Déclaration de confidentialité

Date d’entrée en vigueur : 8 novembre 2021

 

Introduction

La présente déclaration de confidentialité (« déclaration de confidentialité ») de Workday rend compte de nos méthodes de collecte, d’utilisation, de divulgation, de transfert, et de sauvegarde de vos données personnelles dans le cadre des activités déclinées ci-dessous, y compris lorsque vous visitez un site Web Workday contenant des liens vers la présente déclaration de confidentialité (« site Web »), lorsque vous participez à nos événements de commercialisation et de formation à la fois en ligne et hors connexion (« événements ») et pour la gestion de notre compte d’entreprise. La présente déclaration de confidentialité définit vos choix et vos droits relativement à vos données personnelles.

 

Liens rapides

Nous vous recommandons de lire la présente déclaration de confidentialité dans son entièreté afin d’en être pleinement informé. Toutefois, si vous souhaitez consulter une section précise, cliquez sur le lien correspondant, ci-dessous, vers ladite section :

Workday, un fournisseur de services

Collecte de données personnelles

Utilisation de vos données personnelles

Divulgation de données

Transferts internationaux de données

Rétention de données

Vos droits relatifs à la gestion de vos données personnelles

Fondement juridique du traitement de données

Forums Workday

Workday Extend

Sécurité

Certifications des tiers

Modifications apportées à la présente déclaration de confidentialité

Nous contacter

 

Workday, un fournisseur de services

La clientèle de Workday est constituée d’organisations telles que des entreprises et des écoles qui utilisent nos applications Cloud pour traiter les données personnelles de leurs personnels, élèves et candidats (« personnes concernées par les données clients ») et gérer la relation avec la cible. Workday traite les données personnelles des personnes concernées par les données clients dans nos applications Cloud d’entreprise uniquement suivant les instructions de nos clients en tant que « sous-traitant » ou « fournisseur de services » et la présente déclaration de confidentialité ne s’applique pas.

Si en tant que personne concernée par les données clients vous avez des questions ou souhaitez exercer des droits liés à vos données personnelles, vous devez soumettre votre requête au client Workday compétent. Si vous contactez Workday directement à cet effet, nous sommes tenus d’en informer le client Workday compétent (si les coordonnées du client que vous avez transmises sont exactes).

 

Notre système de gestion des données personnelles

Données personnelles recueillies directement auprès de vous

Site Web


En tant que visiteur, nous pourrions vous demander ou vous pourriez choisir de remplir des champs de notre site Web à l’aide de données personnelles telles que :

  • le prénom;
  • le nom de famille;
  • l’adresse courriel professionnelle;
  • le numéro de téléphone;
  • le nom de l’entreprise;
  • le niveau du poste occupé;
  • les fonctions;
  • l’adresse municipale.

Certaines sections du site Web, y compris la plateforme Workday Community, requièrent la création d’un compte utilisateur. À cet effet, vous pouvez choisir de nous communiquer des informations supplémentaires, telles que :

  • une photo;
  • des liens vers des profils de réseaux sociaux;
  • des domaines de compétence.

Événements
Si vous vous inscrivez pour participer à un événement parrainé par Workday, nous pourrions exiger certaines données, y compris :

  • le prénom;
  • le nom de famille;
  • l’adresse courriel professionnelle;
  • le numéro de téléphone;
  • le nom de l’entreprise;
  • la personne à joindre en cas d’urgence (dans certains cas);
  • les préférences alimentaires (dans certains cas);
  • les informations relatives à la santé et à la sécurité (dans certains cas);
  • les informations de facturation (nom, adresse et numéro de carte de crédit).

Gestion de compte client
Nous recueillons des coordonnées professionnelles pour gérer les comptes liés à l’utilisation des applications SaaS de Workday ou pour fournir des services aux entreprises. 

Gestion de compte utilisateur final
Si vous créez un compte directement sur Workday (entre autres pour accéder au Workday Resource Center, ou comme utilisateur du Workday Strategic Sourcing), nous recueillons vos coordonnées (nom et adresse courriel, par exemple) ainsi que des informations liées à votre profil (le nom de votre entreprise, par exemple). De plus, nous recueillons le nom, le nom d’entreprise et l’adresse courriel afin de gérer les inscriptions à Workday Learning pour les clients et les associés. Vous pourrez personnaliser votre compte à l’aide d’informations supplémentaires.

