Trimble ist ein globales Technologieunternehmen mit Hauptsitz in Westminster, Colorado, und Niederlassungen in mehr als 40 Ländern, darunter in Nordamerika und mit starker Präsenz in der EMEA-Region. Mit mehr als 12.000 Mitarbeitern verbindet Trimble die physische mit der digitalen Welt – durch Lösungen, die Branchen von der Bauwirtschaft über die Landwirtschaft bis zum Transportwesen verändern und so Produktivität, Qualität und Nachhaltigkeit steigern.
Der operative Betrieb eines so großen, global verteilten Unternehmens erfordert erhebliche interne Komplexität. Um die Effizienz zu erhöhen und die mehr als 4.000 Mitarbeitenden in Europa, dem Nahen Osten und Afrika (EMEA) zu unterstützen, startete Trimble eine strategische Initiative, die Sari Lindholm, Vice President of People Experience for EMEA bei Trimble, als „Connect and Scale“ bezeichnete.
Lindholm erklärte: „Diese Strategie soll Daten, Systeme und Menschen effizient zusammenführen und weltweit skalierbar aufstellen.“ Ein zentrales Element dieser Vision war es, die Art und Weise zu verändern, wie das Unternehmen sein wertvollstes Asset managte: seine Mitarbeitenden.
Workday ist das Herzstück unserer „Connect and Scale“-Strategie. Wir haben eine Plattform, die endlich unsere Mitarbeitenden, Daten und Prozesse über die gesamte Region hinweg verbindet.
Vice President of People Experience for EMEA bei Trimble
Von fragmentierten Strukturen zu einem harmonisierten globalen Modell
Vor der Umstellung war die Systemlandschaft von Trimble für Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement und Entgeltabrechnung fragmentiert. „Wir waren auf eine Vielzahl von Systemen für das Abwesenheitsmanagement angewiesen, teils sogar auf einfache Excel-Dateien, um Arbeitszeiten und Urlaubsanträge in verschiedenen Regionen zu erfassen. Diese fehlende Einheitlichkeit machte es sehr schwierig, einen klaren und konsistenten Überblick über unsere globalen Prozesse zu gewinnen“, erklärte Martin Vallejo, Global Payroll Director bei Trimble.
Ziel war es, Workday als zentralen Hub für HR-Daten zu etablieren. Mit der Implementierung von Workday Absence Management und Workday Time Tracking wollte Trimble diese wichtigen Funktionen zentralisieren und nahtlos in den globalen Entgeltabrechnungsprozess integrieren.
„Mit Workday konnten wir alle Daten aus unterschiedlichen Systemen optimieren und manuelle Eingriffe durch automatisierte Integrationen ersetzen. Unsere Mitarbeiterdaten fließen jetzt direkt in die Entgeltabrechnung, statt auf monatliche Vorlagen angewiesen zu sein. So wird jede Änderung präzise und effizient erfasst“, erklärte Vallejo.
Mit Workday nutzen wir endlich eine Plattform, die mit den ständigen regulatorischen Änderungen Schritt halten kann. Das gibt uns die Gewissheit, dass jedes Land, jeder Mitarbeitende und jede Berechnung korrekt abgebildet sind.
