Was ist Personaleinsatzplanung? Worauf es bei der Wahl einer Lösung für die Personaleinsatzplanung ankommt
Was bedeutet Personaleinsatzplanung in Zeiten sich wandelnder Mitarbeitererwartungen und einer veränderten Arbeitswelt? Im Folgenden untersuchen wir, worauf Unternehmen achten müssen, um die richtigen Talente zum richtigen Zeitpunkt einzusetzen – mit den passenden Lösungen für die Personaleinsatzplanung.
Für Arbeitgeber sind Beschäftigte zwei Seiten derselben Medaille: Sie stellen einerseits den größten Kostenfaktor dar, andererseits sind sie das wichtigste Kapital im Unternehmen. Mitarbeitende beeinflussen Tag für Tag viele wichtige Aspekte – von der Wahrnehmung der Marke bis hin zu den Gewinnmargen. Kein Wunder also, dass Studien regelmäßig einen engen Zusammenhang zwischen Engagement, Produktivität und Profitabilität aufzeigen.
Da die Belegschaft für den Unternehmenserfolg so entscheidend ist, gehört es seit jeher zu den Aufgaben von Führungskräften, Wege zu finden, um Performance und Produktivität der Mitarbeitenden zu steigern. Doch da sich Arbeitsformen und Erwartungen in den vergangenen Jahren stark verändert haben, ist diese Verantwortung noch bedeutsamer geworden. Moderne Führungskräfte müssen nicht nur wissen, wann und wo sie Mitarbeitende heute einsetzen, sondern auch, wie sich dieser Bedarf in Zukunft entwickeln wird. Damit heute und künftig zur richtigen Zeit die erforderliche Anzahl an Mitarbeitenden mit den geeigneten Qualifikationen verfügbar ist, setzen Führungskräfte auf Personaleinsatzplanung (Workforce Management, WFM).
Im Folgenden gehen wir darauf ein, was die Personaleinsatzplanung im Kontext veränderter Mitarbeitererwartungen und einer Arbeitswelt im Wandel bedeutet – und worauf Unternehmen bei der Auswahl entsprechender Lösungen achten sollten, um den Einsatz der richtigen Talente zur richtigen Zeit zu ermöglichen.
Was ist Personaleinsatzplanung?
Bei der Personaleinsatzplanung geht es um Prozesse, die Performance und Produktivität der Belegschaft maximieren.
Im Kern geht es dabei um Zeitmanagement. So können Unternehmen ermitteln, wie viele Mitarbeitende sie benötigen, um Aufgaben zu erledigen oder Schichten täglich, wöchentlich oder monatlich zu besetzen. Lösungen für die Personaleinsatzplanung werden vor allem genutzt, um Mitarbeitende zu managen, die für ihre Arbeit vor Ort sein müssen (z. B. Frontline-Mitarbeiter). Ein zentraler Vorteil: Unternehmen können Arbeitstage besser planen und die am Arbeitsplatz verbrachte Zeit erfassen. Moderne Lösungen unterstützen zudem bei der Prognose, wie viele Arbeitskräfte erforderlich sind, um veränderten Geschäftsanforderungen gerecht zu werden – etwa für neue Projekte oder saisonale Auslastungsspitzen.
Traditionell folgte die Personaleinsatzplanung einem Top-down-Ansatz: Vorgesetzte erstellten Dienstpläne für ihre Teams (z. B. ausgedruckte Tabellen, die im Pausenraum aushingen). Dieser manuelle Ansatz verstärkte den Eindruck, Zeiterfassung und Einsatzplanung seien der langweilige, aber notwendige Backoffice-Teil der Personalabteilung. Notwendig? Ja – nur ohne die strategische Wirkung und das Innovationspotenzial, das man eher mit HR-Bereichen wie Mitarbeiterzusatzleistungen oder Learning und Entwicklung verbindet.
Zum Glück hat sich diese Sichtweise durch die veränderte Arbeitswelt deutlich gewandelt. Da eine erweiterte Belegschaft – also eine Mischung aus Festangestellten, Teilzeitkräften, externen Mitarbeitern und Freelancern – zur Norm geworden ist, ist die Planung von Arbeitszeiten und Aufgaben bei gleichzeitiger Effizienzkontrolle enorm komplex geworden. Vergessen Sie die einfache Rechnung „X Stunden auf X Personen“: Heute müssen Manager bei der Einsatzplanung Präferenzen, individuelle Skills, Budgets und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben für verschiedene Beschäftigtengruppen berücksichtigen. Manuelle Prozesse oder voneinander getrennte Legacy-Systeme reichen dafür nicht mehr aus.