Si vous utilisez des systèmes Workday (notamment le Workday Resource Center), nous recueillerons vos données pour activer l’authentification multifactorielle. Il s’agit en l’occurrence du numéro de téléphone mobile, de l’adresse courriel, ou de l’identifiant de vérification unique.

Fichiers de témoins et technologies similaires
À l’instar de nombreux sites Web, Workday utilise des fichiers de témoins et autres technologies de suivi (y compris à des fins d’analyses, de fonctionnalité et de publicité). Pour en savoir plus sur ces technologies et la manière de les contrôler, veuillez consulter notre déclaration relative aux fichiers de témoins.

Application mobile pour les événements Workday
Lorsque vous choisissez d’utiliser l’application mobile pour les événements Workday, nous pouvons, avec votre consentement, recueillir des informations à partir de votre appareil (photos, contacts ou données de géolocalisation) pour activer des fonctionnalités conformément aux paramétrages de confidentialité de votre appareil.

Autres informations
Si Workday souhaite recueillir d’autres données personnelles auprès de vous, nous devrons préciser lesquelles ainsi que le bien-fondé de ladite collecte.

Données personnelles recueillies auprès de tiers

Workday peut également recueillir vos coordonnées professionnelles auprès d’autres sources, y compris des tiers faisant commerce desdites informations, et de sites Web accessibles au public (site Web de votre entreprise, plateformes professionnelles ou communiqués de presse). Les coordonnées professionnelles peuvent comprendre :

  • le prénom;
  • le nom de famille;
  • l’adresse courriel professionnelle;
  • le numéro de téléphone;
  • le nom de l’entreprise;
  • le niveau du poste occupé;
  • les fonctions;
  • l’adresse municipale professionnelle;
  • l’identifiant en ligne;
  • le parcours professionnel.

Dans certains cas, Workday peut associer les données personnelles fournies par vous à celles recueillies auprès de tiers suivant les méthodes décrites ci-dessus. Nous utilisons ces données dans le cadre d’analyses internes des clients, afin de définir des techniques de commercialisation visant à attirer une clientèle éventuelle et pour améliorer la pertinence des contenus de notre site Web et de nos messages publicitaires.

 

Utilisation de vos données personnelles

Pour vous contacter
Workday utilise vos données pour alimenter ses sites Web, offrir des services et vous assister. Par exemple, lorsque vous remplissez le formulaire de contact, vous communiquez des données que nous utiliserons ensuite pour répondre à votre demande. 

Workday utilise vos données personnelles et les coordonnées liées à votre activité sur nos sites Web pour vous communiquer du contenu marketing (y compris par téléphone ou courriel) adapté à vos produits préférés. Vous serez ainsi au courant des annonces de produits, des lettres d’information électroniques, ainsi que des renseignements concernant des événements à venir. Nous nous en servons également pour communiquer des informations à caractère administratif, telles que des notices expliquant l’usage de produits ou de services, ou des changements de politique.

Pour programmer et gérer des événements
Lorsque vous vous inscrivez ou participez à un événement, Workday utilise vos données pour la planification et la gestion d’événements, y compris les inscriptions, la facturation et l’établissement de liens entre participants, voire vous contacter ultérieurement pour vous proposer des produits et services adaptés à vos produits préférés. Les informations relatives aux personnes à joindre en cas d’urgence ou aux préférences alimentaires servent uniquement à des fins de santé et de sécurité.

Pour faciliter la participation aux événements
Workday utilise les informations recueillies par le biais des applications mobiles Workday Events dans le but d’offrir les services demandés par ce canal et de faciliter la participation aux événements tels que la distribution des programmes et les possibilités de faire connaissance avec d’autres participants. À titre d’exemple, lorsque vous utilisez les applications mobiles Workday Events, nous pouvons, avec votre consentement, avoir accès à votre caméra afin de vous permettre de téléverser des fichiers de photos sur le service mobile; avoir accès à votre calendrier, à vos réseaux sociaux, ainsi qu’à vos coordonnées pour faciliter votre interaction avec d’autres participants; ou encore localiser votre appareil pour vous permettre de repérer des contacts à proximité. Workday peut également recueillir des informations selon l’usage que vous faites des applications mobiles Workday Events, dans l’optique d’améliorer la qualité des événements et des services, de communiquer avec vous au sujet d’événements, de produits et de services pertinents (selon vos préférences commerciales) et à des fins de sécurité. Vous pouvez contrôler la collecte de certaines informations au moyen des réglages des permissions de l’appareil.

