Was ist eine Anbietermanagement-Lösung?
Eine Anbietermanagement-Lösung (VMS) hilft Ihnen, den kompletten Lebenszyklus Ihrer externen Mitarbeiter effizient zu managen – vom Sourcing über Einstellung, Management und Abrechnung bis hin zu Reporting und Offboarding. Dies ermöglicht Programmmanagern, Kosten, Effizienz, Qualität und Risiken zentral auf einer Plattform zu verwalten.
Was ist ein Anbieter?
Im weitesten Sinne ist ein Anbieter ein Lieferant von Waren und Dienstleistungen. Ob Einzelperson oder Organisation – der Anbieter stellt einen Wert bereit, den der Käufer für die erfolgreiche Umsetzung seiner Ziele benötigt.
Im Personalmanagement bezieht sich der Begriff „Anbieter“ auf alle Parteien, die von VMS-Technologie unterstützt werden – einschließlich Arbeitsvermittlungsagenturen, Serviceanbieter und die externen Mitarbeiter selbst. Im Kern beschreibt der Begriff „Anbieter“ all jene Personen oder Organisationen, die die Talente und Fachkräfte vermitteln, die die externe Belegschaft eines Unternehmens bilden.
Was ist ein externer Mitarbeiter?
Ein externer Mitarbeiter ist jede Person, die im Auftrag Ihrer Organisation tätig ist, ohne bei dieser direkt angestellt zu sein. Allgemeine Beispiele sind befristet beschäftigte Mitarbeiter, Berater, Gig-Mitarbeiter und Freiberufler.
Es sei darauf hingewiesen, dass Personen und Organisationen manchmal unterschiedliche Begriffe verwenden, wenn sie auf externe Beschäftigte Bezug nehmen. Wenn Sie über Ihre externen Talente sprechen, sollten Sie daher konkretisieren, welche Gruppe Sie meinen.
Warum brauchen Sie eine Anbietermanagement-Lösung?
Ein VMS bietet Ihnen unkomplizierten und schnellen Zugriff auf Informationen über externes Personal. Dadurch können Sie schneller bessere Entscheidungen treffen – die zudem stets fundiert sind. Hierzu gehören wichtige Entscheidungen bezüglich Sourcing, Engagement, Management und Bezahlung Ihrer externen Mitarbeiter sowie Ihrer gesamten Belegschaft.
Anbietermanagement-Software kann außerdem ein leistungsstarkes Instrument sein, um die Sicherheit und Compliance Ihrer Organisation zu gewährleisten. Ohne die Möglichkeit, den Status der Mitarbeiter und weitere Informationen in Bezug auf Ihre externe Belegschaft einfach zu verfolgen und zu erfassen, können kritische Datenlücken entstehen und sich negativ auf Finanzen und Reputation Ihres Unternehmens auswirken.
Im Hinblick auf die stetig wachsende erweiterte Belegschaft ist eine Managementlösung entscheidend, um eine erfolgreiche Strategie für alle Mitarbeiter zu entwickeln und diese umzusetzen. Auch wenn diese Lösungen meist vom Program Management Office (PMO) für die täglichen Verwaltungsaufgaben eingesetzt werden, stehen die erfassten Daten der gesamten Organisation zur Verfügung. Beispielsweise können HR-, Finanz- und IT-Teams mühelos auf die Informationen zugreifen und diese analysieren, was eine handlungsorientierte Personalplanung und -strategie ermöglicht.
Welche Vorteile bietet eine Anbietermanagement-Lösung?
Mit der Möglichkeit, die externe Belegschaft effektiver zu managen, unterstützt ein VMS Ihre Organisation dabei, flexibel auf Branchenänderungen zu reagieren, Kompetenzlücken zu schließen und Spitzenkräfte zu gewinnen – alles in einem einheitlichen Stammdatensystem.
