Vor der Zusammenarbeit mit Workday im Jahr 2016 war es nicht vorgeschrieben, dass jede regionale Niederlassung über dieselbe HR-Lösung verfügte wie der Hauptsitz von Tokyo Electron in Japan (HQ).
Jede Niederlassung hatte ihre eigene Lösung für das Reporting der wichtigsten Informationen: Anzahl der Mitarbeiter, Personalbudget und Informationen über die Führungskräfte.
Mit der Zeit erwies sich jedoch selbst das Sammeln dieser Basisdaten als ineffizient. Die Sortierung der Daten aus den verschiedenen Lösungen bedeutete einen großen Zeitaufwand sowohl für die HR-Teams in der Zentrale als auch in den Niederlassungen.
Zwar verwendete Hauptverwaltung ein On-Premise-Personalverwaltungssystem, aber jedes Mal, wenn ein Update zur Fehlerbehebung anstand, verursachte dies hohe Kosten. Problematisch war auch, wenn Einstellungen aufgrund von Gesetzesänderungen geändert werden mussten.
Um die Stellung als einer der weltweit führenden Hersteller von Halbleiterproduktionsanlagen zu festigen, war eine Verbesserung des Personalmanagements und der Einbindung auf globaler Ebene von entscheidender Bedeutung.
Group Leader, HR Technology Group, HR Department
Effizienter Betrieb zu geringeren Kosten
TEL lernte Workday Human Capital Management (HCM) erstmals bei der Zusammenarbeit mit einem US-Unternehmen kennen. Inspiriert von einer HR-Strategie nach US-amerikanischem Vorbild sah sich TEL veranlasst, seine HR-Lösung zu erneuern.
Das Unternehmen führte eine vergleichende Studie mit dem Fokus auf Workday HCM durch, das aus Sicht des Personalmanagements eine globale Erfolgsbilanz vorweisen kann.
Ausschlaggebend für die Entscheidung für Workday waren letztlich die Möglichkeit, eine einheitliche Lösung global einzuführen, eine Single-Platform-Architektur, die einen einfachen Betrieb ermöglicht, und der Wegfall von Kosten und Aufwand vor Ort, da die Lösung automatisch über die Cloud aktualisiert wird.
Darüber hinaus konnten die Kosten im Vergleich zur herkömmlichen HR-Lösung deutlich verringert werden.
Zusatzleistungen
TEL lernte Workday Human Capital Management (HCM) erstmals bei der Zusammenarbeit mit einem US-Unternehmen kennen. Inspiriert von einer HR-Strategie nach US-amerikanischem Vorbild sah sich TEL veranlasst, seine HR-Lösung zu erneuern.
Mit der Einführung der neuen Lösung nutzte TEL auch die Chance, das Personalverwaltungssystem zu überprüfen und seine Einstufungs- und Bewertungssysteme sowie die Organisationsstruktur zu reformieren. Durch die weltweite Vereinheitlichung von Einstufungen und Beurteilungen können Personalbeurteilungen und -änderungen jetzt einfacher länderübergreifend durchgeführt werden. Workday HCM ermöglicht die Visualisierung von Personalressourcen und liefert folgende Ergebnisse:
Ergebnisse
Eine umfassende globale Implementierung steht noch aus, aber die Effizienz der Personalarbeit hat sich bereits verbessert.
Insbesondere die Datenerfassung und -auswertung ist nun einfacher. Zudem besteht jetzt ein besserer Überblick über die Organisationsstruktur und die Platzierung der Mitarbeiter.
Darüber hinaus schätzt die TEL das hohe Sicherheitsniveau der Lösung. Jetzt ist es möglich, die Anzeige von Daten zentral zu steuern, indem die Zugriffsberechtigung nach Stellenbezeichnung und Verantwortungsbereich festgelegt wird.
Es gab drei große Erfolge:
- Globale Vereinheitlichung von Personalmanagement und Mitarbeitereinbindung
- Durchgängige Datennutzung im gesamten Unternehmen
- Produktivitätssteigerung im HR-Bereich
Globale Vereinheitlichung von Personalmanagement und Mitarbeitereinbindung
Die weltweite Vereinheitlichung der HR-Lösung ermöglichte Workday HCM die Überprüfung länderspezifischer Mitarbeiterbewertungen nach einheitlichen Kriterien.
Die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens hat sich verbessert, indem das Bewertungsverhältnis der Mitarbeiter nach Ländern erfasst und die Ressourcenzuweisung global optimiert wurde. Mitarbeiter hatten nun die Gelegenheit, ihre Skills zu zeigen.
Das Unternehmen plant, in Zukunft auch Workday Learning zu nutzen. Im bisherigen System konnten Talentinformationen und Bildungsergebnisse nicht direkt miteinander verknüpft werden.
Mit Workday Learning wird jedoch folgende Personalentwicklung möglich:
- Beurteilung der Skills auf der Grundlage des Status der abgeschlossenen Ausbildung
- Stufenbeurteilung nach erworbenen Skills
- Personalverwaltung mit global einheitlichen Kriterien
Die Planung der Weiterbildung wird einfacher und es wird nun möglich sein, basierend auf der bisherigen Ausbildung die richtige Person an der richtigen Stelle zu platzieren. Außerdem werden die Kosten durch die globale Vereinheitlichung auf Workday Learning gesenkt.
Durchgängige Datennutzung im gesamten Unternehmen
Anfänglich konnten nur Manager und höhere Führungskräfte Workday HCM nutzen. Seit 2019 steht der Zugang jedoch allen Mitarbeitern offen und sie haben begonnen, sich selbst Ziele zu setzen, Bewertungen durchzuführen und Feedback zu geben.
In Japan ist es erforderlich, den Versetzungswunsch eines Mitarbeiters durch eine Umfrage zu ermitteln. IT-Personal wurde benötigt, um dies einzurichten und die Antworten in einer anderen Anwendung in einer Tabelle darzustellen. Mit Workday HCM können die HR-Mitarbeiter dies jedoch selbst tun. Das vereinfacht die Prozesse und reduziert den Arbeitsstundenaufwand.
„Drei Jahre sind seit seiner Einführung vergangen und es wurden Daten gesammelt. In Zukunft möchten wir das Personalmanagement weiter verbessern, indem wir Analysefunktionen, wie z. B. Warnungen bei Fluktuationsrisiken, nutzen“, sagt Koji Nagata, Senior Specialist, HR Technology Group, HR Department.
Verbesserung der Produktivität der Personalarbeit
Workday HCM ist für den mobilen Einsatz optimiert und Manager können daher von überall darauf zugreifen. Genehmigungsanträge können sofort bewilligt werden, auch außerhalb des Büros. Kleinere Korrekturen an den Anträgen können auch nach der Genehmigung vorgenommen werden. Damit werden die Personalprozesse effizienter.
Der Zeitaufwand für die Datenerfassung wurde von einem Monat auf wenige Stunden verkürzt. Die HR-Mitarbeiter können nun deutlich mehr Zeit für sinnvolle strategische HR-Aktivitäten aufwenden, wie z. B. Aktivitäten zur Stärkung der Mitarbeiterbindung, um die Fluktuation zu verringern.
Viele Vorgänge wie Datenerfassung, -tabellierung und -bestätigung können an einem Ort durchgeführt werden. Damit wurden die Arbeitsstunden für Personalvorgänge erheblich reduziert.
Senior Specialist, HR Business Partner Group, HR Department