Pour nous améliorer
Workday se sert des données personnelles recueillies pour comprendre la manière dont nos sites Web et nos services sont utilisés afin de les améliorer. Nous pouvons, par exemple, vous demander ce que vous pensez du fonctionnement de nos services et prendre en compte vos suggestions en vue d’améliorer lesdits services. De plus, nous pouvons nous inspirer des demandes adressées à la communauté Workday pour améliorer les fonctionnalités ou les performances de la recherche. En outre, nous nous inspirons des questions ou commentaires publiés sur la plateforme Workday Community pour enrichir les contenus ou améliorer nos produits et services.

De même, l’application mobile Workday recueille des informations à des fins de dépannage et pour l’amélioration des services.  Nous recourons à des services de tiers, tels que Google Analytics, pour consulter des informations agrégées inhérentes à l’utilisation et aux interactions de l’utilisateur final.

Pour la sécurité et les enquêtes

Workday peut utiliser vos données personnelles en pistant les visites de notre site Web pour en diagnostiquer les problèmes techniques, de même que pour prévenir, détecter et limiter des problèmes de sécurité et enquêter sur ces derniers, ainsi que sur des activités frauduleuses ou illégales.

Pour l’éducation et la formation
Si vous suivez une formation ou un cours offert par Workday, les informations relatives à votre inscription ou à votre présence seront enregistrées afin de documenter, voire de prouver votre participation et l’accomplissement de cette formation. Nous pouvons vous recommander des formations supplémentaires sur la base desdites informations.

L’obtention de certifications Workday par un partenaire de services peut être consultée par Workday et par nos clients, de même que l’accomplissement de la formation peut l’être par l’entité chargée de vous administrer la formation. L’inscription et le suivi peuvent être effectués par un tiers pour le compte de Workday.

 

Divulgation de données

Filiales et fournisseurs de services
Workday peut communiquer des données personnelles à ses filiales ainsi qu’à des tiers prestataires ou fournisseurs de services, sur une base contractuelle, pour agir en notre nom (c’est le cas des prestataires de services de courriel et de paiement). Ces tiers prestataires et fournisseurs de services peuvent utiliser les données que nous leur fournissons dans le respect des instructions de Workday.

Webinaires, événements et autres activités offertes par Workday
Workday peut, seul ou conjointement avec les tiers ou partenaires, offrir les services suivants : webinaires, événements, téléchargements de livre blanc, ou autres offres et services de Workday. Nous pourrions partager vos coordonnées et centres d’intérêt, dans le cadre des offres et services, avec ces tiers approuvés pour communiquer avec vous au sujet de Workday.

Lorsque vous participez à un événement (auquel Workday assiste en tant que commanditaire ou fournisseur) et que votre porte-nom est numérisé, vos données personnelles pourront être communiquées à Workday, de même qu’à un partenaire ou un tiers participant, ou encore à l’entité commanditant votre participation à l’événement. À titre d’exemple, si vous participez à une conférence Workday et que votre porte-nom est numérisé, Workday ou tout conférencier pourra avoir accès à ces informations pour faire le point sur la participation; par la suite, vous pourriez être informé de produits et services pertinents. Si vous ne souhaitez pas que vos données soient partagées avec Workday et ses partenaires, ne numérisez pas votre porte-nom. Si votre porte-nom est numérisé par un partenaire ou un tiers participant à l’événement, vos données seront gérées conformément à la déclaration de confidentialité de la partie concernée.

Divulgations supplémentaires
Workday peut divulguer des données personnelles si nous pensons de bonne foi qu’une telle démarche est nécessaire pour : a) se conformer aux exigences juridiques ou respecter les procédures juridiques; b) protéger et défendre nos droits ou nos biens; c) appliquer les conditions générales du site Web; et/ou d) protéger les intérêts de nos utilisateurs ou d’autres utilisateurs.

Si Workday fait l’objet d’une transition commerciale telle qu’une fusion, une acquisition par une autre entreprise ou une vente de ses biens en tout ou en partie, vos données personnelles pourraient être transférées dans le cadre de cette opération.

Workday ne commercialise pas les données personnelles recueillies ou traitées conformément à la présente déclaration de confidentialité.