Diese wachsende Komplexität hat die Bedeutung von datengestützter Personaleinsatzplanung und modernen Lösungen deutlich gemacht.
Warum ist Personaleinsatzplanung wichtig?
Die beispiellosen Umwälzungen der vergangenen Jahre – von der Pandemie über Arbeitskräftemangel bis hin zu Problemen in der Lieferkette – haben gezeigt, wie wichtig es ist, den größtmöglichen Mehrwert aus der erweiterten Belegschaft zu ziehen und sich zugleich flexibel auf Veränderungen und Chancen einzustellen. Führungskräfte müssen in der Lage sein, ihre Belegschaft auf Veränderungen vorzubereiten – und dabei zugleich Vorgaben zur Arbeitszeitplanung sowie Richtlinien zur Arbeitssicherheit einzuhalten.
Angesichts des ständigen Wandels müssen Arbeitgeber in die Gewinnung, Bindung und Weiterentwicklung ihrer wertvollsten Ressource investieren: ihre Belegschaft.
Ebenso wenig können es sich Unternehmen noch leisten, nach Stundensatz bezahlte Mitarbeiter als austauschbar zu behandeln oder ihre Planungsbedürfnisse als „Option“ abzutun. Heute bilden nach Stundensatz bezahlte und externe Mitarbeiter das Rückgrat vieler Unternehmen. Und sie erwarten, auch so behandelt zu werden.
Modernes Workforce Management geht weit über Einsatzplanung und Zeiterfassung hinaus – und unterstützt Führungskräfte dabei, mit diesen neuen Erwartungen umzugehen. In seiner umfassendsten Form nutzt Workforce Management Daten und KI, um die Personalplanung mit der strategischen Unternehmensplanung zu verknüpfen. So lassen sich Performance, Effizienz und Engagement maximieren – bei gleichzeitig geringerem organisatorischem Risiko. Gleichzeitig entsteht eine Single Source of Truth: Führungskräfte müssen nicht mehr auf Daten von Vollzeitmitarbeitern über eine Lösung für das Humankapitalmanagement (Human Capital Management, HCM) und auf Daten externer Mitarbeitender über eine separate Anbietermanagement-Lösung (Vendor Management System, VMS) zugreifen. Eine einheitliche Lösung ermöglicht Verantwortlichen aus HR, Finanzen und Operations, die gesamten Arbeitskosten vollständig zu erfassen – selbst wenn Belegschaften komplexer und alternative Mitarbeiterklassifizierungen immer häufiger werden.
Was ist Software für die Personaleinsatzplanung?
Wie bereits erwähnt, stecken viele Unternehmen beim Management ihrer Belegschaft in der Praxis fest – mit manuellen Prozessen, isolierten Systemen und isolierten Daten. Das Problem: Dieser Ansatz funktioniert nur, wenn Personal, Zeitpläne und Zeiterfassung vollkommen vorhersehbar sind.
Doch schon die menschliche Natur und die Komplexität des Alltags sorgen dafür, dass Einsatzplanung alles andere als statisch ist. Gleichzeitig steigt der Druck auf operative Führungskräfte: Sie sollen die Personalprozesse auf die Unternehmensstrategie abstimmen, neue Geschäftsmodelle einführen, Mitarbeitende in andere Rollen und an andere Standorte versetzen und dabei neue Erwartungen erfüllen. In diesem Umfeld hat die traditionelle Personaleinsatzplanung kaum eine Chance.
Um dem gerecht zu werden, schaffen Plattformen für die Personaleinsatzplanung eine zentrale Datenquelle – gespeist aus einer einheitlichen Lösung für Zeiterfassung, Einsatzplanung und Entgeltabrechnung. Sie nutzen KI, um Personalbedarf und -angebot in Einklang zu bringen, und stellen Managern relevante Belegschaftsinformationen bereit. Damit lassen sich Zeitpläne optimieren, die geschäftliche Anforderungen erfüllen und gleichzeitig gesetzliche Vorgaben sowie die Planungswünsche der Mitarbeitenden berücksichtigen.
Über die optimierte Einsatzplanung hinaus ermöglichen diese Lösungen Echtzeitberichte, einen Gesamtüberblick über die Arbeitskosten und damit fundiertere Entscheidungen. Mit einem ausgereiften Ansatz für die Personaleinsatzplanung und der passenden Software im Hintergrund lassen sich die richtigen Arbeitskräfte mühelos zur richtigen Zeit am richtigen Ort einsetzen.
