Chuy's ist ein wachsendes Full-Service-Restaurantkonzept, das 1982 im texanischen Austin gegründet wurde. Die authentischen und frisch zubereiteten mexikanischen und Tex-Mex-Gerichte werden in einer unterhaltsamen, familienfreundlichen Atmosphäre serviert. Gäste aus dem ganzen Land besuchen gerne die Restaurants dieser Kette. Chuy's gibt es derzeit in 17 US-Bundesstaaten. Ab März 2020 war Chuy's mit den Unwägbarkeiten der Corona-Pandemie konfrontiert, die die gesamte Branche erschütterte. Trotz vieler Herausforderungen und Unsicherheiten hat Chuy's die Pandemie mehr als nur überlebt. Tatsächlich konnte die Restaurantkette im dritten Quartal 2021 die Gesamtbetriebsmarge auf Restaurantebene im Vergleich zum Geschäftsjahr 2019 um 880 Basispunkte auf über 23 % steigern. Sie rechnet mit einer weiteren Verbesserung um etwa 350 Basispunkte im Vergleich zu 2019, wenn die Mitarbeiterzahl wieder die alte Höhe erreicht.
Wie konnte Chuy's die schweren Zeiten so gut meistern und die Rentabilität seiner Konkurrenten auf Filialebene übertreffen? Finanzdirektorin Natalie Harden führt dies auf die Hartnäckigkeit und Belastbarkeit der Mitglieder des Betriebsteams von Chuy's zurück, die durch die Finanzplanungstools von Workday Adaptive Planning unterstützt wurden. „Rückblickend betrachtet hatten wir das Glück, dass wir Adaptive Planning bereits als wichtigen Bestandteil unserer Finanzplanungs- und -managementplattform einsetzen konnten“, sagt Harden. „Damit konnten wir eine Szenarienplanung für unseren Bargeldbedarf während der Pandemie durchführen und unsere Betriebsergebnisse in einem sich ständig verändernden Geschäftsumfeld über die gesamte Betriebsfläche hinweg modellieren. Wir brauchten nur wenige Spezialisten für die Finanzplanung und -analyse. Während der Pandemie haben wir einiges in Bezug auf das operative Reporting und die Planung gelernt. Damit hatten wir Instrumente an der Hand, mit denen wir dieses Rentabilitätsniveau auch in Zukunft beibehalten und überwachen können.“
Chuy's (CHUY) ist ein börsennotiertes Unternehmen. Harden erinnert sich, dass die Wurzeln des Deployments von Adaptive Planning bis 2017 zurück reichten, als sie zum Team von Chuy‘s stieß. Sie wollte damals die vierteljährlichen Berichte an die Securities and Exchange Commission (SEC), den vierteljährlichen Bericht des Verwaltungsrats und den Budgetierungsprozess auf Filialebene verschlanken.
Die regelmäßigen Berichte an die Börsenaufsichtsbehörde und die vierteljährlichen Präsentationen vor dem Verwaltungsrat bedeuteten für das Team längere Arbeitszeiten, manchmal auch nachts und am Wochenende. „Es war klar, dass wir unsere Arbeitsweise ändern und Technologien einsetzen mussten, um unser Reporting zu automatisieren und unsere Effizienz zu verbessern. Dies wurde nach dem Ausbruch der Pandemie noch wichtiger, da viele Mitglieder unseres Buchhaltungs- und Finanzteams im Home Office arbeiteten“, sagt Harden.
Adaptive Planning ist wirklich effizient und ich muss nicht einmal mehr über Datenkonsolidierung nachdenken.
Director of Finance
Eine große Portion Flexibilität bei Prognosen
Um diese Ziele zu erreichen, entschied sich das Unternehmen für den unternehmensweiten Einsatz von Adaptive Planning auf Cloudbasis. Dazu gehörte die Integration mit dem Hauptbuch von Chuy's für die konsolidierten Finanzberichte und die Integration mit der Back-Office-Anwendung des Unternehmens, in der die Point-of-Sale (POS)-Daten auf Restaurantebene gespeichert sind. Derzeit arbeitet Chuy's an der Integration mit dem Anbieter der Entgeltabrechnung, um eine einfache Personalplanung und ein präzises Personalreporting zu ermöglichen.
Adaptive Planning wird vom Finanzteam, den Chuy's-Filialleitern, den Managern mehrerer Einheiten und dem Führungsteam des Unternehmens eingesetzt. Dieser kollaborative und integrierte Planungsprozess stellt sicher, dass die Verantwortung auf der Ebene der Filiale liegt. Damit muss zur Erledigung dieser Aufgaben nur wenig Zeit vom sonstigen Geschäftsbetrieb abgezogen werden.
