Nutzen Sie ein Applicant Tracking System zur Modernisierung Ihrer Einstellungsprozesse

Der Prozess im Detail: Wie funktioniert ein Applicant Tracking System?

Wenn ein Unternehmen eine Stelle über sein ATS ausschreibt, wird die Anzeige automatisch auf ausgewählten Jobbörsen veröffentlicht. Beim Eingang von Bewerbungen extrahiert die Parsing-Engine des Systems – ein Tool, das Dokumententexte liest und interpretiert – wichtige Details aus Lebensläufen wie Ausbildung, Kompetenzen und Berufserfahrung. Dann organisiert es diese in strukturierte Profile.

Die Analyse erfolgt durch Verarbeitung natürlicher Sprache, die Muster in Lebensläufen erkennt. Zum Beispiel erkennen gute Systeme, dass „Team von fünf Personen gemanagt“ und „leitete ein fünfköpfiges Team“ im Grunde das Gleiche aussagen.

Viele Plattformen sortieren Kandidaten nach der prozentualen Übereinstimmung mit der Stellenbeschreibung, zählen dabei aber nicht einfach übereinstimmende Wörter. Diese KI-gestützten HR-Lösungen funktionieren weitaus ganzheitlicher als gedacht: Mit komplexen KI-Algorithmen ermitteln sie präzise, wie gut die Kompetenzen und Erfahrungen eines Kandidaten tatsächlich zur Stellenbeschreibung passen. Recruiter können Profile auch manuell mit Filtern wie Berufserfahrung oder erforderliche Zertifizierungen durchsuchen.

Im gesamten Einstellungsverfahren behält das ATS den Status jedes Kandidaten im Blick. Ihre Fähigkeit, sich in E-Mail-Systeme, Kalender und Background-Check-Services zu integrieren, sorgt für einen flüssigen Workflow – ohne mühsames Wechseln zwischen verschiedenen Plattformen.

Vorteile von Applicant Tracking-Systemen für Unternehmen

Applicant Tracking-Systeme können den gesamten Recruiting-Prozess deutlich verbessern: Sie verkürzen die Zeit bis zur Einstellung und helfen dabei, die besten Kandidaten zu finden. Ein effektives ATS bietet folgende Vorteile.

Beschleunigte Einstellungszyklen

Besetzen Sie Positionen deutlich schneller durch automatisiertes Screening und optimierte Workflows. Die Technologie beseitigt Engpässe durch sofortige Weiterleitung von Bewerbungen an einstellende Manager und automatisierte Follow-up-Kommunikation.

PwC hat sein Einstellungsverfahren mit Workday transformiert – das Unternehmen beschleunigt Entscheidungsabläufe und spart schätzungsweise 9.000 Arbeitsstunden jährlich. Einstellungsteams können sich stattdessen darauf konzentrieren, strategischer zu denken und die Kandidatenerfahrung zu verbessern.

Reduzierte Recruiting-Kosten

Durch zentralisierte Stellenausschreibungen und optimierte Prozesse spart Ihr Unternehmen Kosten für Mehrfachinserate auf verschiedenen Plattformen und senkt Verwaltungskosten durch automatisierte Aufgabenerledigung. HR kann außerdem messen, welche Recruiting-Kanäle die besten Kandidaten pro ausgegebenem Dollar liefern – für eine intelligentere Verteilung der Recruiting-Budgets.

Dank der Optimierung seiner Recruiting-Strategie mit Workday gewinnt AdventHealth jetzt schneller Zugang zu Spitzenkräften und erhält bessere Einblicke in seine Talent-Pipelines. Das Unternehmen „reduzierte Fluktuationskosten und verringerte die Abhängigkeit von externen Einstellungsagenturen. Dadurch konnten wir die Agenturkosten deutlich senken, was nahtlos zu unseren Kernzielen wie Kostensenkung passt“, erklärte Tom Nesteruk, Senior Vice President HR und Associate Chief People Officer bei AdventHealth.