Global Payroll Director bei Trimble
Globale Komplexität, lokale Präzision
Die Vereinheitlichung der Entgeltabrechnung in 47 Ländern erforderte eine Lösung, die weitreichende regulatorische Unterschiede zuverlässig bewältigen konnte. Tatu Tyrisevä, Payroll Analyst bei Trimble, veranschaulichte die Komplexität anhand eines Vergleichs zwischen Nachbarländern: „In Finnland hatten wir eine progressive Besteuerung, in Estland hingegen einen festen Steuersatz.“
Eine besondere Stärke von Workday war die Fähigkeit, sich auf solche lokalen Besonderheiten einzustellen. So machten zum Beispiel in Skandinavien Gesetze wie das finnische Jahresurlaubsgesetz eigene Berechnungen nötig, bei denen sogar Samstage berücksichtigt wurden. Kristian Rude, Regional Account Director bei Kainos, sagte: „Kainos verfügt über beste Voraussetzungen, um Kunden bei der Konfiguration von Workday zu begleiten. Damit werden diese Anforderungen erfüllt und neben Best Practices auch lokale Gesetze und Vorschriften berücksichtigt.“ Rude ergänzte: „Workday ist hochgradig konfigurierbar, und wir waren stolz darauf, diese Konfigurierbarkeit sehr innovativ zu nutzen, um für Kunden mit besonderen Anforderungen Lösungen zu suchen – insbesondere mit Blick auf lokale Gesetze.“
Für den globalen Ansatz von Trimble war diese Flexibilität entscheidend. Nach Vallejos Einschätzung war „die Einhaltung aller Vorschriften für Fachleute in der Entgeltabrechnung eine der größten Herausforderungen. Workday hat uns dabei unterstützt, Compliance sicherzustellen, indem wir Abwesenheitspläne und Zeiterfassungen benutzerdefiniert so gestalten konnten, dass sie stets den lokalen Steuer- und Arbeitsgesetzen entsprachen.“ Damit konnte Trimble regionale Anforderungen erfüllen, ohne auf ein einheitliches globales Framework zu verzichten.
Trimble und Kainos: eine leistungsstarke Partnerschaft
Ein Projekt dieser Größenordnung ließ sich nur mit einem Partner erfolgreich umsetzen, der die komplexen Gegebenheiten der EMEA-Region genau versteht. „Schon beim Start der Harmonisierung unserer Entgeltabrechnung vor vier Jahren war klar: Das Leadership würde aus Europa kommen. Wir brauchten einen Implementierungspartner mit starker regionaler Präsenz, der wirklich versteht, was EMEA für unsere globale Präsenz bedeutet“, sagte Vallejo.
Diese Klarheit brachte Trimble zu Kainos – einem Partner, der technisches Fachwissen mit einer starken kulturellen Ausrichtung verbindet. „Es war sofort ersichtlich, dass die kulturelle Passung außer Frage stand“, so Vallejo rückblickend. Dieser Eindruck bestätigte sich auch aufseiten von Kainos. „Bereits in den ersten Gesprächen mit Trimble zeichnete sich ab, dass diese Partnerschaft funktionieren würde: Der Austausch war offen, ehrlich und transparent“, sagte Kim Cerpentier, Account Director bei Kainos. „Kulturell passten beide Unternehmen von Beginn an gut zusammen.“
Auf dieser Vertrauensbasis konnten beide Teams die unvermeidlichen Herausforderungen einer Implementierung dieser Größenordnung gut meistern. Auch die von Kainos entwickelten Apps im Workday Marketplace spielten für dieses Projekt eine Schlüsselrolle. Kainos Smart Test und Kainos Smart Audit sorgten für automatisiertes Change Management, robuste interne Kontrollen und vereinfachte Compliance. Diese Apps halfen Trimble, das Tempo hochzuhalten und zugleich Sicherheit zu gewährleisten, lokale Anforderungen zu erfüllen und im einheitlichen globalen Workday-Framework zu bleiben.
