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Datenschutzerklärung von Workday

Stand: 23.03.2023

Vorherige Fassung unserer Datenschutzerklärung

 

Bei Workday betrachten wir Datenschutz als ein Grundrecht, das überall Gültigkeit hat. Wenn Sie mit Workday in Kontakt treten, setzen wir Ihr Vertrauen in uns voraus, dass wir Ihre personenbezogenen Informationen angemessen behandeln. Deshalb haben wir uns zu Transparenz darüber verpflichtet, wie wir diese Informationen erfassen, verwenden und weitergeben. 

 

Wenn Sie wissen möchten, ob diese Datenschutzerklärung für Sie und Ihre Beziehung zu Workday Anwendung findet, lesen Sie bitte weiter unten den Abschnitt „Was deckt diese Datenschutzerklärung ab?“. Um die vollständige Datenschutzerklärung zu lesen, klicken Sie bitte unten auf die Registerkarte „Datenschutzerklärung“.

 

Kopie dieser Datenschutzerklärung herunterladen/drucken

 

Änderungen an dieser Datenschutzerklärung im März 2023

Wir haben sprachliche Änderungen vorgenommen, um unsere bestehenden Datenschutzpraktiken zu verdeutlichen.

Inhalt und Zweck unserer Datenschutzerklärung

Bevor wir näher auf unser Datenschutzprogramm und unsere Datenschutzpraktiken eingehen, möchten wir zunächst das Geschäftsmodell von Workday darlegen und dessen Bedeutung für Ihre Datenschutzrechte erläutern.

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Über Workday

Workday ist ein führender Anbieter von Enterprise-Cloud-Anwendungen für das Finanz- und Personalwesen. Das bedeutet, dass Workday-Kunden – Unternehmen, Bildungseinrichtungen und Behörden – unsere Softwareanwendungen für das Management ihrer Belegschaften und/oder Finanzen nutzen.

 

Workday bietet eine Reihe von Softwareanwendungen an, darunter unsere Flagship-Produkte für Human Capital Management (HCM) und Finanzmanagement. Mit unseren HCM-Anwendungen können Kunden ihre Belegschaft rekrutieren, weiterbilden, verwalten und fördern. Unsere Finanzmanagement-Anwendungen ermöglichen unseren Kunden eine einfache Verwaltung ihrer Finanzprozesse – von der Erfassung bis zum Reporting, von der Beschaffung bis zur Bezahlung und von der Vertragserstellung bis zur Abrechnung. 

 

Wenn Sie mehr über die Produkte von Workday erfahren möchten, besuchen Sie unsere Produktseite.

 

Unser Software-as-a-Service-Geschäftsmodell (SaaS) ist auf Unternehmenskunden ausgerichtet. Das bedeutet, dass wir keine Anwenderdaten verkaufen oder durch den Verkauf von Werbung monetarisieren. Stattdessen können unsere Services über Abonnements erworben werden. Unsere Kunden behalten die Kontrolle über ihre Daten und deren Verwendung.

Die Datenschutzgesetze einiger Länder unterscheiden im Hinblick auf personenbezogene Informationen zwischen (für die Verarbeitung) „Verantwortlichen“ und „Verarbeitern“. Auch wenn andere Rechtssysteme eine teilweise unterschiedliche Terminologie verwenden, bleibt das Konzept in der Regel dasselbe. Ein für die Verarbeitung Verantwortlicher entscheidet, warum und wie personenbezogene Informationen verarbeitet werden. Ein Verarbeiter verarbeitet lediglich Informationen im Auftrag eines für die Verarbeitung Verantwortlichen basierend auf dessen Anweisung; der Verarbeiter trifft keine Entscheidungen über personenbezogene Informationen. Workday kann je nach Szenario entweder ein Verantwortlicher oder ein Verarbeiter sein. 

 

Diese Datenschutzerklärung findet Anwendung, wenn Workday der Verantwortliche für Ihre personenbezogenen Informationen ist (es sei denn, bei der Erfassung Ihrer personenbezogenen Informationen wird eine andere Datenschutzerklärung von Workday angezeigt). Sie beschreibt, wie Workday Ihre personenbezogenen Informationen für eigene Zwecke erfasst, verwendet und weitergibt. Zum Beispiel bezieht sich diese Datenschutzerklärung auf folgende Fälle:

 

  • Sie besuchen eine Website von Workday, die einen Link zu dieser Datenschutzerklärung enthält.
  • Sie interagieren mit Workday als Vertreter eines Unternehmens, das ein Konto bei Workday hat (z. B. als unser Kunde oder unser Lieferant).
  • Sie erstellen oder verwenden ein direkt von Workday angebotenes Konto (im Gegensatz zu einem von unseren Kunden angebotenen Konto).
  • Sie registrieren sich für eine Marketing-, Learning- oder Trainingsveranstaltung oder ein Webinar von Workday oder nehmen daran teil.
  • Sie geben uns Feedback zu unseren Produkten oder Services.
  • Sie erhalten eine Verkaufs- oder Marketingmitteilung von uns, einschließlich E-Mails oder Telefonanrufe.