Höhere Einstellungsqualität

Strukturierte Bewertungen minimieren Verzerrungen und rücken die Qualifikationen der Kandidaten in den Mittelpunkt der Einstellungsentscheidung. Durch standardisierte Bewertungskriterien und die Dokumentation detaillierter Feedback-Angaben aller Interviewer lassen sich persönliche Vorurteile minimieren und Teams können sich auf die tatsächlichen Qualifikationen der Kandidaten konzentrieren.

Ferring setzt auf KI und Machine Learning-Empfehlungen von Workday, um Mitarbeiter effektiv den richtigen Rollen zuzuordnen. Die Technologie unterstützte Ferrings Recruiter dabei, Spitzenkräfte durch intelligentere, datengestützte Einstellungsentscheidungen schneller zu identifizieren. Das Ergebnis: 90 % der Rollen wurden mit den richtigen Personen besetzt.

Compliance und Risikomanagement

Führen Sie vollständige Unterlagen zu allen Bewerbern, Korrespondenz und Einstellungsentscheidungen, um Audits und Compliance zu erleichtern. ATS-Software garantiert einheitliche Bewertungsstandards für alle Kandidaten und erfasst dabei Diversitäts-Kennzahlen für ein regelkonformes Reporting. Automatisierte Compliance-Prüfungen bieten regulierten Branchen mit speziellen Anforderungen bei der Einstellung – wie Gesundheitswesen und Bildung – Sicherheit und Zuverlässigkeit.

DATEV optimierte die Compliance durch einheitliche HR-Daten und erhöhte Transparenz mit Workday. Die Konsolidierung der Informationen in einem System und Selfservice-Reporting erleichtern nicht nur die Einhaltung regulatorischer Anforderungen, sondern ermöglichen auch schnelle Reaktionen bei Audits.

Stärkere Mitarbeiterbindung

Verbessern Sie die Mitarbeiterbindung durch passende Einstellungen. Laut BCG-Studien bleiben Mitarbeiter, die gezielt nach ihren Kompetenzen eingestellt wurden – eine Kernfunktion von ATS-Plattformen – 9 % länger im Unternehmen als bei herkömmlichen Einstellungsverfahren. Ein ATS sorgt außerdem dafür, dass Kandidaten zur Unternehmenskultur und den Erwartungen passen – und bietet so eine passende Lösung für beide Seiten.

Warum Applicant Tracking-Systeme von Unternehmen zu Unternehmen variieren

Die Anforderungen an ein ATS unterscheiden sich je nach Unternehmensgröße, Einstellungsvolumen und Branchenanforderungen erheblich. Beachten Sie diese wesentlichen Unterschiede je nach Unternehmensgröße:

• Applicant Tracking-Systeme für Großunternehmen bewältigen Tausende Bewerbungen durch komplexe Workflows und sorgen gleichzeitig für die Einhaltung globaler Vorschriften.

• Applicant Tracking-Systeme für kleine Unternehmen verzichten auf teure Extras wie benutzerdefinierte Talent-Pipelines oder KI-gestützte Kandidatensuche und bieten stattdessen praxisnahe Lösungen, mit denen Teams Stellen ausschreiben, Bewerber vorauswählen und Kandidaten effizient verfolgen können – zu einem erschwinglichen Preis.

Die Anforderungen der Branche prägen auch die Entwicklungsrichtung der Funktionen von Applicant Tracking-Systemen:

• Medizinische Einrichtungen brauchen ein Applicant Tracking System in der Personalabteilung, das Lizenzen und Qualifikationen automatisch überprüft.

• Handelsunternehmen wünschen sich schnelle Bewerbungsformulare für saisonale Einstellungsspitzen.

• Auftragnehmer des Bundes benötigen detaillierte Compliance-Berichte für Audits.

• Multinationale Unternehmen setzen auf globale HR-Management-Software, die länderspezifische Vorschriften berücksichtigt und mehrere Sprachen unterstützt.