Beispielsweise bietet Workday Scheduling and Labor Optimization folgende Vorteile:
Einsatzplanung: Eine fortschrittliche, mitarbeiterorientierte Planungslösung nutzt KI, um Personalbedarf und Präferenzen der Mitarbeitenden in Einklang zu bringen. So entstehen optimierte Pläne, die nach Stundensatz bezahlten Mitarbeitern mehr Flexibilität und Kontrolle bieten.
Zeitanomalien: Als Teil der zentralen Zeiterfassungs- und Planungsplattform deckt Workday automatisch mögliche Fehler bei Zeiteinträgen auf und informiert Manager über ungewöhnliche Zeiteingaben. Das spart Zeit und erhöht die Genauigkeit von Entgelt- und Gehaltsabrechnung sowie der Arbeitskosten.
Ermittlung und Management von Kompetenzen: Wenn Strategie und Kompetenzen aufeinander abgestimmt sind, können Unternehmen schnell die richtigen Mitarbeitenden mit den passenden Kompetenzen an den richtigen Stellen einsetzen. Außerdem lassen sich Kompetenzlücken frühzeitig erkennen.
Bedarfsprognosen: Als Beitrag zur KI-basierten Optimierungs-Engine von Workday unterstützt die Machine Learning-basierte Prognose Manager dabei, optimierte Zeitpläne für den erwarteten Personalbedarf zu erstellen – basierend auf externen Faktoren wie Umsatz- und Kundenfrequenzhistorie, Wetterdaten oder lokalen Events.
Mit Personaleinsatzplanung können HR und operative Bereiche die Stärken ihrer Belegschaft nutzen, um nicht nur auf Veränderungen zu reagieren, sondern diese auch erfolgreich zu meistern – ob in einer Pandemie, bei neuen Marktchancen oder unter steigendem Wettbewerbsdruck.
Da die Belegschaft für den Unternehmenserfolg so entscheidend ist, gehört es seit jeher zu den Aufgaben von Führungskräften, Wege zu finden, um Performance und Produktivität der Mitarbeitenden zu steigern.
Was sind Beispiele für Personaleinsatzplanung?
Die Software für die Personaleinsatzplanung von Workday gibt Mitarbeitenden und Managern mehr Kontrolle über den Arbeitsalltag – und stellt zugleich sicher, dass Unternehmen Geschäfts- und Compliance-Anforderungen erfüllen.
Mit Workday Scheduling and Labor Optimization können Mitarbeitende angeben, wann und wo sie bevorzugt arbeiten möchten. Sie wählen bevorzugte Arbeitszeiten und -orte aus, melden sich für zusätzliche Schichten an und tauschen Schichten mit Kollegen. Automatisierte Planung berücksichtigt diese Präferenzen und teilt Mitarbeitende den Schichten zu, die am besten passen. Während Manager den automatisierten Plan prüfen und anpassen, gleicht Workday ihn fortlaufend mit Verfügbarkeit und Qualifikationen der Mitarbeitenden ab. Sobald der Manager den Kalender genehmigt, erhalten Mitarbeitende eine Benachrichtigung und können ihre Arbeitszeiten für die kommende Woche einsehen und prüfen.
Diese Lösung verhindert Planungsprobleme durch nahtlose Kommunikation. Nehmen wir an, ein Mitarbeiter sieht den Zeitplan und stellt kurzfristig fest, dass er am Mittwochnachmittag nicht mehr verfügbar ist. Statt erst den Manager zu kontaktieren und auf Rückmeldung zu warten, trägt die Person die Änderung einfach in der Workday-App ein. Der Manager erhält sofort eine Benachrichtigung – inklusive Vorschlägen für andere Mitarbeitende, deren Verfügbarkeit und Qualifikationen zur offenen Mittwochsschicht passen.
Zudem können sowohl Mitarbeitende als auch Manager die offene Schicht auf dem Board für offene Schichten veröffentlichen, sodass qualifizierte Kollegen die zusätzliche Zeit übernehmen können. Das Board zeigt den Mitarbeitenden nur die Schichten, für die sie qualifiziert sind. Übernimmt jemand die Schicht, genehmigt der Manager die Änderung – und die betroffenen Mitarbeitenden werden informiert.
Parallel prüft Workday im Hintergrund den Plan anhand gesetzlicher und Compliance-Vorgaben und warnt den Manager zum Beispiel, wenn eine zusätzliche Schicht zu Überstunden führen würde oder wenn eine verpflichtende Mittagspause nicht eingehalten wird.