 

Transferts internationaux de données

Workday est une entreprise poursuivant des activités internationales et peut transférer, sauvegarder, ou traiter vos données personnelles dans un pays autre que le vôtre, y compris en dehors de l’Espace économique européen (« EEE ») et du Royaume-Uni. Toutefois, nous avons pris des mesures appropriées visant à protéger votre vie privée, vos droits et libertés fondamentaux, ainsi que l’exercice de vos droits. Concrètement, si nous transférons des données personnelles de l’EEE ou du Royaume-Uni vers un autre pays, les États-Unis, par exemple, nous devrons appliquer une solution de transfert de données conforme aux « clauses contractuelles types » approuvées par la Commission européenne ou par l’organisme britannique (selon le cas) visant les importateurs de données, ou prendre des mesures garantissant un niveau de protection de données adéquat prévues par la législation européenne et britannique.

 

Rétention de données

Workday conservera vos données personnelles pendant le temps nécessaire à la fourniture de votre service, à la conformité aux lois et règlements applicables, à la résolution des litiges et à l’exécution de nos accords, ou aussi longtemps qu’il le faudra pour protéger un intérêt légitime poursuivi par Workday ou un tiers qui n’agit pas en marge de vos droits et libertés.

 

Vos droits relatifs à la gestion de vos données personnelles

En fonction de votre situation géographique, vous pourrez exercer certains droits reconnus sur vos données personnelles que nous traitons, conformément aux lois locales en matière de confidentialité. Il s’agit notamment du droit de :

  • recevoir des informations et d’accéder à vos données personnelles que nous traitons;
  • demander la mise à jour de données personnelles erronées;
  • demander la suppression de vos données personnelles;
  • restreindre le traitement de vos données personnelles;
  • vous opposer au traitement de vos données personnelles privilégiant nos intérêts légitimes ou poursuivant des objectifs de commercialisation;
  • recevoir une copie de vos données personnelles sur un fichier électronique et un format lisible par machine;
  • ne pas faire l’objet d’une décision fondée uniquement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques ou vous affectant substantiellement (« prise de décision automatisée »). Workday ne prend pas de décision automatisée dans le cadre des activités de traitement couvertes par la présente déclaration de confidentialité;
  • connaître les différentes sources auprès desquelles nous avons recueilli vos données personnelles;
  • refuser de recevoir des communications commerciales à tout moment en cliquant sur le lien « se désabonner » ou « refuser » figurant dans les courriels à caractère commercial que nous vous envoyons ou lorsque vous nous contactez;
  • déposer des plaintes aux organismes de régulation ou chargés de la protection de données dans le but de contester la collecte et l’utilisation de vos données personnelles. Pour en savoir plus, veuillez contacter l’organisme local responsable de la protection des données.

Workday ne vous pénalisera pas pour avoir exercé vos droits.

Vous pouvez exercer les droits applicables en nous contactant par le biais des coordonnées mentionnées au bas de la présente déclaration de confidentialité ou en soumettant votre demande par l’intermédiaire de notre Portail de demandes

Si vos données personnelles nous parviennent par le truchement, ou au nom, d’un client Workday et que vous souhaitez exercer vos droits prévus par les lois applicables relatives à la protection des données, veuillez contacter directement le client concerné (voir la section Workday, un fournisseur de services ci-dessus pour plus d’informations).

 

Fondement juridique du traitement de données personnelles

Les fondements juridiques qui encadrent nos opérations de collecte et d’utilisation de vos données personnelles telles que déclinées dans la présente déclaration de confidentialité s’inscrivent dans les quatre catégories ci-après.  

Le consentement : Dans certains cas, nous demandons votre consentement pour traiter vos données personnelles, par exemple à des fins de marketing. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment; cela n’affecte pas la légalité du traitement dans sa phase antérieure au retrait du consentement. Si vous souhaitez retirer votre consentement, vous pouvez communiquer avec nous en consultant la section Nous contacter ci-dessous.

L’intérêt légitime : Nous traitons certaines données dans l’intérêt légitime de Workday, de ses filiales, de ses partenaires et de ses clients. L’intérêt légitime se traduit, par exemple, par le fait de vous contacter pour vous assister ou pour vous envoyer du contenu commercial (conformément à la loi applicable); de détecter et de prévenir des activités illégales et des problèmes de sécurité et d’enquêter sur ceux-ci; ainsi que de mettre à jour et d’améliorer le site Web et les applications mobiles. Nous traitons les données personnelles en considération de nos intérêts légitimes uniquement après avoir vérifié que nos intérêts et droits découlant du traitement ne causent pas préjudice aux personnes concernées.

L’exécution d’un contrat : Parfois, nous traitons les données personnelles pour respecter nos obligations contractuelles envers vous. Par exemple, les coordonnées que nous recueillons quand vous vous inscrivez à un événement nous permettent de traiter votre paiement.