Worauf sollten Sie bei einem Applicant Tracking System achten?

Während viele ATS-Softwarelösungen mit umfangreichen Funktionslisten werben, erfüllt nicht jede Ihre spezifischen Einstellungsanforderungen. Bewerten Sie ATS-Software nach diesen Kriterien:

• Ist sie anwenderfreundlich? Achten Sie auf intuitive Oberflächen mit minimalem Trainingsaufwand. Die besten Systeme wirken natürlich für gelegentliche Anwender wie einstellende Manager und bieten zugleich leistungsstarke Lösungen für Recruiter, die täglich mit der Plattform arbeiten.

• Wächst sie mit Ihren Anforderungen? Wählen Sie ein System, das Ihr aktuelles Volumen bewältigt und zugleich Wachstumspotenzial bietet. Konfigurierbare Anwenderberechtigungen und die Möglichkeit, maßgeschneiderte Workflows für Einstellungen für verschiedene Abteilungen zu erstellen, sorgen dafür, dass Ihr System bei Bedarf stets flexibel bleibt.

• Wie gut lässt sie sich integrieren? Überprüfen Sie, ob die ATS-Software mit Ihrem vorhandenen HR-Tech-Stack kompatibel ist – vor allem mit Ihrem HRIS, Background-Check-Services und Assessment-Lösungen.

• Was sind die tatsächlichen Kosten? Neben den Abonnementgebühren sollten Sie die Kosten für Support bei der Implementierung, Training, mögliche benutzerdefinierte Anpassungen und fortlaufenden technischen Support einplanen. Einige Anbieter integrieren diese Leistungen bereits im Grundpreis, während andere sie separat berechnen.

• Wie schnell sind Sie einsatzbereit? Verschaffen Sie sich einen klaren Überblick über die Implementierungsphasen. Einfache Systeme können schon nach wenigen Wochen starten, während komplexe Implementierungen im Unternehmen Monate in Anspruch nehmen – besonders wenn Daten aus Legacy-Systemen migriert werden müssen.

Implementierung einer Applicant Tracking System-Software

Überstürzte ATS-Implementierungen frustrieren Teams und stören den Einstellungsprozess. Folgen Sie dieser Roadmap, um typische Fallstricke zu vermeiden:

1. Erfassen Sie Ihre tatsächliche Einstellungssituation – nicht den Idealfall

Dokumentieren Sie den Recruiting-Prozess in Ihrem Unternehmen – einschließlich aller inoffiziellen Abkürzungen und Workarounds Ihres Teams – bevor Sie mit der Implementierung der Software beginnen. Achten Sie darauf, an welchen Stellen Manager nicht weiterkommen und welche Schritte am meisten Zeit beanspruchen. So können Sie ein System konfigurieren, das Probleme löst, statt neue zu schaffen.

2. Richten Sie Schutzmechanismen beim automatisierten Screening ein

Ihr ATS enthält wahrscheinlich Lösungen, die Kandidaten automatisch bewerten und filtern. Definieren Sie eindeutige Grenzen für diese Funktionen:

• Welche Entscheidungen bleiben in menschlicher Hand?

• Wie oft nehmen Sie abgelehnte Bewerbungen stichprobenartig unter die Lupe, um falsch-negative Entscheidungen zu erkennen?

• Welche Richtlinien können Sie entwickeln, um Effizienz zu gewährleisten und gleichzeitig die algorithmische Benachteiligung von Kandidaten aus unterrepräsentierten Gruppen zu verhindern?

3. Vermeiden Sie Formatierungsfehler

Helfen Sie Bewerbern auf die Sprünge, indem Sie Tipps für das optimale Lebenslauf-Format teilen, das von Applicant Tracking-Systemen problemlos verarbeitet werden kann – zum Beispiel in einer Wissensdatenbank für potenzielle Kandidaten. Die wichtigsten Punkte:

• Einfache Abschnittsüberschriften („Berufserfahrung“, „Ausbildung“, „Kompetenzen“)

• Begrenzte Nutzung von Grafiken und Sonderzeichen

• Branchenübliche Stellenbezeichnungen, wo möglich

• Standard-Schriftarten

Schulen Sie Ihr Team darin, die Anforderungen für Schlüsselwörter anzupassen, damit das System die verschiedenen Beschreibungen der Kandidaten erkennt – so verhindern Sie, dass qualifizierte Personen im „nicht empfohlen“-Stapel verschwinden.

