Im Jahr 2020 kam bei First Central noch dasselbe Finanzsystem zum Einsatz wie schon bei Gründung des Unternehmens 2008. Im Zuge seines rapiden Wachstums hat sich das Unternehmen im wettbewerbsintensiven Markt der britischen Kfz-Versicherungen inzwischen einen Platz unter den Top 5 gesichert. Vor diesem Hintergrund waren sich alle einig, dass das alte System ausgedient hatte.
Suzanne Penston, Finance Change Manager bei First Central, erklärt dazu: „Als uns die Pandemie vor Augen führte, wie schnell sich die Dinge ändern können, richteten wir unsere Prioritäten völlig neu aus und starteten ein umfassendes Ausschreibungsverfahren, um den besten Anbieter zu ermitteln.“
Derweil arbeitete die HR-Abteilung des Unternehmens mit einer veralteten Reihe separater Systeme für Bereiche wie Personalmanagement, Performance-Management und Weiterbildung. „Dies sorgte für allerlei Verwirrung bei Managern und Kollegen, die sich Fragen stellten wie: ‚Wo finde ich die E-Learning-Kurse?‘ oder ‚Über welches System kann ich meinen Jahresurlaub einreichen?‘“, so Zoe Wright, Head of HR bei First Central.
„Als wir uns Workday ansahen, war uns sofort klar, dass die Lösung sehr gut zu unserer Wachstumsstrategie für die Zukunft passt“, erklärt Penston. „Es ist fantastisch, eine Lösung zu haben, die genauso auf schnelles Wachstum ausgelegt ist wie wir selbst.“
Workday ist eine Lösung, die mit uns als Unternehmen mitwächst und sich weiterentwickelt.
Zoe Wright, Head of HR
Wie das intuitive Design von Workday die Selbstständigkeit bei First Central fördert
Für Suzanne Penston sind die größten Vorteile von Workday sein intuitives Design, seine Bedienfreundlichkeit und seine Konfigurierbarkeit.
„Mich überzeugten sofort die integrierten Kontrollen und Auditfunktionen, als ich mir Workday ansah“, erinnert sie sich. „Man sieht alles auf einen Blick: die Kontrollen, die Aufgabenverteilung ... Und alles andere lässt sich in die Lösung integrieren. Wir können alles so konfigurieren, wie wir es haben wollen, mit unseren eigenen Geschäftsprozessen als Teil der Lösung.“
„Auch das intuitive Design war für uns sehr wichtig – insbesondere da wir zahlreiche Personen in der Anwendung der neuen Lösung schulen mussten. Ab jetzt können wir sie selbst verwalten, d. h. wir sind nicht darauf angewiesen, dass jemand vorbeikommt und uns hilft, wenn wir etwas Neues implementieren möchten.“
Zoe Wright ist ebenfalls begeistert von der Bedienfreundlichkeit. „Jetzt ist alles in einer einzigen Lösung vereint. Das erleichtert den Kollegen die Arbeit enorm, ob es nun darum geht, eine Gehaltsabrechnung abzurufen, eine Weiterbildung zu planen oder Spesen abzurechnen. Mit jedem Modul, das wir hinzufügen, erweist sich Workday als eine Lösung, die mit uns als Unternehmen mitwächst und sich weiterentwickelt.“
Erfahrungsaustausch und Kundenunterstützung: die Workday Difference
Suzanne Penston zufolge haben sie und ihr Team stark von der Workday Community, dem Erfahrungsaustausch mit anderen Kunden und der Unterstützung durch die Produktmanager von Workday profitiert.
„Neuerdings kann ich mich bei Meetings anlässlich neuer Releases mit anderen Anwendern austauschen. Manchmal haben wir dabei Bereiche ermittelt, die uns allen Schwierigkeiten bereiten. Damit sind wir dann an das Workday-Team herangetreten und haben von unseren Erfahrungen berichtet. Obwohl einige dieser Probleme gar nicht auf dem Release-Plan standen, war das Team gerne bereit, sie sich anzusehen, da mehrere Anwender davon berichteten.“
„Man spürt wirklich, dass Workday den Kunden zuhört und daran interessiert ist, potenzielle Probleme zu lösen. Das macht Workday zu etwas Besonderem.“
Drastisch reduzierte Fehlerquoten erleichtern den Managern das Leben
Unmittelbar nach der Implementierung des Moduls „Erweiterte Vergütung“ kam Zoe Wright in den Genuss einiger Vorteile einer fortschrittlicheren Lösung.
„Aber der größte Unterschied besteht vermutlich darin, dass wir nicht mehr mit Speadsheets und den damit einhergehenden Copy-and-Paste-Prozessen arbeiten. Die Fehlerquoten sind drastisch gesunken und das erleichtert den Managern das Leben eigenen Aussagen zufolge ganz gewaltig.“