 

Diese Datenschutzerklärung enthält keine Aussage dazu, wie wir personenbezogene Informationen im Auftrag unserer Unternehmenskunden als Datenverarbeiter verarbeiten. Wenn Sie Mitarbeiter, Studentin oder Bewerber einer Organisation sind, die ein Produkt oder einen Service von Workday nutzt, und Sie Fragen oder Bedenken im Hinblick auf die personenbezogenen Informationen haben, die Ihre Organisation in Workday (als Verarbeiter) über Sie gespeichert hat, richten Sie Ihr Anliegen bitte an diese Organisation. Workday kann nicht direkt auf Ihre Anfrage antworten.

 

Wenn Sie ein Workday-Mitarbeiter oder eine Bewerberin sind oder eine Einrichtung von Workday besuchen, erhalten Sie in einer separaten Erklärung Informationen darüber, wie wir Ihre Daten verwenden und schützen.

So erfassen und verwenden wir Ihre personenbezogenen Informationen

 

Workday erfasst und verwendet personenbezogene Informationen aus verschiedenen Gründen. Dabei erheben wir nur die Informationen, die wir benötigen, erklären Ihnen, wie diese verwendet werden und nutzen sie in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen. 

 

Einige Rechtssysteme, darunter der Europäische Wirtschaftsraum („EWR“), das Vereinigte Königreich („UK“) und die Schweiz, erfordern eine Rechtsgrundlage – einen Grund, warum Workday rechtlich befugt ist, Ihre personenbezogenen Informationen zu erfassen und zu verwenden. 

 

Im Folgenden beschreiben wir, (1) in welchen Fällen wir Ihre Informationen erfassen, (2) die Arten von Informationen, die wir in diesen Fällen erfassen, (3) die Erhebungszwecke und (4) die Rechtsgrundlagen für die Erfassung. Wenn wir andere personenbezogene Informationen von Ihnen erfassen müssen, erklären wir Ihnen zum Zeitpunkt der Erfassung, welche Informationen wir benötigen und warum.

 

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Von Ihnen bereitgestellte Informationen

Gelegentlich bitten wir Sie um die freiwillige Angabe personenbezogener Informationen: So werden Sie beispielsweise um die Angabe Ihrer Kontaktdetails gebeten, um ein Konto bei uns zu erstellen, unsere Marketingmitteilungen zu abonnieren und/oder Anfragen an uns zu übermitteln. In einigen Fällen kombinieren wir die von Ihnen bereitgestellten Informationen. 

 

Wenn Sie Informationen von uns anfordern. Wenn Sie ein Kontaktformular ausfüllen oder sich anderweitig an uns wenden, um Ihr Interesse an Informationen über Workday oder unsere Services zu bekunden, bitten wir Sie möglicherweise um die Angabe Ihrer Kontaktdaten wie Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmensname, Tätigkeitsebene, funktionale Rolle und Adresse. 

 

  • Zweck und Rechtsgrundlage gemäß Datenschutzgesetz: Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Informationen unter Berufung auf unsere berechtigten Interessen oder Ihre Zustimmung (wenn Sie ein Opt-in für E-Mail-Marketing gesetzt haben), um:
    • Ihrer Anfrage nachzukommen und mit Ihnen zu kommunizieren
    • Ihnen Informationen über unsere Produkte bereitzustellen, die Ihren Marketingpräferenzen entsprechen (einschließlich Telemarketing-Anrufen und Marketing-E-Mails)

 

Wenn Sie unser Kunde sind. Wenn Sie ein Vertreter eines Unternehmens sind, das ein Konto bei Workday hat, erfassen wir Ihre geschäftlichen Kontaktdaten, einschließlich Ihres Namens, Ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse, Ihrer Telefonnummer und des Unternehmensnamens. Wenn Sie Workday kontaktieren, um Unterstützung bei der Verwendung unserer Produkte, Services oder Veranstaltungen durch Ihr Unternehmen zu erhalten, erheben wir auch Informationen zum Grund Ihrer Anfrage und alle anderen Informationen, die Sie uns zur Verfügung stellen.

 

  • Zweck und Rechtsgrundlage gemäß Datenschutzgesetz: Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Informationen unter Berufung auf unsere berechtigten Interessen oder Ihre Zustimmung (wenn Sie ein Opt-in für E-Mail-Marketing gesetzt haben), um: 
    • Mit Ihnen zu kommunizieren und Ihrer Workday-Supportanfrage nachzukommen
    • Das Konto Ihrer Organisation zu verwalten, einschließlich Rechnungsstellung und andere kontobezogenen Fragen
    • Ihnen Informationen über unsere Produkte bereitzustellen, die Ihren Marketingpräferenzen entsprechen (einschließlich Telemarketing-Anrufen und Marketing-E-Mails)

 

Wenn Sie unser Lieferant sind. Wenn Sie ein Vertreter eines Unternehmens sind, das Workday Produkte oder Services zur Verfügung stellt, erfassen wir Ihre geschäftlichen Kontaktinformationen, einschließlich Ihres Namens, Ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse, Ihrer Telefonnummer und des Unternehmensnamens.

