Wie die KI-Produktivitätssteuer Ihre besten Mitarbeiter ausbremst:
Eigentlich sollte KI Zeit sparen. Stattdessen verlieren Mitarbeiter bis zu einem Tag pro Woche damit, Inhalte zwischen verschiedenen Tools zu kopieren und einzufügen. So können Führungskräfte Abhilfe schaffen.
Michael Brenner
Vice President, Thought Leadership and Customer Advocacy
Workday
In meinem letzten Artikel habe ich Sie gefragt, wie viele Tabs Sie gerade geöffnet haben. Bei mir sind es heute Morgen: 15. Aber die wichtigere Frage ist: Warum haben wir eigentlich ständig so viele Tabs offen?
Die Antwort ist ernüchternd einfach: Wir kopieren Informationen und fügen sie wieder ein – zwischen E-Mails, Slack, Dokumenten, Präsentationen und Tabellen.
Wir leiten E-Mails weiter, um Genehmigungen einzuholen, weil die dafür nötigen Systeme nicht miteinander kommunizieren. Wir schreiben E-Mails, um Statusupdates zu Slack-Anfragen zu erhalten. Wir @erwähnen Personen in Dokumentkommentaren, damit sie per E-Mail benachrichtigt werden und Projekte aktualisieren können.
Mit anderen Worten: Wir verbringen unsere Arbeitstage mit Copy-and-Paste-Aufgaben, statt die Aufgaben zu lösen, für die wir eingestellt wurden. Und genau das nennen wir Arbeit.
Willkommen in der Copy-Paste-Wirtschaft. Sie ist vermutlich die größte unerfasste Arbeitskategorie der Welt. Sie läuft auf Strg+C und Strg+V. Sie hat keine Berufsbezeichnung, keine Mitarbeiterzahl und keinen Platz im Organigramm. Und doch kostet sie Unternehmen still und leise mehr als fast alles andere, was sie erfassen.
Wie unsere neue Studie zeigt, wird selbst die KI, die diese Arbeit eigentlich beseitigen sollte, häufig einfach noch darübergelegt.
Studie
Auf dem Weltwirtschaftsforum in Davos haben wir eine Studie veröffentlicht, die diesem Phänomen einen Namen gab. In Jenseits von Produktivität: Was KI wirklich wert ist bezeichneten wir es als „Produktivitätsabgabe“:
Dass diese Abgabe real ist, war bekannt. Unklar war bislang, wer sie trägt. Jetzt wissen wir es.
Unsere jüngste Studie, The Copy/Paste Economy: How Task-Based AI Is Failing The Enterprise, befragte 6.100 Fachkräfte aus Personalwesen, Finanzen, IT und Betrieb. Sie zeigt: Acht von zehn Beschäftigten – 82 Prozent – verbringen erhebliche Zeit damit, teamübergreifende Zusammenarbeit zu koordinieren, Daten zwischen Tools zu übertragen und widersprüchliche Berichte abzugleichen. Jeder Fünfte verliert durch die Copy-Paste-Wirtschaft mehr als sieben Stunden pro Woche. Unter IT-Fachkräften ist es jeder Vierte.
Das entspricht einem ganzen Arbeitstag pro Woche. Verloren dafür, die Arbeit zu erledigen, die Software eigentlich übernehmen sollte.
Die Produktivitätssteuer hat ein Gesicht: das Ihrer leistungsstärksten Mitarbeiter, die sich über zwei Browserfenster beugen und Listen von einem Bildschirm auf den anderen kopieren.
Niemand möchte engagierte Talente auf diese Weise verschwenden. „Arbeit bedeutet, Mensch zu sein: Sich Weiterentwickeln, Fortschritte zu machen, Sinn zu erfahren und mit anderen verbunden zu sein“, sagt Chris Ernst, Chief Learning Officer bei Workday. „Beseitigen Sie einen verlorenen Arbeitstag – und Sie werden sehen, wie sowohl menschliche als auch geschäftliche Leistungsfähigkeit wachsen.“
Jeder fünfte Beschäftigte verliert durch die Copy-Paste-Wirtschaft mehr als sieben Stunden pro Woche.
