreprise de commerce de détail qui observe une hausse importante de ses ventes en ligne au cours d’un trimestre donné. Grâce à une prévision en continu, elle peut rapidement adapter ses dépenses de marketing et sa répartition des stocks, ce qui lui permet de maximiser ses profits.

Intégration de données en temps réel.

Les prévisions en continu nécessitent des données précises et à jour. Sans informations fiables, les prévisions peuvent rapidement devenir obsolètes, voire trompeuses. Les outils de planification financière modernes, comme Workday Adaptive Planning, excellent dans l’intégration des données financières et opérationnelles en temps réel, veillant ainsi à ce que les prévisions soient toujours fondées sur les informations les plus récentes.

Utilité de l’intégration en temps réel :

• Collecte de données simplifiée : extraction automatique des données de divers systèmes, éliminant ainsi le besoin de mises à jour manuelles.

• Perspectives globales : combinaison des données financières, opérationnelles et externes afin de fournir une vue complète des performances de l’entreprise.

• Réduction des erreurs : automatisation qui minimise l’erreur humaine, ce qui se traduit par des prévisions plus fiables.

L’intégration en temps réel donne aux décideurs un accès aux perspectives les plus récentes, ce qui leur permet d’agir rapidement et avec assurance.

Analyses par scénarios.

L’une des fonctionnalités les plus puissantes des prévisions en continu est la capacité de modéliser des scénarios de simulation. Ces scénarios permettent aux organisations d’évaluer l’influence de divers facteurs sur leurs performances et de planifier en conséquence.

Importance de l’analyse par scénarios :

• Elle permet aux entreprises de se préparer à différentes éventualités, des scénarios les plus optimistes aux scénarios les plus pessimistes.

• Elle permet de planifier de manière proactive les événements imprévus, comme les ralentissements économiques, les changements réglementaires et les menaces concurrentielles.

• Elle permet aux entreprises de prendre des décisions stratégiques en évaluant l’incidence de nouvelles initiatives, par exemple une expansion sur un marché étranger ou le lancement d’un nouveau produit.

Exemple concret :

Une entreprise de logistique pourrait utiliser une analyse par scénarios pour évaluer l’incidence de la hausse du coût du carburant sur la rentabilité. En intégrant cette analyse dans ses prévisions en continu, elle peut adapter ses stratégies de tarification ou explorer d’autres méthodes de transport pour atténuer les risques.

Collaboration.

Les prévisions en continu fonctionnent mieux lorsqu’il y a une bonne collaboration entre les services. Contrairement aux budgets statiques, souvent cloisonnés au sein de l’équipe financière, les prévisions en continu s’appuient sur les contributions des différentes parties de l’organisation.

La planification collaborative réunit les équipes suivantes :

• Ventes : fournissent des perspectives sur les tendances du marché, la demande des clients et les transactions à venir

• Marketing : diffusent les données sur les performances des campagnes, la génération de clients potentiels et le coût d’acquisition de clients

• Opérations : présentent les données sur les contraintes de capacité, les calendriers de production et les problèmes liés à la chaîne d’approvisionnement

• Ressources humaines : fournissent les données sur la main-d’œuvre, comme les plans d’embauche ou les taux de roulement du personnel, pour éclairer les projections des coûts de main-d’œuvre

Cette collaboration interfonctionnelle veille à ce que les prévisions reflètent une vision précise et globale de l’entreprise, favorisant ainsi l’alignement entre les services.

Comparaison entre prévisions en continu et budgets statiques.

Les budgets statiques constituent la pierre angulaire de la planification financière depuis des décennies, mais ils présentent d’importantes limites. Bien qu’ils offrent une feuille de route structurée pour l’exercice financier, ils tiennent rarement compte des imprévus.

Les limites des budgets statiques.

1. Hypothèses obsolètes : les budgets statiques sont généralement fondés sur des données qui datent de plusieurs mois, avant même le début de l’exercice. Ils sont donc peu adaptés pour faire face aux changements en temps réel.
2. Manque de flexibilité : une fois finalisés, les budgets statiques sont difficiles à modifier lorsque les priorités changent ou que des dépenses imprévues surviennent.
3. Faible efficacité : le processus de création d’un budget statique prend beaucoup de temps et nécessite souvent des mois d’efforts de la part de plusieurs équipes.

Les avantages des prévisions en continu.

Les prévisions en continu surmontent plusieurs difficultés en proposant une méthode de planification financière continue et évolutive. Voici les principaux avantages :

• Adaptations rapides : des mises à jour régulières permettent de modifier les plans rapidement, selon les besoins.

• Précision accrue : l’intégration de données en temps réel réduit le risque de prévisions erronées.