 

  • Zweck und Rechtsgrundlage gemäß Datenschutzgesetz: Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Informationen unter Berufung auf unsere berechtigten Interessen, um: 
    • Das Konto Ihrer Organisation zu verwalten, einschließlich Rechnungsstellung und andere kontobezogenen Fragen
    • Mit Ihnen zu kommunizieren und Ihre Anfragen zu beantworten 

 

Wenn Sie ein Endanwender eines Kontos mit Workday als Eigentümer sind. Wenn Sie ein Workday-Produkt über Ihren Arbeitgeber oder einen anderen Workday-Kunden nutzen, wird Ihr Konto in der Regel von dieser Organisation kontrolliert und ist deren Eigentum. Unter bestimmten Umständen können Sie sich für ein Konto direkt bei Workday statt über Ihre Organisation registrieren, z. B. wenn Sie sich für ein Konto für den Zugriff auf Workday Community oder als Anwender von Workday Strategic Sourcing registrieren. In diesen Fällen erfassen wir die von Ihnen bei der Kontoregistrierung angegebenen Informationen (z. B. Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse) und Ihre Profilinformationen (beispielsweise den Namen Ihres Unternehmens). In einigen Fällen haben Sie die Möglichkeit, Ihr Konto mit zusätzlichen Informationen wie einem Foto, einem Social Media-Profil oder anderen personenbezogenen Informationen zu personalisieren. Für Services, die dies erfordern, erfassen wir auch Authentifizierungsinformationen, wie z. B. Mobilnummer, E-Mail-Adresse oder andere eindeutige Verifizierungsnachweise. Wenn Sie sich für einen Trainings- oder Learning-Kurs von Workday anmelden, der unter diese Datenschutzerklärung fällt, erfassen wir die Kontoregistrierungsinformationen sowie die Einschreibungs- und Teilnahmedaten (auch dann, wenn Ihre Registrierung von einem Kunden oder Partner von Workday bezahlt wird). Gegebenenfalls erfassen wir auch Zahlungsinformationen direkt von Ihnen. 

 

  • Zweck und Rechtsgrundlage gemäß Datenschutzgesetz: Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Informationen, um Verträge oder Nutzungsbedingungen mit Ihnen zu erfüllen oder einzugehen. Wenn kein direkter Vertrag mit Ihnen besteht, verarbeiten wir personenbezogene Daten unter Berufung auf unsere berechtigten Interessen, um:
    • Ihr Benutzerkonto in Übereinstimmung mit den geltenden Nutzungsbedingungen zu verwalten 
    • Sicherzustellen, dass Sie sich anmelden können, um unsere Services zu nutzen und auf die von Ihnen benötigten Informationen sicher und effizient zuzugreifen
    • Die gewünschten Ressourcen oder Services zu erbringen

 

Wenn Sie sich für Veranstaltungen und Webinare anmelden. Wenn Sie sich für eine Veranstaltung oder ein Webinar anmelden, bitten wir Sie möglicherweise, uns Ihre Kontaktdaten wie Ihren Namen, Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer und den Namen Ihres Unternehmens, Ihre Gesundheits- und Sicherheitsinformationen wie Ihren Notfallkontakt und Ihre Ernährungspräferenzen sowie Ihre Fakturierungsinformationen wie Ihren Fakturierungsnamen, Ihre Fakturierungsadresse und Ihre Kreditkartennummer mitzuteilen. Wenn Sie eine veranstaltungsbezogene mobile Anwendung von Workday verwenden, erfassen wir möglicherweise auch zusätzliche Informationen auf Ihrem Gerät, wie z. B. Ihre Fotos, Kontakte oder Geolokalisierungsdaten, gemäß den Datenschutzeinstellungen Ihres Geräts. 

 

  • Zweck und Rechtsgrundlage gemäß Datenschutzgesetz:  Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Informationen mit Ihrer Zustimmung (wenn Sie ein Opt-in für E-Mail-Marketing gesetzt haben), um Verträge oder Servicebedingungen mit Ihnen zu erfüllen oder einzugehen. Wenn kein direkter Vertrag mit Ihnen besteht, verarbeiten wir personenbezogene Daten unter Berufung auf unsere berechtigten Interessen, um:
    • Veranstaltungen zu managen, zu planen und auszurichten, einschließlich der Versendung damit verbundener Mitteilungen
    • Unsere zukünftigen Veranstaltungen und unsere mobile App zu verbessern
    • Ihre Erfahrung (oder die Ihrer Organisation) bei der Interaktion mit Workday zu verbessern oder zu erweitern
    • Ihnen Informationen über unsere Produkte bereitzustellen, die Ihren Marketingpräferenzen entsprechen (einschließlich Telemarketing-Anrufen und Marketing-E-Mails) 

 

