Kinderkrankenhäuser nehmen im Gesundheitswesen eine besondere Stellung ein. Sie behandeln die dringenden medizinischen Bedürfnisse von Kleinkindern, Kindern und Jugendlichen und gehen dabei auf die Sorgen ihrer Eltern und Familienangehörigen ein. Ihre Ärzte und das Klinikpersonal verfügen über eine langjährige pädiatrische Ausbildung, um das Leben und die Gesundheit ihrer jungen Patienten zu verbessern.
Das preisgekrönte Dayton Children's Hospital (DCH) ist eines von mehr als 250 Krankenhäusern dieser Art in den Vereinigten Staaten. Die 3.600 Mitarbeiter kümmern sich in 20 Countys in West-Ohio und Ost-Indiana um die pädiatrische Versorgung. Ein Hauptkrankenhaus mit 177 Betten ist mit 22 weiteren pädiatrischen Einrichtungen in der Region verbunden.
Wie alle Krankenhäuser muss auch das DCH ein Gleichgewicht zwischen der Bereitstellung einer qualitativ hochwertigen Versorgung für seine Patienten und der Begrenzung der Kosten finden. Außerdem will das Krankenhaus erstklassige Pflegekräfte und Mitarbeiter gewinnen und binden. Doch all diese Ziele lassen sich in der sich schnell wandelnden, stark regulierten Gesundheitsbranche der USA nicht so einfach erreichen.
Wir erstellen Berichte mit SCM, um knappe Bestände zu kennzeichnen ... damit wir nachbestellen können, bevor sie ausgehen.
Corporate Director of Supply Chain
Wachsende Probleme
Der Kostendruck und die betriebliche Komplexität haben beim DCH in den letzten Jahren zugenommen, vor allem durch die vielen dazugekommenen Nebenstandorte. Die Leitung wusste, dass das Krankenhaus in eine digitale Transformation investieren musste, um diese Herausforderungen zu bewältigen. Nach einer sorgfältigen Bewertung der Optionen entschied sie sich für Workday als cloudbasiertes System zur Verbesserung und Integration der Back-Office-Prozesse, insbesondere der HR-, Finanz- und Lieferkettenfunktionen.
David Farrall, Corporate Director of Supply Chain bei DCH, erklärt, dass sich das Krankenhaus für die Einführung von Workday Supply Chain Management (SCM) entschieden hat, nachdem es mit Workday Human Capital Management und Workday Financial Management sehr gute Erfolge erzielt hatte. Er kam mit 20 Jahren Erfahrung im Lieferkettenmanagement außerhalb des Gesundheitswesens zum Krankenhaus und fand die Unterschiede frappierend. „Das Management einer Krankenhauslieferkette ist komplexer als bei Lieferketten außerhalb des Gesundheitswesens“, erklärt er. „Und so viele Bestände sind lebenswichtig.“
Als Farrall beim DCH anfing, hatte das Krankenhaus sein veraltetes manuelles System noch nicht gegen SCM ausgetauscht. „Wir verließen uns auf ein komplett papierbasiertes System, das keinen Einblick in unseren Artikelbestand bot“, erinnert er sich. „Wir haben 22.000 Artikelnummern und den Status von Hunderten von Verträgen verfolgt. Mehr als 30 % von ihnen sind abgelaufen, aber wir wussten nicht, welche, ohne sie alle durchzugehen.“
Die Verwaltung der Lieferkette eines Krankenhauses ist noch komplexer, denn viele Bestände sind lebenswichtig.
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Klarere Übersicht, keine Fehlmengen
Durch die Umstrukturierung der Lieferkette mit SCM hat das DCH einen wesentlich besseren Überblick über seine Bestände. Durch die Umstrukturierung der Lieferkette mit SCM hat das DCH einen wesentlich besseren Überblick über seine Bestände. „Wenn ein wichtiger Artikel benötigt wird, könnte die Zeit, die mit der Suche danach vergeudet wird, die Patientenversorgung gefährden“, sagt Farrall. „Und wenn ein Verfahren besonders zeitkritisch ist, könnte das Fehlen eines benötigten Artikels lebensbedrohlich sein. Durch die Beseitigung von Versorgungsengpässen, insbesondere bei kritischen medizinischen Bedarfsartikeln, können unsere Mitarbeiter eine bessere Qualität der Versorgung gewährleisten.“
Er betont: „Das kann dazu beitragen, dass Krankenschwestern und -pfleger, medizinisches Hilfspersonal und Verwaltungspersonal mehr Zeit für die Kinder und ihre Familien haben.“
Um die Umstellung auf SCM vorzubereiten, bereinigten Farrall und sein Team zunächst den Artikelstamm des DCH. „Wir haben 50 % unserer Artikelnummern eliminiert, indem wir einfach alles entfernt haben, was seit mehr als 36 Monaten nicht mehr verwendet wurde“, sagt er. „Nach der Einführung haben wir noch mehr aufgeräumt und unseren Bestand auf nur noch 7.000 Artikel reduziert. Jetzt können unsere Business Analysts dafür sorgen, dass die Artikel weiterhin in unsere SCM-Lösung einfließen, indem sie bei Bedarf Änderungen an ihren Beschreibungen oder Maßeinheiten vornehmen.“