Ein Hauptgrund für die Entscheidung des Unternehmens für Adaptive Planning war die Flexibilität, die das Unternehmen bei den Prognoseprozessen gewinnen würde. Dies erwies sich als besonders wertvoll für das Verständnis und die Vorhersage von Trends in Zeiten extremer Unsicherheit, ständiger Veränderungen des Verbraucherverhaltens und von Geschäftsunterbrechungen aufgrund der auferlegten Beschränkungen der Betriebskapazität. „Wir konnten mithilfe von Adaptive Planning bestimmte Zeiträume von der Prognose ausschließen, wenn die Daten nicht relevant oder nicht aussagekräftig für die künftige Betriebsperformance waren“, sagt Harden.
Laut Jordan Cole, Manager für Finanzplanung und -analyse bei Chuy's, hat das Team zudem erhebliche Effizienzsteigerungen erzielt. „Reporting-, Planungs- und Budgetierungsarbeiten, für die früher fünf Personen erforderlich waren, werden jetzt mit Adaptive Planning von nur zwei Personen erledigt“, sagt er. „Wir haben auch die Zeit, die wir für unsere Betriebs- und Finanzberichte benötigen, um zwei bis vier Tage verkürzt.“
Cole fügt hinzu, dass die Daten in Adaptive Planning den Budgetierungsprozess des Finanzteams für die einzelnen Restaurants erleichtert haben und sowohl vierteljährliche als auch jährliche Prognosen ermöglichen. „Wir können Budgets für jeden Standort mithilfe der automatisierten Berichts- und Roll-up-Funktionen von Adaptive Planning entwickeln. Sie ermöglichen es jedem Restaurantleiter, seine individuellen Budgets bei Bedarf auf der Grundlage der ihm zur Verfügung stehenden Informationen zu überarbeiten. Mit Adaptive Planning erkennen wir die Anomalien unter den Trends in verschiedenen Datenkategorien viel leichter.“
Reporting-, Planungs- und Budgetierungsarbeiten, für die früher fünf Personen erforderlich waren, werden jetzt mit Adaptive Planning von nur zwei Personen erledigt.
Manager of Financial Planning & Analysis
Bessere Planung, bessere Führung
Die Automatisierung von Adaptive Planning mit einer Single Source of Truth bietet die Effizienz, die Chuy's benötigt, um Ressourcen freizusetzen, damit das Unternehmen mehr Wert für sein Geschäft schaffen und die Stakeholder gut informiert halten kann. „Wir lieben die Flexibilität von Adaptive Planning, weil wir die gleichen Daten auf so viele verschiedene Arten aufteilen können“, sagt Harden. „Wir haben mehrere Modelle innerhalb von Adaptive Planning: unser operatives Budget auf Filialebene, unser Straßenprognosemodell und ein langfristiges, Fünfjahresplan-Modell. Alle Modelle werden durch eine Investitionsplanung sowie Bilanz- und Cashflow-Projektionen ergänzt.“
Um effektiver mit ihren Stakeholdern kommunizieren zu können, nutzen Harden und Cole die OfficeConnect-Funktion in Adaptive Planning und erstellen mit Microsoft Office-Anwendungen hochwertige Berichte, Board Books und Präsentationen. „Die Aktualisierung mit neuen Daten ist mit einem Klick erledigt“, sagt Cole. „Adaptive Planning mit OfficeConnect ermöglicht es einer einzigen Person, beeindruckende Vorstandsvorlagen zu erstellen. Ohne diese Lösung wäre das alles nicht möglich.“
Da Chuy's mit weiteren Restaurantstandorten expandieren möchte, entwickelte Harden mit Adaptive Planning ein einzigartiges Prototypmodell für die Immobilienplanung. „Wir können historische Daten nutzen, um zu sehen, wie ähnliche Restaurants an ähnlichen Standorten abgeschnitten haben“, sagt sie. „Da Adaptive Planning cloudbasiert ist und über die OfficeConnect-Funktion verfügt, können wir es auch im Außendienst einsetzen, wenn wir mit unserem Immobilienteam neue Standorte auskundschaften. Die Immobilienscouts können ihre Laptops öffnen, auf den Prototyp des Ladens klicken, den sie eröffnen möchten, die bekannten Investitionskosten und die Miete eingeben und eine sofortige ROI-Prognose und Cash-on-Cash-Rendite sehen. Dies ist nur eine der vielen Möglichkeiten von Adaptive Planning, die uns wirklich gut für die Zukunft aufgestellt hat.“
Adaptive Planning hilft uns, die Rentabilität eines neuen Standorts vorherzusagen. Wir erhalten damit einen Eindruck von den Margen, die wir als Unternehmen bei der Expansion erreichen werden.
Director of Finance