Wenn Sie an unseren Forschungsstudien teilnehmen oder uns anderweitig Feedback geben. Wenn Sie an einer Studie, einer Umfrage, einem Panel oder einem Panel-Pool von Workday teilnehmen oder sich dafür anmelden oder uns freiwillig bestimmte Informationen übermitteln, z. B. wenn Sie Workday Feedback zu unseren Produkten und Services geben, fragen wir Sie möglicherweise nach bestimmten biografischen oder demografischen Informationen, wie z. B. nach Ihrem Namen, Ihrer E-Mail-Adresse, Ihren Kontaktdaten, Ihrer Zeitzone, Ihrem Standort, Ihrem Unternehmen, Ihrem Beschäftigungsstatus, Ihrer Beschäftigungsdauer, Ihrer Rolle, Ihren Tätigkeitsinformationen, Ihrem Geschlecht, Ihrer Altersgruppe und anderen für die Studie relevanten Informationen. Für bestimmte Studien nehmen wir möglicherweise auch Fotos oder Videos auf oder fertigen Audioaufzeichnungen an (mit Ihrer Zustimmung und in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen).

 

  • Zweck und Rechtsgrundlage gemäß Datenschutzgesetz: Wenn Sie einen Vertrag mit uns geschlossen haben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Informationen zur Erfüllung der vertraglichen Leistungen. Wenn kein direkter Vertrag mit Ihnen besteht oder wir auf andere Weise Ihre Zustimmung einholen, berufen wir uns auf unsere berechtigten Interessen, um:
    • Den in der Studie oder Befragung genannten Zweck zu erfüllen
    • Ihre Erfahrung (oder die Ihrer Organisation) bei der Interaktion mit Workday zu verbessern
    • Workday-Forschungsstudien zu identifizieren, die aufgrund Ihrer Attribute am besten zu Ihnen passen, und Sie per E-Mail zur Teilnahme einzuladen
    • Potenzielle Produktverbesserungen oder zukünftige Produktentwicklungen für die Belegschaft zu identifizieren
    • Ihr Feedback und Ihre Erfahrungen mit unseren Produkten und Services zu kontextualisieren, damit wir diese verbessern können
    • Die Durchführung unserer Forschungsstudien zu verbessern

 

Wenn Sie an einem Verkaufsgespräch oder Online-Meeting mit Workday teilnehmen. Wir können Telefongespräche und Online-Meetings (ggf. einschließlich Audio- und Videoinhalten) zu Trainings-, Qualitätssicherungs- und Administrationszwecken aufzeichnen. Dazu gehört u. a. die Analyse des Inhalts solcher Anrufe und Online-Meetings mithilfe von Datenanalyse-Tools, um bessere Einblicke in unsere Interaktionen mit unseren Kunden und Interessenten zu erhalten. Vor der Aufzeichnung eines Gesprächs weisen wir Sie grundsätzlich darauf hin und holen wir Ihre Einwilligung ein, wenn dies nach geltendem Recht erforderlich ist.

 

  • Zweck und Rechtsgrundlage gemäß Datenschutzgesetz: Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Informationen mit Ihrer Zustimmung, wenn dies nach geltendem Recht erforderlich ist, oder unter Berufung auf unsere berechtigten Interessen, um:
    • Qualitativ hochwertige Verkaufsgespräche und Dialoge mit Interessenten und Kunden zu führen
    • Training und Coaching für unsere Vertriebsteams anzubieten
    • Automatische Anrufmitschnitte zu generieren
    • Unsere Unterlagen auf dem neuesten Stand zu halten (z. B. in Bezug auf Folllow-up-Meetings, Verkaufschancen und die Aktualisierung von Kundenkontaktdetails)
    • Unsere Verkaufsprozesse zu verbessern und unsere Verkaufsgespräche effektiver zu gestalten

Wir erfassen außerdem bestimmte Informationen im Zusammenhang mit Ihrer Nutzung unserer Websites. In einigen Rechtssystemen in den Vereinigten Staaten und in Ländern des EWR, des Vereinigten Königreichs und der Schweiz können diese Informationen gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen als personenbezogene Daten betrachtet werden. Wir kombinieren diese Informationen möglicherweise mit den von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Informationen. Insbesondere erheben wir automatisch die folgenden personenbezogenen Informationen von Ihnen:

 

Wenn Sie auf unsere Websites oder Inhalte zugreifen. Wenn Sie unsere Websites besuchen, erfassen wir Informationen über Ihr Gerät und Ihre Nutzung. Zu den erfassten Informationen gehören Ihre IP-Adresse, Gerätetyp, eindeutige Geräte-ID-Nummern, Browsertyp, allgemeiner geografischer Standort (z. B. das Land oder die Stadt auf der Grundlage Ihrer öffentlichen IP-Adresse), Performance und andere nutzungsbezogene und technische Informationen. Wir erfassen außerdem Informationen darüber, wie Sie mit unseren Websites (z. B. verweisende Webseite, besuchte Seiten, verwendete Features) oder mit Inhalten interagieren (z. B. wenn Sie eine Marketing-E-Mail öffnen oder auf einen eingebetteten Link klicken). Einige dieser Informationen können mithilfe von Cookies und ähnlichen Tracking-Technologien erfasst werden, wie in unserem Cookie-Hinweis näher erläutert.