Vor der Einführung von SCM am DCH begann Farrall, mit einem Kernteam von Klinikmitarbeitern mit hoher Bedarfsanforderung Tests zur Anwenderakzeptanz durchzuführen. „Danach haben wir fast jeden, der im letzten Jahr eine Bedarfsanforderung erteilt hatte, Schritt für Schritt im Umgang mit den Tools und Prozessen in Workday geschult“, erklärt er. „Unser sorgfältiger Schulungsprozess trug dazu bei, dass unser Team gut auf den Go-Live-Termin vorbereitet war.“
Keinen Cent mehr
DCH verwendet SCM auch als Vertrags-Repository. Es enthält mehr als 725 Beschaffungsvereinbarungen, darunter 270 Business Associate Agreements. „Wir zahlen keinen Cent mehr als in unseren Verträgen festgelegt ist, weil SCM das verhindert“, sagt Farrall. „Außerdem weiß ich genau, wie viele abgelaufen sind und warum. Da alle unsere verschiedenen Vertragsarten jetzt in SCM bearbeitet werden, hat sich die Compliance um 80 % erhöht.“
SCM unterstützt die Mitarbeiter am DCH dabei, präzisere Bedarfsanforderung zu stellen, was wiederum zu präziseren Lieferungen der Lieferanten führt und die Zahl der Rücksendungen verringert. „Die Rücksendungen an einen unserer größten Lieferanten sind um 50 % zurückgegangen, wodurch wir Zeit für wertvollere Aufgaben gewinnen, z. B. für die Suche nach Möglichkeiten zur weiteren Kostensenkung, während unsere Ärzte mehr Zeit mit den Patienten verbringen können“, sagt Farrall.
Wir zahlen keinen Cent mehr als in unseren Verträgen festgelegt, weil SCM das verhindert.
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Zum richtigen Zeitpunkt
„Ich bin dankbar, dass ich ans Dayton Children's gekommen bin, als alles umstrukturiert und auf Workday umgestellt wurde. Dadurch konnte ich sowohl lernen als auch helfen, unsere digitale Transformation zu leiten, die uns dorthin gebracht hat, wo wir heute stehen und wohin wir in Zukunft gehen werden“, fügt Farrall hinzu.
Als die weltweite Pandemie Anfang 2020 ausbrach, hatte das Dayton Children's Hospital SCM bereits seit etwa einem Jahr im Einsatz, was laut Farrall großes Glück war. „Die Versorgungsketten waren während der COVID-19-Pandemie so stark unterbrochen, dass wir nicht immer alle benötigten Artikel bekommen konnten, insbesondere persönliche Schutzausrüstung, Handreinigungstücher und Reinigungslösungen“, sagt er. „Durch die SCM-Warnungen, die wir erhielten, wenn kritische Artikel knapp wurden, konnten wir alternative Beschaffungsmöglichkeiten nutzen, wobei wir manchmal sogar erst bei unserer vierten Option erfolgreich waren. So konnten wir sicherstellen, dass wir genügend persönliche Schutzausrüstungen für unsere Mitarbeiter vor Ort haben, damit sie die hochwertige Patientenversorgung sicher leisten können, die die Kinder brauchen und auf die sich ihre Eltern verlassen.“
Laut Farrall war es während der Pandemie besonders wichtig, den durchschnittlichen täglichen Verbrauch der wichtigsten Artikel einfach und schnell überwachen und melden zu können. „Wir erstellen Berichte mit SCM, um fast aufgebrauchte Bestände – bei manchen Artikeln auch knappe Bestände – zu kennzeichnen, damit wir nachbestellen können, bevor sie ausgehen“, sagte er.
Wir erstellen Berichte mit SCM, um knappe Bestände zu kennzeichnen ... damit wir nachbestellen können, bevor sie ausgehen.
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Strahlende Zukunft
Farrall hat Workday Assistant, einen digitalen Chatbot, hinzugefügt, mit dem er mit SCM kommunizieren und Informationen abrufen kann. „Ganz gleich, ob es sich um Nadeln, Reinigungstücher, Wasserflaschen, Batterien oder etwas anderes handelt, Workday Assistant kann mir den Lieferschein, den Käufer und den Bestellauftrag anzeigen – falls es einen gibt – und ob die Lieferung bezahlt wurde oder nicht.“
Farrall ist überzeugt, dass die kontinuierlichen Verbesserungen der SCM-Funktionen noch mehr Möglichkeiten zur Kostensenkung sowie zur Verbesserung der Servicebereitstellung und Pflegequalität bieten werden. „Wir liefern alles, was die Kinder brauchen, um ihren Krankenhausaufenthalt angenehmer zu gestalten, sogar Teddybären und Spielzeugpferdchen“, erklärt er. „Wir können in diesen wichtigen Tagen für sie da sein – im Hintergrund – und ihnen die medizinische Versorgung bieten, die sie brauchen, um einen erfolgreichen Behandlungsverlauf zu gewährleisten.“
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