Herausforderungen
Vor der Einführung von Workday arbeitete OneSource Virtual (OSV) mit einem starren und uneinheitlichen Netzwerk von Systemen und Anwendungen. Die Teams erledigten den Großteil der Arbeit in Microsoft® Excel. Die Buchhaltung und die Finanzabteilung waren mit manuellen Aufgaben überfordert.
Warum Workday
OSV benötigte für sein schnelles Wachstum eine einzige Lösung, die im Rhythmus der Expansion des Unternehmens effektiv und effizient skaliert werden kann. Seit der Einführung von Workday im Jahr 2011 muss OSV seine Back-Office-Umgebung nicht mehr ständig neu bewerten und hat seine Teams mit datengesteuerten, handlungsorientierten Einblicken ausgestattet, die die Unternehmensperformance steigern.
Vorteile und Ergebnisse
Automatisierung der Rechnungslegung
Mit Workday kann das Rechnungsstellungsteam mit dem wachsenden Dienstleistungsangebot und der globalen Expansion von OSV Schritt halten. Das erweiterte Datenmodell, das verbesserte Reporting und Audit sowie die konfigurierbaren Prozessabläufe tragen zur Effizienzsteigerung bei und lassen mehr Zeit für Projekte, die das Unternehmen strategisch weiterbringen.
Verkürzung des Abrechnungszyklus von 5 Tagen auf 2 Tage
Jährliche Kosten von 325.000 USD für das Abrechnungsteam wurden eingespart
Abschluss und Reporting
Das Buchhaltungsteam verfügt nun über automatisierte und rationalisierte Finanzbuchhaltungs- und Abschlussprozesse, wodurch mehr Zeit für Analyseaufgaben und funktionsübergreifende Projekte zur Verfügung steht. Die Fehlerrisiken haben abgenommen, während die Datengenauigkeit zugenommen hat. Führungskräfte, Wirtschaftsprüfer und andere wichtige Interessengruppen haben jetzt mehr Vertrauen in die Daten und Finanzergebnisse von OSV.
Verringerung des Zeitaufwands zur Erstellung von Finanzabschlüssen von 30 auf 8 Tage
Mehr als 50 Berichte für die Transparenz von Führungskräften hinzugefügt
Entscheidungsfindung
Die Buchhaltung liefert jetzt umfassende, handlungsorientierte Einblicke in die Gewinncenter und Kostenstellen des Unternehmens. Manager haben durch Selfservice-Berichte Echtzeiteinblick in die Ausgaben und erhalten zeitnah Einblick in die bereinigten Finanzergebnisse. Die Kundenbetreuer verfügen über Trendberichte, die die Preisgestaltung bei Verlängerungs- und Upsell-Möglichkeiten unterstützen.
90 % Selfservice-Akzeptanz durch Manager
Reduziertes Risiko von Einnahmeausfällen für Kundenbetreuer
Kreditoren-Prozessautomatisierung
Das Kreditorenteam konnte die Kosten und den Zeitaufwand für die Bearbeitungszyklen senken. Das führte zur Senkung der Verzugsgebühren und weniger Rückfragen der Lieferanten. Die verbesserte Sichtbarkeit in einem einheitlichen Datenkern hat die Genauigkeit und Vollständigkeit der aufgelaufenen Verbindlichkeiten verbessert. In Verbindung mit der Zeichenerkennung wurden drei Tage an Abschlussaktivitäten eingespart.
Verringerung des Zeitaufwands zur Erstellung von Kreditorenabschlüssen von 5 auf 2 Tage
Reduzierung der Lieferantenanfragen um 97 %