Welche versteckten Kosten entstehen bei der weiteren Nutzung von Legacy-Systemen in FP&A?

Was Sie über Legacy-Systeme in FP&A wissen sollten

Wenn sich Unternehmen auf Systeme stützen, die zwangsläufig beschränkte, veraltete Daten und regelmäßige Wartungsausfallzeiten mit sich bringen, könnten sie sich fragen: Warum verwenden wir diese Lösungen eigentlich noch? Komplexe und antiquierte Legacy-Systeme verursachen auf verschiedenen Ebenen Kosten, trotzdem klammern sich viele Unternehmen und Funktionen – einschließlich der Finanzplanung und -analyse (FP&A) – weiterhin an sie.

Warum? Sicherlich spielen Trägheit und Vertrautheit in diesem Zusammenhang eine Rolle. Doch Finanz- und IT-Führungskräften wird immer mehr bewusst, dass ein Festhalten am Status quo mit unflexiblen, veralteten Legacy-Systemen erhebliche Kosten nach sich zieht – vom Zeit- und Geldaufwand für Wartung und Upgrade-Anforderungen bis zu den finanziellen Risiken durch nicht mehr zeitgemäße Sicherheitsprotokolle und fehlerhaftes Reporting.

In der Tat gehören technologische Altlasten – einschließlich des Zeitaufwands für die Wartung isolierter Legacy-Systeme – zu den größten Herausforderungen, die CFOs im Rahmen einer Befragung als Haupthindernissen bei der Wertschöpfung durch die IT-Funktion angaben.

Legacy-Systeme nehmen nicht nur intern Zeit und finanzielle Mittel in Anspruch. Sie können sich auch als kostspielige Hürde beim Streben nach Innovation und Flexibilität erweisen.

30 % der Unternehmen verwenden nach wie vor Spreadsheets als Haupttool für Budgetierung und Prognose.

In die Jahre gekommene Legacy-Systeme sind nicht in der Lage, die Automatisierung und Erkenntnisse zu liefern, die Unternehmen heute benötigen. Viele Legacy-Anwendungen lassen sich zudem nur schwer mit Technologien wie Analytik und mobilen Lösungen integrieren.

Fast 60 % der von Forrester befragten CTOs im Finanzdienstleistungssektor geben an, dass ihr vorhandener Tech-Stack zu kostspielig und für moderne Anwendungen nicht mehr angemessen ist. Zudem zeigt eine separate Deloitte-Befragung, dass für 57 % der Führungskräfte mangelnde geschäftliche Agilität ein Problem bei Legacy-Systemen ist.

FP&A-Teams, die den steigenden Bedarf an Analysen und entscheidungsrelevanten Erkenntnissen von CFOs und anderen Mitgliedern der C-Suite decken müssen, können die Kosten instabiler, überholter Legacy-Systeme nicht länger ignorieren.

Legacy-Systeme in FP&A – ein Überblick

Viele der von FP&A-Teams verwendeten Legacy-Systeme entstanden vor Jahrzehnten – sie sind weder für das Volumen und die Verlässlichkeit der Finanzdaten ausgelegt, die heutige Teams managen müssen, noch verfügen sie über die Analysefunktionen, die ihre Arbeit heute erfordert. Die Finanzfunktionen implementieren oftmals Einzelanwendungen und verlassen sich auf separate Analysetools, um die Einschränkungen dieser veralteten Systeme zu kompensieren. Das Ergebnis ist ein fragiles Mosaik aus isolierten, fragmentierten Daten, die man nur mit erheblichem Zeit- und Arbeitsaufwand überschauen kann.

Finanzexperten organisieren ihre Daten häufig mit Spreadsheets, die in der zunehmend komplexen Finanzlandschaft nicht immer optimale Einblicke liefern. Tatsächlich verwenden 30 % der Unternehmen immer noch Spreadsheets als ihr zentrales Budgetierungs- und Prognosetool – eine Zahl, die sich seit 2014 nicht verändert hat. Allerdings bergen statische Spreadsheets ihre eigenen Nachteile, da sie die Zusammenarbeit in Echtzeit verhindern und das Risiko vergrößern, mit veralteten oder nicht mehr aktuellen Daten zu arbeiten.

Legacy-Systeme sind anfälliger für Sicherheitsbedrohungen und verursachen zusätzliche Kosten durch Kompatibilitätsprobleme.

Da CFOs in vielen Organisationen eine strategisch wichtigere Position einnehmen, steigen auch die Erwartungen an die Rolle von FP&A. Doch meistens wirken FP&A-Altsysteme eher als Engpässe und Hindernisse denn als strategische Katalysatoren.