So wird es für alle leichter, Beruf und Privatleben durch eine einfache, nahtlose Planung in Einklang zu bringen. Menschen mit mehreren Jobs oder mit Verpflichtungen durch Pflege, Familie oder Studium bietet dies die gewünschte und benötigte Flexibilität – sie fördert das Engagement und stärkt das Gefühl, wertgeschätzt zu werden.
Was sind die größten Vorteile von Lösungen für die Personaleinsatzplanung?
Der Einsatz der richtigen Arbeitskräfte zur richtigen Zeit am richtigen Ort stellt sicher, dass die Arbeit korrekt und effizient erledigt wird. Unternehmen vermeiden so eine Vielzahl an häufigen Problemen – von Unterbesetzung oder fehlender Qualifikation bis hin zu teuren Compliance-Verstößen und rechtlichen Risiken. Optimierte Lösungen helfen Unternehmen – insbesondere solchen mit hohem Anteil an externen und nach Stundensatz bezahlten Mitarbeitern –, einen Wettbewerbsvorteil zu erzielen und zu sichern. Gleichzeitig wird der Alltag für Manager und Mitarbeiter spürbar einfacher.
Intelligente, mitarbeiterorientierte Planungslösungen unterstützen Betriebsleiter zudem dabei, die Produktivität zu erhöhen und Arbeitskosten zu senken, indem sie den Personaleinsatz dynamisch managen. Mit diesen Lösungen können Frontline-Führungskräfte Teamzeitpläne wöchentlich und täglich steuern und sowohl prognostizierte als auch tatsächliche Arbeitskosten nachvollziehen.
Die Personaloptimierungs-Software von Workday gibt Mitarbeitenden und Managern mehr Kontrolle über den Arbeitsalltag – und stellt zugleich sicher, dass Unternehmen Geschäfts- und Compliance-Anforderungen erfüllen.
Diese Flexibilität zahlt sich für Arbeitgeber und Mitarbeiter gleichermaßen aus. Gerade in einem angespannten Arbeitsmarkt müssen Arbeitgeber eine positive Arbeitserfahrung schaffen, die Mitarbeiterbindung fördert. Wenn Unternehmen Mitarbeitenden ermöglichen, ihre Arbeitszeiten per App selbst zu managen, steigt die Zufriedenheit – und die Fluktuation sinkt. Mobile Lösungen geben der zunehmend remote und mobil arbeitenden Belegschaft mehr Autonomie – und unterstützen damit Recruiting und Mitarbeiterbindung zusätzlich.
Mit Workday Scheduling and Labor Optimization erzielen Sie folgende Vorteile.
Jeder Mitarbeiter zählt: Nur wer die Kompetenzen seiner Mitarbeiter kennt, kann diese gezielt dort einsetzen, wo sie am meisten gebraucht werden. Durch eine genaue Kenntnis der Mitarbeiter gelingt deren Einbindung – das ist der erste Schritt.
Intelligente Personalbesetzung und Zeitplanung: Personaleinsatzplanung versetzt Arbeitgeber in die Lage, Mitarbeitende genau dort einzusetzen, wo und wann sie am dringendsten benötigt werden.
Planbare Arbeitskosten: Ein auf verlässlichen Daten basierender Zeitplan schafft Transparenz bei den Arbeitskosten. Und mehr Transparenz führt zu besseren Geschäftsergebnissen.
Geringere Verwaltungskosten: Weniger manuelle Eingriffe reduzieren den Verwaltungsaufwand und senken die Kosten.
Arbeitskostenanalyse in Echtzeit: Manager erhalten Echtzeit-Einblicke in Arbeitskosten, ohne auf eine Entgeltabrechnung warten zu müssen: Alle Workday-Daten (einschließlich Zeit, Abwesenheit und Einsatzplanung) sind zentral gespeichert und sofort verfügbar.
Mehr Kontrolle für die Mitarbeiter: In Zeiten von Fachkräftemangel und hoher Fluktuation erwarten Beschäftigte Flexibilität von ihrem Arbeitgeber. Flexible Zeitplanung und Transparenz machen Unternehmen zu attraktiven Arbeitgebern.
Zusätzlich bietet Workday Scheduling and Labor Optimization eine Bewertung des Zeitplans: Planer und Betriebsleiter erhalten damit eine quantitative Kennzahl, wie gut ihre Pläne den Personalbedarf und geschäftliche Anforderungen erfüllen. Diese Bewertung zeigt ihnen, ob es ihnen gelingt, die Arbeitskosten bei vollständiger Abdeckung aller benötigten Stunden so gering wie möglich zu halten.
