Veolia setzt den Maßstab für den ökologischen Wandel. Der Erfolg der weltweit tätigen Organisation bei der Entwicklung nachhaltiger Lösungen für das Wasser-, Abfall- und Energiemanagement in 48 Ländern beruht nicht nur auf fundiertem Know-how und Engagement, sondern auch auf der Überzeugung, dass sich unsere ökologischen Herausforderungen nur durch ganzheitliche, gemeinschaftliche Lösungen bewältigen lassen. Als man an den britischen und irischen Niederlassungen des Unternehmens erkannte, dass sich durch die isolierten Technologien untragbare Komplexitäten für die 14.000 Beschäftigten ergaben, wurde Veolia aktiv.
Migration und Neuanfang in der Cloud
Veolias Finanz- und HR-Teams in Großbritannien und Irland managten Kernprozesse wie Entgeltabrechnung, Supply Chain, Beschaffung und Prognosen für die weltweiten Standorte des Unternehmens auf Basis papierbasierter Abläufe und separater Anwendungen, darunter 50 verschiedene ERP-Systeme. Zur Weiterentwicklung seiner ökologischen Strategien plante Veolia die Einführung einer zentralisierten, cloudbasierten Lösung, mit der es möglich sein würde, die bisherigen IT-Investitionen effektiv zu nutzen und den Mitarbeitern nahtlose automatisierte Workflows an die Hand zu geben. Nach sorgfältiger Analyse entschied sich das Unternehmen für einen Umstieg auf die gesamte Workday-Suite, angefangen bei Workday Financial Management, Workday Human Capital Management (HCM) und Workday Spend Management.
Testen von 130 Integrationen in einem Schritt
Veolia plante ein erstes „Big Bang“-Deployment in Großbritannien und Irland mit lückenlos automatisierten Workflows für 130 Anwendungen. Alles musste ab dem ersten Tag perfekt funktionieren, darunter auch die Entgelt- und Anbieterabrechnung. Mark Eaglefield, Head of Corporate Systems bei Veolia, erklärt: „Wir hatten ein unglaublich wichtiges und komplexes Projekt vor uns. In der Region beschäftigen wir mehr als 14.000 Personen an 400 Standorten, aufgeteilt in separate Geschäftsbereiche für Wasser, Abfall und Energie.“
Veolia suchte umgehend Unterstützung bei den Tests. Peter Keery, Finance Transformation Director bei Veolia, erläutert: „Unser Projektteam war ziemlich unerfahren, was Testverfahren anging. Wir benötigten Anleitung und Beratung, um voranzukommen.“
Ein proaktiver Ansatz unter Nutzung der vorhandenen Ressourcen
Eaglefield berichtet von einer umfassenden Suche nach geeigneten Lösungen. Doch die beauftragten Anbieter wurden den Ansprüchen nicht gerecht. „Dann fragte jemand: ‚Kann Workday helfen?‘ Der Workday Test Lead Service brachte das erforderliche Know-how mit und führte Tests auf eine Art und Weise durch, die unserer eigenen Sichtweise entspricht.“
Unter der Anleitung des Test Lead Service schloss Veolia die ersten Planungs- und Architekturphasen mit der Workday-Methode ab. „Es ist ziemlich schwierig, ein Testverfahren festzulegen, ohne die Abläufe zu verstehen. Doch dank des Test Lead Service mussten wir nicht bei Null anfangen“, so Eaglefield. „Wir nahmen uns die Bereichstests vor und Workday begleitete unser Funktionsteam und die Projektmanager während der ersten Phasen, sodass wir schnell vorankamen und nicht so viel Zeit mit dem Design verbringen mussten.“
Der Workday Test Lead Service brachte das erforderliche Know-how mit und führte Tests auf eine Art und Weise durch, die unserer eigenen Sichtweise entspricht.
Head of Corporate Systems
5.000 Testszenarien in 5 Wochen
Mit den Integrationstests während der Konfigurations- und Prototyping-Phase betrat Veolia Neuland. Dabei erwiesen sich die Tests für HCM als einfacher als jene für die komplizierteren Finanzfunktionen, die Simulationen erforderten. „Die Unterstützung des Test Lead Service war für uns von unschätzbarem Wert. Das Team half uns, unsere Bedenken zu überwinden und insgesamt über 10.000 Tests zum Abschluss zu bringen“, so Eaglefield „Und als wir erst einmal unseren Rhythmus gefunden hatten, konnten wir die Zahl der Testszenarien sogar verdoppeln. In fünf Wochen durchliefen wir über 5.000 Testszenarien. Bei den End-to-End-Tests kamen wir insgesamt auf 7.000 für Financial Management und Human Resource Management zusammen. Unsere Ausführungsrate lag bei über 95 %.“
Nach Abschluss der Testphase wurde Workday für die 14.000 Beschäftigten in Großbritannien und Irland zum Einsatz gebracht. Ab dem ersten Tag funktionierten die Prozesse wie geplant und die Personal- und Anbieterabrechnung verliefen reibungslos. „Alle waren so sehr auf die Arbeit konzentriert, dass uns die pandemiebedingten Ausgangssperren vielleicht ganz gelegen kamen“, so Eaglefield. „Doch letztendlich können wir unser gelungenes Deployment in 20 Monaten auf die Gründlichkeit und Effizienz unseres Testprogramms zurückführen. All die parallelen Entgeltabrechnungstests und die Disziplin, die dafür nötig war, haben sich definitiv ausgezahlt.“
In fünf Wochen durchliefen wir über 5.000 Testszenarien. Bei den End-to-End-Tests kamen wir insgesamt auf 7.000 für Financial Management und Human Resource Management zusammen.
Head of Corporate Systems
Wir können unser gelungenes Deployment in 20 Monaten auf die Gründlichkeit und Effizienz unseres Testprogramms zurückführen.
Finance Transformation Director
Nachhaltiges Wasser-, Abfall- und Energiemanagement im Fokus
Nun müssen sich die Operations Manager nicht mehr mit separaten Anwendungen und, in manchen Fällen, rein papierbasierten Workflows abmühen. Stattdessen nutzen sie Workday. „Früher hatten nur 4.500 Mitarbeiter unseres Operations-Teams Zugriff auf das System“, erinnert sich Eaglefield. „Workday hingegen wird heute von allen 9.000 Teammitgliedern genutzt. Dadurch verbringen sie weniger Zeit mit Backoffice-Prozessen und mehr mit operativen Verbesserungen. Außerdem können wir sie auf völlig neue Art und Weise einbinden und ihre Anwendererfahrung verbessern.“
Veolia profitiert auch von ganzheitlicheren Erkenntnissen in kürzerer Zeit, sodass das Unternehmen schnell auf neue Trends reagieren kann. „Früher mussten wir 24 Stunden warten, wenn wir einen Finanzbericht einsehen wollten“, so Keery. „Inzwischen sind diese Berichte on demand abrufbar und alle haben gemeinsamen Zugriff auf Echtzeit-Daten. Und anstelle einer Vielzahl separater Anwendungen überall im Unternehmen arbeiten wir mit einer einzigen integrierten Lösung.“ Abschließend erklärt er: „Die Finanz- und HCM-Lösungen sind vollständig integriert, was das Management von Personal, Prozessen und Zahlungen erleichtert. Im kleinen Rahmen zeigt unsere Umstellung auf Workday, dass es möglich ist, komplexen globalen Anforderungen mit einer zentralen Lösung gerecht zu werden.“
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