Warum Unternehmen immer nach wie vor auf Legacy-Systeme setzen

Legacy-Systeme überdauern aus verschiedenen und in vielerlei Hinsicht verständlichen Gründen. Sie sind vertraut, einfach zu bedienen und etabliert – und Unternehmen haben ihre Workflows auf sie abgestimmt. Und da jeder diese Systeme in- und auswendig kennt, können Veränderungen kaum realisierbar oder unnötig erscheinen.

Unternehmen sind zudem besorgt über die Kosten und Komplexität einer Umstellung dieser Systeme. Doch diese Angst vor dem Unbekannten bremst Organisationen aus, was zu begrenzten Erkenntnissen, eingeschränkter Agilität und gedrosseltem Wachstum führt.

Die wahren Kosten für die Verwaltung von Legacy-Systemen

Legacy-Systeme verursachen oft steigende wirtschaftliche und betriebliche Belastungen, die mit der Dauer der Nutzung kontinuierlich zunehmen. Das liegt zum Teil an Angebot und Nachfrage: Je mehr neue Optionen auf den Markt kommen, desto schwieriger wird es, die für die Bedienung der alten Systeme erforderlichen Kompetenzen zu finden, was den Zeit- und Geldaufwand für Investitionen in diese Kompetenzen in die Höhe treibt. Laut einer Befragung von Deloitte wenden IT-Abteilungen bereits mehr als 55 % ihrer Tech-Budgets für die Aufrechterhaltung der Geschäftsabläufe auf, aber nur 19 % für die Entwicklung innovativer Lösungen.

Legacy-Systeme sind zudem stärker von Sicherheitsproblemen betroffen und verursachen Kompatibilitätskosten, da sie mit neuen Sicherheits-Updates nachgerüstet werden müssen. Die technologische Inkompatibilität erfordert neuen Code, Middleware und benutzerdefinierte Lösungen, was in jedem Fall mit Kosten verbunden ist. Hinzu kommen die Kosten für Cybersicherheitsverletzungen selbst – 4,45 Millionen US-Dollar im Jahr 2023, Reputationsschäden nicht mitgerechnet.

Legacy-Systeme wirken sich zudem negativ auf die Produktivität aus. Bei älteren Systemen fallen mehr Wartungsarbeiten und Ausfallzeiten an, zudem müssen Mitarbeitende mehr Zeit für Routineaufgaben wie Datenabstimmung aufbringen. In modernen FP&A-Lösungen sind diese Aufgaben automatisiert, wodurch die Beschäftigten zugunsten von Tätigkeiten mit höherem Mehrwert entlastet werden, wie z. B. Finanzanalysen.

Eine häufig übersehene Herausforderung, mit der CTOs beim Austausch veralteter FP&A-Systeme konfrontiert werden, ist der Widerstand der Mitarbeiter.

Wie der Manager für Data Governance und EPM bei Doctolib feststellte, nachdem der rasant wachsende europäische E-Health-Service sein Legacy-FP&A-System durch eine moderne Lösung ersetzt hatte: „Meine Kollegen verbringen nun erheblich weniger Zeit mit der Datenaufbereitung und können mehr Zeit in Business Partnering und aussagekräftige Analysen investieren. Das motiviert nicht nur das Team, sondern steigert auch die Produktivität deutlich und liefert dem Unternehmen messbare Vorteile.“

So gelingt der Wechsel von Legacy-Systemen

Der Austausch eines Legacy-Systems mag herausfordernd erscheinen, ist jedoch häufig mit zahlreichen Vorteilen das Unternehmen verbunden. Was immer die Gründe für Ihr Zögern sind: Ein behutsames Vorgehen ist ratsam, denn vor jedem Modernisierungsvorhaben müssen entscheidende Faktoren bedacht werden.

Es gibt vielfältige Optionen zur Modernisierung veralteter Systeme. Einige Unternehmen aktualisieren alle Komponenten gleichzeitig. Andere bevorzugen einen schrittweisen Ansatz, der kontinuierliche Anpassungen ermöglicht. Welcher Ansatz für Ihr Unternehmen am besten ist, hängt von Ihren Anforderungen, Ihrer Risikobereitschaft und den verfügbaren Ressourcen ab. In Zusammenarbeit mit anderen Führungskräften des Unternehmens entwickeln Sie einen Datenmigrationsplan, der die sichere und korrekte Übertragung historischer Daten ermöglicht und die Kompatibilität mit bestehenden Unternehmenssystemen garantiert.