 

  • Zweck und Rechtsgrundlage gemäß Datenschutzgesetz: Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Informationen unter Berufung auf unsere berechtigten Interessen, um: 
    • Bessere Einblicke zu erhalten, wer die Besucher unserer Websites sind, woher sie kommen und welche Inhalte auf unserer Website für sie von Interesse sind. Wir verwenden diese Informationen für unsere internen Analysezwecke und um die Qualität und Relevanz unserer Websites für unsere Besucher zu verbessern.
    • Unsere Websites bereitzustellen, zu betreiben und zu pflegen, einschließlich des Gewährens von Zugriff auf von Ihnen angeforderte Inhalte und der Anzeige länderspezifischer Informationen.
    • Die Sicherheit unserer Websites und Services zu gewährleisten und deren Missbrauch zu verhindern, indem wir die Nutzung unserer Websites und Services verfolgen, Konten und Aktivitäten verifizieren, verdächtige Aktivitäten untersuchen und unsere Bedingungen und Richtlinien durchsetzen.

 

Wenn Sie die mobile App von Workday verwenden. Wenn Sie unsere mobile App nutzen, erfassen wir bestimmte Informationen von Ihrem Gerät, wie z. B. Marke, Modell und Speicher Ihres Geräts. Unsere Anwendung weist Ihrem Gerät eine eindeutige Kennung zu, damit wir die Performance unserer Anwendungen verbessern können. Workday nutzt diese Informationen nicht für gezielte Werbung.

 

  • Zweck und Rechtsgrundlage gemäß Datenschutzgesetz: Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Informationen unter Berufung auf unsere berechtigten Interessen, um: 
    • Systemabstürze zu erkennen, Maßnahmen zur Fehlerbehebung durchzuführen und die Endanwendererfahrung mit unseren mobilen Apps zu analysieren und zu verbessern
    • Features in der mobilen App per Remoteverbindung zu aktivieren oder zu deaktivieren

 

Wenn Sie ein Endanwender eines Workday-Produkts über einen Workday-Kunden sind. Wenn Sie unsere Produkte und Services über Ihren Arbeitgeber oder einen anderen Workday-Kunden nutzen (z. B. mit der Nutzung einer Enterprise Cloud-Anwendung von Workday), protokollieren wir bestimmte Systemnutzungsinformationen automatisch. Diese Informationen können systemgenerierte Identifikatoren wie IP-Adresse, Betriebssystemart und -version, Hinweise zum Abschluss von Serviceaufgaben und -benachrichtigungen, Datums- und Zeitstempel sowie Details darüber enthalten, welche unserer Produkte Sie verwenden. Anhand dieser Systemnutzungsinformationen können wir Sie nur dann identifizieren, wenn Ihr Unternehmen uns zuvor entsprechende Anweisungen erteilt und uns bestimmte Informationen über Ihr Anwenderkonto zur Verfügung stellt. Dies kann im Rahmen einer Kundensupport-Anfrage geschehen (z. B. wenn Sie oder Ihr Unternehmen uns um Hilfe bei der Lösung eines Problems mit unseren Produkten und Services bitten).

 

  • Zweck und Rechtsgrundlage gemäß Datenschutzgesetz: Soweit unsere Systemnutzungsdaten nach den geltenden Datenschutzgesetzen als „personenbezogene Daten“ behandelt werden, verarbeiten wir diese personenbezogenen Daten unter Berufung auf unsere berechtigten Interessen, um:
    • Die Funktionalität der von Ihnen und/oder Ihrer Organisation angeforderten Services und Produkte bereitzustellen und zu erhalten
    • Ihre Erfahrungen (und die Ihrer Organisation) bei der Interaktion mit den Services von Workday zu bewerten und zu analysieren
    • Forschungsstudien und Entwicklungen auf der Grundlage dieser Bewertung durchzuführen, um die Performance der Services zu verbessern
    • Die Sicherheit unserer Services zu gewährleisten und deren Missbrauch zu verhindern, indem wir verdächtige Aktivitäten untersuchen und unsere Bedingungen und Richtlinien durchsetzen

Wir sammeln auch Informationen über Sie aus anderen Quellen, z. B. von Dritten, Personen in Ihrer Organisation oder öffentlich zugänglichen Quellen. Wir kombinieren diese Informationen möglicherweise mit den von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Informationen. Insbesondere erfassen wir personenbezogene Informationen aus den folgenden anderen Quellen:

 

Von Drittanbietern geschäftlicher Kontaktdaten Gegebenenfalls erfasst Workday geschäftliche Kontaktdaten über Sie aus anderen Quellen, einschließlich der Co-Sponsoren von Veranstaltungen, an denen Workday teilnimmt, von Dritten, von denen wir Geschäftskontaktdaten erworben haben, sowie von öffentlich zugänglichen Websites, z. B. von der Website Ihres Unternehmens, Berufsnetzwerkservices oder Pressemitteilungen. Zu den geschäftlichen Kontaktdaten zählen beispielsweise Vorname, Nachname, geschäftliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmensname, Tätigkeitsebene, funktionale Rolle, Geschäftsadresse und Online-Identifikatoren sowie frühere Arbeitgeber und Rollen.

