Herausforderungen
Die Coventry Building Society, die zweitgrößte Bausparkasse in Großbritannien, hatte ein überlastetes Altsystem, das den Geschäftsanforderungen einfach nicht gewachsen war. Es gab viele Probleme. Die Entgeltprüfung wurde anhand von Hunderten von Excel-Tabellen durchgeführt. Die Bearbeitung von Zahlungen war zwei Wochen im Monat unmöglich. Es würde mehr kosten, das System zu aktualisieren als es zu ersetzen. Insbesondere die Entgeltabrechnung sollte bald nicht mehr unterstützt werden. Das war die letzte Rechtfertigung für eine neue Lösung.
Die Entscheidung, in ein neues System zu investieren, bedeutete für unsere Mitarbeiter einen großen Schritt nach vorn.
Chief People Officer
Produktwissen schafft Grundvertrauen
Die Entscheidung für einen neuen Partner war für die Coventry Building Society eine wichtige Entscheidung und eine große Investition, weshalb der Ausschreibungsprozess sehr detailliert war. Das Workday-Team war das einzige, das sich bei uns vorgestellt hat und in der Lage war, alle aufgeworfenen Fragen sofort zu beantworten. Das umfassende Auswahlgremium des Unternehmens, das sich aus Mitgliedern des Managementteams sowie IT-Spezialisten, Managern und Endanwendern zusammensetzte, fand dies äußerst beruhigend.
Die Workday-Lösung überzeugte ebenfalls. Lucy Becque, Chief People Officer des Unternehmens, meint dazu: „Die perfekte Integration der durchgängigen Sicherheit, die Einblicke für Manager, die erstaunliche Benutzerfreundlichkeit des Frontends und die einfache Konfiguration, die wir selbst vornehmen können ... All dies machte die Entscheidung für Workday absolut einstimmig. Das war etwas ganz anderes als das, was ich je zuvor gesehen hatte.“
Die Entscheidung wurde auch im Nachhinein stark unterstützt. „Wir haben so viele Demos durchgeführt und jedes Mal die Reaktion der Mitarbeiter und ihre ,Oh-Wow“-Momente‘ genossen, als sie den Unterschied zu unserem Altsystem sahen“, sagt Lucy Becque.
Wir haben 23 manuelle Prozesse vom ersten Tag an abgeschafft und damit die Abkehr vom Papier eingeleitet.
Chief People Officer
Transformativ von Anfang an.
Bereits am ersten Tag hat das Team 23 manuelle Prozesse abgeschafft und damit eine Abkehr vom Papier eingeleitet, die die Arbeit des HR-Teams und die Interaktion mit Mitarbeitern und Managern grundlegend verändert hat. Die Mitarbeiter haben Workday als so intuitiv empfunden, dass sie die Leitfäden, die zu ihrer Unterstützung erstellt wurden, kaum genutzt haben. Die Workflows wurden bis zur Unkenntlichkeit optimiert. Unterschriebene und gegengezeichnete Formulare wurden beispielsweise durch eine einzige digitale Übermittlung ersetzt, wodurch Zeit und Mühe wegfielen. Durch diese und andere Neuerungen können die Mitarbeiter selbständiger und produktiver arbeiten, was dem Management mehr Zeit gibt. Die Anpassung der Lösung an neue Funktionen ist einfach und stellt sicher, dass jeder genau das hat, was er braucht.
Wir können die Ausgaben in Workday jetzt vierzehntägig statt monatlich bearbeiten, was für die Erfahrung der Mitarbeiter von großem Vorteil ist.
Chief People Officer
Bessere Informationen sorgen für bessere Entscheidungen
Das Risiko manueller Fehler wurde weitgehend eliminiert. Das erhöht die Datensicherheit in der gesamten Gesellschaft erheblich. Jetzt können die Betroffenen selbst auf ihre Daten zugreifen und sie verwalten. Die Manager verfügen über die für eine gute Entscheidungsfindung erforderlichen Informationen und sind befugt, danach zu handeln.
Es ist außerdem viel einfacher, Trends und Muster in der gesamten Belegschaft zu erkennen. Diversitäts- und Inklusionsziele können beispielsweise einfacher verfolgt oder coronabedingten Abwesenheitszeiten auf Knopfdruck quantifiziert werden. Lucy Becque erklärt: „Wir haben gerade unsere erste Entgeltprüfung abgeschlossen. Ich konnte buchstäblich in Echtzeit sehen, welche Entscheidungen getroffen wurden und wie sich das Bild entwickelte. Jede Anomalie wurde deutlich gekennzeichnet und vereinfacht. Es war eine Umwälzung.“
Die Erfahrung aller Beteiligten hat sich verändert. Alle wissen jetzt genau, wo sich die einzelnen Vorgänge befinden, und müssen keine Zeit mehr mit Nachforschungen, Rückdatierungen oder Zwischenzahlungen verschwenden.
Chief People Officer
„Dinge anders und besser machen ...“
Die Corona-Pandemie hat die Reaktion des Unternehmens auf die Digitalisierung stark beschleunigt, da Kommunikation, Verwaltung und Engagement virtuell erfolgen müssen. Für das HR-Team war Workday ein entscheidender Katalysator, um neue Wege zur Automatisierung von Prozessen zu finden. Lucy Becque sagt: „Vor der Pandemie hatten wir nie mehr als 200 Mitarbeiter, die im Homeoffice arbeiteten. Dann waren es plötzlich 1.600 Remote-Mitarbeiter. Mit Workday konnten wir uns selbst herausfordern, Dinge anders und besser zu denken und auszuführen, anstatt das zu tun, was vertraut, aber unnötig war.
Man merkt, dass Workday eine Lösung ist, die von Grund auf aufgebaut und nicht aus verschiedenen Teilen zusammengestückelt wurde. Genau deshalb hat es uns eine stark rationalisierte und wirkungsvolle Erfahrung geboten.
Chief People Officer