Wer nur Schlagzeilen liest oder Instagram-Reels schaut, könnte glauben, dass alle ihren Job hassen, ihn nur halbherzig erledigen und der KI mit panischer Angst begegnen.
Wir wollten wissen, ob das stimmt. Deshalb haben wir erfahrene KI-Nutzer gefragt, wie sie ihre Arbeit erleben. Die Antworten waren überraschend:
97 Prozent bewerten ihre Arbeit positiv – wie kann das sein? Wichtig ist der Kontext: Befragt wurden Menschen aus Finanzen, Personalwesen und IT, die KI aktiv nutzen und überwiegend in Führungspositionen oder darüber tätig sind. Es handelt sich nicht um eine zufällige Stichprobe aller Beschäftigten.
Doch das Ergebnis bleibt bemerkenswert: Die meisten der 6.100 Befragten mögen ihre Arbeit. Sie haben das Gefühl, etwas zu bewirken, und erleben ihre Tätigkeit als bedeutsam.
Leigh Henderson, CEO und Gründerin von HRManifesto, bringt es so auf den Punkt: „Menschen hassen ihre Arbeit nicht. Sie hassen, wie schwer es ist, ihre Arbeit zu erledigen. KI zeigt ihnen endlich, wie sich Arbeit anfühlen kann, wenn sie intuitiver und vernetzter ist – deshalb steigt die Zufriedenheit natürlich. Doch der Verlust eines Tages pro Woche durch manuelle Arbeit erinnert daran, dass die meisten Unternehmen das noch nicht wirklich verstanden haben.“
Setzt man KI in diesen Kontext, ergibt sich ein klares Bild:
Die Flut an Routinearbeit lässt sich also kaum den Beschäftigten anlasten. Sie sind engagiert, optimistisch und versuchen, ihre Arbeit mit KI zumindest ein wenig weniger chaotisch zu machen.
Die Copy-Paste-Wirtschaft ist kein Zeichen dafür, dass ihnen ihre Arbeit gleichgültig ist. Sie zeigt vielmehr, wie viel ihnen daran liegt: Sie sind bereit, die Mängel schlechter Systeme selbst auszugleichen.
Das ist der Mythos, den es zu widerlegen gilt. Das Problem sind nicht faule Mitarbeiter. Das Problem ist Arbeit, die nie für die Welt neu gestaltet wurde, in der wir heute arbeiten.
Die Copy-Paste-Wirtschaft ist kein Zeichen dafür, dass Menschen ihre Arbeit gleichgültig ist. Sie zeigt, wie viel ihnen daran liegt: Sie sind bereit, die Defizite schlechter Systeme selbst auszugleichen.
Sobald man das Muster erkennt, sieht man es überall.
Die meisten Unternehmen sind mit KI genauso umgegangen wie mit jedem neuen Tool der vergangenen zehn Jahre: Sie haben sie einfach obenauf gesetzt.
Sie ergänzen E-Mails um KI-Schreibhilfen. Sie integrieren Chatbots in HR-Portale. Sie testen Dienste zur automatisierten Zusammenfassung in Analysetools.
Und anschließend bitten sie Menschen, die Ergebnisse weiterzuverarbeiten.
Unser neuer Bericht macht das konkret: Nur 27 Prozent der Unternehmen haben KI direkt in ihre Kernarbeitsabläufe integriert. Der Rest setzt KI weiterhin um die Arbeit herum ein, statt sie in die Arbeit einzubetten.
Die KI entwirft eine Antwort. Eine Person kopiert sie in ein Ticket. Eine andere überträgt die Ticket-Aktualisierung in eine Tabelle. Anschließend fügt jemand diese Zahl in eine Folie für die Führungskräftesitzung ein.
Jeder einzelne Schritt „funktioniert“. Aber nichts davon fühlt sich nach Fortschritt an.