Das Projekt lief in mehreren Phasen ab und erforderte enge Abstimmung sowie eine anspruchsvolle Lernkurve. Sari Ankkuri, Engagement Manager bei Kainos, zeigte sich vom Engagement Trimbles während des gesamten Prozesses beeindruckt. „Ich war außerordentlich stolz darauf, wie schnell das Team von Trimble in diesem Projekt vorangekommen ist“, sagte Ankkuri. „Es hat den Prozess verstanden, die Workday-Methode angewendet und ein Maß an interner Koordination bewiesen, das für den erfolgreichen Projektabschluss unverzichtbar war.“
Besonders bemerkenswert an der Zusammenarbeit war Trimbles kompromissloser Ansatz bei der Lokalisierung. Während sich viele global agierende Unternehmen bei der tiefgreifenden Konfiguration nur auf ihre größten Märkte konzentrieren, erklärte Cerpentier: „Trimble bestand auf vollständiger lokaler Compliance und maßgeschneiderter Konfiguration für alle 47 beteiligten Länder. Dieses Engagement sorgte dafür, dass jede juristische Person – unabhängig von ihrer Größe – im selben Maß von Genauigkeit, Governance und Systemintegrität profitierte.“
Workday bietet Unternehmen eine leistungsstarke Grundlage, doch erst durch die Menschen wird die Lösung zum Erfolg. Die kulturelle Übereinstimmung zwischen Kainos und Trimble machte aus einem komplexen Projekt einen gemeinsamen Erfolg.
Account Director bei Kainos
Der Wendepunkt, an dem die Transformation Realität wird
Die Umstellung auf eine einheitliche Lösung brachte spürbare Vorteile bei Effizienz und Transparenz. „Die neuen, optimierten Prozesse sparen mir persönlich rund 10 Stunden pro Monat, doch der Nutzen für das gesamte Unternehmen ist weitaus größer“, schätzte Vallejo. Dank zentralisierter Daten erhält das Leadership nun Erkenntnisse, die sich bisher nur schwer zusammenstellen ließen. Dies erleichtert nun Entscheidungen über Kosten und Belegschaftstrends.
Lindholm merkte an: „Den wahren Nutzen eines solchen Projekts erkennt man oft nicht sofort, sondern erst an einem bestimmten Wendepunkt – wenn genügend Länder, juristische Personen, Menschen und Standorte aktiv sind.“ Genau in diesem Moment fügt sich alles zusammen: die Effizienzgewinne, die vereinfachten Prozesse und die Transparenz. Erst dann fühlen sich Manager wirklich handlungsfähig, weil sie die Daten direkt zur Hand haben.“
Eine Ausgangsbasis für kontinuierliche Verbesserungen
Trimble betrachtet den jetzigen Erfolg als Grundlage für weitere Innovationen. Das Team freut sich bereits darauf, die Nutzung der Plattform weiter auszubauen. „Wir stehen kurz davor, unsere Extend-Journey mit Workday zu starten. Wir freuen uns darauf, benutzerdefinierte Anwendungen zu entwickeln, die den manuellen Aufwand in der Entgeltabrechnung weiter verringern“, teilte Vallejo mit.
Zudem geht Trimble davon aus, dass KI in seinen Abläufen eine immer wichtigere Rolle spielen wird. Vallejo prognostiziert: „KI wird künftig vermutlich eine leistungsstarke Lösung sein, um große Datenmengen abzugleichen und zu prüfen, ob die Entgeltabrechnung trotz komplexer, sich ständig ändernder Vorschriften exakt bleibt.“ Auch Tyrisevä blickt optimistisch auf diese Fortschritte und merkt an: „Zukünftige KI-Funktionen werden wahrscheinlich manuelle Aufgaben automatisieren und so Zeit für Dinge schaffen, die wirklich wichtig sind – wie den Support für Kunden und Qualitätskontrollen.“
Durch die „Connect and Scale“-Strategie hat Trimble seine globalen Entgeltabrechnungsprozesse erfolgreich harmonisiert. Dies beweist, dass sich mit der richtigen Technologie und einer transparenten Partnerschaft mit seinem Partner Kainos selbst komplexeste Szenarien in ein skalierbares, Compliance-konformes globales Framework überführen lassen.
Workday bot die Technologie und Kainos bot das Vertrauen und das Fachwissen. Diese Kombination führt uns durch Komplexität und macht es möglich, uns für die Zukunft zu rüsten.
Global Payroll Director bei Trimble