Nach einer Reihe von Fusionen sah sich die Direct Line Group (DLG) mit mehreren HR-Lösungen innerhalb des Konzerns konfrontiert. Mitarbeiterdaten waren schwer zugänglich und häufig ungenau. Im Jahr 2012 wurde DLG von der Royal Bank of Scotland (RBS) abgespalten. Damit endete eine mehr als 20-jährige Unternehmensbeziehung.
DLG, die ihren Unternehmensbetrieb von der RBS abkoppeln musste, hatte dadurch die Gelegenheit, ihre HR-Altsysteme zu erneuern und die HR-Workflows zu standardisieren. So begann die Suche nach einer robusten Lösung mit leistungsstarken Funktionen.
Warum Workday
DLG war von Anfang an beeindruckt von der Benutzerfreundlichkeit und den Reportingfunktionen der Workday-Lösung. Für DLG waren fehlerfreie HR-Daten entscheidend, da ungenaue HR-Berichte einen geplanten Börsengang gefährdet hätten.
Zwei weitere Gründe, die für Workday sprachen, waren das hohe Ausmaß an Eigenständigkeit und Kontrolle, die den Managern dabei helfen würden, bessere Entscheidungen zu treffen. Darüber hinaus erhielt die HR-Abteilung umfassendere Einblicke in die 11.000 Mitarbeiter starke Belegschaft des Unternehmens und damit die Gelegenheit, Prozesse zu optimieren.
Zusatzleistungen
DLG entschied sich für Workday als eine einheitliche, benutzerfreundliche HR-Lösung, die für bessere Sichtbarkeit von Informationen sorgt, die Eigenständigkeit der Mitarbeiter fördert, Nutzern mehr Kontrolle bietet und durch datengestützte Erkenntnisse Kosteneinsparungen möglich macht.
Mit Workday haben wir unsere Spesen besser im Griff. Wir konnten die Auszahlung beschleunigen und Audit-Funktionen ergänzen. Außerdem konnten wir die Anzahl der benötigten Firmenkreditkarten reduzieren.
Head of HR Information Systems
Transparenz verbessert die Mitarbeitererfahrung
DLG profitiert von einer höheren Ausgabentransparenz und kann Ausgaben überprüfen, die zuvor in Tabellenkalkulationen gespeichert waren. Daher können potenzielle Einsparmöglichkeiten erkannt und Kosten gesenkt werden. Mit den Audit-Funktionen in Workday kann DLG doppelte Eingaben leichter erkennen und kostspielige Fehler vermeiden.
Firmenkreditkarten werden nun in Workday Expenses verwaltet, wodurch DLG noch mehr Audit-Funktionen und Instrumente zur Ausgabenkontrolle zur Verfügung stehen. „Wir wissen, wie sich die Geldströme durch das Unternehmen bewegen. So haben wir die Möglichkeit, weitere Einsparpotenziale zu erschließen und die Effizienz weiter zu steigern“, erläutert Sarah Clarke, Head of HR Information Systems.
Mit jeder neuen Information gewinnen wir neue Erkenntnisse, die wir für die Rekrutierung der richtigen Mitarbeiter für die richtigen Rollen in unserem Unternehmen benötigen.
Head of HR Information Systems
Effektivere Einstellungspraxis
DLG konnte den Einstellungsprozess mit Daten aus Workday Recruiting optimieren. Das Unternehmen hat nun Zugriff auf Daten zu Kandidatenquellen, zur Rekrutierungsdauer, zu besetzten Rollen und zum Arbeitsaufwand der Recruiter.
In Clarkes Worten: „Der Recruiting-Prozess ist nun wesentlich effizienter. Workday Recruiting hat bei einigen der neu gestarteten Innovationsinitiativen für die Einstellungspraxis eine wichtige Rolle gespielt – etwa bei virtuellen Bürobesichtigungen und Bewerbungsgesprächen per Video. Wir haben nun die Gelegenheit, mit Bewerbern schneller in Kontakt zu treten und den Weg vom Kandidatenstatus bis zur Einstellung reibungsloser zu gestalten. Dadurch steigt das Ansehen unserer Marke bei den Bewerbern.“
Schnelle Anwenderakzeptanz und Selfservice
Durch die breite Nutzerakzeptanz der Selfservice-Funktionen in Workday konnte DLG ihre HR-Abläufe optimieren. Jason Gowlett, Director, HR Operations, kommentierte dies wie folgt: „Der einfache Zugriff darf nicht unterschätzt werden. Workday ist ein modernes Tool, das die Erwartungen der Anwender erfüllt. Die Bedienung ist so intuitiv, dass praktisch keine Anleitung erforderlich ist.“
Wir haben eine für ein Unternehmen unserer Größe außergewöhnlich effiziente HR-Abteilung.
Director, HR Operations
Bindung der besten Talente
Bei der Personalstrategie der DLG geht es darum, die richtigen Talente für die richtigen Positionen zu finden und durch Vereinfachung der Prozesse die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu steigern. Gowlett formuliert es folgendermaßen: „Wenn wir den Arbeitsalltag für unsere Mitarbeiter erleichtern können, bleibt ihnen mehr Zeit und Motivation, unseren Kunden einen erstklassigen Service zu bieten.“ DLG kann Daten aus Workday zu Performance, Mitarbeiterzufriedenheit und Fluktuation kombinieren und auf diese Weise ermitteln, welche Personalmanager besonders gut arbeiten. Diese Manager dienen wiederum anderen Managern als Vorbild und sorgen für glückliche und erfolgreiche Mitarbeiter.
DLG beschäftigt zur Analyse der Daten aus Workday einen Data Insights Consultant. Außerdem hat das Unternehmen mit Unterstützung der Workday-Lösung Absolventen- und Auszubildendenprogramme ins Leben gerufen. Sarah Clarke fasst zusammen: „Die HR-Abteilung ist jetzt im Einklang mit unserer Personalstrategie. Mit unserem Fachwissen gelingt es DLG, die besten Talente zu gewinnen und an das Unternehmen zu binden.“
Aus betriebswirtschaftlicher Sicht konnten wir unsere Effizienz steigern. Als Unternehmensfunktion haben wir dank unserer Tools einen stärkeren strategischen Fokus.
Head of HR Information Systems