Ein oft unterschätztes Problem, dem sich CTOs bei der Aktualisierung überholter FP&A-Systeme stellen müssen, ist der Widerstand der Mitarbeiter. Veränderungen können eine Herausforderung sein und neue Systeme zunächst Unbehagen und Verunsicherung auslösen.

Zur Vertrauensbildung bei zögerlichen Mitarbeitern sollten Sie umfassende Schulungsprogramme mit regelmäßigem Praxistraining, leicht zugänglichen Leitfäden zur Problembehebung und offenen Kommunikationskanälen für individuellen Support anbieten. Außerdem ist es ratsam, „Change Ambassadors“, Botschafter für die anstehende Veränderung, zu benennen, die das neue System aktiv bewerben und dessen Vorteile kommunizieren können, wie die Möglichkeit, sich beruflich weiterzuqualifizieren.

Unternehmen, die den Wechsel zu einer modernen FP&A-Lösung vollzogen haben, können schnell eine Rendite ihrer Investition vorweisen. In nur 2 Monaten gelang es der britischen multinationalen Optik-Handelskette Specsavers, eine aktualisierte FP&A-Lösung vollständig zu implementieren. Die Budgetplanung an allen 60 Standorten kostet das Unternehmen jetzt wesentlich weniger Zeit. Die Führungskräfte haben außerdem bessere Einblicke in die verschiedenen Kostentreiber und können Chancen für unternehmensweites Wachstum identifizieren.

Modernisierung von ERP- und Buchhaltungssystemen

Veraltete ERP- und Buchhaltungssysteme funktionieren tadellos, bis sie eines Tages plötzlich an ihre Grenzen stoßen. Spreadsheets waren in den frühen Tagen des Internets, also bis Ende des 20. Jahrhunderts, eine optimale Lösung, können jedoch mit dem hohen Tempo der modernen Geschäftstransaktionen längst nicht mehr mithalten.

Moderne FP&A-Tools bieten beispiellose Features, die herkömmliche Systeme im wahrsten Sinne des Wortes alt aussehen lassen.

Moderne Lösungen wie Workday Adaptive Planning, die Ereignisse unmittelbar nach ihrem Auftreten importieren und analysieren, sind für das heutige Geschäftsumfeld besser ausgestattet. Im Gegensatz zu traditionellen ERP-Systemen lassen sie sich mit einer größeren Vielfalt an Datenquellen integrieren und gewähren so FP&A-Teams sowie der Unternehmensleitung einen umfassenden Überblick über die Geschäftsprozesse.

Die Wechsel von Legacy-Systemen mag anspruchsvoll sein, doch bereitet dieser Prozess den Weg für einfachere Updates in der Zukunft. Mit den cloudbasierten Lösungen von Workday gewinnen Sie mehr Flexibilität und Skalierbarkeit und können sich einfacher an wechselnde Geschäftsanforderungen anpassen. Wenn Sie bereit sind, in eine moderne ERP-Lösung zu investieren, werden sich die Erträge nicht nur einstellen, sondern – noch besser – mit der Zeit sogar zunehmen.

Die Zukunft von FP&A: Abschied von Legacy-Systemen

Moderne FP&A-Lösungen bieten beispiellose Features – Echtzeit-Analysen, Cloud-Kompatibilität, benutzerfreundliche Dashboards und operative Effizienzgewinne –, mit denen Legacy-Systeme nicht mithalten können. Bei Modernisierungsprojekten ist Vorbereitung bereits der halbe Weg zum Erfolg. Analysieren Sie zunächst Ihr aktuelles FP&A-System, wobei Sie besonderes Augenmerk auf Kapazitätslücken legen. Wenn Sie sich für eine neue Lösung entschieden haben, die Ihre dringlichsten FP&A-Bedürfnisse erfüllt, implementieren Sie sichere Prozesse für die Datenmigration und Integration in Ihre bestehenden ERP-Systeme. Vor dem Go-live der neuen Lösung haben Sie die Möglichkeit, Ihre Daten im System zu testen, um mögliche Probleme auszuschließen.

Während FP&A-Systeme sich in rasantem Tempo weiterentwickeln, wird die Kluft zwischen den veralteten und modernen Lösungen stetig wachsen. Innovationen im Bereich KI werden bereits langsame Legacy-Systeme obsolet machen. Unternehmen, die sich für die Zukunft rüsten, werden mit bahnbrechender Technologie belohnt, wie Echtzeit-Einblicke und prädiktive Analysen, und können damit jeden Bereich des Geschäfts revolutionieren.

Bereit, Legacy-Systeme aufzugeben und Ihre FP&A-Praktiken völlig neu zu gestalten? Entdecken Sie, wie Workday Sie als Partner bei dieser Transformation unterstützen kann.