 

  • Zweck und Rechtsgrundlage gemäß Datenschutzgesetz: Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Informationen unter Berufung auf unsere berechtigten Interessen oder mit Ihrer Zustimmung (wenn Sie sich für E-Mail-Marketing entschieden haben), um:
    • Ihnen Informationen über unsere Produkte bereitzustellen, die Ihren Marketingpräferenzen entsprechen (einschließlich Telemarketing-Anrufen und Marketing-E-Mails) 
    • Einblicke in unseren Markt zu erhalten und potenzielle Kunden zu identifizieren

 

Von Ihrer Organisation. Wir erhalten möglicherweise auch Informationen über Sie von Ihrer Organisation, um Services zu in Anspruch zu nehmen oder anzubieten oder um Personen für die Teilnahme an unseren Forschungsstudien zu empfehlen. Zum Beispiel kann eine andere Person in Ihrer Organisation uns Ihre geschäftlichen Kontaktdaten zur Verfügung stellen, damit wir Ihnen Zugang zu Trainingsmaterialien geben können, die von Ihrer Organisation gekauft wurden, oder um Ihnen bestimmte administrative Berechtigungen zu gewähren. Wenn Ihre Organisation ein Lieferant von Workday ist, kann Ihre Organisation uns auch Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse mitteilen, damit wir Sie bezüglich der Services, die Ihr Unternehmen an uns liefert, kontaktieren können.

 

  • Zweck und Rechtsgrundlage gemäß Datenschutzgesetz: Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Informationen unter Berufung auf unsere berechtigten Interessen, um: 
    • Mit Ihnen über die angebotenen Waren und Services zu kommunizieren
    • Ihr Konto (oder das Ihres Unternehmens) zu verwalten und die gewünschten Services für Sie oder Ihr Unternehmen bereitzustellen

Workday gibt Ihre personenbezogenen Informationen unter Umständen wie folgt an Dritte weiter oder macht sie diesen zugänglich:

 

Verbundene Unternehmen von Workday. Workday kann personenbezogene Informationen an verbundene Unternehmen innerhalb der Workday-Gruppe weitergeben, wenn dies erforderlich ist, um einer von Ihnen übermittelten Anfrage nachzugehen, oder wenn diese Informationen im Hinblick auf Kundensupport, Marketing, technischen Betrieb, Veranstaltungsregistrierung und Kontenmanagement benötigt werden.

 

Serviceanbieter. Workday kann sowohl personenbezogene Daten als auch die Kategorien personenbezogener Daten an Drittanbieter oder Anbieter weitergeben, die mit der Erbringung von Services in unserem Namen beauftragt sind (z. B. IT und Hosting, Marketing, Kundensupport, Anrufaufzeichnung und Datenanreicherung, E-Mail-Fulfillment und Zahlungsdienste). Diese Drittanbieter dürfen personenbezogene Informationen, die wir ihnen zur Verfügung stellen, nur auf Anweisung von Workday verwenden.

 

Workday-Partner. Wenn Sie an Webinaren, Veranstaltungen und anderen Aktivitäten teilnehmen, bei denen Workday mit Dritten zusammenarbeitet, geben wir Ihre Kontaktinformationen und Ihr Interesse an diesen Angeboten oder Services möglicherweise an diese zugelassenen Dritten weiter, um mit Ihnen über Workday zu kommunizieren.  

 

Ihre Organisation. Wenn Ihre Organisation ein Kunde oder potenzieller Kunde von Workday ist, geben wir Ihre personenbezogenen Informationen möglicherweise an die entsprechenden Mitarbeiter innerhalb Ihrer Organisation weiter. So können wir beispielsweise eine Liste von Personen weitergeben, die an einer Veranstaltung von Workday teilnehmen, oder Anfragen von Endanwendern weitergeben, die direkt von der Organisation und nicht von Workday bearbeitet werden sollten.

 

Weitere Offenlegungen Workday kann im Einzelfall Daten offenlegen, wenn wir in gutem Glauben davon ausgehen können, dass ein derartiges Vorgehen notwendig ist, um (a) gesetzliche Vorschriften oder rechtliche Bestimmungen einzuhalten, (b) unsere Rechte oder unser Eigentum zu schützen und zu verteidigen, (c) die Nutzungsbedingungen unserer Website durchzusetzen oder (d) die Interessen unserer Kunden, Anwender und anderer Personen zu schützen. Für den Fall, dass es bei Workday zu einem Geschäftsübergang kommt (wie z. B. einem Zusammenschluss, einer Übernahme durch ein anderes Unternehmen oder der vollständigen oder teilweisen Veräußerung von Vermögenswerten), besteht die Möglichkeit, dass Ihre personenbezogenen Informationen zu den übertragenen Vermögenswerten gehören, sofern wir den tatsächlichen oder potenziellen Käufer (oder seine Vertreter und Berater) darüber informieren, dass er Ihre personenbezogenen Informationen nur für die in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecke verwenden darf. Workday kann Sie auch um Ihre Zustimmung bitten, Ihre Informationen an andere, nicht verbundene Dritte weiterzugeben, die nicht an anderer Stelle in dieser Erklärung beschrieben sind.