• Prise de décision proactive : les entreprises peuvent réagir rapidement aux risques et aux occasions qui se présentent, sans les contraintes d’un plan statique.

• Meilleure affectation des ressources : en ciblant les secteurs où les ressources sont les plus nécessaires, les prévisions en continu permettent aux organisations d’affecter efficacement leurs budgets et d’aligner leurs investissements sur les priorités actuelles et les objectifs à long terme.

• Gestion des risques améliorée : la planification par scénarios dans le cadre des prévisions en continu permet aux entreprises d’évaluer les risques et de formuler des plans d’urgence, ce qui diminue les mauvaises surprises lors d’événements imprévus.

• Alignement stratégique renforcé : les prévisions en continu relient la planification financière à court terme aux objectifs stratégiques à long terme, ce qui permet de s’assurer que chaque décision est prise dans l’optique des objectifs plus larges.

Comment créer des prévisions en continu dans Workday Adaptive Planning?

La mise en œuvre de prévisions en continu peut sembler intimidante, mais avec la bonne approche et des outils comme Workday Adaptive Planning, le processus devient à la fois efficace et facile à gérer. Voici un guide détaillé, étape par étape, pour vous aider à créer des prévisions en continu adaptées aux besoins de votre organisation.

Étape 1 : Définissez un horizon temporel.

La première étape de création de prévisions en continu consiste à en déterminer la durée. Le choix le plus courant est un horizon de 12 mois, qui permet de se concentrer sur les objectifs opérationnels à court terme tout en conservant une perspective stratégique. Toutefois, en fonction de votre secteur d’activité et de vos besoins en matière de planification, vous pourriez envisager des horizons de 18 ou de 24 mois.

Par exemple, les détaillants peuvent utiliser un horizon de 12 mois pour refléter les cycles saisonniers, tandis que les fabricants peuvent préférer 24 mois pour s’aligner sur des cycles de production et de vente plus longs.

Lors du choix d’un horizon temporel :

1. Consultez les parties concernées : collaborez avec les services des finances et des opérations, ainsi qu’avec la direction, pour comprendre dans quelle mesure la planification à long terme contribue à la prise de décision.
2. Alignez-vous sur les objectifs stratégiques : assurez-vous que l’horizon choisi est compatible avec les objectifs généraux de votre organisation, comme les initiatives de croissance et les efforts de réduction des coûts.

Étape 2 : Recueillez des données historiques.

La précision des prévisions repose sur la compréhension des résultats passés. Les données historiques servent de point de départ pour dégager les tendances, connaître les cycles saisonniers et cibler les modèles qui influenceront les résultats à venir. Voici comment aborder cette étape efficacement :

1. Réunissez des ensembles de données clés : données sur les produits et les charges, mesures opérationnelles (comme les volumes de production ou les chiffres de vente) et facteurs externes, comme les tendances du marché ou les indicateurs économiques.
2. Normalisez les données : triez vos données pour écarter les anomalies, comme les dépenses ponctuelles ou les événements de vente aberrants. Ainsi, vos prévisions ne sont pas faussées par des événements passés inhabituels.
3. Utilisez des moyennes historiques : décelez les tendances annuelles, les fluctuations saisonnières et les pointes et les creux récurrents des performances. Par exemple, si le modèle économique de votre entreprise repose sur les abonnements, analysez la variation des taux de renouvellement tout au long de l’année.
4. Tirez parti de Workday : importez des données historiques dans Workday Adaptive Planning pour obtenir rapidement des références et automatiser l’analyse des tendances.

En analysant les données historiques de manière exhaustive, vous serez en mesure de créer une base solide pour vos prévisions.

Étape 3 : Concentrez-vous sur les facteurs clés.

Au lieu d’établir des prévisions pour chaque poste, mettez l’accent sur les principaux facteurs opérationnels qui influencent la performance globale de votre organisation. La planification fondée sur des facteurs déterminants simplifie les prévisions et aligne les projections sur les facteurs les plus importants.

Étapes pour définir les facteurs clés :

1. Comprendre son modèle économique : pour une entreprise de logiciel-service, l’acquisition de clients et les taux de désabonnement peuvent être essentiels, alors qu’une entreprise de vente au détail se concentre plutôt sur la rotation des stocks et les tendances saisonnières des ventes.
2. Prioriser les indicateurs qui génèrent des produits ou engendrent des coûts : concentrez-vous sur des indicateurs comme le volume des ventes, l’effectif et les coûts de main-d’œuvre et les charges d’exploitation liées à la production ou à la livraison.
3. Assurer la collaboration entre les services : impliquez les chefs d’équipe des finances, des opérations et des ventes pour cibler les variables qui, selon eux, ont le plus d’incidence sur les résultats.