Jon Reed, Mitbegründer von Diginomica, beschreibt das so: „Das Streben nach KI-Ergebnissen legt die alten Silos zwischen Daten, Prozessen und Mitarbeitern noch deutlicher offen. Unsere Arbeit ist offenbar administrativer, als wir es wahrhaben wollen, weil wir uns über Systeme und Plattformen hinweg koordinieren müssen. Und in der Regel gilt: Je größer das Unternehmen, desto gravierender das Problem.“
Unsere Untersuchung in Davos zeigte, dass rund 40 Prozent der durch KI gewonnenen Zeit durch Nacharbeit wieder verloren gehen. Die Arbeitsabläufe wurden nicht verändert. Es kamen lediglich weitere Schritte hinzu – und das wurde Innovation genannt.
Der HR-Analyst Kyle Lagunas formuliert es so: „Mehr ist nicht besser, und schneller ist nicht besser. Wir haben uns lediglich schneller bewegt, ohne besser zu werden.“
Die Folgen für Beschäftigte zeigen sich deutlich in ihren Rückmeldungen.
Ein IT-Leiter berichtete, sein Tag sei geprägt von „ständigen Koordinationsaufgaben und systembezogenen Problemen, die konzentrierte, wertschöpfende Arbeit unterbrechen“. Ein anderer sagte: „Ein erheblicher Teil des Tages geht für Besprechungen verloren, in denen die Einführung von KI diskutiert wird.“
Das sind keine Menschen, die sich dem Wandel widersetzen. Sie gehen darin unter.
Es lohnt sich, sowohl die menschlichen als auch die finanziellen Kosten zu betrachten. In der Copy-Paste-Wirtschaft liegen beide offen zutage.
Menschlich gesehen bedeutet ein Tag pro Woche, der mit Kopieren und Einfügen vergeht, einen Tag weniger für die Arbeit, für die Menschen eigentlich angetreten sind: Kreativität, Beziehungen, Strategie, Zusammenarbeit.
Finanziell stellt sich die Frage, wer diese Steuer zahlt. Es sind nicht die Praktikanten. Es sind nicht die Berufseinsteiger.
Am deutlichsten trifft die Produktivitätssteuer die mittleren und oberen Führungsebenen: Manager, die zwischen Funktionen vermitteln; Direktoren, die in jede kurzfristig anberaumte Besprechung gezogen werden; IT- und Betriebsverantwortliche, die dafür sorgen, dass das Ganze nicht auseinanderfällt.
Wenn diese Menschen einen Tag pro Woche in der Copy-Paste-Wirtschaft verbringen, entstehen Kosten, die weit über ihr Gehalt hinausgehen. Entscheidungen verzögern sich. Initiativen kommen nicht voran. Teammitglieder erhalten nicht die Aufmerksamkeit, die sie brauchen.
Diese Kosten tauchen in keinem Bericht auf. Sie erscheinen lediglich als „Auslastung“. Dabei verlangen wir von unseren leistungsstärksten Mitarbeitern, Tools und Prozesse zusammenzuhalten, die nie für moderne Arbeitsweisen konzipiert wurden.
Unser CTO Gabe Monroy beobachtet dieses Muster seit Jahren aus der Produktperspektive. „Die Aufgabe, Reibung in Produkten zu verringern, ist ein nie endender Prozess“, sagt er. „Große Unternehmen tun sich jedoch schwer damit, ihr Priorität einzuräumen. Alle sind darauf fokussiert, die nächste große Funktion auf den Markt zu bringen, statt die Probleme zu beheben, die Mitarbeiter ausbremsen.“
Jedes Mal, wenn wir der nächsten Funktion Vorrang vor dem Abbau von Reibung geben, wächst die Copy-Paste-Wirtschaft ein Stück weiter.
Jede Wirtschaft beruht auf Anreizen. Die Copy-Paste-Wirtschaft bildet keine Ausnahme.
Der KI-Steuersatz ist in den meisten Unternehmen derzeit denkbar einfach: Jedes neue System, jedes Tool und jedes KI-Pilotprojekt schafft ein wenig mehr Geschwindigkeit. Doch diese Zeit wird unmittelbar wieder in Arbeitsaufwand zurückgezahlt – unseren Untersuchungen zufolge zu einem Satz von rund 30 Prozent.