Wir verwenden technische und organisatorische Maßnahmen, die ein Sicherheitsniveau bieten, das der Art der personenbezogenen Informationen und den Risiken, die mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Informationen verbunden sind, angemessen ist. Allerdings kann die Sicherheit von Informationen, die über das Internet übermittelt werden, nie vollends garantiert werden. Es liegt in Ihrer Verantwortung, für die Sicherheit von Kennwörtern und anderen Formen der Authentifizierung zu sorgen, die Sie für den Zugriff auf kennwortgeschützte oder gesicherte Ressourcen benötigen.

Workday ist als globales Unternehmen tätig und erfüllt die geltenden gesetzlichen Anforderungen, wenn wir Ihre personenbezogenen Informationen in ein Land außerhalb Ihres Rechtssystems übertragen und dort speichern oder verarbeiten müssen.

 

Wir ergreifen angemessene Sicherheitsmaßnahmen, um Ihnen Datenschutz zu gewährleisten und Ihre Grundrechte und -freiheiten sowie die Möglichkeit zur Ausübung Ihrer Rechte zu schützen. Wenn wir zum Beispiel personenbezogene Informationen aus dem EWR, dem Vereinigten Königreich oder der Schweiz in ein anderes Land wie die USA übermitteln, sorgen wir für eine angemessene Datentransferlösung. Beispielsweise einigen wir uns mit dem Datenimporteur auf die je nach Fall von der Europäischen Kommission oder der zuständigen Regierungsbehörde genehmigten Standardvertragsklauseln.

Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten so lange auf, wie dies aus berechtigten geschäftlichen Gründen erforderlich ist (z. B. um Ihnen einen von Ihnen angeforderten Service zu bieten oder um geltende rechtliche, steuerliche oder buchhalterische Anforderungen zu erfüllen). 

 

Zu den Kriterien, die zur Bestimmung der angemessenen Aufbewahrungsfristen für personenbezogene Informationen herangezogen werden, gehören:

  • Die Dauer der laufenden Geschäftsbeziehung mit Ihnen
  • Umfang, Art und Sensibilität der von uns verarbeiteten personenbezogenen Informationen
  • Die Frage, ob wir gesetzlich verpflichtet sind, personenbezogene Informationen aufzubewahren, oder ob die Aufbewahrung personenbezogener Informationen zur Beilegung von Streitigkeiten, einschließlich der Begründung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, erforderlich ist

Wenn für uns keine laufende rechtmäßige geschäftliche Notwendigkeit besteht, Ihre personenbezogenen Informationen zu verarbeiten, werden wir sie entweder löschen oder anonymisieren, oder, falls dies nicht möglich ist (z. B. weil Ihre personenbezogenen Informationen in Backup-Archiven gesichert wurden), werden wir Ihre personenbezogenen Informationen sicher speichern und von jeder weiteren Verarbeitung isolieren, bis eine Löschung möglich ist. 

 

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Privacy Shield

Workday hält die Prinzipien der Privacy Shield-Abkommen zwischen der EU und den USA bzw. der Schweiz und den USA ein, obgleich wir uns bei der Übermittlung personenbezogener Informationen aufgrund des Urteils des Europäischen Gerichtshofs in der Rechtssache C-311/18 nicht länger auf diese beiden Abkommen als rechtsgültigen Transfermechanismus stützen. Weitere Informationen finden Sie in unserer Erklärung zum Privacy Shield, die Sie hier einsehen können.

 

APEC Cross-Border Privacy Rules-System

Die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Datenschutzvorkehrungen von Workday entsprechen dem Cross Border Privacy Rules-System (CBPR) der Asiatisch-Pazifischen Wirtschaftsgemeinschaft (APEC). Das CBPR-System der APEC bietet Organisationen einen Rahmen zum Schutz von personenbezogenen Informationen, die zwischen teilnehmenden APEC-Ländern übermittelt werden. Weitere Informationen zum APEC-Framework finden Sie hier.

Je nach Standort und der Art und Weise, wie Sie mit Workday interagieren, haben Sie möglicherweise bestimmte Rechte in Bezug auf die personenbezogenen Informationen, die wir über Sie gespeichert haben, vorbehaltlich der jeweiligen lokalen Datenschutzgesetze. 

 

Dazu können folgende Rechte gehören: 

  • Zugang zu Ihren personenbezogenen Informationen, die von uns verarbeitet werden
  • Berichtigung fehlerhafter personenbezogener Informationen
  • Anforderung der Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen
  • Opt-out für den Verkauf von personenbezogenen Informationen. Obwohl dieses Recht in bestimmten Rechtssystemen besteht, verkauft Workday Ihre personenbezogenen Informationen nicht.
  • Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Informationen unter Berufung auf unsere berechtigten Interessen sowie die Aufforderung an uns, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Informationen einzuschränken
  • Antrag auf Übertragbarkeit Ihrer personenbezogenen Informationen in einem strukturierten, allgemein gebräuchlichen und maschinenlesbaren Format
  • Jederzeitiger Widerruf Ihrer Zustimmung, wenn wir Ihre personenbezogenen Informationen mit Ihrer Zustimmung erfasst und verarbeitet haben. Der Widerruf Ihrer Einwilligung berührt weder die Rechtmäßigkeit der von uns vor Ihrem Widerruf durchgeführten Verarbeitung noch die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Informationen, die unter Berufung auf andere rechtmäßige Verarbeitungsgründe als der Einwilligung erfolgt.
  • Opt-out für Marketingmitteilungen, die von Workday gesendet werden
  • Einreichen einer Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde. In der Regel können Sie sich an die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Wohnsitzes oder des eingetragenen Sitzes des für die Verarbeitung Verantwortlichen wenden.