4. Schulen Sie Ihre Teams mit realistischen Szenarien

Laden Sie aktuelle Stellenausschreibungen und echte Bewerbungen in Ihre Testumgebung, damit einstellende Manager und Recruiter Ihr neues ATS direkt ausprobieren können. Lassen Sie Ihr Team mit vertrauten Szenarien arbeiten, um sich an das neue System zu gewöhnen und dabei mögliche Stolpersteine wie fehlende Feldoptionen oder falsche Benachrichtigungseinstellungen, die zu einer Überflutung der Postfächer führen, frühzeitig zu erkennen.

5. Analysieren Sie geschäftliche Auswirkungen

Analysieren Sie Bewerbungsabschlussquoten, Screening-Effizienzgewinne, Verhältnisse von Interviews zu Einstellungen und Performance-Bewertungen neuer Mitarbeiter. Vergleichen Sie diese vierteljährlich mit den Benchmarks vor der ATS-Einführung und passen Sie die Einstellungen an, sobald die Kennzahlen in die falsche Richtung abweichen.

Ein Blick in die Zukunft von Applicant Tracking-Systemen

Die Nutzung von ATS-Anwendungen wird persönlicher und inklusiver. Viele Plattformen bieten heute Funktionen, die Unternehmen durch faire Screening-Verfahren gezielt beim Aufbau vielfältiger Teams unterstützen.

ATS verzeichnen eine beeindruckende prognostizierte jährliche Wachstumsrate von 6,6 % und könnten bis 2033 zu einer 4,87-Milliarden-Dollar-Branche heranwachsen.

Da Applicant Tracking-Systeme immer mehr zum Standard werden, geraten Unternehmen mit veralteten Recruiting-Systemen im Wettbewerb um Talente ins Hintertreffen. Mit sich wandelnden Einstellungsanforderungen wird flexible Technologie, die mit diesen Veränderungen Schritt hält, zum Wettbewerbsvorteil.

Workday: Eine einheitliche Lösung für modernes Recruiting

Workday ist ein Applicant Tracking System, aber es bietet noch viel mehr. Während eigenständige Recruiting-Plattformen oft nur weitere Datensilos erzeugen, bietet diese Lösung eine einheitliche Talentstrategie.

Unternehmen, die Workday Recruiting einsetzen, profitieren von nahtlosen Verbindungen zwischen direkter Einstellung und umfassender Personalplanung und -entwicklung. Es hilft Ihnen, typische Schnittstellenprobleme zu umgehen, die bei separaten Systemen für Recruiting und Mitarbeitermanagement auftreten.

Zu den Kernfunktionen gehören:

• Kandidatenverfolgung durch anpassbare Pipelines bei gleichzeitiger Compliance-Verwaltung mit globalen Einstellungsvorschriften.

• KI-gestützte Kandidatensuche, die punktgenau passende und ähnliche Kompetenzen erkennt und so Ihren qualifizierten Talentpool erweitert.

• Selfservice-Karriere-Websites und mobilfreundliche Bewerbungsprozesse, die das Kandidatenerlebnis verbessern und die Abbruchraten senken.

• Umfassende Analyse-Dashboards decken Engpässe, Besetzungsdauer und Diversitätsmuster in Ihrem gesamten Einstellungsprozess auf.

Optimieren Sie Ihre Recruiting-Strategie mit einer effizienten und einheitlichen Lösung. Entdecken Sie, wie Workday Human Capital Management Ihnen hilft, bessere Talente schneller zu finden.