Autres fondements juridiques : Il y a des situations où nous avons l’obligation de traiter vos données personnelles. C’est le cas de l’exécution de la décision d’une autorité judiciaire ou de régulation. Nous pouvons également utiliser vos données personnelles pour protéger des intérêts vitaux, ou dans le cadre de poursuites judiciaires.

 

Forums Workday

Vous pouvez publier des commentaires ou poser des questions sur nos sites Web (blogue, site d’une communauté, ou forum d’un développeur). Certains forums vous permettent de fournir des données personnelles et de créer un profil. Les données personnelles que vous envoyez sur ces espaces publics peuvent être consultées et recueillies par d’autres visiteurs. Ainsi, vous devez garder en tête que ces informations seront accessibles aux autres participants du forum au moment de les publier. Les commentaires publiés par des personnes dans un forum en ligne reflètent leurs opinions personnelles et ne lient aucunement Workday.

Workday Extend

Workday Extend permet aux partenaires et développeurs de concevoir des applications indépendantes de celles de Workday. Avant d’utiliser ces applications, veuillez en consulter les déclarations de confidentialité ainsi que les conditions d’utilisation.

Sécurité

Nous mobilisons des moyens techniques et organisationnels qui procurent le niveau de sécurité adapté aux risques liés au traitement de vos données personnelles. Toutefois, il convient de noter que la sécurité d’une information diffusée sur Internet ne peut être garantie. Il est de votre responsabilité de garantir la sécurité de votre mot de passe ou d’autres formes d’authentification nécessaires pour accéder à des ressources protégées par un mot de passe.

Certifications des tiers

Accords UE – É.-U. et Suisse – É.-U. Bouclier de Protection des Données

Workday adhère aux principes des accords entre l’UE et les États-Unis et la Suisse et les États-Unis. Cadre du Bouclier de protection des données, bien que Workday ne dépende plus des accords UE – É.-U. et Suisse – É.-U. Cadre du Bouclier de Protection des Données comme un fondement juridique du transfert de données personnelles issu de l’arrêt de la Cour de justice de l’Union européenne dans l’affaire C-311/18. Pour en savoir plus, consultez notre communication relative au Bouclier de Protection des Données ici.


Participation de l’APEC

Les pratiques de Workday en matière de protection de la vie privée, déclinées dans la présente déclaration de confidentialité, sont conformes au système de règles transfrontalières de protection de la vie privée de l’APEC. Le système de règles transfrontalières de protection de la vie privée de l’APEC offre un cadre aux entreprises pour assurer la protection du transfert de données personnelles entre les économies de l’APEC. Vous en saurez plus sur le cadre de l’APEC ici.


  

Modifications apportées à la présente déclaration de confidentialité

La présente déclaration de confidentialité peut être modifiée ou révisée à la discrétion de Workday. Les modifications apportées à la présente déclaration de confidentialité seront publiées sur le site Web et des liens vers la déclaration de confidentialité redirigeront les utilisateurs vers lesdites modifications. Dans le cas de figure où nous envisageons d’apporter des modifications substantielles, nous vous informerons sur la page correspondante, avant leur entrée en vigueur. Nous vous conseillons de consulter occasionnellement la présente déclaration de confidentialité afin de connaître les plus récentes informations concernant nos pratiques en matière de protection de la vie privée.

Nous contacter

Si vous résidez dans l’EEE, au Royaume-Uni ou en Suisse, Workday Limited est le gestionnaire de vos données personnelles. Pour tous les autres utilisateurs, il s’agit de Workday, Inc.

Si vous avez des questions relatives à la présente déclaration de confidentialité, vous souhaitez exercer vos droits ou contacter notre responsable de la protection des données, veuillez soumettre votre demande par le biais de notre Portail de demandes. Vous pouvez également nous contacter à l’une de nos adresses postales ci-dessous :

Contact Details of Business/Controller Contact Details of Workday Inc.’s Data Protection Representative in the EEA
Workday, Inc.
Attn.: Privacy
6110 Stoneridge Mall Road
Pleasanton, CA 94588
USA
Workday Limited
Attn.: Privacy
Kings Building
May Lane
Dublin 7 Ireland

Workday répondra à votre demande dans un délai raisonnable, ou conformément au délai légal applicable.

Si l’une de vos préoccupations liées à la confidentialité ou aux données n’a pas été résolue de manière satisfaisante, veuillez contacter notre tiers responsable de la résolution des litiges basé aux États-Unis (service sans frais) à l’adresse https://feedback-form.truste.com/watchdog/request.

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