 

Einreichen einer Beschwerde

 

Sie können eine Beschwerde bei einer Datenschutzbehörde, z. B. der Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Wohnsitzes, einreichen. Eine vollständige Liste der EWR-Datenschutzbehörden finden Sie hier. Sie können auch eine Beschwerde bei der Irish Data Protection Commission einreichen, die zuständige Aufsichtsbehörde für Workday Limited. Alternativ können Sie die Einzelheiten bei der für Sie zuständigen Datenschutzbehörde unter Verwendung der Kontaktdetails am Ende dieser Datenschutzerklärung anfordern.

 

Ausübung Ihrer Datenschutzrechte

 

Workday wird Sie nicht diskriminieren, weil Sie Ihre Rechte geltend machen. Workday trifft keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen, die rechtliche oder ähnlich bedeutende Auswirkungen im Rahmen der von dieser Datenschutzerklärung abgedeckten Verarbeitungstätigkeiten hat. Wenn Ihre personenbezogenen Informationen von oder im Auftrag eines Workday-Kunden an uns übermittelt wurden und Sie Ihre Rechte gemäß geltenden Datenschutzgesetzen geltend machen möchten, wenden Sie sich bitte direkt an den betreffenden Kunden.

 

Wenn Sie Ihre Rechte in Bezug auf die von dieser Datenschutzerklärung abgedeckten Informationen ausüben möchten, wenden Sie sich bitte an uns, indem Sie die Kontaktdetails am Ende dieser Datenschutzerklärung verwenden oder einen Antrag über unser Antragsportal übermitteln. Sie können auch eine andere Person oder einen Dritten bevollmächtigen, einen Antrag zur Ausübung Ihrer Rechte zu stellen, indem Sie uns eine schriftliche Zustimmung in Verbindung mit der Übermittlung der angeforderten Informationen zukommen lassen oder dem Dritten eine Vollmacht erteilen. Wir werden Ihren Antrag bestätigen und innerhalb eines gesetzlich zulässigen Zeitraums eine substanzielle Antwort geben. Falls Workday eine Verlängerung benötigt, um einer Anfrage nachzukommen, werden wir Sie benachrichtigen. Im Fall einer Ablehnung Ihrer Anfrage geben wir die Gründe für diese Entscheidung an.

 

Workday unternimmt Schritte zur Verifizierung Ihrer Identität, einschließlich der Validierung Ihres Namens und der E-Mail-Adresse, die Sie bei der Interaktion mit Workday verwenden.

Wenn Sie Ihren Wohnsitz im EWR, im Vereinigten Königreich oder in der Schweiz haben, ist Workday Limited in Irland für Ihre personenbezogenen Informationen verantwortlich, und Workday (UK) Limited ist dessen Vertreter im Vereinigten Königreich.

 

Für alle anderen Personen gilt, dass Workday, Inc. für Ihre personenbezogenen Informationen verantwortlich ist.

 

Falls Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung haben oder Ihre Rechte geltend machen möchten, reichen Sie Ihren Antrag bitte über unser Antragsportal ein. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, uns über eine der nachfolgenden Postanschriften zu kontaktieren:

Workday, Inc.
Attn.: Privacy
6110 Stoneridge Mall Road
Pleasanton, CA 94588
USA

            

 

 

 

 

 

 

Workday Limited

Attn.: Privacy
Kings Building
May Lane
Dublin 7

Irland

 

 

           

 

Workday (UK) Limited
Attn.: Privacy
7th Floor             
1 Finsbury Avenue
London, EC2M 2PF
United Kingdom

 

Bei Datenschutz- oder Datenverwendungsbedenken, die wir nicht zu Ihrer Zufriedenheit beantwortet haben, wenden Sie sich bitte unter https://feedback-form.truste.com/watchdog/request an unsere externe Streitschlichtungsstelle in den USA (kostenfrei).

Diese Datenschutzerklärung kann gelegentlich nach dem Ermessen von Workday geändert oder überarbeitet werden. Änderungen an dieser Datenschutzerklärung werden auf der Website bekannt gegeben und Links zu der Datenschutzerklärung weisen darauf hin, dass die Erklärung geändert oder aktualisiert wurde. Wenn wir wesentliche Änderungen planen, informieren wir Sie darüber auf dieser Seite vor Inkrafttreten der Änderungen. Wir empfehlen Ihnen, diese Datenschutzerklärung regelmäßig auf aktuelle Informationen zu unseren Datenschutzpraktiken zu überprüfen.