Vorteile einer Auftragnehmermanagement-Software:
Optimierung und Automatisierung aufwendiger manueller Prozesse
Detailliertere Einblicke in die Belegschaft über alle Mitarbeiterkategorien hinweg
Beschleunigung des Einstellungsverfahrens und Erweiterung des Talentpools
Compliance-Management und Risikominimierung
Optimierung von Onboarding- und Offboarding-Prozessen
Vereinfachung der Rechnungsstellung und Kostensenkung
Förderung des globalen Wachstums
„Workday VNDLY hat die Transparenz in Bezug auf unsere externe Belegschaft deutlich gesteigert. Wir haben jetzt einen Überblick über Anzahl und Standort unserer Mitarbeiter, unsere verwalteten Ausgaben sowie die am Programm beteiligten Anbieter. Außerdem profitieren wir von robusten Reportingfunktionen für Personalprognosen.“
– Director of Strategic Sourcing, College Board
Welche Features bietet eine Anbietermanagement-Lösung?
Die konkreten Funktionen variieren je nach Anbieter. Typische Features einer Anbietermanagement-Software sind jedoch Lieferantenmanagement, Projektvergabe, konsolidierte Fakturierung, Risikominimierung, Headcount-Verfolgung sowie deutliche Verbesserungen bei den Reportingfunktionen gegenüber manuellen Systemen und Prozessen.
Diese Lösungen umfassen mittlerweile häufig auch das Management von Beratern für Leistungsbeschreibungen (SOW) sowie Outsourcing-Services im vereinbarten Umfang. Aufgrund dieses breiteren Servicespektrums gibt es einige VMS-Anbieter, die ihre Dienste als „Lösung für die erweiterte Belegschaft“ oder „Plattform für die erweiterte Belegschaft“ bezeichnen.
So gewährleisten Sie globale Compliance mit einer Anbietermanagement-Lösung
Ein VMS ist ein wertvolles Tool für die globale Belegschaft von heute,in der Führungskräfte Teams zunehmend länderübergreifend managen. Da sich die lokalen Vorschriften von Land zu Land teils drastisch unterscheiden, ist Unterstützung bei den Anforderungen für die Rechnungsstellung, beim Arbeitsrecht, bei Datenregulierungen und anderen Hürden in Bezug auf die globale Arbeit enorm wichtig.
Für das Management globaler Compliance-Anforderungen sollte eine Anbietermanagement-Lösung leistungsstarke Funktionen bereitstellen, mit denen Sie die globale Rechnungsstellung, länderspezifische Steuerstrukturen, Fakturierungen in lokaler Währung, komplexe Satzberechnungen und lokale Arbeitsgesetze souverän meistern können.
Eine Management-Software für die externe Belegschaft bietet im globalen Geschäftsumfeld folgende Vorteile:
Vermeiden von Strafen und Bußgeldern mit Schlüsselfunktionen, die Ihre globalen Anforderungen unterstützen
Einfaches Reporting umfassender Daten zu externen Mitarbeitern, unabhängig von Kategorie, Vertragsart, Abteilung oder Standort
Zentralisierung von Informationen aus verschiedenen Ländern, um datengestützte Entscheidungen zu treffen und Risiken zu reduzieren
Warum ist das Thema Sicherheit für eine Anbietermanagement-Lösung so wichtig?
Bei der Suche nach einem geeigneten VMS sollte das Thema Sicherheit oberste Priorität haben. Die Beschäftigung verschiedener Mitarbeiterkategorien stellt besondere Anforderungen an Compliance und Sicherheit, die ohne die richtige Technologie kaum zu bewältigen sind.
Da in Anbietermanagement-Lösungen personenbezogene Mitarbeiterinformationen erfasst und gespeichert werden – ganz zu schweigen von Daten zu Ihrem Unternehmen und dem Ihrer Partner –, unterliegen diese Systeme in der gesamten VMS-Branche sowie in den Ländern, in denen Ihre Mitarbeiter angestellt sind, extrem hohen Standards. Vergewissern Sie sich, dass in Ihrer Anbietermanagement-Lösung umfassende technische Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer Daten integriert sind. Diese Sicherheitskontrollen sollten von unabhängigen Dritten validiert werden.