Ce que Workday vous apporte :
Workday Adaptive Planning vous permet de créer des modèles fondés sur des facteurs déterminants en reliant les intrants (comme le volume des ventes) aux extrants (comme les produits ou les coûts de production). De cette manière, lorsque les facteurs déterminants changent, les prévisions s’adaptent automatiquement, ce qui permet d’en garantir l’exactitude tout en gagnant du temps.

Étape 4 : Utilisez des modèles fondés sur des facteurs déterminants.

Les prévisions en continu efficaces se distinguent par l’utilisation de modèles fondés sur des facteurs déterminants. Ces modèles se concentrent sur les variables à forte incidence et modifient automatiquement les mesures associées lorsque les intrants clés changent. Workday Adaptive Planning simplifie la création et la gestion de ces modèles.

Étapes pour créer des modèles fondés sur des facteurs déterminants :

1. Définir les liens entre les mesures : par exemple, associez le volume des ventes au chiffre d’affaires, au coût des marchandises vendues et aux dépenses de marketing.
2. Intégrer des hypothèses : formulez des hypothèses pour des variables comme les taux de croissance, les changements de prix ou les conditions du marché. Par exemple, supposez une hausse de 5 % des coûts des matières premières et modélisez ses effets sur les frais globaux.
3. Tester la sensibilité : analysez comment les changements d’un facteur déterminant (par exemple le coût d’acquisition de clients) influencent les prévisions globales.

Fonctionnalités de Workday à utiliser :

• Modèles prédéfinis : commencez avec des modèles conçus pour votre secteur d’activité ou créez vos propres modèles.

• Automatisation : une fois les liens entre les facteurs déterminants établis, Workday met automatiquement à jour toutes les mesures qui en dépendent, ce qui vous fait gagner du temps et assure la cohérence.

• Planification par scénarios : créez plusieurs scénarios fondés sur les facteurs déterminants pour vous préparer aux éventualités les plus optimistes, les plus pessimistes et les plus probables.

La modélisation axée sur les facteurs déterminants permet de se concentrer sur la dynamique globale de votre entreprise plutôt que sur chaque aspect individuel, ce qui se traduit par des prévisions plus adaptées et réactives.

Étape 5 : Effectuez des mises à jour régulièrement.

Les prévisions en continu peuvent uniquement être efficaces si elles sont tenues à jour. Avec des mises à jour régulières, il est possible de garantir que les données les plus récentes sont intégrées aux projections pour qu’elles reflètent les réalités actuelles de l’entreprise.

Étapes pour les mises à jour régulières :

1. Établir un échéancier : la plupart des organisations mettent à jour leurs prévisions en continu chaque mois ou chaque trimestre. Choisissez une fréquence qui assure l’équilibre entre la précision et la marge de manœuvre opérationnelle.
2. Optimiser la collecte de données : utilisez les fonctionnalités d’intégration de Workday pour extraire automatiquement les données des systèmes opérationnels et financiers, éliminant ainsi la saisie manuelle des données.
3. Assurer l’implication des parties concernées : planifiez des réunions d’examen avec les responsables des services pour valider les hypothèses et mettre à jour les intrants.
4. Analyser les écarts : comparez les prévisions aux résultats obtenus lors de la période précédente. Ciblez les domaines dans lesquels les hypothèses doivent être ajustées, et affinez le modèle en conséquence.

Utilisation de Workday pour les mises à jour :
Workday Adaptive Planning automatise le processus de mise à jour, pour veiller à ce que les prévisions soient actualisées avec des données en temps réel. Grâce à des tableaux de bord personnalisables, les parties peuvent facilement visualiser les projections mises à jour et en évaluer les retombées.

Étape 6 : Communiquez et agissez en fonction des perspectives.

Une fois vos prévisions en continu mises à jour, il est indispensable de veiller à ce que les perspectives soient transmises à toute l’organisation et à ce que tout le monde en tire parti. Cette étape transforme les chiffres en stratégies exploitables qui guident la prise de décision.

1. Utilisez des tableaux de bord pour plus de clarté : les tableaux de bord de Workday vous permettent de présenter des données complexes de manière intuitive, les rendant ainsi accessibles aux personnes qui ne font pas partie des équipes financières.
2. Adaptez vos rapports à votre public : présentez des résumés généraux aux dirigeants et des analyses détaillées aux chefs de service.
3. Encouragez la responsabilité : attribuez les tâches en fonction des prévisions, en veillant à ce que les équipes assument leur rôle dans la réalisation des objectifs.

En communiquant les prévisions de manière efficace, vous pouvez vous assurer qu’elles guideront les décisions stratégiques et les ajustements opérationnels.

Voyez Workday Adaptive Planning à l’œuvre. Regardez la démo.