Das bedeutet: noch mehr Kopieren und Einfügen.
Die gute Nachricht ist, dass wir diese Wirtschaft selbst geschaffen haben. Also können wir auch ihre Regeln ändern. Die Studie zeigt ein klares Muster: Wird KI in die Systeme integriert, die ein Unternehmen bereits steuern, beginnt die Copy-Paste-Steuer zu sinken.
60 Prozent der Beschäftigten in Unternehmen, deren KI eng mit den Kernsystemen vernetzt ist, berichten von deutlich kürzeren Bearbeitungszeiten. In Unternehmen, die KI gar nicht in ihren Kernsystemen einsetzen, liegt dieser Anteil bei nur 24 Prozent.
Wie es in unserem Bericht heißt: „Das ist mehr als ein doppelter Unterschied.“ Anders gesagt: Unternehmen, die KI in ihre Kernsysteme integrieren, erzielen mehr als doppelt so hohe Produktivitätsgewinne.
Dieselben Beschäftigten. Dieselbe Technologie. Aber ein grundlegend anderer ROI, wenn KI dort eingebunden ist, wo die Arbeit tatsächlich stattfindet.
Ray Wang, Gründer von Constellation Research, fasst es so: „Die meisten CIOs wissen, dass sie eine Copy-Paste-Wirtschaft betreiben. Wenn 80 Prozent der Beschäftigten als menschliche Middleware zwischen fragmentierten Anwendungen fungieren, ist das keine Strategie für die Zukunft der Arbeit, sondern eine Drehstuhl-Strategie. Bei der nächsten Welle agentenbasierter KI geht es darum, Agenten in das System of Record zu integrieren, damit Menschen nicht länger die Produktivitätssteuer zahlen müssen.“
Wie das aussieht, lässt sich dort beobachten, wo diese Steuer bereits gesunken ist.
Die Personalbeschaffung im Kundenservice war lange ein klassischer Copy-Paste-Markt. Restaurantmanager fungierten als Vermittler und übertrugen Daten zwischen Jobbörsen, E-Mails, SMS und Planungstools, nur um offene Stellen zu besetzen. Sie trugen dabei das Risiko.
Chipotle stand vor genau diesem Problem. Das Unternehmen übergab einem KI-Assistenten die Routineaufgaben im Bewerbermanagement. Seither hat es die Zeit bis zur Einstellung um 75 Prozent verkürzt, das Einstellungsvolumen verdoppelt und die Quote abgeschlossener Bewerbungen von 50 auf 85 Prozent gesteigert. Manager verbringen nun mehr Zeit damit, Teams zu führen und Kunden zu betreuen – und deutlich weniger damit, Dienstpläne per Copy-and-Paste zu erstellen oder nicht erschienenen Bewerbern nachzugehen.
Ein ähnlicher Wandel vollzieht sich im Finanz- und Rechnungswesen.
Bei Snowflake investierte das Finanzteam früher enorme Energie in Data Wrangling und manuelle Abstimmungen zwischen verschiedenen Geschäftseinheiten und Systemen. „Heute brauchen wir Wochen statt Monate, um neue Geschäftseinheiten und Mitarbeiter einzuarbeiten.“ Weil KI in die Arbeitsabläufe eingebettet ist, kann sich das Team auf strategische, wertschöpfende Entscheidungen konzentrieren, statt Zahlen manuell zusammenzuführen.
In beiden Beispielen ist KI kein Nebenprojekt, das in einem separaten Tab läuft. Sie ist fest in die Kernabläufe integriert, die den Arbeitsalltag bestimmen.
