Elekta ist ein Pionier bei der Behandlung von Krebs und Gehirnerkrankungen und entwickelt Tools und Lösungen für die Strahlentherapie. Das schnell wachsende multinationale Unternehmen ist führend bei den Innovationen in diesem Bereich, benötigte jedoch mit Blick auf seine HR-Systeme einen neuen Ansatz.
Elekta war auf der Suche nach einer HR-Lösung, die den mehr als 3.600 Beschäftigten in 28 Ländern eine zentrale Datenquelle sowie einheitliche globale Prozesse für das Personalmanagement bieten konnte. Deshalb entschied sich Elekta für Workday.
Aus 20 Systemen wird 1 Lösung
Wie viele andere Unternehmen verfügte Elekta über eine Reihe unterschiedlicher HR-Systeme, die selbst einfache Aufgaben wie die Verwaltung der Mitarbeiteranzahl zu einer großen Herausforderung machten. „Selbst grundlegende Informationen zu erhalten, beispielsweise wie viele Mitarbeiter wir beschäftigen, war für uns eine Herausforderung“, so Raymond L‘homme, Global HR Business Application Manager. „Wir hatten kein einheitliches HR-Stammdatensystem, sondern haben mit Excel-Tabellen gearbeitet. Wenn wir einen Headcount ermitteln wollten, mussten wir die Informationen anfordern und sie dann zusammenführen. Das dauerte fast eine Woche – und schließlich waren die Daten schon nicht mehr aktuell. Wir arbeiteten mit Zahlen, bei denen externe Kräfte, Teilzeitbeschäftigte oder krankgeschriebene Mitarbeiter nicht berücksichtigt wurden. Es gab keine einheitlichen Regeln.“
Das Team von Elekta hatte einige wichtige Kriterien aufgestellt, die die neue HR-Lösung erfüllen sollte: Es sollte ein cloudbasiertes Tool sein, das länderunabhängig sicher zugänglich ist, die Geschäftsprozesse von Elekta unterstützt und basierend auf Reporting in Echtzeit bessere Geschäftsentscheidungen ermöglicht. „Wir sind ein innovatives Unternehmen und sahen kulturelle Gemeinsamkeiten mit Workday“, so L'homme.
Mit Workday hat Elekta mehr als 20 isolierte Systeme ersetzt. „Der größte Vorteil ist die Tatsache, dass eine einzige Lösung reicht. Insbesondere unsere globalen Führungskräfte wissen das sehr zu schätzen“, so L‘homme. „Heute arbeiten wir überall auf der Welt mit den gleichen Prozessen und haben eine einheitliche Benutzeroberfläche. Wenn wir beispielsweise eine Gehaltserhöhung planen, ist der Prozess in China derselbe wie in Schweden. Mit Unterstützung durch die Führungsebene haben sich HR-, IT- und Finanzabteilung auf Workday als zentrale Datenquelle geeinigt.“
Wachstum und Expansion
„Wir haben uns zu einem multinationalen Unternehmen mit globalen Prozessen entwickelt“, erklärt L'homme. „Dieses Wachstum bringt viele Herausforderungen mit sich, um sicherzustellen, dass alle Services zusammenarbeiten. Die größeren Vorteile werden ersichtlich, wenn verschiedene Länder zusammenkommen, wenn regionale Organisationen Informationen aus allen Ländern erfassen und in einen Kontext stellen können.
„Unsere Manager können sich über Mitarbeiterfluktuation informieren, z. B. über die Gründe für das Ausscheiden von Mitarbeitern, über ihr Profil und über die Trends. Auf diese Weise können wir unsere Strategien für das Talentmanagement und die Mitarbeiterbindung überdenken.“
Die nahtlose Weiterentwicklung von Workday
Filip Sjögren, Vice President of Compensation and Benefits, stimmt zu: „Als durch und durch globales Unternehmen ist es für uns entscheidend, Einblicke in die Daten aus den verschiedenen Regionen zu haben. Fehlen diese, können wir keine effektive und effiziente Personalarbeit leisten“, sagt er.
Darüber hinaus ist Elekta in den letzten zehn Jahren sowohl organisch als auch durch Übernahmen gewachsen. Das hat die HR-Abteilung vor eine Reihe von Herausforderungen gestellt, da sichergestellt werden muss, dass neue Mitarbeiter die Unternehmenskultur vom ersten Tag an unterstützen. „Um nach einer Übernahme das Zusammenwachsen der ehemals separaten Unternehmen zu gewährleisten, müssen Geschäftsprozesse zusammengeführt und neue Mitarbeiter als Teil der Elekta-Familie in das Unternehmen eingebunden werden. Mit Workday können wir den Übergang schnell und problemlos meistern, was eine entscheidende Voraussetzung für eine erfolgreiche Übernahme darstellt“, so Sjögren.
Die Entscheidung von Elekta, das Personalwesen in die Cloud zu verlagern, hat eine Reihe wichtiger Vorteile für das Unternehmen gebracht. Als SaaS-Technologieanwendung bietet Workday regelmäßige Updates anstelle der kostspieligen Upgrades, die On-Premise-Softwaresysteme belasten. „HR in der Cloud bringt sowohl für die Personal- als auch die IT-Abteilung klare Vorteile“, sagt Sjögren. „Wir müssen nicht auf neue Versionen von Workday warten und diese dann kaufen, um sicherzustellen, dass wir die richtigen Tools haben. Das bedeutet, dass wir keinen Business Case für die Anschaffung neuer Software erstellen müssen. Elekta wächst kontinuierlich und Workday entwickelt sich nahtlos mit unserem Unternehmen weiter.“
Ergebnisorientiert
Für seine Investition in Workday erzielte Elekta schnell einen ROI und konnte die Kosten in etwa 12 Monaten wieder hereinholen. „Die Investition hat sich bereits bezahlt gemacht – sowohl in Bezug auf die Vorlaufinvestition als auch die Lizenzgebühr“, so L'homme.
Die neue Rolle der HR
„Die Geschäftsleitung beginnt allmählich damit, anhand der Daten aus Workday die Unternehmensstrategie anzupassen und datengestützte Entscheidungen zu treffen“, bemerkt L'homme. „Müssen wir zum Beispiel mehr Nachfolgeplanung betreiben? Können wir unsere Talente besser verwalten? Workday bietet dem Management detailliertere Einblicke in dessen Teams, sodass es bessere Entscheidungen treffen und vorausschauend planen kann. Dadurch erhält es einen Einblick in relevante Trends und deren Auswirkungen auf unser Geschäft. Handelt es sich um einen globalen Trend? Müssen wir darauf reagieren?“
Durch die Einführung von Workday hat das 40-köpfige globale HR-Team von Elekta mehr Zeit für effektivere Aufgaben mit strategischem Nutzen. Das Team kann sich nun darauf konzentrieren, die jährlichen Bewertungs- und Gehaltserhöhungsprozesse für die Mitarbeiter von Elekta schneller und effizienter zu gestalten. „Früher wurde die HR-Abteilung als Letzte informiert. Jetzt werden wir von der Geschäftsleitung um unsere Einschätzung gebeten – unsere aktive Mitwirkung ist gefragt“, bestätigt L'homme.
„Workday ist eine lohnende Investition in die Zukunft unseres Unternehmens“, so Sjögren abschließend. „Ohne zuverlässige Daten können wir keine zuverlässigen Entscheidungen treffen. Jetzt können wir dem Managementteam die notwendige Unterstützung zukommen lassen, um für die Zukunft zu planen. Sie wissen, dass sie sich auf uns verlassen können.“