Was sind die wichtigsten Kriterien für eine Lösung zur Personaleinsatzplanung?
In der neuen Welt flexibler Arbeit wirkt ein Top-down-Ansatz, bei dem Arbeitgeber Arbeitszeiten starr vorgeben, zunehmend veraltet. Einheitliche Software für die Personaleinsatzplanung hilft Unternehmen, Talente leichter und effektiver zu gewinnen, zu engagieren und zu binden.
Software für die Personaleinsatzplanung sollte Folgendes bieten:
- Eine Single Source of Truth für HR-Daten
- Transparenz bei Kosten und weiteren wichtigen Kennzahlen rund um die Belegschaft
- Automatisierte Zeitplanerstellung, die Präferenzen der Mitarbeitenden und aktuelle Daten wie z. B. Urlaub berücksichtigt.
- Vereinfachte Zeitplanerstellung – damit Führungskräfte im Kundenservice mehr Zeit für Coaching, Training und die Betreuung von Kunden haben.
- Eine einfache, ansprechende Anwendererfahrung, damit Mitarbeitende HR-bezogene und andere administrative Aufgaben unkompliziert erledigen können.
Die Lösungen zur Personaleinsatzplanung von Workday erreichen Mitarbeitende dort, wo sie arbeiten – statt sie zu zwingen, sich in separate Systeme ein- und auszuloggen. Workday lässt sich in gängige Arbeitsumgebungen wie Microsoft Teams integrieren. So können Mitarbeitende im natürlichen Arbeitsfluss schnelle Aktionen ausführen – etwa Urlaub beantragen oder ein- und auschecken.
Wohin entwickelt sich die Personaleinsatzplanung?
Angesichts des ständigen Wandels müssen Arbeitgeber in die Gewinnung, Bindung und Weiterentwicklung ihrer wertvollsten Ressource investieren: ihrer Belegschaft. Moderne Personaleinsatzplanung bedeutet weitaus mehr, als Mitarbeitende lediglich als Zahlen in Spreadsheets für Einstellung, Zeitplanung und Kostenübersicht zu betrachten. Eine Lösung, die Mitarbeiter lediglich in einen Kalender einträgt, war vielleicht einmal ausreichend – heute ist sie es nicht mehr. Arbeitgeber setzen heute auf fortschrittliche Methoden für die Personaleinsatzplanung und -Systeme, die Mitarbeiter nach Kompetenzen, Präferenzen, Erfahrung und individuellen Bedürfnissen einordnen und optimal einsetzen.
Unternehmen können sich nicht länger auf veraltete Systeme verlassen, die kaum Einblicke in die Kompetenzen der Mitarbeitenden bieten. Stattdessen brauchen sie Software, die es ihrer Belegschaft ermöglicht, flexibel zu reagieren und Veränderungen aktiv anzunehmen. Anders ausgedrückt: Unternehmen benötigen eine Plattform für die Personaloptimierung – eine umfassende Plattform, die Personaleinsatzplanung mit anderen HR-Funktionen wie Mitarbeiterzusatzleistungen, Recruiting und Talentmanagement vereint.
Die Personaloptimierung verfolgt dabei eine klare Strategie: Sie integriert Kompetenzen in die Personaleinsatzplanung und kombiniert die Effizienz automatisierter Abläufe mit einem flexiblen, kompetenzbasierten Talentmanagement. Sie verbindet Anwendungen für die Personaleinsatzplanung mit HR- und Betriebsabläufen – darunter Talentmanagement, Recruiting, Zusatzleistungen, Vergütung, Kompetenzmanagement, Mitarbeitererfahrung sowie Planung und Analyse.
Software für die Personaleinsatzplanung, die Arbeitszeit, Zeitpläne, Abwesenheiten und Vergütung managt, ist schon lange keine reine „Nice-to-have“-Lösung mehr, die lediglich die betrieblichen Abläufe erleichtert. Sie ist heute eine unverzichtbare Schnittstelle zwischen Arbeitgebern und Beschäftigten: Sie ermöglicht Mitarbeitern, ihr Arbeitsleben selbst zu managen und zu optimieren – und treibt zugleich den Geschäftserfolg voran.
Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie die Vorteile von HCM-Software von Workday mit essenziellen Lösungen zur Personaleinsatzplanung kombinieren, um das Potenzial Ihrer Belegschaft voll auszuschöpfen, die Produktivität zu steigern sowie Talente zu gewinnen und zu binden.
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