Verknüpfung Ihrer Anbietermanangement-Lösung mit dem Humankapitalmanagement
Eine wachsende Zahl von Unternehmen setzt bei der Bewältigung seiner Aufgaben auf einen vielfältigen Mix an Arbeitskräften – darunter Auftragnehmer, Serviceanbieter, Online-Anbieter und sogar Bots. Die Belegschaft ist nicht länger nur auf festangestellte Vollzeitmitarbeiter beschränkt. Daher benötigen viele Unternehmen heute eine ganzheitliche Personalmanagementstrategie, die die gesamte Belegschaft einbezieht.
Angesichts dieser sich kontinuierlich ändernden Belegschaftsdynamik kann die Anbindung Ihrer Anbietermanagement-Lösung an das Humankapitalmanagement-System (HCM) wertvolle Einblicke in die gesamte Belegschaft generieren und isolierte Datenquellen eliminieren. Durch die Integration von VMS und HCM wird ein nahtloser Datenfluss zwischen den Systemen ermöglicht. Auf diese Weise entsteht ein agiler, einheitlicher Workflow, der die Arbeit der gesamten Belegschaft optimiert.
Dabei ist jedoch anzumerken, dass nicht jedes VMS und jede HCM-Lösung miteinander verknüpft werden können. Zudem sind manche Integrationen effektiver und benutzerfreundlicher als andere. Dies ist eine wichtige Funktion, die Sie bei der Evaluierung Ihrer Personaltechnologieoptionen berücksichtigen sollten.
Komponenten einer leistungsstarken Anbietermanagement-Lösung
Während die konkreten Komponenten einer Management-Software für externe Mitarbeiter variieren können, gibt es bestimmte Funktionalitäten, die in Kombination ein überaus effektives VMS ergeben. Wichtige Komponenten sind beispielsweise:
Management der erweiterten Belegschaft
Funktionen für das Management der erweiterten Belegschaft ermöglichen Ihrer Organisation, den kompletten Lebenszyklus Ihrer externen Mitarbeiter – einschließlich Sourcing, Onboarding, Management, Rechnungsstellung und Offboarding – effektiver zu unterstützen. Mit diesen Funktionen können Sie letztlich den Bedarf an externen Kräften und die damit verbundenen Ausgaben besser planen, managen und analysieren.
Leistungsbeschreibung (SOW)
SOW-Features stellen die nötigen Tools bereit, um SOW-Anforderungen für externe Mitarbeiter professionell zu managen und einzuhalten. Dies ermöglicht Ihnen die Verwaltung komplexer Projekte in einer einzigen Lösung. Mithilfe der SOW-Funktionen Ihres VMS können Sie sicherstellen, dass Ihnen geeignete externe Mitarbeiter für die erfolgreiche Realisierung Ihrer Projekte zur Verfügung gestellt werden.
Mitarbeiterprofil-Management
Mit Funktionen für das Mitarbeiterprofil-Management können Sie schnell und mühelos die grundlegenden Informationen identifizieren, die Sie für fundierte Entscheidungen bezüglich Ihres Programms für die erweiterte Belegschaft benötigen. Sparen Sie Zeit und Geld, indem Sie Transparenz über den Standort und die Aufenthaltsdauer von Teammitgliedern an diesem Standort sowie über die anfallenden Arbeitskosten schaffen.
Die Rolle der KI in Anbietermanagement-Software
In Anbietermanagement-Software werden vermehrt Machine Learning und andere KI-gestützte Strategien integriert, um Prozesse zu verbessern, die Team-Performance zu steigern und Möglichkeiten für Kosteneinsparungen zu erschließen. Ein gutes Beispiel sind mit dem Recruiting verbundene Aufgaben. Mit VMS-Tool für Machine Learning können Ihre HR- und Beschaffungsteams schnell Bewerber identifizieren, die Ihre Anforderungen am besten erfüllen – sowohl hinsichtlich der Erfahrung als auch der Entlohnung. KI kann Ihre Organisation durch die Automatisierung und Vereinfachung der Recruiting-Prozesse dabei unterstützen, Zeit und Kosten zu sparen und verschafft Ihren Führungskräften in HR und Beschaffung den nötigen Freiraum, sich auf wesentliche Aufgaben zu fokussieren.