Jon Reed von Diginomica bestätigt: „Die Einbettung von KI in Kernprozesse ist nichts, was die meisten Unternehmen allein bewältigen können. Kontextbezogene, erklärbare KI-Architekturen, die auf einer verlässlichen organisatorischen Grundlage aufbauen, sind schwer zu entwickeln und zu warten. Erfolgreich sind derzeit jene Unternehmen, die bereits mit einem vertrauenswürdigen Anbieter arbeiten, der diese Prozesse auf einer modernen Plattform bereitstellt.“
Genau das beginnt, die Produktivitätssteuer abzutragen: kein weiteres Pilotprojekt, keine weitere experimentelle Funktion, sondern eine Veränderung dessen, wo und wie Wert im Unternehmen tatsächlich entsteht.
“Wenn 80 Prozent der Beschäftigten als menschliche Schnittstelle zwischen fragmentierten Anwendungen fungieren, ist das keine Strategie für die Zukunft der Arbeit, sondern eine Drehstuhl-Strategie.”
—Ray Wang, Founder, Constellation Research
Wenn Sie als CIO, CHRO, CFO oder in einer anderen Führungsrolle diese Reibung im eigenen Arbeitsalltag spüren, gibt es drei konkrete Ansatzpunkte.
Wie Leigh Henderson es formuliert, liegt die Chance darin, „die Arbeitserfahrung buchstäblich zu verbessern“. Ihre Beschäftigten sagen bereits, dass sie ihre Arbeit mögen – und dass KI ihnen helfen kann.
Die Aufgabe besteht nun darin, die Copy-Paste-Wirtschaft so weit wie möglich zurückzudrängen, damit Menschen ihre Zeit für die Arbeit einsetzen können, die wirklich zählt.
Volkswirtschaften verändern sich nicht, weil einzelne Menschen härter arbeiten. Sie verändern sich, wenn wir entscheiden, was uns wichtig ist – und wofür wir bereit sind zu zahlen.
Die Copy-Paste-Wirtschaft hat uns gelehrt, ihren Aufwand für normal zu halten. Führungskräfte verbringen einen Tag pro Woche damit, Informationen zwischen Systemen hin- und herzuschieben. Leistungsstarke Mitarbeiter, die wegen ihres Urteilsvermögens und ihrer Kreativität eingestellt wurden, sind mit dem Abgleich von Berichten überlastet. Ganze Teams zahlen die Produktivitätssteuer – in Stunden, die sie nie zurückbekommen.
In der Gewinn- und Verlustrechnung erscheint das nicht. Aber es zeigt sich in unseren Kalendern, E-Mails und Slack-Nachrichten. Und in den leeren Blicken von Kollegen, die während eines Zoom-Meetings mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen.
Der Zweck von KI besteht nicht darin, die Copy-Paste-Wirtschaft zu beschleunigen. Er besteht darin, sie mit der Entf-Taste zu löschen.
Ray Wang zufolge werden sich Unternehmen, die diesen Weg gehen, deutlich abheben: „Diese Zahlen bestätigen, was Führungskräfte jeden Tag erleben. Kluge Köpfe verlieren fast einen Arbeitstag pro Woche durch Copy-Paste-Arbeit, während nur gut ein Viertel der Unternehmen KI in ihre Kernsysteme integriert. In einer Wirtschaft, in der wenige Gewinner den Löwenanteil auf sich vereinen, ist das kein Randphänomen. Es ist ein struktureller Hemmschuh.“
Wenn wir KI in die Systeme integrieren, die das Unternehmen bereits steuern, beginnen wir, diesen Aufwand zu verringern.
Damit stellt sich für Führungskräfte die eigentliche Frage: Wollen Sie in Ihrem Unternehmen eine Wirtschaft, die auf Kopieren und Einfügen beruht? Oder eine, die auf menschlichem Potenzial aufbaut?
Ihre Beschäftigten sagen uns, dass sie ihre Arbeit mögen, an KI glauben und alles daransetzen, ineffiziente Abläufe wenigstens ein wenig effizienter zu gestalten.
Nun liegt es an uns, das System zu verändern – damit Teams ihre Zeit auf die Arbeit verwenden können, die wirklich zählt.
Studie
Wenn Aufwand und Wirkung auseinanderfallen, bleibt der ROI aus. Erfahren Sie, wie sich das ändern lässt.